Hoe om SharePoint Online met Copilot te bestuur: stappe, beste praktyke en volledige databeheer

¿Hoe om SharePoint Online met Copilot te bestuur? Moderne SharePoint Online-bestuur neem 'n kwantumsprong vorentoe danksy die inheemse integrasie van Microsoft Copilot en die gevorderde bestuurspakket wat Microsoft 365 tot ons beskikking stel. IT-bestuurders en webwerf-administrateurs weet dat die balansering van produktiwiteit, databeheer, sekuriteit en 'n naatlose gebruikerservaring kompleks kan wees. Nou word die Copilot-assistent 'n belangrike bondgenoot in die omskakeling van hierdie kompleksiteit in rats, samewerkende en veilige resultate., beide vir groot maatskappye en klein organisasies wat verbind is tot digitale werk.

Maar hoe bestuur jy SharePoint Online om ten volle voordeel uit Copilot te trek? Hierdie gids is die mees onlangse en omvattende in Spaans, gebou met die mees relevante en onlangse inligting. Hier wys ons jou hoe om Copilot en gevorderde SharePoint-administrasie te implementeer, te konfigureer en te benut, deur sekuriteitspraktyke, voorkoming van data-oorblootstelling en intelligente proses- en inhoudoutomatisering te integreer – alles met 'n praktiese benadering wat aangepas is vir die werklike werk van spanne.

Wat is Copilot in SharePoint Online en waarom is dit die nuwe hoeksteen vir administrasie?

Copilot is die KI-aangedrewe intelligente assistent wat Microsoft in die hele 365-suite geïntegreer het, insluitend SharePoint Online.Hierdie assistent dryf alles aan, van inhoudskepping en -bestuur tot intelligente agentbestuur, toegangsbeheer en dokumentsekuriteit. Danksy sy gevorderde taalmodelle en inheemse verbinding met huurdertoestemmings en -data, Copilot bied kontekstuele reaksies, outomatiseer take en laat administrateurs toe om beheer oor inligting te behou sonder om ratsheid te verloor..

In SharePoint Aanlyn, Copilot laat jou toe om nie net bladsye en inhoud te skep en te verfyn nie, maar implementeer ook lewensiklusbeleide, identifiseer oorblootstellingsrisiko's, ondersteun toestemmingskonfigurasie en selfs interaksie met persoonlike agente wat help om navrae te beantwoord en komplekse take uit te voer. Voordat ons voortgaan, waarsku ons u dat in Tecnobits Ons het dosyne gidse oor Copilot en sy instellings, soos hierdie een op Hoe om Copilot in Office 365 te installeer, dit mag dalk nuttig wees.

Voorvereistes en eerste stappe om SharePoint Online met Copilot voor te berei

Voordat jy Copilot aktiveer en die meeste uit SharePoint Online kry, is dit noodsaaklik om aan 'n reeks vereistes te voldoen en goeie beplanning te doen.:

• Toepaslike lisensies: Die fondament is om Microsoft 365 Copilot te hê en, vir gevorderde funksies, E5-lisensies en SharePoint Advanced Management (SAM).
• Opstelling van die toetsomgewing: Berei 'n sandput-omgewing voor waar jy konfigurasies kan valideer sonder om daaglikse bedrywighede te beïnvloed.
• Loodstoetse: Kies 'n groep vroeë gebruikers om die integrasie te toets en realistiese terugvoer in te samel.
• Kommunikasieplan: Informeer en onderrig gebruikers oor Copilot-veranderinge en nuwe funksies, wat wrywing verminder.
• Hersiening van toegangs- en sekuriteitsbeleide: Pas voorwaardelike toegang, multifaktor-verifikasie en soek- en deelbeleide aan om risiko te voorkom.
• Netwerkkontrole en aanpassing: Verseker dat die infrastruktuur voldoen aan die konnektiwiteits- en sekuriteitsvereistes wat Microsoft 365 Copilot vereis.

'n Stewige fondament verseker dat Copilot en SharePoint veilig en doeltreffend saam sal werk. van die heel eerste oomblik af.

SharePoint Gevorderde Administrasie: Die Operasieshub vir Copilot

Die byvoeging SharePoint Gevorderde Bestuur (SAM) Dit is 'n noodsaaklike versneller vir enige organisasie wat voordeel wil trek uit die intelligensie en outomatisering wat Copilot bied.

• Vermy oormatige deel en oorvol databronne, wat die akkuraatheid van die resultate wat deur Copilot gegenereer word, verbeter.
• Monitor die lewensiklus van webwerwe en inhoud, identifiseer en opruim wat verouderd of onaktief is.
• Beheer, beperk en oudit toegang tot dokumente en webwerwe, die toepassing van intelligente beleide en sensitiwiteitsetikette.

Deur die SAM-administrasiesentrum kan u gedetailleerde verslae bekyk, grootmaataksies toepas, kennisgewings outomatiseer en sekuriteit en nakoming regdeur u organisasie sinkroniseer. Copilot-integrasie voeg 'n gespreks- en intelligente laag by wat besluitneming en daaglikse bestuur vereenvoudig..

Beste praktyke en belangrike stappe om SharePoint vir Copilot voor te berei

Datavoorbereiding, bestuur en sekuriteit is noodsaaklik. Hier is 'n paar aanbevelings wat jy nie kan ignoreer nie:

1. Verminder toevallige deel en beheer toestemmings

In SharePoint, Dit is noodsaaklik om oormatige blootstelling te vermy sodat Copilot slegs relevante en gesaghebbende inligting terugstuur.Om dit te doen:

• Konfigureer deelinstellings op huurder- en werfvlak, en standaardtoestemmings aanpas by "spesifieke mense" in plaas van die hele organisasie.
• Versteek opsies met breë risiko's as "Almal behalwe eksterne gebruikers" om die blootstellingsradius te beperk.
• Onderrig en lei perseeleienaars op om toegangsversoeke te bestuur en deeglik te hersien wie toegang tot die data kan verkry.

2. Verseker die geldigheid van webwerf-eienaars

Webwerf-eienaars is die laaste verdedigingslinie vir inhoudbeheer en netheid.

• Voer eiendomsriglyne uit om terreine op te spoor sonder ten minste twee duidelike verantwoordelike partye.
• Aktiveer outomatiese kennisgewings vir hierdie eienaars om aktiwiteit, toestemmings en die noodsaaklikheid om die webwerf in stand te hou, te bevestig.
• Dateer eiendomsrekords in aktiewe modus op en vereis periodieke hersienings.

3. Opruiming van onaktiewe webwerwe en lewensiklusbestuur

Ou inhoud is Copilot se ergste vyand van akkuraatheid.Die ophoping van verouderde data versprei bronne en genereer verwarrende of irrelevante reaksies.

• Identifiseer terreine sonder relevante aktiwiteit vir gedefinieerde periodes (3, 6, 9 of 12 maande).
• Reik kennisgewings uit vir eienaars om hul nuttigheid te bevestig.
• Plaas onnodige items in leesalleen-modus en skeduleer outomatiese argivering na die ooreengekome tyd.
• Gebruik die verslae met KI van SAM om outomatiese aanbevelings te kry oor watter aksies geneem moet word.

4. Opsporing van potensieel oorgedeelde inhoud

Met aktiwiteit- en toestemmingsverslae kan jy brandpunte van oorblootstelling identifiseer:

• Hersien aktiwiteitsverslae vir inhoud wat met "enigiemand", "almal behalwe ekstern" of "organisasielede" gedeel is.
• Gebruik die Oorblootstellingsbasislynverslag om die aantal gebruikers met toegang te bepaal gebaseer op gedefinieerde drempels.
• Laai data af, filter en analiseer dit om vinnig op verdagte situasies te reageer.

5. Beheer en beperk toegang tot inhoud

Wanneer jy risiko's opspoor, help Copilot jou om ongemagtigde toegang te sentraliseer en te verminder., maar die besluit en uitvoering val altyd by die administrateur:

• Inisieer toegangsbeoordelings met webwerf-eienaars.
• Beperk toegang tot spesifieke groepe met die "Beperkte Toegangsbeheer (RAC)"-beleid sodat slegs noodsaaklike gebruikers steeds inligting kan sien, beide in SharePoint en OneDrive.
• Aktiveer die beleid vir "beperkte inhoudopsporing" om inhoud van Copilot en organisatoriese soektog weg te steek sonder om toestemmings te verander.
• Kombineer beide opsies in die mees kritieke areas.

6. Proaktiewe aksies op strategiese terreine

Die organisasie se sleutelpersele benodig ekstra beskerming van die heel eerste minuut af.:

• Pas RAC toe wanneer nuwe webwerwe voorsien word, en vermy oormatige deel van die begin af.
• Blokkeer aflaaie, veral Teams-opnames, wanneer nodig.
• Oorweeg enkripsie met "onttrekkingsregte" vir dokumente met 'n hoë impak.

Integrasie en bestuur van agente in SharePoint en Copilot

Nog een van die revolusies wat Copilot meebring, is die moontlikheid van Skep, bestuur en deel intelligente agente in SharePoint vir hulp, leer en outomatiseringstake:

• Enige lid met redigeringsregte kan hul eie agent skep., wat dan deur die webwerf-eienaar geredigeer, gedeel of selfs goedgekeur kan word.
• Eienaars kan 'n agent as "goedgekeur" merk en hulle as die verstekwaarde toewys om die eerste ervaring vir besoekers te wees.
• Agente kan vanaf die Copilot-kletspaneel vasgepen, geredigeer of gedeel word, wat samewerking en toegang vergemaklik.
• Hulle kan soos enige ander lêer binne die webwerf verwyder word, wat dit maklik maak om verouderde agente te roteer en skoon te maak.

Skep ryk inhoud met Copilot in SharePoint

Copilot is nie net 'n bestuurs- en sekuriteitsenjin nie, maar dit revolusioneer ook die manier waarop jy inhoud in SharePoint skep en publiseer.:

• Skep bladsye vanaf sjablone: Kies uit voorafontwerpte sjablone soos nuusbriewe, geleentheidsaankondigings of opdaterings, en pas dit aan met slim aanwysings en aanhangsels.
• Skep vanaf oop kennisgewings: Begin met 'n sin en laat Copilot struktuur, ontwerp en inhoud voorstel, en pas die resultaat soveel keer as nodig aan.
• Ontwerpidees: Copilot stel visuele en uitlegverbeterings voor om elke bladsy aantreklik en professioneel te maak.
• Slim herskryf: Die ryk teksredigeerder laat jou toe om boodskappe te verfyn, hulle 'n natuurlike of professionele toon te gee, of selfs inligting op te som of uit te brei soos nodig.

Hoe om SharePoint as 'n kennisbron in Copilot Studio by te voeg

Copilot laat jou toe om SharePoint as 'n databron vir generatiewe reaksies te integreer., wat die relevansie van die inligting wat deur agente en assistente verskaf word, verhoog:

1. Maak die agent in Copilot Studio oop.
2. Klik op "Voeg kennis by" in die ooreenstemmende afdeling.
3. Kies “SharePoint” en voer die URL van die webwerwe in wat jy wil byvoeg (jy kan verskeie insluit deur Shift + Enter te gebruik).
4. Gee dit 'n naam en 'n akkurate beskrywing, aangesien die KI daardie inligting as konteks sal gebruik.
5. Klik “Voeg by” en definieer die verifikasiescenario's: standaard verifieer Copilot Studio met Microsoft Enter ID, maar jy kan die Scopes en handmatige verifikasie as jy meer beperkende scenario's benodig.

Essensiële sekuriteitsmaatreëls vir die bestuur van SharePoint Online met Copilot

Multifaktor-verifikasie (MFA)

Aktiveer MFA vir alle bestuurde gebruikers en rekenaars deur die Microsoft 365-administrasiesentrum, asook om voorwaardelike toegangsbeleide te konfigureer gebaseer op risikovlak, ligging en toestel.

Ouditering en rekordbewaring

• Aktiveer verenigde ouditlogboekregistrasie in Microsoft Purview om alle gebruikers- en administrateuraksies op te neem.
• Definieer behoudsbeleide gebaseer op regulatoriese behoeftes en hersien logboeke gereeld vir afwykings.

Vertroulike inligtingbeheermaatreëls

• Voer die 100 mees gebruikte webwerwe uit en hersien potensiële oorblootstellingsrisiko's met SAM- en Microsoft Purview DSPM-verslae.
• Deaktiveer breë deling en oudit Copilot-aktiwiteit om inligtinglekkasies te voorkom.
• Gebruik sensitiwiteitsetikette om data oor dokumente, webwerwe en groepe te klassifiseer, te enkripteer en te beperk.

Pas sensitiwiteitsetikette toe en bestuur dit in SharePoint met Copilot

Microsoft Purview-sensitiwiteitsetikette is die sleutel tot die beskerming van inligting en die beheer van hoe Copilot gebruik word.:

1. Skep etikette vanaf die Microsoft Purview-portaal en publiseer dit aan alle gebruikers of slegs spesifieke groepe.
2. Konfigureer of die etiket slegs die inhoud merk of ook enkripsie en toegangsbeperkings toepas.
3. Ken standaardetikette toe aan dokumentbiblioteke, met behulp van die opsie om beskerming selfs na aflaaie uit te brei as jy maksimum sekuriteit benodig.
4. Stel etiketsinchronisasie op vir webwerwe, groepe en werkruimtes.
5. Gebruik outomatiese diensetikettering vir scenario's waar jy nie op handmatige gebruikersinvoer wil staatmaak nie.

Voorkoming van dataverlies (DLP) en aanpasbare beheer oor sensitiewe inligting

La voorkoming van dataverlies (DLP) Ingebou in Purview help om toevallige lekkasies oor alle punte te voorkom: SharePoint, Teams, Exchange en toestelle.

• Definieer beleide wat sensitiewe data (bv. kredietkaarte, sosiale sekerheidsnommers, mediese data) ontleed en beskerm.
• Neem outomatiese aksies: blokkeer indienings, waarsku gebruikers, of aktiveer kennisgewing- en remediëringsvloei.
• Aktiveer aanpasbare beskerming deur DLP met binnerisikobestuur te koppel om die vlak van beheer dinamies aan te pas op grond van gedragsvoorvalle.

Deurlopende monitering en ouditering in Copilot en SharePoint Online

Gereelde hersienings, logontleding en monitering van Copilot-versoeke en -antwoorde is noodsaaklik om sekuriteit en nakoming te handhaaf.:

• Gebruik veranderingsgeskiedenisverslae om te oudit wie wat en wanneer gedoen het, beide op die webwerf- en globale vlak.
• Voer hierdie verslae weekliks uit gedurende die aanvanklike aanvaardingsfase, en pas die frekwensie daarna aan.
• Gebruik die inhoud- en aktiwiteitverkenner-instrumente om die toepassing van behoud- en sensitiwiteitsetikette te monitor, sowel as potensiële voorvalle wat sensitiewe data behels.

Deaktiveer Beperkte SharePoint-soektog (RSS) wanneer oorgeskakel word na Copilot

RSS is 'n tydelike oplossing wat soektog beperk tot toegelate webwerwe terwyl toestemmings hersien en reggestel word.Wanneer die konfigurasie reeds veilig is, deaktiveer RSS en laat Copilot en soektog toegang tot alle gemagtigde inhoud toe, wat die akkuraatheid en waarde van die gegenereerde antwoorde verhoog.

• Deaktiveer RSS heeltemal met PowerShell (Set-SPOTenantRestrictedSearchMode).
• Verwyder webwerwe van die toegelate lys met Remove-SPOTenantRestrictedSearchAllowedSite.
• As jy RSS onderhou, maak seker dat slegs werklik veilige webwerwe in die toelaatlys ingesluit word.

Databewaring en lewensiklus: elimineer onnodige data en voldoen aan regulasies

• Gebruik bewaringsbeleide van Purview om dokumente, e-posse en Copilot-inhoud outomaties te behou of te verwyder gebaseer op wetlike of sakebehoeftes.
• Stel uitsonderings met spesifieke behoudetikette vir kritieke inhoud.
• Monitor nakoming en behoudsafdwinging met rapporteringsinstrumente en aktiwiteitsverkenners.

Monitor en beheer die interaksies en reaksies wat deur Copilot gegenereer word

• Pas voorafbepaalde kommunikasie-nakomingsbeleide in Purview toe om onvanpaste taal, lekkasies of misbruik in Copilot-versoeke en -antwoorde op te spoor.
• Hersien logboeke en oudits gereeld om voorvalle reg te stel en werklike Copilot-gebruik te meet.

Deurlopende optimalisering: Hulpbronne, aanvaarding en opleiding in Copilot en SharePoint

Die optimale implementering en administrasie van Copilot in SharePoint Online is 'n deurlopende proses.:

• Skep baanbrekende gebruikersgemeenskappe om terugvoer in te samel en geleenthede vir verbetering te identifiseer.
• Rol geleidelike aanvaarding uit, moniteer impak, gereedheid en tevredenheid met behulp van Viva Insights-gereedskap en Microsoft 365-gebruiksverslae.
• Benut Microsoft se opleidingshulpbronne en aanboordpakkette om kennis oor alle spanne te skaal.
• As jy 'n hoë lisensievolume het, kyk na FastTrack se ondersteunings- en hulpopsies of implementeer mede-beleggingsprojekte met Microsoft en amptelike vennote..

Laastens, as u organisasie selfs meer aangepaste scenario's benodig, laat Copilot Studio en die Power Platform-ekosisteem u toe om funksionaliteit uit te brei, spesifieke integrasies en outomatisasies by te voeg, terwyl u altyd die sekuriteit en bestuur in plek respekteer.

Die gevorderde bestuur van SharePoint Online met behulp van Copilot open 'n nuwe horison van doeltreffendheid, sekuriteit en gerief.; die kombinasie van gesentraliseerde beheer, outomatisering, geïntegreerde beskerming en kontekstuele hulp stel enige span in staat om hul data beskermd, produktief en altyd onder beheer te hou. Vir meer inligting oor die onderwerp, kyk na die Microsoft 365 Copilot amptelike bladsy.