አንድን ሰው ስለ አንድ አስፈላጊ ስብሰባ ወይም ክስተት በኢሜል ማሳሰብ ፈልጎ ታውቃለህ? የማስታወሻ ኢሜይሎችን እንዴት እንደሚጽፉ በስራ እና በግል ዓለም ውስጥ ጠቃሚ ችሎታ ነው. በዚህ ጽሑፍ ውስጥ፣ ግልጽ፣ ጨዋ እና ወቅታዊ ምላሽን የሚያረጋግጡ ውጤታማ የማስታወሻ ኢሜሎችን እንዴት እንደሚጽፉ እናሳይዎታለን። ኢሜይሎችዎን እንዴት ማዋቀር እንደሚችሉ፣ ተገቢ ድምጽ እንደሚጠቀሙ እና ተቀባዮችዎን በመጠባበቅ ላይ ስላሉ ተግባራት፣ ስብሰባዎች ወይም ክስተቶች ለማስታወስ አስፈላጊውን መረጃ ያካትቱ። አስታዋሽ ኢሜይሎችን በመጻፍ ችሎታዎን ለማሻሻል ያንብቡ!

-⁤ ደረጃ በደረጃ ➡️⁤ የማስታወሻ ኢሜሎችን እንዴት መፃፍ እንደሚቻል

• የማስታወሻ ኢሜይሎችን እንዴት እንደሚጽፉ፡-

1.

ግልጽ እና አጭር ርዕሰ ጉዳይ ይምረጡ። ርዕሰ ጉዳዩ ተቀባይዎ በኢሜል ላይ የሚኖረው የመጀመሪያው ስሜት ነው፣ ስለዚህ ገላጭ እና ተዛማጅ መሆኑን ያረጋግጡ።

2.

ወዳጃዊ ሰላምታ ያካትታል. ከመጀመሪያው ጀምሮ ግንኙነትን ለመፍጠር ኢሜልዎን በወዳጃዊ ሰላምታ ይጀምሩ።

3.

የማስታወሻውን ዓላማ አስታውስ. በኢሜይሉ አካል ውስጥ፣ የማስታወሻው አላማ ምን እንደሆነ እና ለምን አስፈላጊ እንደሆነ በአጭሩ አስታውስ።

4.

ተዛማጅ ዝርዝሮችን ያቅርቡ. አስፈላጊ ከሆነ, የሚያስታውሱትን ተግባር ወይም ክስተት ለማስታወስ እንዲረዳዎ ተጨማሪ ዝርዝሮችን ወይም መረጃዎችን ያቅርቡ.

5.

ግልጽ የሆነ የጊዜ ገደብ ያዘጋጁ። የመጨረሻውን ቀን እያስታወሱ ከሆነ፣ በኢሜል ውስጥ በግልፅ መቀመጡን ያረጋግጡ።

6.

ለተግባር ጥሪ ጨርስ። እንደ “እባክዎ መልስ ይስጡ” ወይም “ይህን ተግባር ከማለቁ ጊዜ በፊት ማጠናቀቅዎን አይርሱ” በመሳሰሉ ግልጽ የድርጊት ጥሪ ኢሜይሉን ያጠናቅቁ።

7.

የቀደመ ምስጋና። ሰውዬው ላደረጉት ትኩረት እና ትብብር በማመስገን ኢሜይሉን ጨርስ።

ጥያቄ እና መልስ

የማስታወሻ ኢሜይሎችን እንዴት መፃፍ እንደሚቻል ላይ ጥያቄዎች እና መልሶች

የአስታዋሽ ኢሜል መሰረታዊ መዋቅር ምንድነው?

1. በወዳጅነት እና ግላዊ ሰላምታ ይጀምራል።
2. የማስታወሻውን ምክንያት በኢሜል ውስጥ በግልፅ ይግለጹ።
3. የሚታወስበት ክስተት ወይም ተግባር ቀን እና ሰዓት ያካትታል።
4. ኢሜይሉን ሲጨርሱ ትሁት እና አመስጋኝ ይሁኑ።

ውጤታማ አስታዋሽ በኢሜል እንዴት መፃፍ እችላለሁ?

1. ይህ አስታዋሽ መሆኑን የሚያመለክት ግልጽ እና ቀጥተኛ የርእሰ ጉዳይ መስመር ተጠቀም።
2. የኢሜይሉን አካል አጭር እና እስከ ነጥቡ ድረስ ያቆዩት።
3. የተግባሩን ቀነ-ገደብ ወይም አስፈላጊነት በደማቅ ወይም ሰያፍ ያደምቁ።
4. የመጨረሻ ሰላምታ እና ፊርማዎን ማከልዎን አይርሱ።

አስታዋሽ ኢሜይሎችን ለመጻፍ የቃና ምክሮች አሉ?

1. በማንኛውም ጊዜ ወዳጃዊ እና ሙያዊ ድምጽን ይያዙ።
2. በጽሁፍዎ ውስጥ በጣም ገፋፊ ወይም ጠበኛ ከመሆን ይቆጠቡ።
3. ለአስታዋሽዎ ትኩረት እና ፈጣን ምላሽ በቅድሚያ እናመሰግናለን።

የማስታወሻውን አጣዳፊነት በኢሜል እንዴት መግለጽ እችላለሁ?

1. እንደ “እባክዎ ልብ ይበሉ” ወይም “በተቻለ ፍጥነት ይህንን መከታተል ከቻሉ በጣም አደንቃለሁ” ያሉ ሀረጎችን ይጠቀሙ።
2. የተግባሩን ወይም የዝግጅቱን አስፈላጊነት በግልፅ እና አጭር መግለጫዎች ያደምቁ።
3. ጠበኛ እንዳይመስልህ በጣም ከመገፋት ተቆጠብ።

በማስታወሻ ኢሜል ውስጥ ⁢አባሪን ማካተት ጥሩ ነው?

1. ፋይሎችን ለማስታወስ በጣም አስፈላጊ ከሆኑ ብቻ ያያይዙ።
2. የተያያዙት ፋይሎች ትልቅ አለመሆናቸውን እና የኢሜል መላክን ሊያደናቅፉ እንደሚችሉ ያረጋግጡ።
3. ከተቻለ ከአባሪነት ይልቅ የሰነዶች ወይም ተዛማጅ መረጃዎችን አገናኞች ያካትቱ።

አስታዋሽ ኢሜይል ለመላክ ምርጡ ጊዜ መቼ ነው?

1. ግለሰቡ እርምጃ እንዲወስድ አስታዋሹን በበቂ ሁኔታ ይላኩ።
2. አስታዋሹን ለመላክ እስከ መጨረሻው ደቂቃ ድረስ አይጠብቁ፣ ነገር ግን ከክስተቱ ወይም ከተግባሩ በፊት ብዙ ጊዜ አያድርጉት።
3. የሚያስታውሱትን ሰው የስራ መርሃ ግብር እና የኢሜል መፈተሻ ልማዶችን ግምት ውስጥ ያስገቡ።

የማስታወሻ ኢሜል መከታተልን እንዴት መያዝ አለብኝ?

1. ከመከታተልዎ በፊት ግለሰቡ ምላሽ እንዲሰጥ ወይም እርምጃ እንዲወስድ በቂ ጊዜ ይስጡት።
2. ምላሽ ካላገኙ፣ አስታዋሹን በማስታወስ እና ተጨማሪ መረጃ እንደሚያስፈልጋቸው በመጠየቅ በትህትና ኢሜይል መላክ ይችላሉ።
3. በክትትል ውስጥ የተናደዱ ወይም ትዕግስት የሌላቸው አይመስሉ, ሙያዊ እና ጨዋነት ያለው ቃና ይቀጥሉ.

ስንት ጊዜ አስታዋሽ ኢሜል መላክ አለብኝ?

1. የመጀመሪያውን አስታዋሽ ከክስተቱ ወይም ከተግባሩ አስቀድመው ይላኩ።
2. መልሱን ካልሰሙ፣ ከዝግጅቱ ወይም ከማለቂያው ቀን በፊት ሁለተኛ አጭር እና ወዳጃዊ ማሳሰቢያ መላክ ይችላሉ።
3. ምላሽ ካላገኙ ተደጋጋሚ አስታዋሾችን መላክዎን አይቀጥሉ፣ ይህ ምናልባት ሌላውን ሰው ሊያናድድ ይችላል።

የማስታወሻ ኢሜል መደበኛ መሆን አለበት ወይንስ የበለጠ ተራ ሊሆን ይችላል?

1. እንደ አውድ እና ከምታስታውሰው ሰው ጋር ባለው ግንኙነት ይወሰናል.
2. በስራ ወይም በሙያዊ አካባቢዎች፣ በአስታዋሽ ኢሜይሎች ውስጥ መደበኛ ድምጽን ማቆየት ተመራጭ ነው።
3. ስራው ወይም ክስተቱ የበለጠ መደበኛ ያልሆነ ከሆነ, ሁልጊዜ አክብሮት እና ጨዋነትን በመጠበቅ የኢሜል ድምጽን ከሁኔታው ጋር ማስተካከል ይችላሉ.

የማስታወሻ ኢሜይሎችን መርሐግብር ለማስያዝ የምትመክረው ሶፍትዌር ወይም መሳሪያ አለ?

1. እንደ Boomerang ወይም FollowUpThen ያሉ አስታዋሽ ኢሜይሎችን መርሐግብር እንዲያስቀምጡ የሚያስችልዎ ብዙ መሣሪያዎች እና የኢሜይል ቅጥያዎች አሉ።
2. ከኢሜይል መድረክዎ ጋር የተዋሃዱ አማራጮችን ይገምግሙ እና ከአስታዋሽ ፍላጎቶችዎ ጋር የሚስማሙ።
3. ከስራ ሂደትዎ ጋር የሚስማማውን አስታዋሽ ለማግኘት ያሉትን አማራጮች ይመርምሩ እና ያወዳድሩ።