Hoe om 'n tydlyn in Excel stap vir stap te skep

Skep 'n tydlyn in Excel Excel is een van die beste maniere om projekfases of mylpale visueel te organiseer, take te beplan of 'n volgorde van gebeure te wys. Alhoewel Excel dalk soos 'n sigblad- en numeries-georiënteerde instrument lyk, bied dit verskeie funksies en opsies om eenvoudige lyste in aantreklike tydlyne te omskep.

Ons assosieer gewoonlik tydlyne met spesifieke projekbestuursprogramme, maar die werklikheid is dat Excel het genoeg buigsaamheid om aan beide persoonlike en sakebehoeftes te voldoen. Die sleutel is om die hulpbronne wat dit bied te verstaan, sjablone te kombineer en voordeel te trek uit aanpassing sodat die finale resultaat duidelik, visueel en hoogs nuttig is. Hieronder is die mees volledige en opgedateerde gids om te leer hoe om stap vir stap 'n tydlyn in Excel te skep, deur beide handmatige metodes en sjablone en invoegtoepassings te gebruik. Ons sal ook kyk na hoe om die ontwerp te verbeter en alternatiewe te verken. Kom ons begin met hoe om 'n tydlyn in Excel te skep. 

Wat is 'n tydlyn en hoekom een in Excel skep?

'n Tydlyn, wat ook genoem word skedule, is 'n visuele hulpmiddel wat 'n reeks gebeurtenisse, aktiwiteite of mylpale vertoon wat chronologies langs 'n skaal gerangskik is. Die hooffunksie daarvan is bied 'n vinnige begrip van die vordering van 'n projek of die volgorde van belangrike aksies, wat die bestuur van take, sperdatums en diegene wat verantwoordelik is, vergemaklik.

Visualiseer belangrike mylpale 'n Projek help spanne om die algehele status in 'n oogopslag te verstaan, knelpunte te antisipeer en vordering en sperdatums aan belanghebbendes te kommunikeer. Alhoewel gereedskap soos Microsoft Project of aanlynprogramme soos GanttPRO hierin spesialiseer, Excel is 'n toeganklike en buigsame alternatief wat die meeste gebruikers en maatskappye byderhand het.

Opsies vir die skep van 'n tydlyn in Excel

Jy kan 'n skedule van nuuts af ontwikkel deur Excel-funksies te gebruik, hoofsaaklik deur sprei- of lyngrafieke te gebruik; of jy kan ook kies voorafbepaalde sjablone met professionele ontwerp wat werk baie makliker maak. Boonop is daar alternatiewe buite Excel as jy opsoek is na nog meer spoed.

• Handmatige spreidingsdiagram: Laat jou toe om 'n volledig aangepaste tydlyn uit jou eie tabelle en data te ontwerp.
• Amptelike Excel- of Office.com-sjablone: Hulle is 'n vinnige, hoogs visuele oplossing en ideaal vir diegene wat ontwerp en praktiese waarde prioritiseer.
• Inproppe en eksterne toepassings: Programme soos GanttPRO bied tydlynskepping met net 'n paar kliks en baie meer grafiese opsies.

Stap-vir-stap gids vir die skep van 'n handmatige tydlyn in Excel

1. Voer jou mylpale en datums in 'n tabel in

Die eerste stap is definieer die belangrikste gebeurtenisse van jou projekSkep 'n klein tabel in Excel met ten minste twee sleutelkolomme: die mylpaalbeskrywing en die geassosieerde datum. Jy kan 'n bykomende kolom byvoeg om 'n numeriese waarde aan elke mylpaal toe te ken, sodat jy hulle op verskillende hoogtes binne die grafiek kan plaas en verhoed dat etikette oorvleuel:

• Kolom A: Mylpaalbeskrywing (Voorbeeld: “Begin”, “Fase 1-aflewering”, “Finale vergadering”).
• Kolom B: Mylpaaldatum.
• Kolom C (opsioneel): 'n Reeks getalle soos 1, 2, 3, 4, wat herhaal word as jy verskeie landmerke het. Op hierdie manier sal die punte op verskillende hoogtes verskyn.

Advies: As jy baie gebeurtenisse het, wissel die numeriese waardes af (bv. 1, 2, 1, 2) sodat die etikette verspring en mekaar nie oorvleuel nie.

2. Voeg 'n spreidingsgrafiek in

Sodra jy die tabel gereed het, kies 'n leë sel in die blad en klik op die oortjie. InvoegKies binne die grafikagroep Verspreiding ("Scatter") of "Bubble Chart". 'n Leë grafiek sal verskyn en wag om gekonfigureer te word.

Hierdie tipe grafiek is perfek vir tydlyne, want Jy kan beide die X- (datums) en Y- (waarde/mylpaal) asse definieer. op 'n baie persoonlike manier.

3. Voeg jou data by die grafiek

Regskliek op die wit area van die grafiek en kies Kies dataDie databronne-venster sal oopmaak. Klik op Voeg by om 'n nuwe reeks te skep.

• X Waardes: Kies die hele datumkolom uit jou tabel.
• Y-waardes: Kies die kolom met numeriese waardes. As jy nie hierdie kolom geskep het nie, kan jy al die punte op dieselfde vlak plaas, alhoewel dit aanbeveel word om die waardes af te wissel om die gebeurtenisse binne die grafiekas te skei.

Pers Aanvaar en jou spreidingsdiagram sal opdateer en die punte wys wat volgens die datum en numeriese waarde geplaas is.

4. Verander die grafiek in 'n tydlyn

Jy het reeds die punte, maar om die grafiek as 'n tydlyn te laat werk, moet jy die formaat daarvan aanpas:

• Verwyder onnodige elemente: Klik die grafiekopsies-knoppie (teken +) en verwyder die roosterlyne, grafiektitel en vertikale (Y) as, wat slegs die datumas oorlaat.
• Voeg etikette en foutbalke by: Gaan die opsies na Data-etikette om die name van die mylpale te vertoon en Foutbalke om die kolletjies met die tydlyn te verbind.
• Pas die foutbalke aan: Regskliek op enige foutbalk, kies Formaat en stel hulle as vertikale lyne ("Minus" opsie) en stel hulle op 100% sodat hulle van die mylpaalpunt na die tydlynband kruis.

Sien jy dat die horisontale balke onnodig is of wil jy net die vertikale een hê? Konfigureer die formaat om die horisontale balk te verwyder en slegs die vertikale balk te laat, en pas die kleur, dikte en deursigtigheid aan om sigbaarheid te verbeter.

5. Pas die ontwerp en aanpassing aan

Op hierdie stadium kan jy reeds pas jou tydlyn soveel as moontlik aan:

• Kleure van kolletjies: Regskliek op enige merker en kies "Formateer datareeks." Kies die merkerkleur wat jy wil hê elke mylpaal moet uitlig in die kieslys.
• Deursigtigheid van verbindings: As die vertikale verbindings te intens lyk, pas hul deursigtigheid aan deur die vertikale foutbalkformaat te gebruik.
• Posisie van die mylpale: Onthou dat jy die numeriese waardes in die "Hoogte"-kolom in die basistabel kan verander om die mylpale op of af te skuif en te verhoed dat die etikette oorvleuel.
• Pas datumlimiete aan: Regskliek op die datumas en kies "Formateer as" om die minimum en maksimum waardes te wysig om die grafiek by die tydperk van belang vir jou te pas.

Belangrik: Jy kan die temas en style gebruik van Excel Om die grafiek se kleure, lettertipes en style vinnig te verander vanaf die Bladsyontwerp- of Grafiekontwerp-oortjie, kies eenvoudig 'n tema of kleurpalet om die algehele voorkoms van jou tydlyn op te dateer.

Hoe om 'n tydlyn in Excel te skep?

6. Voeg titels en beskrywende etikette by

Moenie vergeet dat mylpale maklik identifiseerbaar moet wees nie. Om mylpalename te vertoon:

• Regskliek op enige etiket in die grafiek en kies Data-etiketformaat.
• Kies Selwaarde en dui die reeks aan waar jy jou mylpaalbeskrywings in die tabel het.
• Jy kan die "Y-waarde"-opsie verwyder sodat slegs die mylpaalnaam vertoon word.

Die resultaat is 'n tydlyn wat gebeurtenispunte, verbindingslyne en beskrywende etikette insluit, alles in lyn met die tydskaal wat jy benodig.

7. Stileer en verbeter jou tydlyn in Excel

Sodra jy die basiese struktuur opgestel het, kan jy 'n paar minute spandeer om jou tydlyn werklik professioneel te laat lyk:

• Pas die kleure en lettertipes aan: Gaan na "Bladsyontwerp" > "Temas" om die hele grafiese voorkoms vinnig te verander. Jy kan kleure en lettertipes individueel wysig.
• Gebruik die grafiekkleurpalet: Klik vanaf die oortjie Grafiekontwerp op die verfpalet gemerk "Verander kleure" om globale kleurskemas toe te pas.
• Pas die verspreiding aan: As jy leë spasie aan die linker- of regterkant sien, pas die aslimiete aan om voordeel te trek uit die volle breedte van die grafiek.
• Druk of uitvoer: Sodra dit voltooi is, kan jou tydlyn maklik gedruk, as 'n PDF gestoor of in aanbiedings geïntegreer word.

Een belangrike stukkie raad is deel die tydlynsjabloon met medewerkers of meerderes om 'n oorsig van jou projek se mylpale en vordering te gee. Dit help om almal ingelig en in lyn te hou met die doelwitte. As jy wil voortgaan om oor Excel te leer, kyk na hierdie ander artikel oor Die belangrikste Excel-formules om van nuuts af soos 'n pro te beginOns het tallose van hulle in Tecnobits, gebruik net die soekenjin.