ሰነዶችን እንዴት እንደሚመዘገቡ

ሁላችንም ፍላጎት አለን። መዝገብ ቤት ሰነዶች በግልም ሆነ በሙያ ደረጃ በሕይወታችን ውስጥ በተወሰነ ደረጃ። ሆኖም፣ አንዳንድ ጊዜ የት መጀመር እንዳለበት ወይም የትኛውን የፋይል ስርዓት መጠቀም እንዳለቦት ማወቅ በጣም ከባድ ሊሆን ይችላል። በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ይህንን ሂደት ለማመቻቸት ቀላል እና ውጤታማ ምክሮችን እና ዘዴዎችን እናቀርብልዎታለን። የተደራጀ የመዝገብ አሰራር አስፈላጊነትን፣ ሰነዶችን እንደ አስፈላጊነታቸው እንዴት እንደሚከፋፈሉ እና ሁሉንም ነገር ቀጣይነት ባለው መልኩ ማቆየት ምን ያህል አስፈላጊ እንደሆነ ይማራሉ። ከክፍያ መጠየቂያ ደረሰኞች እና ኮንትራቶች፣ ፎቶግራፎች እና የግል ደብዳቤዎች፣ ሰነዶችዎን ደህንነቱ የተጠበቀ እና በቀላሉ ለማግኘት እንዲችሉ በመንገዱ ላይ እንመራዎታለን። እንጀምር!

- ደረጃ በደረጃ ➡️ ሰነዶችን እንዴት ማከማቸት እንደሚቻል

• ሰነዶችዎን ያደራጁ: ⁤ ከማስመዝገብዎ በፊት ሰነዶችዎን እንደ ጭብጥ ወይም አይነት ወደ ምድቦች ወይም አቃፊዎች መመደብ አስፈላጊ ነው።
• የማመልከቻ ስርዓት ይምረጡ; በአቃፊዎች እና ሳጥኖች ውስጥ ወይም በዲጂታል በኮምፒተርዎ ላይ ወይም በደመና ውስጥ በአካል ለማስቀመጥ መምረጥ ይችላሉ። ለፍላጎትዎ በጣም የሚስማማውን ይምረጡ።
• ፋይሎችህን ሰይም በአካልም ሆነ በዲጅታዊ መንገድ ፋይል ብታቀርቡ፣ በሚፈልጉበት ጊዜ በቀላሉ ማግኘት እንዲችሉ እያንዳንዱን ሰነድ በግልፅ መሰየም በጣም አስፈላጊ ነው።
• አመክንዮአዊ ቅደም ተከተል አቆይ፡ በፊደል፣ በቀን ወይም በምድብ፣ ሰነዶችዎን ሲከፋፍሉ እና ሲያስገቡ አመክንዮአዊ ቅደም ተከተል “መጠበቅን” ያረጋግጡ።
• በየጊዜው ይገምግሙ እና ያዘምኑ፡ የእርስዎን ፋይሎች ለመገምገም፣ ከአሁን በኋላ የማይፈልጉትን ለመሰረዝ እና አስፈላጊ ከሆነ መረጃን ለማዘመን ብዙ ጊዜ ይውሰዱ።

ጥ እና ኤ

ሰነዶችን በማህደር ማስቀመጥ ለምን አስፈላጊ ነው?

1. በቤት ውስጥ ወይም በቢሮ ውስጥ ድርጅትን ለመጠበቅ.
2. ለወደፊቱ መረጃ ፍለጋን ለማመቻቸት.
3. የህግ እና የፊስካል መስፈርቶችን ለማክበር.
4. ጠቃሚ መረጃን ከመጥፋት ወይም ከመበላሸት ለመጠበቅ።
5. በመረጃ አስተዳደር ውስጥ ውጤታማነትን ለማሻሻል።

ሰነዶችን በማህደር ለማስቀመጥ በጣም ጥሩዎቹ ልምዶች ምንድናቸው?

1. ሰነዶችን በምድቦች ወይም ዓይነቶች ይለያዩ.
2. በግልጽ የተሰየሙ ማህደሮችን ተጠቀም.
3. ወጥ የሆነ የማመልከቻ ሥርዓት ጠብቅ.
4. አላስፈላጊ እቃዎችን በማስወገድ ፋይሉን በመደበኛነት ያዘምኑ.
5. አስፈላጊ ከሆነ የሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር ይጠቀሙ.

አካላዊ ሰነዶችን ለማደራጀት በጣም ጥሩው መንገድ ምንድነው?

1. የመመዝገቢያ ካቢኔቶችን ወይም ሳጥኖችን ማደራጀት ይጠቀሙ.
2. እያንዳንዱን ክፍል ለመለየት ⁢ መለያዎችን ይጠቀሙ.
3. እያንዳንዱን ፋይል በግልፅ ምልክት ያድርጉበት.
4. የፊደል፣ የዘመን ቅደም ተከተል፣ ወይም ቲማቲክ ሥርዓት ይፍጠሩ.
5. አላስፈላጊ ሰነዶችን ከማጠራቀም ይቆጠቡ.

ዲጂታል ሰነዶችን በብቃት እንዴት ማስቀመጥ እችላለሁ?

1. ጭብጥ አቃፊዎችን እና ንዑስ አቃፊዎችን ይፍጠሩ.
2. ገላጭ የፋይል ስሞችን ተጠቀም.
3. ዲጂታል ሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር ይጠቀሙ.
4. መደበኛ ምትኬዎችን ያድርጉ.
5. ጊዜ ያለፈባቸው ወይም የተባዙ ፋይሎችን ሰርዝ.

ሰነዶችን በዲጂታል መንገድ ማስቀመጥ ምን ጥቅሞች አሉት?

1. የቦታ ቁጠባ.
2. መረጃን የማግኘት እና የማጋራት የበለጠ ቀላልነት.
3. በተፈጥሮ አደጋዎች ወይም ስርቆት ላይ ከፍተኛ ጥበቃ.
4. የወረቀት እና የተፈጥሮ ሀብቶች አነስተኛ ፍጆታ.
5. በሰነድ አስተዳደር ውስጥ የላቀ ውጤታማነት.

የግል ሰነዶችን በሚያስገቡበት ጊዜ ምን ማስታወስ አለብኝ?

1. ህጋዊ የማቆያ ጊዜዎችን ማክበርዎን ያረጋግጡ.
2. ሚስጥራዊ እና ሚስጥራዊ መረጃዎችን ይጠብቁ.
3. ሰነዶችን እንደ ፋይናንስ፣ ጤና፣ ጥናቶች፣ ወዘተ ባሉ ምድቦች ደርድር።.
4. በመጠባበቂያ ቅጂዎች ደህንነቱ የተጠበቀ የማከማቻ መሳሪያዎችን ይጠቀሙ.
5. ጊዜ ያለፈባቸው ወይም አላስፈላጊ ሰነዶችን በየጊዜው ይሰርዙ.

የሰነድ ፋይሎቼን ወቅታዊ ለማድረግ ምን ማድረግ እችላለሁ?

1. ሰነዶችን ለማደራጀት እና ለመገምገም መደበኛ ጊዜ ያዘጋጁ.
2. ከጊዜ ወደ ጊዜ ጊዜ ያለፈባቸው ወይም አላስፈላጊ ሰነዶችን ይሰርዙ.
3. በወቅታዊ ሰነዶች ውስጥ መረጃን ያዘምኑ.
4. ወዲያውኑ አዲሶቹን ሰነዶች በተገቢው ቦታ ያስቀምጡ.
5. ተግባራትን በራስ ሰር ለማዘመን የሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር ይጠቀሙ.

በማህደር የተቀመጡ ሰነዶችን ለማግኘት እንዴት ቀላል ማድረግ እችላለሁ?

1. የሁሉንም ⁢ በማህደር የተቀመጡ ሰነዶች መረጃ ጠቋሚ ወይም ክምችት ይፍጠሩ.
2. ግልጽ እና ተከታታይ መለያ እና ኮድ አሰጣጥ ስርዓትን ይጠቀሙ.
3. ከተቻለ የፍለጋ እና የሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር ይጠቀሙ.
4. የእያንዳንዱን ሰነድ ቦታ ወቅታዊ መዝገብ ይያዙ.
5. እያንዳንዱን ፋይል በፋይል ስርዓቱ ውስጥ ካለው ቦታ ጋር በአካል መለያ ይስጡ.

በማህደር የተቀመጡ ሰነዶቼን እንዴት መጠበቅ እችላለሁ?

1. እንደ መቆለፊያዎች ወይም አስተማማኝ ሳጥኖች ያሉ አካላዊ የደህንነት እርምጃዎችን ይጠቀሙ.
2. ምትኬዎችን ከጣቢያ ውጭ ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ያከማቹ.
3. ሚስጥራዊ ወይም ሚስጥራዊ ሰነዶችን ያመስጥሩ.
4. በዲጂታል ሰነዶች ላይ የይለፍ ቃሎችን ይጠቀሙ እና ጥበቃን ያግኙ.
5. በጠፋ ወይም በተበላሸ ጊዜ የመጠባበቂያ ሰነዶችን ያቆዩ.