Dit is een van die minste bekende programme in die Microsoft 365-kantoorpakket, alhoewel dit sedert die 1992-weergawe ingesluit is, is dit egter 'n baie nuttige hulpmiddel. In hierdie pos verduidelik ons Wat is Microsoft Access en waarvoor is dit?.
Die mees onlangse weergawe van Microsoft Access, waaroor ons hier gaan praat, is op 5 Oktober 2021 vrygestel om in Windows 10 en Windows 11 gebruik te word. Dit beslaan tussen 44 MB en 60 MB op die hardeskyf, afhangende van die installasie-opsies wat gekies is.
Wat is Microsoft Access?
Microsoft is 'n databasisbestuurstelsel ingesluit in die Microsoft Office-pakket van toepassings (nou Microsoft 365). Dit is 'n hulpmiddel wat daarop gemik is om gebruikers te help om databasisse te skep en te bestuur met die doel om inligting te stoor, te organiseer en te analiseer.
Die rede waarom hierdie toepassing so min gebruik word, is hoofsaaklik as gevolg van die feit dat u nie die ware bruikbaarheid daarvan ken nie. Baie gebruikers glo verkeerdelik dat enigiets wat met Access gedoen word, eintlik met Access gedoen kan word. Excel.
Alhoewel dit waar is dat beide programme punte in gemeen het, is Excel meer geskik om numeriese data te hanteer en berekeninge op daardie data uit te voer. Toegang op sy beurt, voeg 'n groter mate van spesialisasie by en sluit spesifieke funksies in om verskillende tipes data te bestuur. Daarbenewens laat dit jou toe om die data wat gebruikers in elke veld invoer, te beperk, asook om verwante data in verskeie tabelle te koppel.
Databasisse wat met Microsoft Access gestoor word, wys die lêer uitbreiding ".acdb". Alhoewel dit die algemeenste en ook die nuutste is, is dit steeds moontlik om ander uitbreidings te vind (".mdbe" o ".mde"), wat ooreenstem met weergawes voor 2007. By sommige geleenthede, om hierdie tipe uitbreidings oop te maak, moet die gebruiker eers 'n omskakelingsinstrument gebruik om dit om te skakel na «.acdb».
Dinge wat ons met Access kan doen
Hoe kan jy Access gebruik om 'n databasis te bestuur? Hieronder verduidelik ons van die mees algemene take wat ons met hierdie instrument kan uitvoer.
Skep 'n databasis
Op die Toegang-tuisskerm, klik "Lêer" en in die opsiekolom aan die linkerkant, kies "Nuwe". Onder die verskillende opsies wat op die skerm gewys word, moet ons die een kies met die titel as "Leë lessenaardatabasis".
Hierdie nuutgeskepte databasis kan 'n naam toegeken word as 'n voorlopige stap om toegang tot die nuwe sjabloon te verkry en dit te begin gebruik.
Skep 'n tabel
Om 'n datatabel by die databasis wat ons geskep het te voeg, is dit nodig om na die gereedskaplint te gaan en op die oortjie te klik "Tafel". Soveel velde as wat ons wil kan by hierdie nuwe tabel gevoeg word. Om dit te doen moet jy regskliek en die opsie kies "Klik om by te voeg".
Die kombinasieboks-afdeling word gebruik om die verskillende datatipes te lys wat aan 'n veld toegeken kan word (in Access is dit verpligtend om 'n datatipe aan elke veld toe te ken).
Voeg data by tabel
Daar is baie maniere om data by 'n Access-tabel te voeg: deur 'n vorm te gebruik, dit vanaf 'n eksterne lêer in te voer, SQL te gebruik, of data direk in te voer (dit is, met die hand). Die mees algemene opsie is die invoer via lêers ".csv". Dit is hoe u dit doen:
- Op die instrumentlint, klik op "Eksterne data".
- Dan klik ons op "Tekslêer".
- Volgende kies ons die bronlêer en die bestemmingstabel.
- Voordat ons met die invoer voortgaan, kan ons al die besonderhede van die lêer hersien (gebruik van punte of kommas as afbakenings, moet sekere velde weglaat.
- Uiteindelik druk ons die knoppie "Voltooi" om die invoer uit te voer.
Van hier af is daar baie aksies wat ons in die toepassing kan uitvoer met die verskillende tabelle wat ons bekendgestel het. Dit is byvoorbeeld moontlik skep verhoudings tussen tabelle om data uit verskillende tabelle te bevraagteken. Jy kan ook 'n skep opsoektabel, wat data bevat waarna 'n ander tabel verwys, of selfs komplekse navrae op veelvuldige tabelle met verskillende tipes data skep.
Ander moontlike aksies is maak rugsteun, skep uitvoerbare databasisse (wat eksterne gebruikers nie kan verander nie) skep makro om komplekse take te outomatiseer of voer data uit na Excel, onder baie ander moontlikhede.
Om al hierdie aksies uit te voer, bevat Microsoft Access 'n handige assistent wat ongetwyfeld van groot hulp is vir diegene wat hierdie toepassing vir die eerste keer gebruik.
Gevolgtrekking
Microsoft Access is 'n sterk aanbevole opsie vir klein en mediumgrootte ondernemings wat dit nodig het 'n eenvoudige en maklik-om-te gebruik data bestuur instrument. Ideaal vir take soos gvoorraadbestuur of projekmonitering. Vir al hierdie gevalle is dit die moeite werd om te leer hoe om dit te gebruik.
Redakteur spesialiseer in tegnologie en internetkwessies met meer as tien jaar ondervinding in verskillende digitale media. Ek het gewerk as 'n redakteur en inhoudskepper vir e-handel, kommunikasie, aanlyn bemarking en advertensiemaatskappye. Ek het ook op ekonomie, finansies en ander sektore se webwerwe geskryf. My werk is ook my passie. Nou, deur my artikels in Tecnobits, Ek probeer om al die nuus en nuwe geleenthede te verken wat die wêreld van tegnologie ons elke dag bied om ons lewens te verbeter.