በቃላት ሰነድ ውስጥ የይለፍ ቃል እንዴት እንደሚቀመጥ

የሰነድ ደህንነት አስፈላጊ በሆነበት በዲጂታል አለም ውስጥ ሚስጥራዊ መረጃችንን እንዴት መጠበቅ እንዳለብን መማር በጣም አስፈላጊ ነው። ይህንን ለማግኘት በጣም ውጤታማ ከሆኑ መንገዶች አንዱ የይለፍ ቃሎችን በፋይሎቻችን ውስጥ በመተግበር ነው, እና በ Word ሰነዶች ውስጥ, ይህ የተለየ አይደለም. በዚህ ጽሑፍ ውስጥ, በ Word ሰነድ ላይ የይለፍ ቃል እንዴት ማስቀመጥ እንደሚቻል ዝርዝር ሂደትን እንመረምራለን, ለአንባቢዎቻችን ይዘታቸውን በአግባቡ ለመጠበቅ አስፈላጊ መሳሪያዎችን ለማቅረብ. የፋይሎችዎን ግላዊነት ለማረጋገጥ እና ስልጣን ያላቸው ሰዎች ብቻ ሊደርሱባቸው እንደሚችሉ ለማረጋገጥ ከፈለጉ፣ ይህን ቴክኒካዊ መመሪያ እንዳያመልጥዎት!

1. በ Word ውስጥ የሰነድ ደህንነት መግቢያ

ሚስጥራዊ መረጃን ለመጠበቅ እና ያልተፈቀደ መዳረሻን ለመከላከል በ Word ውስጥ ያለው የሰነድ ደህንነት አስፈላጊ ነው። ከዚህ አንጻር የፋይሎቻችንን ታማኝነት ለማረጋገጥ አፕሊኬሽኑ የሚያቀርባቸውን የተለያዩ መሳሪያዎችን እና የደህንነት አማራጮችን ማወቅ አስፈላጊ ነው።

በመጀመሪያ ደረጃ, ሶስተኛ ወገኖች ሰነዶቻችንን እንዳያገኙ ለመከላከል ጠንካራ እና ውስብስብ የይለፍ ቃላትን መጠቀም ጥሩ ነው. በተጨማሪም ዎርድ የአርትዖት ገደቦችን የመተግበር አማራጭ ይሰጣል፣ ይህም የፋይሎቻችንን ይዘት ማን ማሻሻል ወይም መገምገም እንደሚችል እንድንቆጣጠር ያስችለናል።

ሌላው ጠቃሚ መሳሪያ ፋይሎቻችንን በልዩ ቁልፍ እንድንጠብቅ የሚያስችለን የሰነድ ምስጠራ ነው። በዚህ መንገድ ሰነዱን መክፈት እና ማየት የሚችሉት የይለፍ ቃል ያላቸው ሰዎች ብቻ ናቸው። በተጨማሪም ዎርድ የፋይሉን ትክክለኛነት ለማረጋገጥ ዲጂታል ፊርማ የመጨመር አማራጭን ይሰጣል።

2. በ Word ሰነድ ውስጥ የይለፍ ቃል ለማዘጋጀት ደረጃዎች

በ Word ሰነድ ላይ የይለፍ ቃል ለማዘጋጀት እና ይዘቱን ለመጠበቅ የሚከተሉትን ቀላል ደረጃዎች ይከተሉ።

1 ደረጃ: በይለፍ ቃል ለመጠበቅ የሚፈልጉትን የ Word ሰነድ ይክፈቱ።

• 2 ደረጃ: በ ውስጥ “ፋይል” ትርን ጠቅ ያድርጉ የመሳሪያ አሞሌ የላቀ።
• 3 ደረጃ: ከተቆልቋይ ምናሌ ውስጥ "ሰነዱን ጠብቅ" የሚለውን አማራጭ ይምረጡ.
• 4 ደረጃ: "በይለፍ ቃል አመስጥር" ን ይምረጡ።
• 5 ደረጃ: በሚታየው የንግግር ሳጥን ውስጥ ጠንካራ የይለፍ ቃል ያስገቡ እና "እሺ" ን ጠቅ ያድርጉ። ደህንነትን ለማሻሻል የፊደላት፣ የቁጥሮች እና ምልክቶች ጥምረት መጠቀምን ያስታውሱ።

አሁን የWord ሰነድህ በይለፍ ቃል የተጠበቀ ነው። ይዘቱን ለመድረስ ተጠቃሚዎች ያዘጋጁትን የይለፍ ቃል ማስገባት አለባቸው። ይህንን የይለፍ ቃል ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ማስቀመጥዎን ያስታውሱ እና ላልተፈቀደላቸው ሰዎች አያጋሩ።

3. በ Word ውስጥ የደህንነት አማራጮችን ማዋቀር

የ Word ሰነዶችን ደህንነት ለማረጋገጥ የደህንነት አማራጮቹን በትክክል ማዋቀር አስፈላጊ ነው። እነዚህ አማራጮች ፋይልዎን ካልተፈቀዱ ማሻሻያዎች እንዲከላከሉ እና እንዲሁም ከተንኮል-አዘል ማክሮዎች አፈፃፀም ለመጠበቅ ያስችሉዎታል። በመቀጠል, እነዚህን አማራጮች እንዴት ማዋቀር እንደሚቻል እገልጻለሁ በብቃት.

1. ካልተፈቀዱ ለውጦች ጥበቃ፡-

ሰነድዎን ካልተፈለጉ ማሻሻያዎች ለመጠበቅ በ Word የመሳሪያ አሞሌ ውስጥ ወደ "ክለሳ" ትር መሄድ አለብዎት። ከዚያ “ሰነዱን ጠብቅ” ን ጠቅ ያድርጉ እና “አርትዖትን ይገድቡ” ን ይምረጡ። በመቀጠል “እንዲህ አይነት አርትዖት ብቻ ፍቀድ” የሚለውን አማራጭ ያረጋግጡ እና “ቅጹን ይሙሉ” የሚለውን ይምረጡ። ይህ ተጠቃሚዎች እንደ ቅፆች የተሰየሙትን መስኮች ብቻ እንዲቀይሩ ያስችላቸዋል እና የተቀረውን ይዘት እንዳይቀይሩ ያግዳቸዋል።

2. ከተንኮል አዘል ማክሮዎች ጥበቃ;

ማክሮዎች በ Word ውስጥ የደህንነት ስጋት ምንጭ ሊሆኑ ይችላሉ. ከተንኮል አዘል ማክሮዎች ለመከላከል ወደ “ፋይል” ትር ይሂዱ እና “አማራጮች” ን ይምረጡ። ከዚያ “የእምነት ማእከል” ላይ ጠቅ ያድርጉ እና “የታማኝነት ማእከል ቅንብሮች” ን ይምረጡ። በአዲሱ መስኮት "ማክሮ ቅንብሮች" ን ይምረጡ እና "ሁሉንም ማክሮዎች ያለማሳወቂያ ያሰናክሉ" የሚለውን አማራጭ ይምረጡ. ይህ ማክሮዎች ያለፈቃድዎ በራስ-ሰር እንዳይሰሩ ይከላከላል እና የደህንነት ስጋቶችን ይቀንሳል።

3. የይለፍ ቃላት እና የሰነድ ምስጠራ፡-

በሰነድዎ ላይ ተጨማሪ የደህንነት ሽፋን ማከል ከፈለጉ የይለፍ ቃሎችን ማዘጋጀት እና ምስጠራን መጠቀም ይችላሉ። ይህንን ለማድረግ ወደ "ፋይል" ትር ይሂዱ, "ሰነዱን ይጠብቁ" የሚለውን ይምረጡ እና "በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት" የሚለውን አማራጭ ይምረጡ. በመቀጠል ጠንካራ የይለፍ ቃል ያስገቡ እና ሰነዱን ያስቀምጡ. እንዲሁም የፋይሉን አጠቃላይ ይዘት ለመጠበቅ የOffice ምስጠራን መጠቀም ይችላሉ። ይህንን ለማድረግ በ "ፋይል" ትር ውስጥ "መረጃ" ን ይምረጡ, "ሰነዱን ይጠብቁ" የሚለውን ይምረጡ እና "በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት" የሚለውን ይምረጡ. የይለፍ ቃሉን ያስገቡ እና የ Office ምስጠራን በመጠቀም ፋይሉን ለማመስጠር ደረጃዎቹን ይከተሉ።

4. በ Word ውስጥ የሚደገፉ የይለፍ ቃሎች ዓይነቶች

En Microsoft Wordሰነዶችን ለመጠበቅ የሚያገለግሉ የተለያዩ አይነት የይለፍ ቃሎች አሉ። ከታች ያሉት፡-

1. የይለፍ ቃል ክፈት፡ ይህ የይለፍ ቃል የሰነዱን መዳረሻ ለመጠበቅ ያገለግላል። ክፍት የይለፍ ቃል ሲዘጋጅ ተጠቃሚው ፋይሉን ለመክፈት በሞከሩ ቁጥር እንዲያስገባ ይጠየቃል። ከፍተኛ እና ትንሽ ፊደላትን, ቁጥሮችን እና ልዩ ቁምፊዎችን የሚያጣምር ጠንካራ የይለፍ ቃል መምረጥ አስፈላጊ ነው.

2. የማሻሻያ የይለፍ ቃል፡ የሰነዱን መዳረሻ ከመጠበቅ በተጨማሪ የማሻሻያ የይለፍ ቃል ማዘጋጀትም ይቻላል። ይህ የይለፍ ቃል ሌሎች ተጠቃሚዎች በፋይሉ ይዘት ላይ ለውጥ እንዳያደርጉ ለመከላከል ጥቅም ላይ ይውላል። ይህን የይለፍ ቃል በማስገባት ሰነዱ በተነባቢ-ብቻ ሁነታ ሊከፈት ይችላል።

3. የይለፍ ቃል ይፃፉ፡ በሰነዱ ላይ ሊደረጉ የሚችሉትን መዳረሻ እና ድርጊቶች የበለጠ ለመገደብ ከፈለጉ የመፃፍ የይለፍ ቃል ማዘጋጀት ይችላሉ። ይህ የይለፍ ቃል ሰነዱ በተነባቢ-ብቻ ሁነታ እንዲከፈት ያስችለዋል፣ እና እንዲሁም በፋይል ቅርፀቱ ላይ ለውጦች እንዳይደረጉ፣ እንደ ገፆች መሰረዝ ወይም ማስገባት፣ ወይም ቅጦችን እና ቅርጸቶችን መቀየርን ይከላከላል።

የይለፍ ቃሎች ጠንካራ እና ለመገመት አስቸጋሪ መሆን እንዳለባቸው ግምት ውስጥ ማስገባት አስፈላጊ ነው. እንደ ስሞች፣ የልደት ቀናት ወይም የስልክ ቁጥሮች ያሉ ግልጽ የግል መረጃዎችን ከመጠቀም መቆጠብ ይመከራል። በተጨማሪም የይለፍ ቃላትን በየጊዜው መለወጥ እና ለማንም ላለማጋራት ይመከራል. እነዚህን መመሪያዎች በመከተል በማይክሮሶፍት ዎርድ ውስጥ ያሉ የሰነዶች ደህንነት ሊረጋገጥ ይችላል።

5. የይለፍ ቃል ሲያዘጋጁ የደህንነት ግምት

የይለፍ ቃል ለማቀናበር ሲመጣ ለመጠበቅ አንዳንድ የደህንነት ጉዳዮችን ግምት ውስጥ ማስገባት በጣም አስፈላጊ ነው። የእርስዎ ውሂብ። የግል መረጃ እና ሊከሰቱ የሚችሉ የሳይበር ጥቃቶችን ያስወግዱ. ጠንካራ የይለፍ ቃል ለመፍጠር ሊወስዷቸው የሚችሏቸው አንዳንድ እርምጃዎች እዚህ አሉ።

የይለፍ ቃል ርዝመት፡- የይለፍ ቃልዎ ቢያንስ 8 ቁምፊዎች ርዝመት እንዳለው ያረጋግጡ። የይለፍ ቃሉ በረዘመ ቁጥር ጠላፊዎች እሱን ለመስበር በጣም ከባድ ይሆናል። አቢይ ሆሄያት እና ትንንሽ ሆሄያት፣ ቁጥሮች እና ልዩ ቁምፊዎችን ጥምር እንድትጠቀም ይመከራል።

የግል መረጃን ያስወግዱ፡ እንደ ስም ወይም የልደት ቀን ያሉ የግል መረጃዎችን እንደ የይለፍ ቃልዎ አካል አይጠቀሙ። ጠላፊዎች ብዙ ጊዜ ከእርስዎ ጋር የተያያዙ መረጃዎችን ለመገመት ይሞክራሉ, ስለዚህ በይለፍ ቃልዎ ውስጥ የግል ዝርዝሮችን ከመጠቀም መቆጠብ ጥሩ ነው.

የይለፍ ቃልዎን በመደበኛነት ይለውጡ፡- በመስመር ላይ ደህንነትዎን ለመጠበቅ የይለፍ ቃልዎን ከጊዜ ወደ ጊዜ መለወጥ አስፈላጊ ነው። የይለፍ ቃልዎን ቢያንስ በየ 3 ወሩ መቀየር ይመከራል። እንዲሁም የቆዩ የይለፍ ቃሎችን እንደገና ከመጠቀም ወይም ለተለያዩ መለያዎች ተመሳሳይ የይለፍ ቃል ከመጠቀም ተቆጠቡ።

6. ለ Word ሰነድ ጠንካራ የይለፍ ቃል እንዴት ማዘጋጀት እንደሚቻል

1. ርዝመትየይለፍ ቃል ርዝማኔ ለጥንካሬው ቁልፍ ነገር ነው። የይለፍ ቃሉ ቢያንስ 8 ቁምፊዎች እንዲሆን ይመከራል ፣ ምንም እንኳን በጥሩ ሁኔታ ቢያንስ 12 ቁምፊዎች የይለፍ ቃል ሊኖርዎት ይገባል ። የይለፍ ቃሉ በረዘመ ቁጥር ለመገመት ወይም ለመሰነጣጠቅ አስቸጋሪ ይሆናል።

2. የቁምፊ ጥምረት፦ አቢይ ሆሄያት፣ ትንሽ ሆሄያት፣ ቁጥሮች እና ልዩ ምልክቶችን ያካተቱ የቁምፊዎች ጥምረት መጠቀም አስፈላጊ ነው። ይህ የይለፍ ቃሉን ውስብስብነት ይጨምራል እና ለመስበር የበለጠ አስቸጋሪ ያደርገዋል። ለምሳሌ፣ እንደ "P@ssw0rd!" ያሉ ፊደሎችን፣ ቁጥሮችን እና ምልክቶችን ጥምር መጠቀም ትችላለህ።

3. የግል መረጃን ያስወግዱ፦ በይለፍ ቃል ውስጥ ያሉ የግል መረጃዎችን እንደ ስም፣ የልደት ቀን ወይም ስልክ ቁጥሮች ከመጠቀም መቆጠብ አስፈላጊ ነው። አጥቂዎች ይህን መረጃ በቀላሉ ማግኘት እና የይለፍ ቃሉን ለመስበር ሊጠቀሙበት ይችላሉ። በተጨማሪም፣ እንደ "123456" ወይም "qwerty" ያሉ የተለመዱ ቃላትን ወይም የቁልፍ ሰሌዳ ቅደም ተከተሎችን ከመጠቀም መቆጠብ አስፈላጊ ነው።

7. በ Word ውስጥ ሰነዶችን በማመስጠር ተጨማሪ ጥበቃ

ማይክሮሶፍት ዎርድን በሚጠቀሙበት ጊዜ ሰነዶች የያዙትን ሚስጥራዊ መረጃ ለመጠበቅ በተጨማሪ ሊመሰጠሩ ይችላሉ። ይህ ተጨማሪ የደህንነት ሽፋን ይጨምራል፣ ይህም ስልጣን ያላቸው ሰዎች ብቻ ይዘትዎን መድረስ እንደሚችሉ ያረጋግጣል። ከዚህ በታች ዝርዝር አሰራር ነው ደረጃ በደረጃ በ Word ውስጥ የሰነድ ምስጠራን እንዴት እንደሚተገበሩ.

1 ደረጃ: ማመስጠር የሚፈልጉትን የWord ሰነድ ይክፈቱ። ወደ "ፋይል" ምናሌ ይሂዱ እና ከሚገኙት አማራጮች ውስጥ "ሰነዱን ይጠብቁ" የሚለውን ይምረጡ. ከዚያ “በይለፍ ቃል አመስጥር” የሚለውን አማራጭ ይምረጡ።

• ጠቃሚ ምክር: ጠንካራ እና ለማስታወስ ቀላል የሆነ የይለፍ ቃል መምረጥዎን ያረጋግጡ። አቢይ ሆሄያት፣ ትንንሽ ሆሄያት፣ ቁጥሮች እና ልዩ ቁምፊዎች ጥምር መያዝ አለበት።

2 ደረጃ: የይለፍ ቃሉን ለማስገባት ብቅ ባይ መስኮት ይመጣል። የይለፍ ቃሉን አስገባ እና "እሺ" ን ጠቅ አድርግ. ሰነዱን በኋላ ለመክፈት ስለሚያስፈልግዎ የይለፍ ቃልዎን ደህንነቱ በተጠበቀ ቦታ ላይ መጻፍዎን ያረጋግጡ።

3 ደረጃ: የይለፍ ቃልዎን አንዴ ካረጋገጡ በኋላ ምስጠራ በሰነዱ ላይ ይተገበራል እና የይለፍ ቃልዎን ለማረጋገጥ እንደገና እንዲያስገቡ ይጠየቃሉ። ከዚያ የምስጠራ ሂደቱን ለማጠናቀቅ “እሺ” ን ጠቅ ያድርጉ። የዎርድ ሰነድዎ አሁን በይለፍ ቃል የተጠበቀ ይሆናል፣ ይህም ካልተፈቀደለት መዳረሻ ተጨማሪ ጥበቃን ያረጋግጣል።

8. በ Word ሰነድ ውስጥ የይለፍ ቃል እንዴት መቀየር ወይም መሰረዝ እንደሚቻል

በ Word ሰነድ ውስጥ የይለፍ ቃል መቀየር ወይም መሰረዝ ከፈለጉ, እዚህ በፍጥነት እና በቀላሉ እንዴት እንደሚያደርጉት እናብራራለን. እነዚህን ደረጃዎች ይከተሉ:

1. ለመለወጥ ወይም ለመሰረዝ የሚፈልጉትን የይለፍ ቃል የያዘውን የ Word ሰነድ ይክፈቱ።

2. በማያ ገጹ በላይኛው ግራ በኩል ወደ "ፋይል" ትር ይሂዱ.

3. "ሰነድ ጠብቅ" የሚለውን ጠቅ ያድርጉ እና በመቀጠል "በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት ያድርጉ" የሚለውን ይምረጡ.

አንዴ "በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት" ከመረጡ በኋላ የአሁኑን የይለፍ ቃል መቀየር ወይም መሰረዝ የሚችሉበት ብቅ ባይ መስኮት ይከፈታል. ለመለወጥ ከፈለጉ በቀላሉ በተገቢው መስክ ላይ አዲሱን የይለፍ ቃል ያስገቡ እና "እሺ" ን ጠቅ ያድርጉ። የይለፍ ቃሉን ለማስወገድ መስኩን ባዶ ይተዉት እና "እሺ" ን ጠቅ ያድርጉ። እነዚህን ለውጦች ካደረጉ በኋላ ውጤታማ እንዲሆኑ ሰነዱን ማስቀመጥ አስፈላጊ መሆኑን ያስታውሱ.

በእነዚህ ቀላል እርምጃዎች በ Word ሰነድ ውስጥ ያለ ምንም ውስብስብ የይለፍ ቃል መለወጥ ወይም መሰረዝ ይችላሉ። በሰነዶችዎ ውስጥ ሊሆኑ የሚችሉ ሚስጥራዊ መረጃዎችን ለመጠበቅ የይለፍ ቃሎችዎን ደህንነቱ የተጠበቀ እና ወቅታዊ ማድረግዎን ያስታውሱ።

9. የ Word ሰነዶችን ደህንነት ለመጠበቅ ምክሮች

የሚከተሉት ምክሮች የWord ሰነዶችዎን ደህንነት ለመጠበቅ ይረዳሉ።

1. ጠንካራ የይለፍ ቃላትን ተጠቀም፡- ለ Word ሰነዶችዎ ጠንካራ የይለፍ ቃል መመደብዎን ያረጋግጡ። ጠንካራ የይለፍ ቃል የከፍተኛ እና ትንሽ ፊደሎች፣ ቁጥሮች እና ልዩ ቁምፊዎች ጥምረት መያዝ አለበት። ለመገመት ቀላል የሆኑ ግልጽ የይለፍ ቃሎችን ወይም የግል መረጃዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ።

2. ሰነዶችዎን ያመስጥሩ፡ ምስጠራ ለ Word ሰነዶችዎ ተጨማሪ የደህንነት ሽፋን ይሰጣል። በ Word ውስጥ "ሰነዱን ጠብቅ" የሚለውን ባህሪ በመጠቀም ሰነድን ማመስጠር ይችላሉ, ይህም ሰነዱን ለመድረስ የይለፍ ቃል እንዲያዘጋጁ ያስችልዎታል. ይህ ያልተፈቀዱ ሰዎች ይዘቱን እንዳያነቡ ወይም እንዳይቀይሩት ያደርጋል።

3. በመደበኛነት ምትኬ ያስቀምጡ፦ የስርዓት ብልሽት ወይም አደጋ በሚደርስበት ጊዜ የውሂብ መጥፋትን ለማስወገድ የ Word ሰነዶችን ምትኬ ማስቀመጥ አስፈላጊ ነው. አገልግሎቶችን መጠቀም ይችላሉ። በደመና ውስጥ, እንዴት የ google Drive o Dropbox፣ የሰነዶችዎን ምትኬ ቅጂዎች ለማከማቸት ደህንነቱ በተጠበቀ መንገድ. እንዲሁም አንድ ቅጂ በውጫዊ ማከማቻ መሳሪያ ላይ ለማስቀመጥ ያስቡበት ለምሳሌ ሀ ሃርድ ድራይቭ o የዩኤስቢ ዱላ.

የWord ሰነዶችዎን ደህንነት ለመጠበቅ እና ሊከሰቱ ከሚችሉ ስጋቶች ወይም የውሂብ መጥፋት ለመጠበቅ እነዚህን ምክሮች መከተልዎን ያስታውሱ። ጠንካራ የይለፍ ቃላትን በመተግበር፣ ሰነዶችዎን በማመስጠር እና መደበኛ ምትኬዎችን በመውሰድ መረጃዎን ለመጠበቅ አስፈላጊ እርምጃዎችን ይወስዳሉ።

10. በ Word ውስጥ ሚስጥራዊ መረጃን የመጠበቅ አስፈላጊነት

በማይክሮሶፍት ዎርድ ሰነዶች ውስጥ ሚስጥራዊ መረጃን ለመጠበቅ ቅድሚያ መስጠት አስፈላጊ ነው ፣ ምክንያቱም በዚህ የመሳሪያ ስርዓት ላይ ባለው ጠቃሚ መረጃ መጠን። በቂ ጥበቃ ከሌለ ሰነዶች በተሳሳተ እጅ ውስጥ ሊወድቁ እና የመረጃውን ግላዊነት እና ደህንነት በእጅጉ ሊያበላሹ ይችላሉ። በ Word ውስጥ ሚስጥራዊነት ያለው መረጃን ለመጠበቅ አንዳንድ ምክሮች እና ምርጥ ልምዶች ከዚህ በታች አሉ።

1. የይለፍ ቃል ያዘጋጁ፡- ለመከላከል የተለመደ መንገድ በ Word ውስጥ ያለ ሰነድ የይለፍ ቃል መጠቀም ነው። ይህ የይለፍ ቃሉን የሚያውቁ ብቻ ይዘቱን መድረስ እንደሚችሉ ያረጋግጣል። የይለፍ ቃል ለማዘጋጀት በቀላሉ ወደ “ፋይል” ትር ይሂዱ ፣ ከዚያ “ሰነዱን ይጠብቁ” እና “በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት ያድርጉ” ን ይምረጡ። ከፍተኛ እና ትንሽ ፊደላትን, ቁጥሮችን እና ልዩ ቁምፊዎችን በማጣመር ጠንካራ የይለፍ ቃል መምረጥ አስፈላጊ ነው.

2. አርትዖቶችን ገድብ፡ በአብዛኛዎቹ ሁኔታዎች, ሌሎች ሰዎች የሰነዱን ይዘት እንዲመለከቱ መፍቀድ አስፈላጊ ሊሆን ይችላል, ነገር ግን በእሱ ላይ ለውጦችን ለማድረግ አይደለም. በ Word ውስጥ አርትዖቶችን ለመገደብ ወደ "ክለሳ" ትር ይሂዱ ከዚያም "ሰነዱን ይጠብቁ" እና "ማስተካከልን ይገድቡ" የሚለውን ይምረጡ. እዚህ፣ እንደ አስተያየቶችን ብቻ መፍቀድ ወይም በተወሰኑ ሰዎች ግምገማዎችን ብቻ መፍቀድ ያሉ የተለያዩ ፈቃዶችን ማቀናበር ይችላሉ።

3. የውሃ ምልክቶችን እና ማህተሞችን ይጠቀሙ፡- የሰነዱን ምስጢራዊነት ለመጠበቅ ውጤታማ መንገድ የውሃ ምልክት ወይም ሚስጥራዊ ማህተም ማከል ነው። እነዚህ የግራፊክ አካላት ያልተፈቀደ ስርጭትን ለመከላከል ይረዳሉ እና አንባቢዎች የይዘቱን ሚስጥራዊነት ያስጠነቅቃሉ። በ Word ውስጥ የውሃ ምልክት ወይም ማህተም ለማስገባት ወደ “ገጽ አቀማመጥ” ትር ይሂዱ እና “Watermark” ወይም “Stamp” ን ይምረጡ። አስቀድመው ከተገለጹት አማራጮች መካከል መምረጥ ወይም ጽሑፉን እንደ ፍላጎቶችዎ ማበጀት ይችላሉ።

11. በ Word ውስጥ የይለፍ ቃል ሲያዘጋጁ የተለመዱ ስህተቶችን እንዴት ማስወገድ እንደሚቻል

በ Word ውስጥ የይለፍ ቃል ማቀናበርን በተመለከተ የሰነዶችዎን ደህንነት ሊጎዱ የሚችሉ የተለመዱ ስህተቶችን ላለመፍጠር ጥንቃቄዎችን ማድረግ አስፈላጊ ነው. የይለፍ ቃልዎ በተቻለ መጠን ደህንነቱ የተጠበቀ መሆኑን ለማረጋገጥ አንዳንድ ጠቃሚ ምክሮች እና ምርጥ ልምዶች እዚህ አሉ።

1. ሎንግቱድ የይለፍ ቃልዎ ቢያንስ ስምንት ቁምፊዎች ርዝመት እንዳለው ያረጋግጡ። ረዘም ያለ ጊዜ, ለመገመት አስቸጋሪ ይሆናል. የይለፍ ቃልዎን ውስብስብነት ለመጨመር ከፍተኛ እና ትንሽ ፊደሎችን፣ ቁጥሮችን እና ምልክቶችን ያካትቱ። ለምሳሌ፣ "password123" ከመጠቀም ይልቅ "P@ssw0rd123!" መጠቀም ያስቡበት።

2. የግል መረጃን ያስወግዱ፡ በይለፍ ቃልዎ ውስጥ እንደ ስምዎ፣ የትውልድ ቀንዎ ወይም የስልክ ቁጥሮችዎ ያሉ ግልጽ የግል መረጃዎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ። ይህ ውሂብ ለማግኘት ቀላል ነው እና የይለፍ ቃልዎን ሊያበላሽ ይችላል። ከእርስዎ ጋር ያልተዛመዱ የገጸ-ባህሪያትን የዘፈቀደ ጥምረት ይምረጡ።

3. በየጊዜው አዘምን፡ ቢያንስ በየሶስት ወሩ የቃል የይለፍ ቃልዎን በመደበኛነት ይለውጡ። ይህ የሆነ ሰው የይለፍ ቃልዎን በጊዜ ሂደት ሊገምት ወይም ሊሰብረው የሚችልበትን እድል ይቀንሳል። እንዲሁም ለተለያዩ መለያዎች ወይም መተግበሪያዎች አንድ አይነት የይለፍ ቃል አይጠቀሙ፣ አንድ የይለፍ ቃል ከተጣሰ ሁሉም መለያዎችዎ ለአደጋ ይጋለጣሉ።

12. በ Word ውስጥ ከሌሎች ሰዎች ጋር የተጠበቁ ሰነዶችን እንዴት ማጋራት እንደሚቻል

በ Word ውስጥ የተጠበቁ ሰነዶችን ለሌሎች ማጋራት ከፈለጉ የይዘትዎን ግላዊነት እና ታማኝነት ለማረጋገጥ ሊጠቀሙባቸው የሚችሏቸው አንዳንድ አማራጮች አሉ። የተጠበቁ ሰነዶችን ለማጋራት የደረጃ በደረጃ ሂደት ይኸውና። ውጤታማ በሆነ መንገድ.

1. ሰነዱን በይለፍ ቃል ቆልፍ፡-
በመጀመሪያ የዎርድ ሰነድዎን በይለፍ ቃል መጠበቅ ያለብዎት ስልጣን ያላቸው ሰዎች ብቻ መሆናቸውን ለማረጋገጥ ነው። ወደ “ፋይል” ትር ይሂዱ እና “ሰነዱን ይጠብቁ” ን ይምረጡ። እዚያ “በይለፍ ቃል ኢንክሪፕት” ን ይምረጡ እና ጠንካራ የይለፍ ቃል ያዘጋጁ። ለውጦቹን ተግባራዊ ለማድረግ ሰነዱን ያስቀምጡ.

2. ሰነዱን አጋራ አስተማማኝ መንገድ:
አንዴ ሰነድዎን በይለፍ ቃል ከጠበቁት ደህንነቱ በተጠበቀ መልኩ ማጋራት አስፈላጊ ነው። መጠቀም ትችላለህ የደመና ማከማቻ አገልግሎቶች ፋይሉን ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ ለማጋራት እንደ Dropbox ወይም Google Drive። የይለፍ ቃሉን ለተፈቀደላቸው ሰዎች ደህንነቱ በተጠበቀ ሁኔታ እና ከሰነዱ ተለይተው መላክዎን ያረጋግጡ።

3. ሰነዱን እንዴት እንደሚከፍቱ ተቀባዮች ማሳወቅ፡-
ሰነዱን እንዴት እንደሚከፍቱ ለሚጋሯቸው ሰዎች ግልጽ መመሪያዎችን መስጠትዎን ያረጋግጡ። ፋይሉን ለመክፈት በሚሞክሩበት ጊዜ በቀደመው ደረጃ ያዘጋጁትን የይለፍ ቃል እንዲያስገቡ እዘዛቸው። እንዲሁም የይለፍ ቃልዎን ለሌሎች አለማጋራት እና ደህንነቱን መጠበቅ አስፈላጊ መሆኑን አጽንኦት መስጠቱን ያስታውሱ።

13. በ Word ሰነዶች ውስጥ የይለፍ ቃል ችግሮችን መላ መፈለግ

በ Word ሰነዶች ውስጥ ካሉ የይለፍ ቃሎች ጋር የተያያዙ ችግሮች ካጋጠሙዎት, እነሱን ለመፍታት ብዙ መፍትሄዎችን መሞከር ይችላሉ. ከዚህ በታች ሊከተሏቸው የሚችሏቸው እርምጃዎች ናቸው-

1. ትክክለኛውን የይለፍ ቃል እያስገቡ መሆንዎን ያረጋግጡ። ለጉዳዩ ትኩረት በመስጠት የይለፍ ቃሉን እንዳዘጋጁ በትክክል መተየብዎን ያረጋግጡ። ምንም አይነት ችግር አለመኖሩን ለማረጋገጥ እንደ ማስታወሻ ደብተር ባሉ በተለየ የጽሁፍ መስክ ውስጥ ለማስገባት መሞከርም ይችላሉ። በቁልፍ ሰሌዳ.

2. የ Word ሰነድ የይለፍ ቃሉን ከረሱ እና ይዘቱን መድረስ ካልቻሉ የይለፍ ቃል መልሶ ማግኛ መሳሪያዎችን በመጠቀም መሞከር ይችላሉ. የጠፉ የይለፍ ቃላትን መልሰው ለማግኘት የሚረዱዎት በርካታ የመስመር ላይ ፕሮግራሞች እና አገልግሎቶች አሉ። ያስታውሱ እነዚህን መሳሪያዎች እርስዎ በያዙት ሰነዶች ወይም በባለቤቱ ፈቃድ ብቻ መጠቀም አለብዎት።

14. የ Word ሰነዶችን ለመጠበቅ የላቀ የደህንነት ምክሮች

በዲጂታል አለም ውስጥ፣ የያዙትን መረጃ ሚስጥራዊ እና ደህንነት ለመጠበቅ የ Word ሰነዶችን መጠበቅ አስፈላጊ ነው። የሰነዶችዎን ደህንነት ለመጠበቅ እና ሊከሰቱ ከሚችሉ ስጋቶች እንዲጠበቁ የሚያግዙ አንዳንድ የላቁ ምክሮችን ከዚህ በታች እናቀርብልዎታለን።

1. ጠንካራ የይለፍ ቃላትን ተጠቀም፡- የ Word ሰነዶችን ለመጠበቅ ውጤታማ መንገድ ጠንካራ የይለፍ ቃላትን በመመደብ ነው። የከፍተኛ እና ትንሽ ፊደሎች፣ ቁጥሮች እና ልዩ ቁምፊዎች ድብልቅ ማካተትዎን ያረጋግጡ። እንደ የልደት ቀንዎ ወይም የቤት እንስሳዎ ስም ያሉ ግልጽ ወይም በቀላሉ ሊገመቱ የሚችሉ የይለፍ ቃሎችን ከመጠቀም ይቆጠቡ።

2. ሰነዶችዎን ያመስጥሩ፡ ሌላው ሊወስዱት የሚችሉት የደህንነት እርምጃ የዎርድ ሰነዶችን ማመስጠር ነው። ይህ ማለት ስልጣን ያላቸው ሰዎች ብቻ እንዲደርሱበት ኢንክሪፕት ማድረግ ማለት ነው። Word የላቀ የኢንክሪፕሽን ስልተ ቀመሮችን በመጠቀም ሰነዶችን የማመስጠር አማራጭ ይሰጣል። ሰነዶችህን በማመስጠር፣ አንድ ሰው እነሱን ማግኘት ቢያገኝም የምስጠራ ቁልፉ ሳይኖር ይዘታቸውን ማንበብ እንደማይችል ታረጋግጣለህ።

በአጭሩ፣ በ Word ሰነድ ላይ የይለፍ ቃል ማዘጋጀቱ በእነዚህ የፋይል አይነቶች ውስጥ የተከማቸውን ሚስጥራዊነት ያለው መረጃ ደህንነት እና ግላዊነት ለማረጋገጥ ወሳኝ እርምጃ ነው። ከላይ የተዘረዘሩትን እርምጃዎች በመከተል ጠንካራ የይለፍ ቃል በቀላሉ መተግበር እና ይዘትዎን ካልተፈቀደለት መዳረሻ መጠበቅ ይችላሉ። ጠንካራ እና ሊቆይ የሚችል ጥምረት መምረጥዎን ያስታውሱ እና የይለፍ ቃልዎን ለማያምኑ ሰዎች ከማጋራት ይቆጠቡ። በተጨማሪም፣ ከቅርብ ጊዜዎቹ ባህሪያት እና የደህንነት ማሻሻያዎች ተጠቃሚ ለመሆን የእርስዎን የማይክሮሶፍት ኦፊስ ሶፍትዌር ማዘመን ያቆዩት። በእነዚህ ጥንቃቄዎች፣ ፋይሎችዎ የተጠበቁ እና ደህንነታቸው የተጠበቀ መሆኑን በማወቅ ዎርድን በልበ ሙሉነት እና የአእምሮ ሰላም መጠቀም ይችላሉ። በዚህ ርዕስ ላይ ለበለጠ መረጃ እና ተጨማሪ ምክሮች, Microsoft Help ን ያነጋግሩ ወይም ኦፊሴላዊ ድር ጣቢያቸውን ይጎብኙ. ከአሁን በኋላ አይጠብቁ እና ሚስጥራዊ መረጃዎን በ Word ሰነዶችዎ ላይ ባለው ጠንካራ የይለፍ ቃል ይጠብቁ!