አስታዋሽ ኢሜይል እንዴት እንደሚፃፍ

የማስታወሻ ኢሜይል እንዴት እንደሚፃፍ፡- ወሳኝ ከሆኑ ክህሎቶች አንዱ በዓለም ውስጥ አሁን ያለው ሥራ እንዴት መገናኘት እንዳለበት ማወቅ ነው ውጤታማ በሆነ መንገድ። በኢሜል በኩል. ግልጽ እና አሳማኝ አስታዋሾችን የመላክ ችሎታ በፕሮጀክት ስኬት ላይ ለውጥ ሊያመጣ ይችላል ወይም የጊዜ ገደብ በማሟላት ላይ። በዚህ ጽሑፍ ውስጥ፣ በሥራ አካባቢዎ ውስጥ አወንታዊ ውጤቶችን እንድታገኙ የሚረዱዎትን ተግባራዊ ምክሮችን እና መመሪያዎችን በመስጠት የተሳካ አስታዋሽ ኢሜይል የመጻፍ ቁልፍ ነገሮችን እንመረምራለን።

የማስታወሻ ኢሜይል አስፈላጊነት፡- በፕሮፌሽናል ህይወት ውስጥ በየእለቱ በምንሰራው እጅግ በጣም ብዙ መረጃ ምክንያት የግዜ ገደቦችን፣ ስብሰባዎችን ወይም አስፈላጊ ስራዎችን ማጣት የተለመደ ነው። በአግባቡ የተጻፈ አስታዋሽ ኢሜል አለመግባባቶችን ለማስወገድ እና በፕሮጀክቱ ውስጥ የሚሳተፉትን ሁሉ ኃላፊነታቸውን እና ግዴታዎቻቸውን እንዲያውቁ ለማድረግ ጠቃሚ መሳሪያ ነው። የስራ ባልደረቦችዎን፣ ደንበኞችዎን ወይም አለቆቻችሁን ስለሚመጣው ቀን ወይም አቅርቦት በእርጋታ በማስታወስ፣ የተግባሩን አስፈላጊነት እና ቅድሚያ ያጠናክራሉ፣ ይህም በሰዓቱ የመጠናቀቅ እድል ይጨምራል።

የማስታወሻ ኢሜይል አወቃቀር፡- የማስታወሻ ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ግልጽ እና አጭር መዋቅርን መከተል በጣም አስፈላጊ ነው. ⁤ በአክብሮት እና ግላዊ ሰላምታ ጀምር፣ በመቀጠል የኢሜል አላማውን የሚያብራራ አጭር መግቢያ። በመልእክቱ አካል ውስጥ ግልጽ እና ቀጥተኛ ቋንቋ በመጠቀም ቁልፍ ቀኖችን፣ የግዜ ገደቦችን እና የሚጠበቁ ድርጊቶችን ግለጽ። በመጨረሻም፣ ለእነሱ ትኩረት በማመስገን እና ማንኛውንም ጥያቄ ለመመለስ ወይም አስፈላጊ ከሆነ ተጨማሪ መረጃ ለመስጠት በማቅረብ ኢሜይሉን ያጠናቅቁ።

በዚህ ጽሁፍ ውስጥ ለእያንዳንዱ የማስታወሻ ኢሜል ክፍል ከርዕሰ ጉዳዩ እስከ ስንብት ድረስ ዝርዝር መመሪያ እንሰጥዎታለን። የቃና እና የአጻጻፍ ዘይቤን እንደ ተቀባዩ እና እንደ አውድ ሁኔታ እንዲሁም ይህን አይነት ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ልናስወግዳቸው የሚገቡትን የተለመዱ ስህተቶችን እንመረምራለን ። ኢሜል በመጻፍ ረገድ ባለሙያ ለመሆን ማንበብዎን ይቀጥሉ ። ኢሜሎችን ያስታውሱ እና የእርስዎን ግንኙነት በ ውስጥ ያሻሽሉ። የባለሙያ መስክ!

1. ውጤታማ የማስታወሻ ኢሜይል አስፈላጊነት

አንቀጽ 1፡- ውጤታማ የማስታወሻ ኢሜል ቀነ-ገደቦች መሟላታቸውን እና ቀልጣፋ የስራ ፍሰት እንዲኖር ለማድረግ በንግድ ግንኙነቶች ውስጥ ቁልፍ መሳሪያ ነው ። የዚህ ዓይነቱ ኢሜል አስፈላጊነት ሁሉም ተሳታፊ ለሆኑት ተግባራት እና ግዴታዎች በመረጃ እንዲያውቁ እና ተጠያቂ እንዲሆኑ ለማድረግ ባለው ችሎታ ላይ ነው ። በተጨማሪም ፣ በደንብ የተጻፈ አስታዋሽ ኢሜይል አለመግባባቶችን እና መዘግየቶችን ለማስወገድ እንዲሁም በቡድኑ ውስጥ ትብብርን እና ምርታማነትን ለማዳበር ይረዳል።

አንቀጽ 2፡ ውጤታማ አስታዋሽ ኢሜይል ለመጻፍ፣ ግልጽ እና አጭር ቋንቋ መጠቀም አስፈላጊ ነው። የኢሜል ርዕሰ ጉዳይ ቀጥተኛ እና ገላጭ መሆን አለበት, ስለዚህ ተቀባዩ የአስታዋሹን ባህሪ በፍጥነት መለየት ይችላል, በተጨማሪም, አስፈላጊ የሆኑ የማስታወሻ ዝርዝሮች መካተት አለባቸው, ለምሳሌ የጊዜ ገደብ, ተግባር ወይም ተግባር, እና ለተቀባዩ ማጠናቀቅ አስፈላጊ ነው ተግባሩ ውጤታማ መንገድ.

አንቀጽ 3፡ አስታዋሽ ኢሜል በሚጽፉበት ጊዜ ሌላ አስፈላጊ ትኩረት ቃና እና አመለካከት ነው። በማንኛውም ጊዜ ሙያዊ እና የተከበረ አቀማመጥን መጠበቅ አስፈላጊ ነው. በመዘግየት ወይም በማይታዘዙ ሁኔታዎች ውስጥ እንኳን, ተቃራኒ ወይም አሉታዊ ድምጽን ማስወገድ አስፈላጊ ነው.. ይልቁንም ከመውቀስ ወይም ከመተቸት ይልቅ እርዳታ እና ድጋፍ በመስጠት የትብብር እና ወዳጃዊ አቀራረብን መከተል ይመከራል። ይህ ጥሩ የስራ ግንኙነት እንዲኖር እና ተቀባዩ በአዎንታዊ እና ወቅታዊ እርምጃ እንዲወስድ እድልን ይጨምራል።

2. ለአስታዋሽ ኢሜል ትክክለኛ መዋቅር

ትክክለኛው መዋቅር ለ አስታዋሽ ኢሜይል መልእክትዎ ግልጽ እና ውጤታማ መሆኑን ለማረጋገጥ በጣም አስፈላጊ ነው። የተሳካ አስታዋሽ ኢሜይል እንድትጽፍ ከዚህ በታች የደረጃ በደረጃ መመሪያ እናቀርብልሃለን።

1. ርዕሰ ጉዳይ: ተቀባዩ የኢሜይሉን አላማ ወዲያውኑ መለየት እንዲችል የኢሜይሉ ርዕሰ ጉዳይ አጭር እና ግልጽ መሆን አለበት። ትኩረታቸውን ለማግኘት እንደ "አስታዋሽ" ወይም "አጣዳፊ" ያሉ ቃላትን ተጠቀም። ለምሳሌ፣ "ማስታወሻ፡ ጠቃሚ ስብሰባ በሚቀጥለው አርብ።"

2-XNUMX-XNUMX እልልልልልልልልልልልልልልልልልልል ሰላምታ፡ መልእክቱን ለግል ለማበጀት የተቀባዩን ስም በመጠቀም ኢሜይሉን በወዳጃዊ ሰላምታ ይጀምሩ። ለምሳሌ "ውድ ዮሐንስ"

3. መልዕክትዎ በኢሜል አካል ውስጥ የመልእክቱን ምክንያት በአጭሩ እና በግልፅ አስታውሱ። የክስተቱን ቀን እና ሰዓት ያደምቃል ወይም መከናወን ያለበት ተግባር። ተጠቀም አጭር አንቀጾች ንባብን ለማመቻቸት እና በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ ያጎላል።

አስታውስ አጠቃቀም አንድ ትክክለኛ መዋቅር በአስታዋሽ ኢሜል ውስጥ ተቀባዩ መረጃውን መረዳቱን እና አስፈላጊውን እርምጃ መወሰዱን ለማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። በማንኛውም ጊዜ ወዳጃዊ እና አክብሮት የተሞላበት ቋንቋ በመጠቀም ግልጽ እና አጭር መሆንን አይርሱ። ቀጥል እነዚህ ምክሮች እና በአጭር ጊዜ ውስጥ ውጤታማ አስታዋሽ ኢሜይል ይኖርዎታል!

3. በኢሜል ይዘት ውስጥ ግልጽ እና አጭር ቋንቋን መጠቀም

በማስታወሻ ኢሜይሎች ውጤታማ ግንኙነትን ለማረጋገጥ አስፈላጊ ነው። ግልጽ እና አጭር ቋንቋ ተጠቀም. ለተቀባዩ ግራ የሚያጋቡ ውስብስብ ቴክኒካል ቃላትን እና ረጅም ሀረጎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ፡ ወዳጃዊነትን ሳያጡ ሙያዊ እና ቀጥተኛ ቃና ይጠቀሙ። ያስታውሱ የእነዚህ አይነት ኢሜይሎች ዋና አላማ የማለቂያ ጊዜን፣ ስብሰባን ወይም ሌላ ጠቃሚ መረጃን ለማስታወስ ነው።

በይዘት ውስጥ ያለውን ግልጽነት ለመጠበቅ ጥሩ ዘዴ ነው መረጃን በተደራጀ መንገድ ማደራጀት. በተወሰኑ ርዕሶች የተከፋፈሉ አጫጭር አንቀጾችን ተጠቀም። ዋና ዋና ነጥቦችን ለማጉላት ርእሶችን ወይም ንዑስ ርዕሶችን ያካትቱ። በተጨማሪም አስፈላጊ መረጃዎችን ለማጉላት ነጥበ ነጥቦችን ወይም ቁጥር የሌላቸውን ዝርዝሮች መጠቀም ትችላለህ። ይህ ተቀባዩ አስፈላጊ መረጃዎችን በፍጥነት እንዲለይ እና ኢሜይሉን ለማንበብ ቀላል ያደርገዋል።

ግልጽ እና የተዋቀረ ቋንቋን ከመጠቀም በተጨማሪ አስፈላጊ ነው አጭር እና እስከ ነጥቡ ድረስ. የማስታወሻ ኢሜይሎች ብዙውን ጊዜ በፍጥነት ይነበባሉ፣ ስለዚህ የተቀባዩን ትኩረት ለመሳብ አጭር መሆን በጣም አስፈላጊ ነው። ከመናቆር ወይም አላስፈላጊ መረጃን ከማካተት ይቆጠቡ። ይልቁንስ በቀጥታ ወደ ነጥቡ ይሂዱ እና በመጀመሪያው አንቀፅ ውስጥ በጣም አስፈላጊ የሆነውን ያደምቁ። ተጨማሪ ዝርዝሮችን ማካተት ካስፈለገ የኢሜይሉን አደረጃጀት እና መዋቅር ለመጠበቅ የተለየ አንቀጾችን ይጠቀሙ።

4. በኢሜል ርዕሰ ጉዳይ ውስጥ ጠቃሚ መረጃን ማካተት

ውጤታማ የማስታወሻ ኢሜል ለመጻፍ በኢሜል ርዕሰ ጉዳይ ውስጥ አስፈላጊ መረጃን ማካተት አስፈላጊ ነው. የርዕሰ-ጉዳዩ መስመር ግልጽ ፣ አጭር እና ኢሜይሉ ስለ ምን እንደሆነ ግልፅ ሀሳብ መስጠት አለበት። ይህ የተቀባዩን ትኩረት ለመሳብ እና መልእክቱ በገቢ መልእክት ሳጥኑ ውስጥ ሳይስተዋል እንዳይቀር ይረዳል።

በኢሜል ርእሰ-ጉዳይ መስመር ውስጥ ጠቃሚ መረጃን ሲያካትቱ, ዝርዝር እና ዝርዝር መሆን አስፈላጊ ነው. ይህ ተቀባዩ የኢሜይሉ ዓላማ ምን እንደሆነ እና በእነሱ በኩል ምን እርምጃ እንደሚያስፈልግ ወዲያውኑ እንዲገነዘብ ይረዳዋል። ለምሳሌ፣ ኢሜይሉ ለስብሰባ አስታዋሽ ከሆነ፣ ርዕሰ ጉዳዩ የስብሰባውን ቀን፣ ሰዓት እና ቦታ ሊያካትት ይችላል።

የኢሜል ርእሱን ጠቃሚ ለማድረግ ሌላኛው መንገድ የመልእክቱን ይዘት የሚያጠቃልሉ ቁልፍ ቃላትን መጠቀም ነው። ለምሳሌ፣ ኢሜይሉ ስለ ሽያጭ ሪፖርት ከሆነ፣ በርዕሰ-ጉዳዩ መስመር ላይ “የሽያጭ ሪፖርት” የሚለውን ቃል ማካተት ይችላሉ። ይህ ተቀባዩ ኢሜይሉ ስለ ምን እንደሆነ በፍጥነት እንዲያውቅ እና ለተጨማሪ ዝርዝሮች እንዲከፍት ያግዘዋል።

5. በኢሜይሉ አካል ውስጥ የተወሰኑ ቀኖችን እና ቀነ-ገደቦችን ያካትቱ

አስታዋሽ ኢሜይል ስትልክ፣ ማካተት ወሳኝ ነው። የተወሰኑ ቀናት እና የመጨረሻ ቀኖች በመልእክቱ አካል ውስጥ. ይህ እርስዎ እና ተቀባዩ ስራው መጠናቀቅ ሲጠበቅበት ወይም ውሳኔ ሲሰጥ ግልጽ መሆንዎን ያረጋግጣል። የግዜ ገደቦችን መግለጽ አለመግባባቶችን እና አላስፈላጊ መዘግየቶችን ለማስወገድ ይረዳል።

ዩነ ውጤታማ መንገድ የተወሰኑ ቀኖችን እና የመጨረሻ ቀኖችን ለማጉላት ደፋር ወይም ከስር ተጠቀም በሚዛመደው ጽሑፍ ውስጥ። ለምሳሌ፣ የሪፖርቱን የመጨረሻ ቀን ወይም የአንድ አስፈላጊ ስብሰባ ቀን ማጉላት ይችላሉ። እነሱን በእይታ ከማስቀመጥ በተጨማሪ እርግጠኛ ይሁኑ በግልጽ ይጠቅሷቸው በኢሜል አካል ውስጥ, በዚህ መንገድ ግራ መጋባት ቦታ አይኖርም.

የስራ ሂደትን ለማደራጀት እና በፕሮጀክቶች ላይ በሰዓቱ መከበርን ለማረጋገጥ የተወሰኑ ቀናት እና የመጨረሻ ቀናት ወሳኝ መሆናቸውን አስታውስ። በ በግልጽ ያካትቷቸው በኢሜይሉ አካል ውስጥ፣ ለተቀመጡት የግዜ ገደቦች እና የግዜ ገደቦች ግልፅ እና አጭር ማመሳከሪያ ለሚመለከተው ሁሉ ታቀርባላችሁ። ይህ ልምምድ ሙያዊ ብቃትዎን ያሳያል እና ተግባሮችን እና ኃላፊነቶችን ለመወጣት ያለዎትን ጭንቀት ያሳያል።

6. በማስታወሻው ውስጥ ወዳጃዊ እና ሙያዊ ድምጽ ይጠቀሙ

ለኢሜልዎ ተቀባይ አክብሮት እና ጨዋነት ማሳወቅ አስፈላጊ ነው። ያስታውሱ ሁል ጊዜ ጨዋነት እና ወዳጃዊ አስተሳሰብን ይኑሩ ፣ ከማንኛውም የጥቃት ወይም የግጭት ቃና ያስወግዱ ። ይህንን ለማሳካት ውጤታማ ማሳሰቢያ ለመፃፍ የሚረዱዎት አንዳንድ ምክሮች እዚህ አሉ።

1. ጨዋ እና ተግባቢ ይሁኑ፡- ኢሜይሉን እንደ “ውድ” ወይም “ሄሎ” ባሉ ወዳጃዊ እና ሙያዊ ሰላምታ መጀመር አስፈላጊ ነው። ለተቀባዩ ያለዎትን አድናቆት የሚያሳዩ አወንታዊ ሀረጎችን ተጠቀም፣ ለምሳሌ “ደህና እንደሆንሽ ተስፋ አደርጋለሁ”⁤ ወይም “ሳምንትህ ውጤታማ እንደነበረ አምናለሁ። ሁልጊዜ ለእነሱ ትኩረት እና ትብብር አስቀድመው ማመስገንዎን ያስታውሱ።

2. በመልእክትዎ ውስጥ ግልፅነትን ይጠብቁ፡- አስታዋሽዎ አጭር እና ለመረዳት ቀላል መሆኑ አስፈላጊ ነው። ግልጽ እና ቀጥተኛ ዓረፍተ ነገሮችን ተጠቀም፣ አሻሚ ነገሮችን በማስወገድ። የማስታወሻውን ምክንያት እና ከተቀባዩ የሚጠብቁትን በግልፅ ማሳወቅ። ተገቢውን ምላሽ መስጠት እንዲችሉ አስፈላጊውን መረጃ ያቅርቡ።

3. በጥያቄው ዲፕሎማሲያዊ ይሁኑ፡- ተቀባዩ ማንኛውንም እርምጃ ከተወው ወይም ለሌላ ጊዜ ካስተላለፈ፣ እንዲወስዱት በመጠየቅ ዲፕሎማሲያዊ ይሁኑ። ጥያቄውን በትህትና እና በአክብሮት ለማቅረብ እንደ "እንዲህ ባደርግዎት ደስ ይለኛል..." ወይም "እንዲጨርሱ ከቻሉ በጣም አደንቃለሁ..." ያሉ ሀረጎችን ይጠቀሙ። አስፈላጊውን እርምጃ ለመፈጸም አግባብነት ያላቸውን ቀናት ወይም የግዜ ገደቦች መስጠትዎን ያስታውሱ።

በማስታወሻዎችዎ ውስጥ ወዳጃዊ እና ሙያዊ ቃና ለመጠቀም እነዚህን መመሪያዎች በመከተል ለተቀባዮችዎ አዎንታዊ እና አክብሮት የተሞላበት ምስል ማስተላለፍ ይችላሉ ። ሁል ጊዜ በመልእክትዎ ውስጥ ጨዋ እና ግልፅ መሆንዎን ያስታውሱ ፣ አስደሳች እና ዲፕሎማሲያዊ ሀረጎችን ይጠቀሙ። በደንብ በተጻፈ አስታዋሽ፣ ከተቀባዮችዎ ምላሽ ወይም እርምጃ የመቀበል እድልን ይጨምራሉ።

7. በኢሜል ውስጥ ግልጽ እና ቀጥተኛ መመሪያዎችን ያቅርቡ

የማስታወሻ ኢሜይል በምንጽፍበት ጊዜ፣ ለተቀባዮች ግልጽ እና ቀጥተኛ መመሪያዎችን መስጠት አስፈላጊ ነው። በዚህ መንገድ፣ ግራ መጋባትን እናስወግዳለን እና ጥያቄዎቻችን በብቃት መፈጸሙን እናረጋግጣለን። ይህንን ለማግኘት አንዳንድ ቁልፍ ምክሮችን ከግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው-

1. ቀላል እና አጭር ቋንቋ ተጠቀም፡- ለተቀባዩ ግራ የሚያጋቡ ቴክኒካዊ ቃላትን ወይም ቃላትን ከመጠቀም ይቆጠቡ። አጫጭር እና ቀላል ሀረጎችን በመጠቀም መመሪያዎችን በግልፅ እና በትክክል ያብራሩ። አስፈላጊ ከሆነ መረጃውን በበለጠ ምስላዊ እና ለመከተል ቀላል በሆነ መንገድ ለማደራጀት የነጥብ ነጥቦችን ወይም ዝርዝሮችን ይጠቀሙ።

2. በጣም አስፈላጊ የሆነውን መረጃ አድምቅ፡ ቁልፍ ቃላትን ወይም ቁልፍ ሀረጎችን በደማቅ ወይም ታዋቂ ቅርጸት በማድመቅ በጣም አስፈላጊ መመሪያዎችን አጽንኦት ይስጡ። በዚህ መንገድ፣ ተቀባዮችዎ አስፈላጊ መረጃን በፍጥነት ለይተው ማወቅ እና በዚህ መሰረት እርምጃ መውሰድ ይችላሉ። ⁢ ማድመቅን ከመጠን በላይ ከመጠቀም ተቆጠብ፣ ምክንያቱም ተቃራኒውን ውጤት ስለሚያመጣ እና መረዳትን አስቸጋሪ ያደርገዋል።

3. ምሳሌዎችን አቅርብ፡- እየሰጡ ያሉት መመሪያዎች ለመረዳት ውስብስብ ከሆኑ የተጠየቀውን ተግባር እንዴት እንደሚፈጽሙ በግልፅ የሚያሳዩ ምሳሌዎችን ማካተት ያስቡበት። ምሳሌዎቹ ማንኛውንም ግራ መጋባት ለማጥራት እና መመሪያዎችን ለመከተል ተግባራዊ መመሪያዎችን ሊሰጡ ይችላሉ ። ምሳሌዎቹን አጭር እና ለመከተል ቀላል ለማድረግ ያስታውሱ።

እነዚህን ምክሮች በመከተል፣ የእርስዎ መመሪያዎች ትክክለኛ እና ለመከተል ቀላል መሆናቸውን ታረጋግጣላችሁ፣ ይህም ተቀባዮች የላኳቸውን ተግባራት እና ጥያቄዎችን በቀላሉ እንዲፈጽሙ ያደርጋቸዋል። በግንኙነትዎ ውስጥ ግልፅ እና ቀጥተኛ መሆንዎን ያስታውሱ ፣ አሻሚዎችን በማስወገድ እና ተቀባዮችዎ እርምጃ እንዲወስዱ ሁሉንም አስፈላጊ መረጃዎችን ያቅርቡ። በብቃት.

8.⁤ ለማንኛውም ጥያቄዎች ወይም መጠይቆች ተጨማሪ የእውቂያ መረጃን ያካትቱ

ሁልጊዜ ማቅረብ አስፈላጊ ነው ተጨማሪ የእውቂያ ዝርዝሮች ተቀባዮች ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ ወይም ማንኛውንም ስጋቶች እንዲፈቱ በማስታወሻ ኢሜል መጨረሻ ላይ። ይህ ከእርስዎ ጋር በቀጥታ የመግባባት ችሎታ ይሰጣቸዋል፣ ይህም የክትትል ሂደቱን ቀላል ያደርገዋል። ሊገናኙበት የሚችሉበት የኢሜል አድራሻ እና ስልክ ቁጥር ማካተትዎን ያረጋግጡ። እንዲሁም ተቀባዮች መቼ ምላሽ የማግኘት እድላቸው ከፍተኛ እንደሆነ እንዲያውቁ ስለ እርስዎ ስላሎት ሰአታት መረጃ ማከል ሊያስቡበት ይችላሉ።

ዩነ ጥሩ ልምምድ ማቅረብ ነው። ቀጥታ አገናኝ ያውቅ ነበር። ድር ጣቢያ ወይም ተቀባዮች ተጨማሪ መረጃ የሚያገኙበት ወይም የተወሰኑ እርምጃዎችን የሚወስዱበት መድረክ። ይህ በተለይ የማስታወሻ ኢሜልዎ ለመመዝገብ ወይም ተጨማሪ ዝርዝሮችን የሚያገኙበት ክስተት ወይም ስብሰባ ከሆነ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል። ቀጥተኛ ማገናኛ በቀላሉ ማሰስ እንዲችሉ ያደርግላቸዋል እና አስፈላጊ መረጃዎችን በእጅ መፈለግ ሳያስፈልጋቸው በፍጥነት እንዲያገኙ ያስችላቸዋል.

መሆኑን አስታውስ ግልጽነት እና አጭርነት ተጨማሪ የእውቂያ መረጃ ሲያካትቱ ቁልፍ ናቸው። ተቀባዮች እርስዎን እንዴት ማግኘት እንደሚችሉ እና ካደረጉ ምን እንደሚጠብቁ በፍጥነት ለይተው ማወቅ መቻላቸው አስፈላጊ ነው። እነዚህ ዝርዝሮች በኢሜል ውስጥ ጎልተው መውጣታቸውን ለማረጋገጥ እባክዎ ደፋር ወይም ትልቅ ቅርጸ-ቁምፊ ይጠቀሙ። እንዲሁም መረጃን በእይታ ለመለየት እና የበለጠ ሊነበብ የሚችል ለማድረግ ጥይቶችን ወይም አዶዎችን መጠቀም ሊያስቡበት ይችላሉ።

9. የሚፈለገውን ምላሽ ወይም ተግባር አስፈላጊነት ግለጽ

የግንኙነት ዓላማዎች መሟላታቸውን ለማረጋገጥ በአስታዋሽ ኢሜል ውስጥ የሚፈለገው ምላሽ ወይም እርምጃ በጣም አስፈላጊ ነው። ከተቀባዩ የሚጠበቀውን በግልፅ እና በግልፅ ማጉላት አስፈላጊ ነው፣ ምላሽ፣ የተለየ ድርጊት ወይም ሌላ ማንኛውንም አይነት ክትትል። ይህ ውጤታማ ግንኙነት እንዲኖር እና አለመግባባቶችን ወይም መዘግየቶችን ለማስወገድ ያስችላል።

ለ , ቀጥተኛ እና ትክክለኛ ሀረጎችን መጠቀም ጥሩ ነው, ለምሳሌ, መጠቀም ይችላሉ "ከተጠቀሰው የጊዜ ገደብ በፊት ለዚህ ኢሜይል ምላሽ መስጠት አስፈላጊ ነው" o "የተጠየቀውን እርምጃ በተቻለ ፍጥነት እንዲወስዱ በአክብሮት እንጠይቃለን".⁢ እነዚህ ሀረጎች የምላሹን ወይም እርምጃውን አጣዳፊነት እና ተገቢነት ያጎላሉ፣⁤ ተቀባዩ አስፈላጊውን እርምጃ እንዲወስድ የሚያበረታታ ነው።

በተጨማሪም, አስፈላጊውን ምላሽ ወይም እርምጃ እንዴት እንደሚፈጽም ግልጽ እና ዝርዝር መመሪያዎችን መስጠት ተገቢ ነው. የሚከተሏቸው የተወሰኑ እርምጃዎች ካሉ፣ HTML መለያዎችን በመጠቀም ቁጥራቸው በሌለው ዝርዝር ውስጥ ሊዘረዘሩ ይችላሉ። ለምሳሌ:

• ለዚህ ኢሜይል በአስተያየቶችዎ እና በአስተያየቶችዎ ምላሽ ይስጡ።
• የተጠየቁትን ሰነዶች ⁢ ውስጥ ያያይዙ የፒዲኤፍ ቅርፀት.
• የቀረበውን ሊንክ በመጫን መከታተልዎን ያረጋግጡ።

እነዚህ ልዩ መመሪያዎች ተቀባዩ የሚፈለገውን ተግባር እንዲፈጽም ቀላል ያደርገዋል፣ ግራ መጋባትን በማስወገድ እና ስህተቶችን የመፍጠር እድልን ይቀንሳል።

10. በኢሜል መዝጊያ ጊዜ ጨዋ እና አመስጋኝ ይሁኑ

የማስታወሻ ኢሜል ለመጻፍ ሲመጣ፣ ከመጀመሪያው እስከ መጨረሻው ጨዋነት የተሞላበት እና የአመስጋኝ ቃና መያዝ አስፈላጊ ነው። ኢሜል የጽሁፍ ግንኙነት አይነት መሆኑን ሁል ጊዜ ማስታወስ አለብን፣ ስለዚህ በተሳሳተ መንገድ መተርጎም ወይም አውድ ማጣት ቀላል ነው። ግራ መጋባትን ለማስወገድ ኢሜይሉን ሲዘጉ ግልጽ፣ ጨዋ መሆን እና ምስጋናን መግለጽ አስፈላጊ ነው።

1. በቅድሚያ ምስጋናን ይግለጹ

የማስታወሻውን ምክንያት ከመግለጽዎ በፊት, ለተሰጠው ትኩረት እና ለማንኛውም ጥረት ምስጋናዎችን መግለፅ አስፈላጊ ነው. ሌላ ሰው. ይህም የትብብር እና የመከባበር ድባብ ለመፍጠር ይረዳል። ለምሳሌ፡- “በመጀመሪያ የቀድሞ መልእክቴን ለማንበብ ጊዜ ስለወሰድክ እና ጥያቄዬን ስላገናዘብክ አመሰግናለሁ” በማለት ኢሜይሉን መጀመር እንችላለን። በዚህ መንገድ, አዎንታዊ እና አመስጋኝ አመለካከት እናሳያለን. ከመጀመሪያው.

2. ጨዋነት ያለው ቃና ይያዙ

በማስታወሻው ወቅት፣ ጨዋነት የተሞላበት እና አክብሮት የተሞላበት ቃና መያዝ በጣም አስፈላጊ ነው። ጠበኛ የሆኑ ሀረጎችን ወይም ሀረጎችን ከመጠቀም እንቆጠባለን። ይልቁንም ጨዋ እና አሳቢ ቋንቋን መጠቀም አለብን። ለምሳሌ፣ "አሁንም ምላሽህን እየጠበቅን መሆናችንን በትህትና ለማስታወስ ይህን ኢሜል ልልክልህ" ልንል እንችላለን። እንዲሁም አጸያፊ ወይም ግጭት ሊመስሉ የሚችሉ ቃላትን ወይም ሀረጎችን ከመጠቀም መቆጠብ እና በምትኩ የበለጠ ገለልተኛ እና ተጨባጭ አቀራረብን መጠቀም አስፈላጊ ነው።

3. በትህትና ጨርስ

ኢሜይሉን በሚዘጉበት ጊዜ ጨዋነትን እና አመስጋኝነትን መጠበቅ አስፈላጊ ነው። እንደ "በዚህ ጉዳይ ላይ ስላሳዩት ትኩረት እና ግምት በድጋሚ አመሰግናለሁ" ወይም "ለሰጡኝ ፈጣን ምላሽ ወይም እርምጃ አስቀድሜ አመሰግናለሁ" የሚሉትን ሀረጎች መጠቀም እንችላለን። እንዲሁም ሌላ ሰው ሊኖረው ለሚችለው ማንኛውም ተጨማሪ ጥያቄዎች ወይም ስጋቶች መገኘታችንን ደግመን ልንሰጥ እንችላለን። እንደ “ከሠላምታ” ወይም “ከሠላምታ ጋር” ያሉ ተገቢውን የመጨረሻ ሰላምታ መጠቀም ሁልጊዜ ያስታውሱ።

በማስታወሻ ኢሜይሎቻችን ውስጥ የአክብሮት እና የአመስጋኝነትን ኃይል አቅልለን ማየት የለብንም። እነዚህ አመለካከቶች ጥሩ ሙያዊ ግንኙነትን ለመጠበቅ እና ጥያቄዎቻችንን በብቃት ለመከታተል አስተዋፅኦ ያደርጋሉ። ስለዚህ ሁል ጊዜ በትህትና እና በአመስጋኝነት መሆናችንን እናስታውስ በእያንዳንዱ የኢሜል መዝጊያ ጊዜ ይህ በፅሁፍ ግንኙነት ውስጥ ያለንን ስነምግባር ስለሚያንፀባርቅ።