Wat is Gmail se vertroulike modus en wanneer moet jy dit aanskakel?

¿Wat is Gmail se "vertroulike modus" en wanneer moet jy dit aktiveer? Hierdie spesiale stuurmodus laat jou toe om te beperk wat die ontvanger met jou e-pos kan doen.Dit sal gebruikers verhoed om dit aan te stuur, die teks te kopieer, aanhangsels af te laai of die inhoud te druk. Jy kan ook 'n vervaldatum stel of selfs 'n SMS-kode vereis om dit oop te maak. Dit is nie onfeilbaar nie, maar wanneer dit korrek gebruik word, verminder dit die risiko's aansienlik wanneer met sensitiewe inligting gewerk word.

Gmail se vertroulike modus is 'n spesiale manier om e-posse te stuur In hierdie modus pas Google beperkings toe op die boodskap en die aanhangsels daarvan, wat die ontvanger se vermoë om inligting te deel beperk. Wanneer jy hierdie modus aktiveer, verdwyn die ontvanger se gewone deelopsies. aanstuur, kopieer, aflaai en druk el contenido.

Benewens die blokkering van daardie aksies, laat Gmail jou toe om 'n vervaldatum in te stel. Vir die boodskap: na daardie tydperk sal die ontvanger dit nie meer kan sien nie. Jy kan ook toegang te eniger tyd handmatig herroep as jy spyt is oor wat jy gestuur het of 'n fout aan die ontvanger se kant opspoor. Dit is veral nuttig wanneer jy met vertroulike dokumente, persoonlike data of sensitiewe interne kommunikasie te doen het.

Die funksie bevat ook 'n bykomende wagwoordverifikasiestelselJy kan vereis dat die ontvanger 'n kode benodig om die e-pos oop te maak: óf 'n eenvoudige verifikasie (wat in sommige gevalle per e-pos gestuur word) óf 'n kode wat per SMS na die ontvanger se selfoon gestuur word. In hierdie tweede scenario sal slegs iemand met toegang tot daardie telefoonnommer die inhoud kan sien.

Dit is belangrik om te verstaan ​​dat vertroulike modus nie e-pos magies van begin tot einde enkripteer nie.In plaas daarvan verander dit hoe die inhoud afgelewer word. Gmail stuur nie die teks en aanhangsels direk soos 'n normale boodskap nie; in plaas daarvan genereer dit 'n veilige skakel wat slegs verkry kan word onder die voorwaardes wat jy gestel het (vervaldatum, verifikasie, ens.).

Hierdie kenmerk is beskikbaar vir beide persoonlike Gmail-rekeninge en Google Workspace.En in sake-omgewings kan administrateurs besluit of hulle die gebruik daarvan wil toelaat of nie, óf oor die hele domein óf slegs in sekere organisatoriese eenhede (byvoorbeeld, om dit vir die regsafdeling te aktiveer en dit vir die res te deaktiveer).

Hoe vertroulike modus intern werk

Wanneer jy 'n boodskap in vertroulike modus stuur, lewer Gmail nie die e-posliggaam "soos dit is" af nie. na die ontvanger se bediener. Wat dit doen, is om die inhoud op Google se stelsels te stoor en dit met 'n beheerde skakel te vervang. Vir iemand wat Gmail gebruik, lyk die resultaat soos 'n normale e-pos, maar in werklikheid verkry hulle daardie gehuisveste inhoud op 'n bestuurde manier.

Indien die ontvanger nie Gmail gebruik nie, sal hulle 'n boodskap met 'n skakel ontvang. van die tipe "Bekyk e-pos" of soortgelyk. As jy daarop klik, sal 'n veilige Google-bladsy oopmaak waar jy moet aanmeld of die verifikasiekode moet invoer, afhangende van hoe jy die aflewering gekonfigureer het. Op hierdie manier behou jy beheer ongeag die ontvanger se e-posverskaffer.

Tipiese beperkings in hierdie modus beïnvloed die hele inhoudspakketTeks, ingebedde beelde en aanhangsels. Die ontvanger sal dit kan lees en 'n voorskou van aanhangsels kan sien indien die formaat versoenbaar is, maar sal nie toegang hê tot die funksies om dit op hul rekenaar te stoor, dit na 'n ander persoon aan te stuur of die e-pos vanaf Gmail te druk nie.

Daar is een belangrike beperking wat jy in gedagte moet hou.Selfs al is kopieer-, aflaai- of drukopsies geblokkeer, kan Gmail nie heeltemal verhoed dat iemand dit doen nie. skermkiekieNeem 'n skermkiekie met jou foon of gebruik kwaadwillige sagteware om die inhoud te kopieer. Google probeer om skermkiekies in sommige omgewings te beperk, maar in die praktyk is daar altyd 'n manier om hierdie beskerming te omseil.

Nog 'n belangrike tegniese detail is dat e-posse in vertroulike modus nie geskeduleer kan word nie. om later gestuur te word. As jy iemand is wat altyd "Skeduleer stuur" gebruik om boodskappe op 'n spesifieke tyd te laat stuur, hou in gedagte dat hierdie funksie nie versoenbaar is met vertroulike modus nie: jy sal hulle onmiddellik moet stuur.

Voordele, beperkings en wanneer om dit te aktiveer

Die grootste voordeel van vertroulike modus is dat dit die onbedoelde blootstelling van sensitiewe inligting verminder.As 'n ontvanger per ongeluk op "Stuur aan" klik of probeer om 'n aanhangsel af te laai om dit te deel, sal hulle dit eenvoudig nie kan doen nie. Dit voorkom baie algemene foute in beide werk- en persoonlike omgewings.

Die verval van boodskappe is nog 'n baie interessante puntJy kan kies om 'n e-pos slegs vir 'n dag, 'n week, 'n maand of selfs 'n paar jaar toeganklik te maak (tipiese reekse is van 1 dag tot 5 jaar). Na daardie tyd word beide die boodskapliggaam en enige aanhangsels onbeskikbaar vir die ontvanger, al sien hulle dit dalk steeds in hul inboks.

Die vermoë om toegang te eniger tyd te herroep, voeg 'n ekstra veiligheidsnet by.As jy 'n e-pos aan die verkeerde persoon gestuur het, inligting ingesluit het waaroor jy later spyt is, of bloot van plan verander het, gaan net na jou Gestuurde Items-vouer, maak die vertroulike e-pos oop en klik die opsie om toegang te verwyder. Van daardie oomblik af sal die ontvanger dit nie meer kan oopmaak nie.

Hierdie modus is egter nie 'n absolute skild nie en het duidelike beperkings.Soos vroeër genoem, kan dit nie die blokkering van skermkiekies of foto's onfeilbaar maak nie, en as die ontvanger van voorneme is om jou vertroue te skend, sal hulle altyd maniere vind om die inligting te stoor. Verder kan dit in streng korporatiewe omgewings bots met argivering-, ouditerings- of eDiscovery-beleide omdat sommige toegang buite standaardwerkvloeie val.

Dit is raadsaam om vertroulike modus te aktiveer in situasies waar jy ekstra beheer benodig.Dit word nie aanbeveel om kontrakte, sertifikate, identiteitsdokumente, finansiële inligting, mediese data, sensitiewe interne kommunikasie of skakels wat op 'n spesifieke datum moet ophou werk, te stuur nie. Dit moet nie lukraak gebruik word nie, aangesien dit stappe vir die ontvanger byvoeg en dinge kan kompliseer as hulle dit nie nodig het nie.

Hoe om 'n vertroulike e-pos vanaf Gmail op 'n rekenaar te stuur

Die proses om vertroulike modus vanaf die webweergawe van Gmail te gebruik, is nogal intuïtief.Maar dis die moeite werd om dit stap vir stap deur te gaan om seker te maak jy mis niks. Die idee is dat jy jou e-pos soos gewoonlik opstel en, net voor jy dit stuur, die modus aktiveer en die verval- en verifikasie-instellings aanpas.

Hier is die basiese stappe op 'n rekenaar:

• Maak Gmail oop en klik op "Skryf" om 'n nuwe boodskap te skep.
• Skryf die ontvanger, die onderwerp en die inhoud neer vanaf die e-pos, en heg die lêers aan wat jy moet stuur.
• Klik die hangslotikoon met 'n horlosie onderaan die skryfboks. (Dit is die vertroulike modus-knoppie.) As jy dit reeds gebruik het en die instellings wil verander, sal jy die "Wysig"-opsie sien.
• 'n Opspringvenster sal oopmaak waar u die vervaldatum kan kies. van die boodskap en of jy wil hê dat 'n wagwoord vereis word.
• In die wagwoordafdeling kan jy tussen twee modusse kies:
  • "Geen wagwoord via SMS nie"Gebruikers wat die e-pos vanaf die Gmail-app of webwerf oopmaak, sal dit direk kan sien; diegene wat nie Gmail gebruik nie, kan 'n kode in 'n ander e-pos ontvang om hul identiteit te verifieer.
  • "Wagwoord via SMS"Die ontvanger sal 'n kode moet invoer wat per SMS aan hulle gestuur sal word. Dit is verpligtend om die ontvanger se telefoonnommer in te voer, nie joune nie.
• Sodra jy alles opgestel het, klik op "Stoor" en stuur dan die e-pos soos jy normaalweg sou.

Onthou dat die vertroulike modus-instelling beide teks en aanhangsels beïnvloed.Alle boodskapinhoud is onderhewig aan die vervaldatum, verifikasie en kopiëring- of aflaaibeperkings wat jy so pas gedefinieer het.

Hoe om vertroulike modus vanaf jou selfoon te aktiveer

As jy gewoonlik Gmail vanaf jou selfoon (Android of iOS) gebruik, het jy ook vertroulike modus byderhand.Die ligging van die instelling verander effens in vergelyking met die rekenaarweergawe, maar die logika is dieselfde: jy stel die e-pos op en, voor jy dit stuur, aktiveer jy die opsie en kies hoe jy dit wil beskerm.

Om vertroulike modus in die Gmail-program te gebruikHierdie algemene vloei volg:

• Maak die Gmail-app op jou slimfoon oop en klik op die knoppie om 'n nuwe e-pos te skep.
• Skryf die ontvanger, onderwerp en boodskap neeren heg lêers aan indien nodig.
• Tik op die driepunt-kieslys in die regter boonste hoek van die skerm af terwyl jy tik.
• Kies die opsie "Vertroulike modus" in die aftreklys.
• 'n Skerm sal oopmaak om die vervaldatum en wagwoord te konfigureer., met vervaldatums soortgelyk aan dié op die web (van 1 dag tot 5 jaar) en die twee verifikasie-opsies (standaard of SMS).
• Konfigureer die instellings wat jy wil hê en klik op "Stoor".
• Stuur die e-pos normaalwegVan daardie oomblik af sal alle gedefinieerde beperkings van toepassing wees.

In daaglikse bedrywighede neem hierdie prosedure slegs 'n paar sekondes langer as 'n normale versending.Daarom is dit lewensvatbaar om dit gereeld te gebruik solank die inhoud dit regverdig. Onthou egter om die ontvanger in te lig as hulle nie vertroud is met hierdie stelsel nie, sodat hulle nie ontsteld raak wanneer hulle vir 'n kode gevra word of vind dat hulle nie die boodskap kan aanstuur nie.

Hoe om 'n vertroulike e-pos as die ontvanger oop te maak

Die ervaring van iemand wat 'n vertroulike e-pos ontvang, hang af van twee sleutelfaktore.Of hulle Gmail gebruik of nie en of die sender wagwoordverifikasie geaktiveer het (veral as dit via SMS is) is faktore om te oorweeg. Tog is die proses gewoonlik redelik gelei, en die koppelvlak vertel jou wat om by elke stap te doen.

As jy 'n Gmail-rekening gebruik en die sender nie 'n wagwoord per SMS aangevra het nieIn die meeste gevalle kan jy die e-pos direk vanaf die webwerf of die opgedateerde toepassing oopmaak sonder enige bykomende stappe. Jy sal die boodskap soos gewoonlik sien, maar sonder die aanstuur-, aflaai- of drukknoppies. As jy 'n ander e-poskliënt gebruik wat aan Gmail gekoppel is (byvoorbeeld, Vooruitsigte), kan 'n skakel soos "Bekyk e-pos" verskyn wat jou na 'n Google-bladsy sal neem waar jy moet aanmeld.

Wanneer die sender die opsie "Wagwoord per SMS" aktiveerDie proses voeg 'n ekstra sekuriteitstap by. Wanneer jy probeer om die boodskap oop te maak, sal die stelsel 'n knoppie soos "Stuur wagwoord" vertoon; as jy dit druk, sal 'n kode per SMS gestuur word na die telefoonnommer wat vir jou gekonfigureer is. Jy sal daardie kode op die skerm moet invoer om toegang tot die inhoud te verkry.

As jou adres nie 'n Gmail-adres is nie (byvoorbeeld, jy gebruik 'n korporatiewe e-posadres of een van 'n ander verskaffer)Jy sal ook 'n boodskap ontvang met 'n skakel na "Bekyk e-pos" in Google se veilige koppelvlak. Van daar af kan jy gevra word om op "Stuur wagwoord" te klik en jou SMS-boodskappe na te gaan of, afhangende van die sender se instellings, om 'n bykomende e-pos met 'n verifikasiekode na te gaan.

In alle gevalle sal beperkings op kopiëring, aanstuur, aflaai of druk van krag bly.Jy sal die e-pos kan lees en, indien dit nie verval het nie en jou toegang nie herroep is nie, enige versoenbare aanhangsels kan voorskou; maar jy sal nie toegang hê tot die tipiese kenmerke vir die deel of stoor van inhoud direk vanaf Gmail nie.

Wat gebeur wanneer 'n e-pos verval of toegang herroep word?

Sodra die vervaldatum wat deur die sender gestel is, bereik is, is die boodskap nie meer toeganklik nie. Vir die ontvanger, alhoewel dit steeds visueel in hul inboks of argief verskyn, sal hulle, wanneer hulle dit probeer oopmaak, vind dat hulle nie meer die inhoud kan sien nie, of 'n boodskap teëkom dat die e-pos verval het.

Die sender kan ook die inisiatief neem en toegang herroep voor die vervaldatum.Om dit te doen, maak Gmail op 'n rekenaar oop, gaan na die "Gestuurde"-vouer, vind die vertroulike e-pos en klik op die "Verwyder toegang"-opsie. Van daardie oomblik af sal enige poging deur die ontvanger om die boodskap oop te maak 'n fout of 'n waarskuwing vertoon dat hulle nie meer toestemming het nie.

As jy die een is wat die vervalde e-pos of verwyderde toegangsfout ontvangDit is heel waarskynlik dat die sender besluit het om toegang af te sny of dat jy die aanvanklik gekonfigureerde tydsbeperking oorskry het. In daardie geval is jou enigste opsie om daardie persoon te kontak om die vervaldatum te verleng of om hulle die inligting in 'n nuwe, vertroulike boodskap te laat stuur.

Foute kan ook voorkom met betrekking tot die telefoonnommers wat vir SMS-verifikasie gebruik word.Gmail ondersteun slegs kodes wat na sekere lande en streke gestuur word (soos Noord-Amerika, 'n groot deel van Suid-Amerika, Europa, Australië en sommige Asiatiese gebiede soos Korea, Indië en Japan). As jy probeer om 'n nommer op te stel wat nie in 'n ondersteunde streek is nie, sal jy 'n boodskap sien wat sê dat dit nie gebruik kan word nie.

Hierdie verval- en herroepingsmeganismes is veral nuttig in werkkontekste waar tydelike dokumente, sensitiewe verslae of persoonlike data wat nie onbepaald toeganklik moet bly nie, gedeel word. Deur tydsbeperkings noukeurig vas te stel, kan jy die venster van inligtingblootstelling aansienlik verminder.

Vertroulike modusbestuur vir Google Workspace-administrateurs

In korporatiewe omgewings het administrateurs die finale seggenskap oor of vertroulike modus beskikbaar is of nie. Vir gebruikers. Vanaf die Google-administrasiekonsole kan dit op domeinvlak geaktiveer of gedeaktiveer word, of slegs op sekere organisatoriese eenhede toegepas word, volgens die maatskappy se interne beleid.

Om hierdie funksie wêreldwyd binne die organisasie te bestuur, moet die administrateur:

• Meld aan by die administrasiekonsole met 'n rekening wat administrateurregte het.
• Gaan na die "Toepassings"-afdeling, dan na "Google Workspace" en dan na "Gmail".
• Maak die afdeling "Gebruikersinstellings" oop en blaai af na "Vertroulike modus".
• Merk of ontmerk die blokkie "Aktiveer vertroulike modus"en stoor die veranderinge.

Veranderinge is gewoonlik nie onmiddellik nie.Google dui aan dat dit tot 24 uur kan neem om hierdie veranderinge ten volle oor die hele domein te versprei, hoewel hulle in die praktyk dikwels baie gouer toegepas word. Dit is raadsaam om dit in gedagte te hou wanneer 'n implementering of beleidsverandering beplan word.

As jy vertroulike modus volgens organisatoriese eenhede (OU) wil bestuurDie proses is soortgelyk, maar voordat u die instelling aanpas, moet u die spesifieke OU in die linkerpaneel kies (byvoorbeeld "Menslike Hulpbronne", "Finansies", "Bemarking", ens.). Gaan dan na die afdeling "Vertroulike Modus", aktiveer of deaktiveer dit en stoor die veranderinge vir daardie spesifieke eenheid.

Deur vertroulike modus te deaktiveer, verhoed dit dat gebruikers e-posse met hierdie modus kan stuur.Dit blokkeer egter nie op sigself die ontvangs daarvan nie. Indien 'n organisasie inkomende vertroulike boodskappe as problematies vir oudit-, voldoenings- of argiveringsdoeleindes beskou, moet dit spesifieke voldoeningsreëls skep vir die hantering van hierdie tipe e-posse.

Blokkeer inkomende boodskappe in vertroulike modus in besighede

Sommige organisasies verkies om te verhoed dat vertroulike e-posse hul gebruikers bereikOmdat hierdie tipe boodskappe inhoudinspeksie, argivering of wettige e-ontdekkingsprosesse beperk. Om dit aan te spreek, bied Google Workspace 'n voldoeningsreëlstelsel wat toelaat dat hierdie tipe e-posse geïdentifiseer en verwerp word met aankoms by die domein.

Die algemene prosedure vir die blokkering van inkomende vertroulike boodskappe is soos volg:

• Gaan na die Gmail-instellings in die administrateurkonsole. en gaan die afdeling in wat toegewy is aan "Voldoening aan inhoudstandaarde".
• Klik op “Konfigureer” om 'n nuwe instelling te skepIndien reëls reeds bestaan, kan jy "Voeg nog 'n reël by" kies.
• Ken 'n beskrywende naam aan die reël toe (byvoorbeeld, “Inkomende vertroulike modus blokkeer”).
• Kies die opsie "Inkomende" in die afdeling "Geaffekteerde boodskappe". sodat die reël slegs van toepassing is op e-posse wat by die domein aankom.
• Voeg 'n metadata-gebaseerde voorwaarde by in die uitdrukkingsafdeling en kies as die kenmerk "Gmail Vertroulike Modus", met die ooreenstemmingstipe "Die boodskap is in Gmail vertroulike modus".
• Kies "Verwerp boodskap" in die aksieblok. en, indien verkies, 'n gepersonaliseerde teks opstel wat outomaties aan die sender gestuur sal word om die rede vir die verwerping te verduidelik.
• Hou die reël en wag totdat dit versprei (weer eens, die maksimum beraamde tydsduur is ongeveer 24 uur).

Hierdie benadering maak die toepassing van baie presiese sekuriteits- en voldoeningsbeleide moontlik.Byvoorbeeld, jy kan die ontvangs van vertroulike e-posse van buite die organisasie blokkeer, maar steeds hul interne gebruik toelaat, of dit beperk tot slegs sekere departemente. Dit hang alles af van die wetlike en operasionele behoeftes van elke organisasie.

Beste praktyke en sekuriteitswenke wanneer vertroulike modus gebruik word

Alhoewel vertroulike modus addisionele lae van beskerming bied, is dit nie 'n plaasvervanger vir gesonde verstand nie.Voordat jy 'n e-pos met hoogs sensitiewe inligting stuur, is dit die moeite werd om te oorweeg of dit werklik per e-pos gestuur moet word, of dat dit verstandiger sal wees om ander, meer robuuste metodes van enkripsie of veilige lêerdeling te gebruik.

'n Belangrike aanbeveling is om die vervaldatum noukeurig aan te pas.Vir uiters sensitiewe dokumente, wil jy dalk kort sperdatums stel (een dag, een week); vir ander kommunikasie, soos kontrakte wat hersien word en tyd benodig, is dit verkieslik om die ontvanger 'n redelike hoeveelheid tyd te gee. Die gebruik van absurd kort sperdatums frustreer die ontvanger net en veroorsaak meer herversending of verwarring.

Wanneer die risiko hoog is, word die SMS-wagwoordopsie sterk aanbeveel.Mits jy die ontvanger se telefoonnommer veilig kan hanteer en hulle in 'n streek is wat deur Google ondersteun word. Hierdie ekstra stap maak dit moeiliker vir iemand wat toegang tot die e-pos verkry het (byvoorbeeld deur sonder toestemming by die rekening aan te meld) om die inhoud te lees sonder om ook die ontvanger se telefoonnommer te hê.

Dit is noodsaaklik om e-posadresse en telefoonnommers dubbeld na te gaan voordat u dit stuur.'n Enkele fout in die syfer kan die inligting na die verkeerde persoon stuur of die ontvanger nie in staat stel om die boodskap oop te maak nie. Dit is ook 'n goeie idee om die ontvanger vooraf te waarsku dat hulle 'n vertroulike e-pos met verifikasie sal ontvang, sodat hulle nie dink dit is phishing of strooipos nie.

In maatskappye moet die ontplooiing van vertroulike modus gepaard gaan met minimale opleiding.Verduidelik wat hierdie funksie doen en nie doen nie, wanneer dit aanbeveel word om dit te gebruik, wat die tipiese vervaldatums is, en hoe om probleme soos vervalde toegang of onafgelewerde SMS-boodskappe te hanteer. Dit verhoed dat gebruikers onveilige oplossings gebruik weens 'n gebrek aan kennis.

Gmail se vertroulike modus word 'n baie praktiese hulpmiddel Om beheer te verkry oor die verspreiding van inligting via e-pos, veral wanneer dit gekombineer word met duidelike beleide, gesonde verstand en ander aanvullende sekuriteitsmaatreëls. Verstandig gebruik, laat dit sensitiewe data toe om veiliger en met minder onnodige skrik te sirkuleer, beide persoonlik en professioneel.