በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ኢሜይሎችን ለማስቀመጥ በ Outlook ውስጥ አቃፊ እንዴት መፍጠር እንደሚቻል እንማራለን ። በኮምፒተርዎ ላይ. Outlook መልእክቶችዎን በተደራጁ እንዲያደርጉ የሚያስችልዎ ባለ ብዙ ተግባር የኢሜይል መተግበሪያ ነው። ብጁ አቃፊ በመፍጠር ኢሜይሎችዎን በቀላሉ ማስተዳደር እና በኮምፒዩተርዎ ላይ የተከማቹ ጠቃሚ መረጃዎችን በፍጥነት ማግኘት ይችላሉ። በOutlook ውስጥ አቃፊ ለመፍጠር እና የኢሜል አስተዳደር ተሞክሮዎን ለማሻሻል የሚረዱዎትን ቴክኒካዊ ደረጃዎች ለማወቅ ያንብቡ።
1. በኮምፒተርዎ ላይ ኢሜይሎችን ለማደራጀት Outlookን ለመጠቀም መግቢያ
ብዙ ሰዎች በኮምፒዩተራቸው ላይ ባለው ቅልጥፍና እና ኢሜይሎችን የማደራጀት ችሎታቸው Outlook እንደ ዋና የኢሜይል ደንበኛቸው ይጠቀማሉ። ውጤታማ በሆነ መንገድ።. በዚህ ክፍል፣ የእርስዎን ኢሜይሎች በብቃት ለማደራጀት Outlook ከመጠቀም ምርጡን እንዴት ማግኘት እንደሚችሉ እንመረምራለን።
የ Outlook ቁልፍ ባህሪያት አንዱ ኢሜይሎችዎን ለማደራጀት አቃፊዎችን መፍጠር መቻል ነው። እንደ ሥራ፣ የግል ወይም የተወሰኑ ፕሮጀክቶች ያሉ ለተለያዩ ምድቦች አቃፊዎችን መፍጠር ይችላሉ። ይህ ለመልእክቶችዎ ግልጽ እይታ እንዲኖርዎት እና በሚፈልጉበት ጊዜ በፍጥነት እንዲደርሱባቸው ያስችልዎታል። ለመፍጠር አንድ አቃፊ ፣ በቀላሉ በ Outlook ውስጥ ባለው የአቃፊ ክፍል ውስጥ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና “አዲስ” አቃፊን ይምረጡ። ይዘቶቹን በፍጥነት ለመለየት እንዲረዳዎ ለእያንዳንዱ አቃፊ ትርጉም ያለው ስም መስጠትዎን ያረጋግጡ።
በ Outlook ውስጥ ሌላ ጠቃሚ መሣሪያ የተወሰኑ እርምጃዎችን በራስ-ሰር ለማድረግ የደብዳቤ ህጎችን የመጠቀም ችሎታ ነው። ለምሳሌ፣ በአለቃዎ የተላኩ ሁሉም ኢሜይሎች በራስ ሰር ወደ "ቅድሚያ" አቃፊ እንዲዛወሩ ህግ መፍጠር ይችላሉ። ደንብ ለማዋቀር በOutlook's navigation bar ውስጥ ያለውን የመነሻ ትርን ጠቅ ያድርጉ እና ደንቦችን ይምረጡ፣ በመቀጠል ደንቦችን እና ማንቂያዎችን ያስተዳድሩ። እዚህ በእርስዎ ፍላጎቶች እና ምርጫዎች መሰረት ብጁ ደንቦችን መፍጠር ይችላሉ. የእርስዎን ደንቦች ለማጣራት እና የበለጠ ግልጽ ለማድረግ እንደ "AND" እና "OR" ያሉ ምክንያታዊ ኦፕሬተሮችን መጠቀም እንደሚችሉ ያስታውሱ።
2. አቃፊዎችን መፍጠር ለመጀመር የኢሜይል መለያ በ Outlook ውስጥ ያዘጋጁ
በዚህ ክፍል ውስጥ መልእክቶችዎን ወደ አቃፊዎች በብቃት ማደራጀት እንዲችሉ የኢሜል አካውንትን በ Outlook ውስጥ እንዴት ማዋቀር እንደሚችሉ እናብራራለን ። ለማዋቀር የሚከተሉትን ደረጃዎች ይከተሉ
1. Outlook ን ይክፈቱ እና በላይኛው የአሰሳ አሞሌ ውስጥ ወደ "ፋይል" ትር ይሂዱ.
2. በግራ ፓነል ውስጥ "አካውንት አክል" ን ጠቅ ያድርጉ እና የመለያ ዝርዝሮችን ለማስገባት "Manual Setup" የሚለውን ይምረጡ.
3. ማዋቀር የሚፈልጉትን የኢሜል መለያ አይነት ይምረጡ (ለምሳሌ POP3፣ IMAP) እና ተዛማጅ መረጃዎችን ያስገቡ እንደ የኢሜል አድራሻዎ እና የይለፍ ቃልዎ ያሉትን መመሪያዎች ይከተሉ።
መለያዎን አንዴ ካዋቀሩ በኋላ በአመለካከት ውስጥ ደብዳቤ, መልዕክቶችዎን ለማደራጀት አቃፊዎችን መፍጠር መጀመር ይችላሉ. አቃፊ ለመፍጠር የሚከተሉትን ደረጃዎች ይከተሉ
1. በግራ ፓነል ውስጥ ያለውን "Inbox" አቃፊ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና ከተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ "አዲስ አቃፊ" ን ይምረጡ.
2. ለአዲሱ አቃፊ ስም አስገባ እና "እሺ" ን ጠቅ አድርግ. ማህደሩ ይፈጠራል እና በአቃፊ ዝርዝር ውስጥ ይታያል.
3. መልእክትን ወደ ማህደር ለማዘዋወር መልእክቱን ምረጥ እና በግራ ፓነል ውስጥ ወዳለው ተፈላጊ ማህደር ጎትት። መልእክቱ ወደ ተመረጠው አቃፊ ይንቀሳቀሳል.
3. በ Outlook ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር እና ስም ለመመደብ እርምጃዎች
በ Outlook ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር እና ስም ለመስጠት በቀላሉ እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ።
1. የእይታ መለያዎን ይድረሱበት
- ክፈት። የእርስዎ ድር አሳሽ ተመራጭ እና ወደ Outlook መግቢያ ገጽ ይሂዱ።
- የኢሜል አድራሻዎን እና የይለፍ ቃልዎን ያስገቡ እና መለያዎን ለመድረስ “ግባ” ን ጠቅ ያድርጉ።
2. የአቃፊዎችን ክፍል ይድረሱ
- አንዴ ከገቡ በኋላ በ Outlook ግራ ክፍል ውስጥ የአቃፊዎችን ክፍል ያገኛሉ።
- ክፍሉን ለማስፋት እና ያሉትን ሁሉንም አቃፊዎች ለማየት የ"አቃፊዎች" አዶን ጠቅ ያድርጉ።
3. አዲሱን አቃፊ ይፍጠሩ እና ይሰይሙ
- ወደ የነባር አቃፊዎች ዝርዝር ግርጌ ይሸብልሉ እና ማንኛውንም ነባር አቃፊ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ።
- ከተቆልቋይ ምናሌው ባዶ አቃፊ ለመፍጠር “አዲስ አቃፊ” የሚለውን አማራጭ ይምረጡ።
- ለአዲሱ አቃፊ የተፈለገውን ስም ይተይቡ እና ስሙን ለማስቀመጥ "Enter" ቁልፍን ይጫኑ.
4. በ Outlook ውስጥ የአዲሱን አቃፊ ቦታ እንዴት ማበጀት እንደሚቻል
በOutlook ውስጥ ኢሜልዎን ለእርስዎ በሚመች መንገድ ለማደራጀት የአዲሱን አቃፊዎችዎን ቦታ የማበጀት አማራጭ አለዎት። ይህ የበለጠ ቀልጣፋ የስራ ፍሰት እንዲኖርዎት እና መልዕክቶችዎን በፍጥነት እና በቀላሉ እንዲያገኙ ያስችልዎታል። ቀጥሎም እገልጽልሃለሁ።
ለመጀመር Outlook ን መክፈት እና ወደ አቃፊዎች ክፍል መሄድ አለብዎት። እዚያ እንደደረሱ, አዲሱን አቃፊ ለመፍጠር የሚፈልጉትን ቦታ በቀኝ ጠቅ ያድርጉ. ከተቆልቋይ ምናሌው ውስጥ “አዲስ አቃፊ” ን ይምረጡ። እዚህ ሁለት አማራጮች አሉዎት፡ አቃፊ በተመሳሳይ ደረጃ ወይም በነባሩ አቃፊ ውስጥ ንዑስ አቃፊ መፍጠር ይችላሉ።
በተመሳሳይ ደረጃ አቃፊ ለመፍጠር ከመረጡ በቀላሉ አዲሱን አቃፊዎን መስጠት የሚፈልጉትን ስም ያስገቡ እና "እሺ" ን ጠቅ ያድርጉ። ማህደሩ በተመረጠው ቦታ ላይ ወዲያውኑ ይፈጠራል. በሌላ በኩል፣ ንዑስ አቃፊ መፍጠር ከመረጡ የአዲሱን አቃፊ ስም ያስገቡ እና ለማስቀመጥ የሚፈልጉትን የወላጅ አቃፊ ይምረጡ። "እሺ" ን ጠቅ ያድርጉ እና ንዑስ አቃፊው በተጠቀሰው ቦታ በወላጅ አቃፊ ውስጥ ይፈጠራል።
5. ኢሜይሎችን በአቃፊዎች ውስጥ እንደ አርእሳቸው ወይም አስፈላጊነታቸው ያደራጁ
የኢሜል አደረጃጀት ሥርዓት ያለው የገቢ መልእክት ሳጥን ለመጠበቅ እና መረጃን ለማግኘት ቀላል ለማድረግ አስፈላጊ ነው። በጣም ጠቃሚ ልምምድ ነው. ይህ ግልጽ እና ቀልጣፋ የምደባ ስርዓት እንዲኖር ያስችላል.
ኢሜይሎችን ወደ አቃፊዎች ለማደራጀት ሁለት መንገዶች አሉ። የመጀመሪያው በኢሜይሎች ጭብጥ ላይ በመመስረት አቃፊዎችን መፍጠር ነው. ለምሳሌ፣ አቃፊዎች ለተለያዩ ፕሮጀክቶች፣ ደንበኞች፣ ክፍሎች፣ ወይም ልዩ ርዕሶች ሊፈጠሩ ይችላሉ። በእያንዳንዱ አቃፊ ውስጥ፣ ለተጨማሪ ምደባ ንዑስ አቃፊዎች ሊፈጠሩ ይችላሉ።
ሁለተኛው አቀራረብ በኢሜይሎች አስፈላጊነት ላይ የተመሰረተ ነው. እንደ "አስቸኳይ", "አስፈላጊ" እና "በመጠባበቅ ላይ" ያሉ አቃፊዎችን መፍጠር ይችላሉ. በዚህ መንገድ ኢሜይሎች እንደ ቅድሚያቸው በፍጥነት ሊከፋፈሉ እና በጣም አስፈላጊ ለሆኑት ትኩረትን ማመቻቸት ይችላሉ. በተጨማሪም፣ የመለያዎቹ ባህሪ ወይም ባለቀለም መለያዎች በእነዚህ አቃፊዎች ውስጥ ወሳኝ ኢሜይሎችን ለማጉላት ጥቅም ላይ ሊውሉ ይችላሉ።
6. በ Outlook ውስጥ ኢሜይሎችን ለመመደብ አውቶማቲክ ህጎችን እና ማጣሪያዎችን ለማዘጋጀት ጠቃሚ ምክሮች
በOutlook ውስጥ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ማስተዳደርን በተመለከተ፣ ኢሜይሎችዎን ለመመደብ አውቶማቲክ ህጎችን እና ማጣሪያዎችን ማዘጋጀት አስፈላጊ ነው። ውጤታማ መንገድ. እነዚህ ምክሮች ጊዜዎን እንዲያሳድጉ እና የገቢ መልእክት ሳጥንዎን እንዲደራጁ ይረዱዎታል፡-
1. ደንቦችን ለመፍጠር ጠንቋዩን ይጠቀሙ
Outlook ብጁ ህጎችን ለመፍጠር ደረጃ በደረጃ የሚመራዎት አዋቂ አለው። ወደ ፋይል ትሩ በመሄድ እና ደንቦችን እና ማንቂያዎችን ያስተዳድሩ የሚለውን በመምረጥ ይህንን አዋቂ ማግኘት ይችላሉ። ይህ ባህሪ እንደ ርዕሰ ጉዳዩ ወይም ላኪ ውስጥ ያሉ ቁልፍ ቃላትን እና አውቶማቲክ እርምጃዎችን ለምሳሌ ኢሜይሎችን ወደ ተመረጡ አቃፊዎች ማዛወር ወይም እንደ አስፈላጊ ምልክት ማድረግ ያሉ የተወሰኑ ሁኔታዎችን እንዲያዘጋጁ ያስችልዎታል። ኢሜይሎችዎ እንዴት እንደሚመደቡ ላይ የበለጠ ቁጥጥር እንዲኖርዎት ይህንን መሳሪያ ይጠቀሙ።
2. አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ
ኢሜይሎችዎን ለመመደብ ጭብጥ ያላቸው አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ከፈጠሩ የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ማደራጀት የበለጠ ቀልጣፋ ሊሆን ይችላል። ለምሳሌ፣ “ስራ” የሚባል ዋና አቃፊ እና እንደ “ፕሮጀክቶች”፣ “ስብሰባዎች” እና “ሰነድ” ያሉ ንዑስ አቃፊዎች ሊኖሩዎት ይችላሉ። አንዴ እነዚህን አቃፊዎች ከፈጠሩ፣ ገቢ ኢሜይሎች ወዲያውኑ ወደ ተጓዳኝ አቃፊዎች እንዲዘዋወሩ ህጎችን ማዘጋጀት ይችላሉ። ይህ እያንዳንዱን ኢሜይሎች ለየብቻ ከመገምገም በመቆጠብ ጊዜዎን ይቆጥብልዎታል።
3. የአይፈለጌ መልዕክት ማጣሪያዎችን ያዋቅሩ
አይፈለጌ መልእክት እውነተኛ አስጨናቂ ሊሆን ይችላል። እንደ እድል ሆኖ፣ Outlook አይፈለጌ መልዕክት ኢሜይሎችን በራስ ሰር ለመለየት እና ለመከፋፈል ማጣሪያዎችን እንዲያዘጋጁ ይፈቅድልዎታል። ወደ “ቤት” ትር ይሂዱ ፣ “አይፈለጌ መልእክት” ን ይምረጡ እና “የአይፈለጌ መልእክት ቅንብሮች” የሚለውን አማራጭ ይምረጡ ። ከዚያ ከፍ ያለ የጥበቃ ደረጃዎችን ማዘጋጀት፣ የተወሰኑ ላኪዎችን ማገድ እና ያልተፈለጉ ጎራዎችን ወደ እርስዎ የተከለከሉ ዝርዝር ውስጥ ማከል ይችላሉ።
7. ፒሲዎን ንፁህ ለማድረግ ኢሜይሎችን ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ እንዴት እንደሚያንቀሳቅሱ
በ Outlook ውስጥ ኢሜይሎችን ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ ማዛወር ፒሲዎን በንጽህና ለመጠበቅ እና አስፈላጊ መልዕክቶችን ለማግኘት ቀላል ለማድረግ ጥሩ መንገድ ነው። በኢሜይሎች የተሞላ የተትረፈረፈ የገቢ መልእክት ሳጥን ካለዎት ይህ ባህሪ መልዕክቶችዎን እንዲያደራጁ ይፈቅድልዎታል። በብቃት. ከዚህ በታች, ይህንን ሂደት በጥቂት ቀላል ደረጃዎች እንዴት ማከናወን እንደሚቻል እናብራራለን.
1. ለማንቀሳቀስ የሚፈልጓቸውን ኢሜይሎች ይምረጡ፡- Outlook ን ይክፈቱ እና ወደ የገቢ መልእክት ሳጥንዎ ይሂዱ። ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ ለማንቀሳቀስ የሚፈልጓቸውን ኢሜይሎች ምልክት ያድርጉባቸው። የ Ctrl ቁልፍን በመያዝ እና እያንዳንዱን ኢሜል ለየብቻ ጠቅ በማድረግ ብዙ ኢሜሎችን በአንድ ጊዜ መምረጥ ይችላሉ።
2. ኢሜይሎችን ይጎትቱ እና ይጣሉ፡ የሚፈለጉትን ኢሜይሎች አንዴ ከመረጡ በኋላ ጎትተው ወደሚፈልጉት አቃፊ በ Outlook በግራ የጎን አሞሌ ላይ ይጣሉት። ኢሜይሎቹ በራስ-ሰር ወደዚያ አቃፊ እንደሚወሰዱ እና ከዋናው የገቢ መልእክት ሳጥንዎ እንደሚጠፉ ያያሉ።
ያስታውሱ ይህ ዘዴ ኢሜይሎችን በዋናው ፎልደር ውስጥ ወደ ንዑስ አቃፊዎች ለማንቀሳቀስ በቀላሉ ኢሜይሎችን ይጎትቱ እና ወደሚፈልጉት ንዑስ አቃፊ ይጣሉ እና በራስ-ሰር ይደራጃሉ። በዚህ ምቹ የ Outlook ብልሃት የእርስዎን ፒሲ ንጹህ ያድርጉት እና የኢሜል አስተዳደርዎን ቀላል ያድርጉት!
8. በ Outlook አሰሳ አሞሌ ውስጥ የአቃፊ አቋራጮችን ያዘጋጁ
በ Outlook ውስጥ በብዛት ጥቅም ላይ የዋሉ ማህደሮችን ማደራጀት እና በፍጥነት ማግኘት ምርታማነትን ለማሻሻል አስፈላጊ ነው። እንደ እድል ሆኖ፣ Outlook ለማዋቀር ቀላል መንገድ ይሰጠናል። አቋራጮች በአሰሳ አሞሌው ውስጥ ወደእኛ ተወዳጅ አቃፊዎች የማውጫ ቁልፎችን ለማበጀት እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ እና በጣም አስፈላጊ የሆኑትን አቃፊዎችዎን በፍጥነት ያግኙ።
1. የ Outlook አሰሳ አሞሌን በቀኝ ጠቅ ያድርጉ እና ከተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ "የአሰሳ አሞሌን አብጅ" ን ይምረጡ።
2. በ "የአሰሳ አሞሌን አብጅ" ብቅ ባይ መስኮት ውስጥ "የአሰሳ አሞሌ" የሚለውን ትር ይምረጡ በ Outlook ውስጥ የሚገኙትን ሁሉንም አቃፊዎች እዚህ ያገኛሉ.
- ተለይቶ የቀረበ፡ በብዛት የሚጠቀሙባቸውን አቃፊዎች ያሳያል።
- የኢሜል አቃፊ፡ የገቢ መልእክት ሳጥን፣ የተሰረዘ ንጥል ነገር እና ሌሎች ከኢሜይል ጋር የተያያዙ ማህደሮችን ያካትታል።
- የቀን መቁጠሪያ፡ የእርስዎን የቀን መቁጠሪያ እና ቀጠሮዎች በፍጥነት ይድረሱ።
- ተግባራት፡ በመጠባበቅ ላይ ያሉ ተግባሮችዎን ያስተዳድሩ እና ይከታተሉ።
3. ለማከል የሚፈልጓቸውን ማህደሮች እንደ አቋራጭ ወደ ዳሰሳ አሞሌ ጎትተው ይጣሉት። ወደ ላይ ወይም ወደ ታች በመጎተት እንደ ምርጫዎችዎ መደርደር ይችላሉ።
እነዚህን ቀላል ደረጃዎች በመከተል ሁል ጊዜ በጣም አስፈላጊ የሆኑ ማህደሮችዎን በ Outlook ውስጥ ማግኘት ይችላሉ። ከፍላጎትዎ ጋር ለማስማማት እና ቅልጥፍናዎን ከፍ ለማድረግ የአሰሳ አሞሌዎን ማበጀትዎን አይርሱ!
9. ፎልደሮችን ለማዘመን እና የማይፈለጉ ኢሜይሎች እንዳይከማቹ የሚረዱ ምክሮች
ማህደሮችን ወቅታዊ ለማድረግ እና የአይፈለጌ መልእክት እንዳይከማች ለመከላከል በጣም ጥሩ ከሆኑ መንገዶች አንዱ ቀልጣፋ የድርጅት ስርዓት መዘርጋት ነው። እሱን ለማሳካት የሚረዱዎት አንዳንድ ምክሮች እዚህ አሉ
- ኢሜይሎችዎን ይመድቡ፡ እንደ ሥራ፣ የግል፣ ማስተዋወቂያዎች፣ ወዘተ ላሉ ለተለያዩ የኢሜል ዓይነቶች የተወሰኑ አቃፊዎችን ይፍጠሩ። ይህ የሚፈልጓቸውን መልዕክቶች በፍጥነት እንዲያገኙ እና ዋናውን የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ከመጠን በላይ እንዳይጭኑ ያስችልዎታል።
- ኢሜይሎችዎን ይሰይሙ እና ምልክት ያድርጉባቸው፡ አስፈላጊ ወይም አስቸኳይ ኢሜይሎችን በፍጥነት ለመለየት መለያዎችን ወይም የእይታ ምልክቶችን ይጠቀሙ። ይህ ጊዜዎን እና ትኩረትዎን ቅድሚያ እንዲሰጡ ይረዳዎታል.
- የማጣሪያ ደንቦችን ተግብር፡- ተዛማጅነት የሌላቸው ወይም አይፈለጌ መልዕክት ኢሜይሎች ወዲያውኑ ወደ አንድ የተወሰነ አቃፊ እንዲወሰዱ የማጣሪያ ደንቦችን ያቀናብሩ።
በተጨማሪም, ማህደሮችዎን በመደበኛነት ማጽዳት እና አላስፈላጊ መልዕክቶችን መሰረዝ አስፈላጊ ነው. ኢሜልዎን ወቅታዊ ለማድረግ አንዳንድ ተጨማሪ ምክሮች እዚህ አሉ
- የአይፈለጌ መልእክት አቃፊዎን በየጊዜው ያረጋግጡ፡ ህጋዊ ኢሜይሎች በስህተት እንዳይጣሩ ለመከላከል የአይፈለጌ መልእክት ማህደርዎን ያረጋግጡ። አይፈለጌ መልዕክት ያልሆኑ ኢሜይሎችን ካገኙ ማጣሪያውን ለማሻሻል እንዲረዳዎ «አይፈለጌ መልዕክት አይደለም» ብለው ምልክት ያድርጉባቸው።
- የድሮ ኢሜይሎችን ሰርዝ፡ ከአሁን በኋላ የማያስፈልጉዎትን የቆዩ ኢሜይሎችን አያከማቹ። መደበኛ ጽዳት አከናውን እና ከአሁን በኋላ ተዛማጅነት የሌላቸው መልዕክቶችን ሰርዝ። የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ማደራጀት የበለጠ ውጤታማ እንዲሆኑ እንደሚረዳዎት ያስታውሱ።
- የፍለጋ ተግባሩን ተጠቀም፡- አንድ የተወሰነ ኢሜይል ለማግኘት ከፈለጉ በኢሜል ደንበኛዎ ውስጥ የፍለጋ ተግባሩን ይጠቀሙ። ፍለጋዎችዎን ለማጣራት እና የሚፈልጉትን በፍጥነት ለማግኘት የላቁ ማጣሪያዎችን ይጠቀሙ።
እነዚህን ምክሮች በመከተል ማህደሮችዎን ማዘመን እና የማይፈለጉ ኢሜይሎችን እንዳይከማቹ ማድረግ ይችላሉ። በዕለት ተዕለት ሥራዎ ውስጥ ለተሻለ ምርታማነት እና ቅልጥፍና የተደራጀ የገቢ መልእክት ሳጥን ቁልፍ መሆኑን ያስታውሱ። በተግባር ላይ ያዋሏቸው እና ይበልጥ በተደራጀ ኢሜይል ይደሰቱ!
10. በ Outlook አቃፊዎች ውስጥ ፈጣን እና ቀልጣፋ ፍለጋዎችን ያድርጉ
በ Outlook ውስጥ ፈጣን እና ቀልጣፋ ፍለጋዎችን በአቃፊዎችዎ ውስጥ እንዲያደርጉ የሚያስችልዎ ሰፊ የፍለጋ መሳሪያዎች አሉ። እነዚህ ባህሪያት በማንኛውም ጊዜ የሚፈልጉትን ኢሜይሎች፣ አድራሻዎች እና ቀጠሮዎች በፍጥነት እንዲያገኙ ያግዝዎታል።
በጣም ጥቅም ላይ ከዋሉት የፍለጋ አማራጮች አንዱ ፈጣን ፍለጋ ሲሆን ይህም የተወሰኑ ቁልፍ ቃላትን ወይም ሀረጎችን በእርስዎ Outlook አቃፊዎች ውስጥ እንዲፈልጉ ያስችልዎታል። በቀላሉ በፍለጋ አሞሌው ውስጥ ቁልፍ ቃሉን ያስገቡ እና Outlook በውጤቶቹ ውስጥ የሚገኙትን ሁሉንም ግጥሚያዎች ያደምቃል። በተጨማሪም፣ ውጤቶችህን የበለጠ ለማጣራት የፍለጋ ውጤቶችህን በቀን፣ ላኪ፣ ርዕሰ ጉዳይ ወይም ሌላ መስፈርት ማጣራት ትችላለህ።
ሌላው ጠቃሚ የፍለጋ መሳሪያ የላቀ የፍለጋ ኦፕሬተሮችን መጠቀም ነው. እነዚህ ኦፕሬተሮች በአቃፊዎችዎ ውስጥ የበለጠ ዝርዝር እና ዝርዝር ፍለጋዎችን እንዲያደርጉ ያስችሉዎታል። ለምሳሌ፣ ሁሉንም የተገለጹ ቁልፍ ቃላትን የያዙ ኢሜይሎችን ለመፈለግ እንደ “AND” ያሉ ኦፕሬተሮችን መጠቀም ወይም ከተጠቀሱት ቁልፍ ቃላት ውስጥ ቢያንስ አንዱን የያዙ ኢሜሎችን ለመፈለግ የ “OR” ኦፕሬተርን መጠቀም ትችላለህ። እነዚህ ኦፕሬተሮች በጣም ብዙ ቁጥር ባለው ኢሜይሎች መካከል ትክክለኛ መረጃ ማግኘት ሲፈልጉ በጣም ጠቃሚ ናቸው።
11. በOutlook ውስጥ የደብዳቤ ማህደሮችን እንዴት ምትኬ ማስቀመጥ እንደሚቻል
ከOutlook ጋር በሚሰሩበት ጊዜ አስፈላጊ መረጃዎችን ለመጠበቅ የኢሜይል አቃፊዎችዎን በየጊዜው ማስቀመጥ አስፈላጊ ነው። እንደ እድል ሆኖ, ይህ ሂደት ቀላል እና በተለያዩ መንገዶች ሊከናወን ይችላል. በመቀጠል፣ በOutlook ውስጥ የኢሜል አቃፊዎችዎን ምትኬ ቅጂ ለመስራት አንዳንድ መሰረታዊ እርምጃዎችን እንሰጥዎታለን።
1. የOutlook ኤክስፖርት ተግባርን ተጠቀም፡- ይህ በጣም ቀላሉ መንገድ ነው። ምትኬ ከኢሜልዎ አቃፊዎች. Outlook ን ይክፈቱ እና ወደ “ፋይል” ትር ይሂዱ። ከተቆልቋይ ምናሌው ውስጥ “አማራጮች” የሚለውን ምረጥ እና በመቀጠል “ምትኬን አስቀምጥ ወይም ኢሜይሎችን ላክ”
2. የ Outlook የውሂብ ማከማቻ አቃፊን ይፍጠሩ፡ ይህ አማራጭ በእነሱ ላይ የበለጠ ግልጽ ቁጥጥር እንዲኖራቸው ለሚፈልጉ ተስማሚ ነው መጠባበቂያ ቅጂዎችእንደገና ወደ “ፋይል” ትር ይሂዱ እና “የመለያ ቅንብሮች” ን ይምረጡ። በመቀጠል “የውሂብ ማከማቻ አቃፊ ቅንጅቶችን” ን ጠቅ ያድርጉ እና መጠባበቂያውን ለማስቀመጥ የሚፈልጉትን ቦታ ይምረጡ።
12. ብዙ ኢሜይሎችን በሚይዙበት ጊዜ የ Outlook አፈጻጸምን ለማሻሻል ምክሮች
በOutlook ውስጥ ከፍተኛ መጠን ያለው ኢሜል የምትይዝ ከሆነ የመተግበሪያውን አፈጻጸም ለማሻሻል እና በብቃት መስራት መቻልህን ለማረጋገጥ እርምጃዎችን መውሰድ አስፈላጊ ነው። እዚህ አንዳንድ ምክሮችን እናቀርባለን-
የገቢ መልእክት ሳጥንዎን ያደራጁ፡ የተዘበራረቀ የገቢ መልእክት ሳጥን ማድረግ ይችላሉ ኢሜይሎችን መፈለግ ቀርፋፋ እና ተስፋ አስቆራጭ ተግባር ነው። ኢሜይሎችዎን ወደ ተዛማጅ ምድቦች ለማደራጀት አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ። ኢሜይሎችን ወደ ተወሰኑ አቃፊዎች ለማዘዋወር አውቶማቲክ ህጎችን ተጠቀም፣ ይህም የበለጠ ቀልጣፋ የስራ ሂደት እንዲኖርህ እና የገቢ መልእክት ሳጥንህ ከመጠን በላይ እንዳይጫን መከላከል።
የላቀ ፍለጋ ተግባርን ተጠቀም፡- Outlook ኢሜይሎችን በፍጥነት እና በትክክል እንዲያገኙ የሚያስችልዎ ኃይለኛ የፍለጋ መሳሪያዎችን ያቀርባል። የላቁ የፍለጋ አማራጮችን በመጠቀም ውጤቶቻችሁን በላኪ፣በርዕሰ ጉዳይ፣በቀን ወይም በሌሎች ተዛማጅ መመዘኛዎች ለማጣራት ይጠቅማል።
13. ለተሻለ የተጠቃሚ ተሞክሮ በ Outlook ውስጥ የአቃፊ እይታዎችን ያብጁ
HTML እና CSS በ Outlook ውስጥ የአቃፊ እይታዎችን ለማበጀት ሁለት ቁልፍ ቴክኖሎጂዎች ናቸው። በኤችቲኤምኤል አማካኝነት የአቃፊዎችን መዋቅር እና አቀማመጥ ማስተካከል ይችላሉ፣ በ CSS ደግሞ ብጁ ቅጦች እና ቅርጸቶችን ማከል ይችላሉ። የአቃፊዎን እይታዎች በ Outlook ውስጥ ለማበጀት እና የተጠቃሚ ተሞክሮዎን ለማሻሻል አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እዚህ አሉ።
1. ማህደሮችህን ለማደራጀት HTML tags ተጠቀም፡ እንደ ኤችቲኤምኤል መለያዎችን በመጠቀም የተዋረድ አቃፊ መዋቅር መፍጠር ትችላለህ።
- ያልታዘዘ ዝርዝር ለመፍጠር ወይም
- ይዘቶቻቸውን በቀላሉ መለየት እንዲችሉ ለአቃፊዎችዎ ገላጭ እና ግልጽ ስሞችን ይጠቀሙ። ተዛማጅ መረጃዎችን የማይሰጡ አጠቃላይ ስሞችን ያስወግዱ።
- ኢሜይሎችዎን ወደ ተገቢው አቃፊዎች ለማደራጀት የመጎተት እና የመጣል ተግባርን ይጠቀሙ። ይህ የሚፈልጉትን መረጃ በፍጥነት እንዲያገኙ እና መልእክቶችዎ እንዲደራጁ ያደርግዎታል።
- በውስጣቸው የተቀመጡትን ኢሜይሎች አስፈላጊነት ወይም ቅድሚያ በእይታ ለማጉላት ወደ አቃፊዎችዎ ቀለሞችን ይመድቡ። ይህ በጨረፍታ ተዛማጅ መልዕክቶችን ለመለየት ቀላል ያደርግልዎታል።
- ለማሰስ እና የተወሰኑ ኢሜይሎችን ለማግኘት ስለሚያስቸግረው ትርፍ ማህደሮችን ያስወግዱ። የመልእክቶችዎን አስተዳደር ለማመቻቸት ቀላል እና ወጥ የሆነ የአቃፊ መዋቅር ይያዙ።
- የሚፈልጓቸውን ኢሜይሎች ወደ ተለዩ አቃፊዎች ባያደራጁም በፍጥነት ለማግኘት ከ Outlook የላቀ ማጣሪያ እና የፍለጋ አማራጮችን ይጠቀሙ።
- አላስፈላጊ መልዕክቶችን ለመሰረዝ ወይም ከአሁን በኋላ ተዛማጅነት የሌላቸውን በማህደር ለማስቀመጥ የአቃፊዎችዎን ወቅታዊ ጥገና ያከናውኑ። ይህ የተስተካከለ የገቢ መልእክት ሳጥን እንዲኖርዎት እና ያልተፈለገ መረጃ እንዳይከማች ያግዝዎታል።
- ለታዘዘ ዝርዝር. ይህ አቃፊዎችዎን ይበልጥ ቀልጣፋ እና በሚታይ ማራኪ መንገድ እንዲያደራጁ ያስችልዎታል።
2. ቅጦችን ከሲኤስኤስ ጋር ያክሉ፡ በ Outlook ውስጥ ወደ አቃፊዎችዎ ብጁ ቅጦችን ለመጨመር CSS ን መጠቀም ይችላሉ። ለምሳሌ የበስተጀርባውን ቀለም፣ የቅርጸ-ቁምፊ መጠን መቀየር ወይም የጀርባ ምስሎችን ማከል ይችላሉ። በተጨማሪም፣ ለተሻለ መለያ የተለያዩ ቅጦችን ለተለያዩ የአቃፊ ዓይነቶች መተግበር ይችላሉ።
3. ብጁ አዶዎችን ይጠቀሙ፡ ለእይታ አስደሳች ተሞክሮ፣ ብጁ አዶዎችን በአቃፊዎ ውስጥ ማካተት ይችላሉ። ከመስመር ላይ ቤተ-መጽሐፍት አዶዎችን መጠቀም ወይም የራስዎን አዶዎች መንደፍም ይችላሉ። በቀላሉ መለያውን ያክሉ ተዛማጅ አዶውን ለማሳየት በአቃፊዎ መለያዎች ውስጥ ካለው የምስሉ መንገድ ጋር።
በእነዚህ ምክሮችበ Outlook ውስጥ ያሉ የአቃፊዎችን እይታ እንደ ምርጫዎችዎ እና ፍላጎቶችዎ ማበጀት ይችላሉ። ያስታውሱ ኤችቲኤምኤል እና ሲኤስኤስ የተጠቃሚ ተሞክሮዎን እንዲያሻሽሉ እና ማህደሮችዎን የበለጠ ለመረዳት እና በእይታ ማራኪ እንዲሆኑ የሚያስችልዎ ኃይለኛ መሳሪያዎች ናቸው። እነዚህ ቴክኖሎጂዎች የሚያቀርቡትን ሁሉንም "እድሎች" ያስሱ እና የአቃፊ እይታዎችዎን አሁን ያብጁ!
14. በኮምፒተርዎ ላይ በ Outlook ውስጥ አቃፊዎችን ለመፍጠር እና ለማስተዳደር የምርጥ ልምምዶች ማጠቃለያ
በ Outlook ውስጥ ያሉ የአቃፊዎች ባህሪዎች ፒሲ ላይ
በእርስዎ ፒሲ ላይ በ Outlook ውስጥ ያሉ አቃፊዎች የእርስዎን ኢሜይሎች ለማደራጀት እና በብቃት ለማስተዳደር መሰረታዊ መሳሪያ ናቸው። በ Outlook ውስጥ አቃፊዎችን ለመፍጠር እና ለማስተዳደር አንዳንድ ምርጥ ልምዶች እዚህ አሉ
በፒሲ ላይ በ Outlook ውስጥ አቃፊዎችን ለማስተዳደር ምክሮች
መደምደሚያ
በኢሜል አስተዳደር ውስጥ አደረጃጀት እና ቅልጥፍናን ለማሻሻል በፒሲ ላይ በ Outlook ውስጥ ያሉ አቃፊዎችን በትክክል መፍጠር እና ማስተዳደር አስፈላጊ ነው። የአቃፊን አጠቃቀምን ከፍ ለማድረግ እና የ Outlook ልምድን ለማመቻቸት እነዚህን ምርጥ ልምዶች እና ምክሮች ይከተሉ።
ጥ እና ኤ
ጥ፡ በፒሲዬ ላይ ኢሜይሎችን ለማስቀመጥ በ Outlook ውስጥ አቃፊ እንዴት መፍጠር እችላለሁ?
መ: በእርስዎ ፒሲ ላይ ኢሜሎችን ለማስቀመጥ በ Outlook ውስጥ አቃፊ መፍጠር ቀላል ሂደት ነው። ከዚህ በታች እንዴት ማድረግ እንዳለብን እናብራራለን-
ጥ: አቃፊ ለመፍጠር የትኛውን የ Outlook ስሪት እፈልጋለሁ?
መ፡ አውትሉክ 2010፣ 2013፣ 2016፣ 2019 ወይም Outlook for Office 365 በማንኛውም እትሞቹ ውስጥ አቃፊ መፍጠር ትችላለህ።
ጥ: በ Outlook ውስጥ አቃፊ ለመፍጠር ምን ደረጃዎች ናቸው?
መ: ለመፍጠር እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ በ Outlook ውስጥ አቃፊ:
1. Outlook ን ይክፈቱ እና ወደ ደብዳቤ ክፍል ይሂዱ.
2. በግራ መቃን ውስጥ የአቃፊውን ዝርዝር በቀኝ ጠቅ ያድርጉ.
3. ከተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ "አዲስ አቃፊ" ን ይምረጡ.
4. ብቅ ባይ መስኮት ይከፈታል. ለአዲሱ አቃፊዎ ስም ያስገቡ እና “እሺ” ን ጠቅ ያድርጉ።
ጥ: ማህደሮችን ወደ ንዑስ አቃፊዎች ማደራጀት እችላለሁ?
መ: አዎ፣ ለተሻለ ድርጅት አቃፊዎችዎን ወደ ንዑስ አቃፊዎች ማደራጀት ይችላሉ። አቃፊ ለመፍጠር ከላይ ያሉትን ደረጃዎች ከተከተሉ በኋላ, ባለው አቃፊ ውስጥ አዲስ አቃፊ ለመፍጠር ሂደቱን መድገም ይችላሉ.
ጥ፡ ኢሜይሎችን ወደ ፈጠርኩት አቃፊ እንዴት መውሰድ እችላለሁ?
መ፡ ኢሜይሎችን ወደ ፈጠርከው አቃፊ ለማዘዋወር በቀላሉ ለማንቀሳቀስ የምትፈልጋቸውን ኢሜይሎች ምረጥ፣ በቀኝ ጠቅ አድርግ እና "Move" የሚለውን ምረጥ (በአሮጌው የ Outlook ስሪቶች ውስጥ "ወደ አቃፊ ውሰድ" ሊል ይችላል)። ከዚያ የመዳረሻ አቃፊውን ይምረጡ እና ኢሜይሎቹ ወደዚያ አቃፊ ይወሰዳሉ።
ጥ፡ ማህደሮች እና ኢሜይሎች በፒሲዬ ላይ የተቀመጡት የት ነው?
መ: Outlook አቃፊዎች እና ኢሜይሎች በፒሲዎ ላይ በአገር ውስጥ ተቀምጠዋል። የ Outlook ዳታ ፋይል (.pst) አቃፊዎችን እና ኢሜሎችን ጨምሮ ሁሉንም መረጃዎች የማከማቸት ሃላፊነት አለበት።
ጥ፡ አቃፊዎችን እና ኢሜይሎችን ከ ማግኘት እችላለሁ ሌላ መሣሪያ?
መ: ውሂብ በመስመር ላይ ለማመሳሰል የ Outlook መለያዎን ካዋቀሩት እና የበይነመረብ መዳረሻ ካለዎት ማህደሮችዎን እና ኢሜሎችን ከማንኛውም መሳሪያ ማግኘት ይችላሉ። የመስመር ላይ ማመሳሰልን ካላዋቀሩ፣ ካስቀመጥካቸው ፒሲ ብቻ ነው ማግኘት የምትችለው።
ጥ፡ ኢሜይሎቹን ሳላጠፋ በ Outlook ውስጥ ያለውን ማህደር መሰረዝ እችላለሁ?
መ: አዎ፣ ኢሜይሎቹን ሳያጡ በ Outlook ውስጥ አቃፊን መሰረዝ ይችላሉ። አቃፊ ሲሰርዙ ወደ “የተሰረዙ እቃዎች” አቃፊ ይወሰዳሉ። እነሱን ማጣት ካልፈለጉ፣ ከመሰረዝዎ በፊት ኢሜይሎቹን ወደ ሌላ አቃፊ መጎተት ይችላሉ።
ይህ መመሪያ አቃፊዎችን ለመፍጠር እና ኢሜይሎችዎን በ Outlook ውስጥ ለማስቀመጥ ለእርስዎ ጠቃሚ እንደሆነ ተስፋ እናደርጋለን። ተጨማሪ ጥያቄዎች ካሉዎት እኛን ለማነጋገር አያመንቱ።
ወደ ኋላ በመመለስ
ባጭሩ፣ በኮምፒውተርዎ ላይ ኢሜይሎችን ለማስቀመጥ በ Outlook ውስጥ አቃፊ መፍጠር ለማደራጀት እና በቀላሉ ወደ መልእክቶችዎ ለመድረስ በጣም ጠቃሚ መሳሪያ ሊሆን ይችላል። በጥቂት ቀላል ደረጃዎች ኢሜይሎችዎን በብቃት ለመመደብ አቃፊዎችን መፍጠር እና ማበጀት ይችላሉ። ያስታውሱ የዚህ ተግባር ትግበራ እርስዎ እየተጠቀሙበት ባለው የ Outlook ስሪት ላይ በመመስረት ትንሽ ሊለያይ ይችላል ፣ ግን መሰረታዊ ፅንሰ-ሀሳቦች ተመሳሳይ እንደሆኑ ይቆያሉ።
ይህንን ግላዊነት የተላበሰ ፎልደር በማዘጋጀት ንግግሮችዎን በሥርዓት መዝግቦ መያዝ እና አስፈላጊ መረጃዎችን መፈለግ እና ማግኘት ይችላሉ። ከሌሎች ኢሜይሎች ጋር። ኢሜይሎችዎን በፒሲዎ ላይ በብቃት ለማስተዳደር Outlook የሚያቀርባቸውን ሁሉንም ችሎታዎች ሙሉ በሙሉ ይጠቀሙ።
አሁንም በ Outlook ውስጥ አቃፊ ለመፍጠር ችግሮች ካጋጠሙዎት ወይም ማንኛውም ተጨማሪ ጥያቄዎች ካሉዎት ፣ ኦፊሴላዊውን የማይክሮሶፍት ዶክሜንት ለማማከር አያመንቱ ወይም ለጉዳይዎ የተለየ እገዛ የሚያገኙበት ልዩ መድረኮችን ይፈልጉ inbox አሁኑኑ ውጤታማ!
እኔ ሴባስቲያን ቪዳል ነኝ፣ ለቴክኖሎጂ እና DIY ጥልቅ ፍቅር ያለው የኮምፒውተር መሃንዲስ። በተጨማሪም እኔ ፈጣሪ ነኝ tecnobits.com ቴክኖሎጂን የበለጠ ተደራሽ እና ለሁሉም ሰው ለመረዳት አጋዥ ስልጠናዎችን የምጋራበት።