የእኔን የ Microsoft 365 ምዝገባ በማከማቻዬ ከሰርዝ ምን ይሆናል? ሙሉ ማብራሪያ እና የጊዜ ገደብ

የእኔን የ Microsoft 365 ምዝገባ በማከማቻዬ ከሰርዝ ምን ይሆናል? እያሰቡ ነው የማይክሮሶፍት 365 ምዝገባን ሰርዝ እና ስለ ፋይሎችህ፣ ማከማቻህ እና የውሂብህ መዳረሻ ትጨነቃለህ? በደመና ውስጥ ይበልጥ አስፈላጊ የሆኑ ሰነዶችን እና ትውስታዎችን እያስተዳደርን ስንሄድ ብዙ ሰዎች ይህንን ህጋዊ ስጋት ይጋራሉ። የማይክሮሶፍት 365 አካውንት መሰረዝ ለ Word ወይም Excel ክፍያን ከማቆም የበለጠ ትርጉም ይኖረዋል። ከዚህ በስተጀርባ በዝርዝር ሊረዱት የሚገባቸው በርካታ ቴክኒካዊ እና የመዳረሻ እንድምታዎች አሉ።

በዚህ ጽሁፍ ውስጥ በሙሉ ግልፅ እና ሰፊ በሆነ መንገድ እገልጽልሃለሁ. ሁሉም ደረጃዎች, የጊዜ ገደቦች እና ውጤቶች የማይክሮሶፍት 365 ምዝገባን ከመሰረዝ ጋር የተያያዘ - ለግል ፣ ለቤተሰብ ወይም ለሙያ አገልግሎት - እንዲሁም ፋይሎችዎን ለማቆየት ወይም መልሶ ለማግኘት ካሉ አማራጮች። በአስተማማኝ ሁኔታ እንዲሰሩ የሚያግዝዎ አጠቃላይ፣ ወቅታዊ መረጃ እየፈለጉ ከሆነ፣ ትክክለኛው መመሪያ ይኸውና።

የማይክሮሶፍት 365 የደንበኝነት ምዝገባ የህይወት ዑደት እንዴት እንደሚሰራ

የማይክሮሶፍት 365 ደንበኝነት ምዝገባዎን ሲሰርዙ ወይም ሲፈቅዱ፣ ሁሉም ነገር ወዲያውኑ አይጠፋም. ማይክሮሶፍት ሁሉም መረጃዎች እስከመጨረሻው እስኪሰረዙ ድረስ መለያው ከገባበት ጊዜ ጀምሮ ያለውን ሽግግር የሚያመለክቱ ተከታታይ ደረጃዎችን ወይም ግዛቶችን አቋቁሟል። እነዚህን ግዛቶች ማወቅ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ እንዲያደርጉ እና ሊጠገን የማይችል ኪሳራዎችን ለማስወገድ ያስችልዎታል.

እነዚህ ደረጃዎች በአጠቃላይ ለሁለቱም ይሠራሉ ማይክሮሶፍት 365 የግል፣ ቤተሰብ፣ ንግድ እና ትምህርት. በእርግጥ እንደ የደንበኝነት ምዝገባ አይነት እና የኮንትራት ዘዴ (በቀጥታ ከማይክሮሶፍት ፣ ሲኤስፒ ፣ ጥራዝ ፈቃድ ፣ ወዘተ) ጋር በመመስረት ትንሽ ልዩነቶች አሉ ።

የምዝገባ የሕይወት ዑደት ዋና ደረጃዎች፡-

• ገባሪ
• ጊዜው ያለፈበት ወይም የእፎይታ ጊዜ
• ተሰናክሏል ወይም የቦዘነ
• ተወግ .ል

እያንዳንዳቸው እነዚህ ደረጃዎች ለተጠቃሚዎች እና ለአስተዳዳሪዎች ወይም የአይቲ አስተዳዳሪዎች የተለያዩ የመዳረሻ ደረጃዎች እና የውሂብ መጥፋት አደጋን ያካትታሉ።

የደንበኝነት ምዝገባን ከሰረዙ ወይም ከፈቀዱ በኋላ በእያንዳንዱ ደረጃ ምን ይከሰታል?

በመቀጠል, በዝርዝር እገልጻለሁ በእያንዳንዱ የሕይወት ዑደት ደረጃ ምን ማድረግ እንደሚችሉ እና እንደማይችሉ ከማይክሮሶፍት 365 እና በእርስዎ የተከማቹ ፋይሎች ላይ በተለይም በOneDrive እና Outlook ላይ ምን እንደሚፈጠር።

ንቁ ግዛት
የደንበኝነት ምዝገባዎ ትክክለኛ ሆኖ ሳለ፣ ሁሉም ነገር በመደበኛነት ይሰራል. የOffice አፕሊኬሽኖችን፣ በOneDrive ላይ የተቀመጡ ፋይሎችን፣ አውትሉክ ኢሜልን እና ከመለያዎ ጋር የተገናኙትን ሁሉንም አገልግሎቶች ሙሉ መዳረሻ አለዎት። ሰነዶችን ወይም ምስሎችን ያለ ገደብ ማረም፣ መፍጠር፣ ማጋራት እና ማውረድ ይችላሉ።

ጊዜው ያለፈበት ደረጃ (ወይም የእፎይታ ጊዜ)
አንዴ የደንበኝነት ምዝገባው ካለቀ (ወይ ስላታደስሽ፣ አውቶማቲክ እድሳትን ስለሰረዝክ ወይም የውል ጊዜ ስላበቃ) የእፎይታ ጊዜ ያስገባሃል። ብዙውን ጊዜ ከ30 እስከ 90 ቀናት ይቆያልእንደ ኮንትራትዎ እና የግዢ ዘዴዎ ይወሰናል. በዚህ ደረጃ፡-

• የእርስዎ ውሂብ ተደራሽ እንደሆነ ይቆያልሁለቱም ተጠቃሚዎች እና አስተዳዳሪዎች ወደ አገልግሎቶቹ ገብተው ፋይሎቻቸውን ማየት፣ ማውረድ ወይም ምትኬ ማስቀመጥ ይችላሉ።
• ምንም የታገዱ ተግባራት የሉምየቢሮ እና የOneDrive መተግበሪያዎች ሙሉ ችሎታቸውን ይጠብቃሉ።
• የማለፊያ ማሳወቂያዎች ይደርስዎታል በድር ላይ እና በኢሜል, አስፈላጊ መረጃዎችን እንዲያድሱ ወይም እንዲደግፉ በማሳሰብዎ.

ለድርጅት ፈቃዶች፣ ይህ ሁኔታ ትንሽ ረዘም ላለ ጊዜ ሊቆይ ይችላል እና እርስዎ እድሳትን፣ የፈቃድ ስራን ወይም ስደትን ሳይቸኩሉ እንዲያስተዳድሩ ለማስቻል የተቀየሰ ነው።

የተሰናከለ ወይም እንቅስቃሴ-አልባ ደረጃ
ጊዜው ባለፈበት ምዕራፍ የደንበኝነት ምዝገባዎን ካላሳደሱት ወይም እንደገና ካላነቃቁት ወደ ይሄዳል የአካል ጉዳተኛ ሁኔታ (ወይም የቦዘነ)። ትክክለኛው የመዳረሻ ማጣት አደጋ የሚጀምረው እዚህ ላይ ነው፡-

• ተጠቃሚዎች የመተግበሪያዎች እና የውሂብ መዳረሻ ያጣሉ።; ቢሮ ገብቷል። የተቀነሰ ተግባር ወይም ተነባቢ-ብቻ ሁነታ. ማየት እና ማውረድ ብቻ እንጂ ማረም ወይም ፋይሎችን መፍጠር አይችሉም።
• አስተዳዳሪዎች ብቻ ናቸው መድረስ የሚችሉት ወደ ድርጅቱ ወይም መለያ ውሂብ. አስተዳዳሪ ከሆንክ አሁንም ምትኬን መስራት ትችላለህ።
• ይህ ሁኔታ ለ90 ቀናት ይቆያል ለአብዛኛዎቹ ጉዳዮች.

በዚህ ጊዜ እሱ ነው ፋይሎችዎን ለማስቀመጥ ከፈለጉ እርምጃ ለመውሰድ በጣም አስፈላጊ. ከዚህ ጊዜ በኋላ, ሁሉም ነገር የተወሳሰበ ይሆናል.

የተወገደ ደረጃ
የአካል ጉዳተኛ ደረጃ መጨረሻ ላይ, የደንበኝነት ምዝገባው እንደገና ካልነቃ, መለያው ወደ አካል ጉዳተኛ ሁኔታ ውስጥ ይገባል. ተወግ .ል:

• ሁሉም ውሂብ እና ፋይሎች እስከመጨረሻው ይሰረዛሉ.
• ሰነዶችን, ፎቶዎችን ወይም ኢሜሎችን መልሶ ማግኘት አይቻልም በማይክሮሶፍት 365፣ OneDrive፣ Outlook፣ ወይም በማንኛውም ተዛማጅ አገልግሎቶች ውስጥ ተከማችቷል።
• አለምአቀፍ አስተዳዳሪ ከሆንክ ሌሎች የደንበኝነት ምዝገባዎችን ማስተዳደር ወይም አዲስ ምርቶችን ከአስተዳደር ፓነል መግዛት የምትችለው ነገር ግን ሌላው ሁሉ ለዘላለም ይጠፋል.

ለዚያም ነው የግዜ ገደቦችን ትኩረት መስጠት በጣም አስፈላጊ የሆነው እና ለመቀጠል የማይፈልጉ ከሆነ, ፋይሎችዎን ከመሰረዛቸው በፊት ያውርዱ.

እንደ የደንበኝነት ምዝገባ አይነት (የግል፣ የንግድ፣ የድምጽ መጠን ፍቃድ) ላይ በመመስረት ልዩነቶች

እንዳሎት ላይ በመመስረት በጊዜ ክፈፎች ውስጥ አንዳንድ ልዩነቶች አሉ። የማይክሮሶፍት 365 የግል፣ ቤተሰብ፣ ንግድ፣ ትምህርት ወይም ክፍት/ኢንተርፕራይዝ ፈቃዶች. ዋናዎቹን ጉዳዮች ጠቅለል አድርጌአለሁ፡-

• የግል እና ቤተሰብከሰረዙ በኋላ፣ መደበኛ የእፎይታ ጊዜ (30 ቀናት) እና ከዚያ የአካል ጉዳተኛ 90 ቀናት አለዎት። ይችላል በእነዚያ ጊዜያት ፋይሎችዎን እና ኢሜይሎችዎን ያውርዱ ከመሰረዛቸው በፊት.
• ኩባንያዎች / ድርጅቶች: ደረጃዎቹ ተመሳሳይ ናቸው፣ ነገር ግን በውሉ ላይ በመመስረት የግዜ ገደቦች ትንሽ ሊረዝሙ ይችላሉ። አስተዳዳሪዎች መዳረሻን ያቆያሉ፣ ነገር ግን ተጠቃሚዎች የእፎይታ ጊዜ ካለፉ በኋላ ተግባራዊነታቸውን ያጣሉ።
• ጥራዝ ፈቃድ መስጠትበክፍት/በኢንተርፕራይዝ ኮንትራቶች ውስጥ፣ ጊዜው የሚያበቃበት ደረጃ እስከ 90 ቀናት ሊቆይ ይችላል፣ ይህም አስፈላጊ ከሆነ የውሂብ ፍልሰትን ወደ ሌላ መፍትሄ ያመቻቻል።

ማይክሮሶፍት 365ን በሶስተኛ ወገን (ሲኤስፒ፣ ሻጭ፣ ወዘተ) ከገዙ ውሎች እና መዳረሻን በተመለከተ የተወሰኑ ውሎችን እና ሁኔታዎችን መከለስ አለብዎት፣ ምክንያቱም ትንሽ ሊለያዩ ይችላሉ።

ስሰርዝ OneDrive እና Outlook ማከማቻ ምን ይሆናል?

የማይክሮሶፍት 365ን መሰረዝ በጣም አስቸጋሪ ከሆኑ ጉዳዮች አንዱ በትክክል በእርስዎ ላይ የሚደርሰው ነው። የደመና ቦታ, ለሰነዶች እና ለኢሜል እና ለፎቶዎች ሁለቱም. Microsoft በተለምዶ OneDrive (ፋይሎች/ፎቶዎች)፣ Outlook (ኢሜል) እና ሌሎች እንደ ማስታወሻዎች ወይም ቡድኖች ባሉ አገልግሎቶች መካከል የሚጋራ ማከማቻ ያስተዳድራል።

ነፃ ተጠቃሚዎች (ምንም ንቁ የደንበኝነት ምዝገባ የለም)የደንበኝነት ምዝገባዎን ካጡ በኋላ የማይክሮሶፍት መለያዎ ይቀራል 5 ጊባ ነፃ መሰረታዊ ማከማቻ. በዚያ ገደብ ውስጥ የሚስማሙ ሁሉም የእርስዎ ፋይሎች እና ፎቶዎች አሁንም ተደራሽ ይሆናሉ፣ ግን ከዚህ ኮታ ካለፉ ሰነዶችን ማከል ወይም ማሻሻል አይችሉም።. በ Outlook.com ውስጥ፣ ለኢሜል፣ 15 ጂቢ ነፃ አለዎት፣ ግን የተለየ እና የተለየ ማከማቻ ነው።

የማይክሮሶፍት 365 ተመዝጋቢዎች፦ የደንበኝነት ምዝገባው ንቁ ሆኖ ሳለ፣ እስከ እርስዎ ድረስ አለዎት 1 የቲቢ የ OneDrive ማከማቻ በተጠቃሚ። ሲሰርዙ፣ ከነጻው ገደብ በላይ የሆነ ውሂብ ካሎት፣ በእፎይታ ጊዜ ውስጥ አሁንም ሊደርሱበት ይችላሉ፣ ነገር ግን አንዴ የአካል ጉዳተኛ ደረጃ ላይ ከደረሰ፣ ማውረድ የሚችሉት ብቻ ነው (የማይቀየር)። ከመሰረዝዎ በፊት የተያዘውን ቦታ ከ 5 ጂቢ በታች ካልቀነሱ, መረጃ ሊያጡ ይችላሉ. በከፍተኛው ጊዜ መጨረሻ ላይ.

ኢሜይሎች እና Outlookመልእክቶችዎ በጸጋ ላይ ሲሆኑ እና የአካል ጉዳተኛ ሆነው ይቆያሉ፣ ነገር ግን ከተሰረዙ በኋላ መልሰው ማግኘት አይችሉም።ምክር፡ በሰረዙ ቁጥር አስፈላጊ ኢሜይሎችን ያውርዱ እና ምትኬን በ.pst ቅርጸት ይስሩ። ደህንነታቸውን ለመጠበቅ.

የውሂብ መጥፋት ወይም መልሶ ማግኘት፡ አማራጮችዎ ምንድን ናቸው?

ሌላው ተደጋጋሚ ጥርጣሬ ማንኛውም አይነት አለመኖሩ ነው። የውሂብ መጥፋትን ያስወግዱ ወይም ማይክሮሶፍት 365 ከተሰረዘ ወይም ጊዜው ካለፈ በኋላ ፋይሎችን መልሰው ያግኙ። አማራጮቹ፡-

• በእፎይታ ጊዜ ወይም ተሰናክሏል።: ሁሉንም ይዘትዎን ከደመናው ማውረድ ይችላሉ. አስተዳዳሪዎች የጅምላ ምትኬዎችን ማድረግ ይችላሉ።
• እንደገና ማንቃትሙሉው የስረዛ ጊዜ ከማለፉ በፊት እንደገና ለመመዝገብ ከወሰኑ፣ ፋይሎችዎን ሙሉ በሙሉ መልሰው ማግኘት እና መዳረሻን ወደነበሩበት መመለስ ይችላሉ።.
• ከቋሚ ስረዛ በኋላ: ውሂቡን መልሶ ለማግኘት ምንም መንገድ የለም. ጥብቅ የደህንነት እና የግላዊነት ደንቦችን በመከተል ማይክሮሶፍት ፋይሎችን ይሰርዛል።

በትልልቅ ድርጅቶች ውስጥ, ይመከራል ምትኬዎችን ያቅዱ እና ሁሉንም ተጠቃሚዎች ያሳውቁ በጊዜ ውስጥ, ከባድ መዘዝ ሊያስከትል የሚችለውን የመርሳት ችግር ለማስወገድ.

ማይክሮሶፍት 365ን ለመሰረዝ የደረጃ በደረጃ አሰራር

እንደ የመለያው ዓይነት እና የግዢ ዘዴ ሂደቱ በትንሹ ይለያያል፣ ግን በአጠቃላይ የሚከተሉትን ያካትታል፡-

• የእርስዎን የማይክሮሶፍት 365 ዳሽቦርድ ይድረሱበት ከተጠቃሚ ወይም ከአስተዳዳሪ መለያዎ ጋር።
• ወደ "አገልግሎቶች እና ምዝገባዎች" ክፍል ይሂዱ.
• ንቁ የደንበኝነት ምዝገባን ይምረጡ እና አማራጩን ይፈልጉ ከደንበኝነት ምዝገባ ይውጡ.
• መሰረዝዎን እስኪያረጋግጡ ድረስ በማያ ገጹ ላይ ያሉትን ደረጃዎች ይከተሉ።

በሶስተኛ ወገኖች (ኦፕሬተሮች፣ አከፋፋዮች፣ ወዘተ.) ለተገዙ መለያዎች፣ ከዋናው አቅራቢ እንዲሰረዝ መጠየቅ አለቦት፣ በመጀመሪያ የተወሰኑ ውሎችን እና ሁኔታዎችን በመገምገም።

ለዓመታዊ የደንበኝነት ምዝገባዎች፣ አውቶማቲክ እድሳትን በማሰናከል በቀላሉ እንዲያልቁ መፍቀድ ይችላሉ። ስረዛው ከተሰራ በሙከራ ጊዜ ውስጥ (ብዙውን ጊዜ 1 ወር በማይክሮሶፍት 365) ወደሚከፈልበት የደንበኝነት ምዝገባ ለመቀየር ከማብቃቱ በፊት ይህን ማድረግ ተገቢ ነው። ከዓመታዊ እድሳት በኋላ በመጀመሪያዎቹ 30 ቀናት ውስጥ ከሰረዙ፣ የቀረውን ገንዘብ ተመላሽ ሊያገኙ ይችላሉ።

የማይክሮሶፍት መለያዎን ሙሉ በሙሉ ከሰረዙ ምን ይከሰታል?

የደንበኝነት ምዝገባዎን ብቻ ከሰረዙ፣ የእርስዎ ሌሎች አገልግሎቶች እና የነጻ የ Microsoft መዳረሻ ንቁ ሆነው ይቆያሉ (ምንም እንኳን የማከማቻ ገደቦች ቢኖሩም)።

ሆኖም, ከወሰኑ የ Microsoft መለያዎን ይሰርዙ፣ ሁሉንም መዳረሻ ያጣሉ

• በOneDrive ውስጥ ያሉ ፋይሎች፣ በOutlook ውስጥ ያሉ ኢሜይሎች፣ በቡድን እና በስካይፕ ውስጥ ያለ ውሂብ፣ የግዢ ታሪክ፣ መተግበሪያዎች እና ቅንብሮች ይጠፋሉ።
• የጊዜ ገደብ አለህ 60 ቀናት ንስሃ ለመግባት እና መለያውን እንደገና ለማግበርነገር ግን ከዚያ ጊዜ በኋላ መወገድ የማይመለስ ነው.

ስለዚህ ለማይክሮሶፍት 365 መክፈል ለማቆም ከፈለጉ እኔ እመክራለሁ። ምዝገባዎን ይሰርዙ እና ፋይሎችዎን ያውርዱ, ነገር ግን አስፈላጊ ካልሆነ በስተቀር የግል መለያዎን አይሰርዙ.

ከተሰረዘ በኋላ በአገልግሎቶች እና መተግበሪያዎች ላይ ተጽእኖ

ከማይክሮሶፍት 365 ደንበኝነት ምዝገባ ከወጡ በኋላ፡-

• የቢሮ አፕሊኬሽኖች (ቃል፣ ኤክሴል፣ ፓወር ፖይንት፣ ወዘተ) ተነባቢ-ብቻ ሁነታን ያስገባሉ።. ሰነዶችን መክፈት እና ማየት ፣ ማተም እና በአገር ውስጥ ማስቀመጥ ይችላሉ ፣ ግን አዲስ ፋይሎችን አይፍጠሩ ወይም አያርትዑ.
• የላቀ Outlook.com እና OneDrive ባህሪያት የተገደቡ ናቸው። ባለው የማከማቻ መጠን መቀነስ ምክንያት.
• የፕሪሚየም ባህሪያትን (እንደ ሙሉ የዴስክቶፕ ስሪቶች፣ ቀጥተኛ የማይክሮሶፍት ድጋፍ፣ የላቀ የትብብር መሳሪያዎች፣ ወዘተ ያሉ) መዳረሻን ታጣለህ።

በድርጅት አካባቢ፣ አስተዳዳሪዎች ብቻ የአስተዳዳሪ ፓኔል እና፣ ለጊዜው ሁሉንም የተጠቃሚ ውሂብ ለመጠባበቂያ ወይም ለሽግግር አስተዳደር መድረስ ይችላሉ።

በኢሜል እና በተጠቃሚው ፓነል በኩል የሚደረጉ ማሳወቂያዎች በሂደቱ ውስጥ አብረውዎት ይጓዛሉ፣ የመዳረሻ ማጣት አደጋን ያስጠነቅቁዎታል እና ምዝገባዎን እንደገና ለማግበር ብዙ እድሎችን ይሰጣሉ።

ፋይሎችዎን እና ውሂብዎን እንዳያጡ ተግባራዊ ምክሮች

የማይክሮሶፍት 365 ደንበኝነት ምዝገባን መሰረዝ ወይም ጊዜው ያለፈበት ተፅእኖን ለመቀነስ የሚከተሉትን ምክሮች ልብ ይበሉ።

• ሁልጊዜ አንድ አድርግ አስፈላጊ ፋይሎችዎን ምትኬ ያስቀምጡ የደንበኝነት ምዝገባዎን ከመሰረዝዎ በፊት ወይም የእፎይታ ጊዜው ከማለፉ በፊት።
• ተዛማጅ ኢሜይሎችዎን ከ Outlook በ.pst ወይም በተመሳሳይ ቅርጸት ያውርዱ። ሁልጊዜ በመስመር ላይ ተደራሽ ይሆናሉ ብለው አያስቡ።
• ብዙ የተጠቃሚ መለያዎችን የምታስተዳድር ከሆነ፣ የስረዛውን ጊዜ ማሳወቅ እና ማንም ሰው በስህተት መረጃ እንዳያጣ ሰነዶችን ማውረድ ያስተባብራል።
• ከሰረዙ በኋላ ነፃ መዳረሻን ለማስቀጠል ካቀዱ በOneDrive ላይ የውሂብ መጠንዎን ከ5 ጊባ በታች ይቀንሱ።
• እባክዎን ለንግድ ሂሳቦች እና የድምጽ ፍቃድ አሰጣጥ ትክክለኛ ውሎች እና ሁኔታዎች ከአቅራቢዎ ጋር ያረጋግጡ።

ከማይክሮሶፍት 365 ምን አማራጮች አሉ?

ከማይክሮሶፍት 365 ለመውጣት ከወሰኑ፣ በዳመና ውስጥ ለመስራት እና ፋይሎችን ለማከማቸት ሌሎች አማራጮች አሉ፡

• ጉግል የስራ ቦታእንደ ጎግል ሰነዶች፣ ሉሆች፣ Gmail እና Drive ማከማቻ ካሉ አገልግሎቶች ጋር ጠንካራ አማራጭ። የግል፣ የንግድ እና የትምህርት ዕቅዶችን ያቀርባል። በተጨማሪም ፣ በ Tecnobits አንድ እንተወዋለን ለGoogle WorkSpace የተሟላ መመሪያ.
• ሌሎች ሙሉ መፍትሄዎች: OpenOffice፣ LibreOffice፣ iWork for iCloud፣ Dropbox Business፣ OX App Suite. እነሱ በአብዛኛው የተመካው በተጠቃሚው አይነት እና በመስመር ላይ ትብብር አስፈላጊነት ላይ ነው።

ያም ሆነ ይህ፣ እያንዳንዱ መድረክ የራሱ የማከማቻ ሞዴል፣ የመዳረሻ ሁኔታዎች እና የውሂብ ማቆያ ጊዜዎች እንዳሉት አስታውስ፣ ስለዚህ ፖሊሲዎቻቸውን መጀመሪያ መከለስ እና ባህሪያትን በእርስዎ ፍላጎት ላይ ማነፃፀር ጥሩ ሀሳብ ነው።

የማይክሮሶፍት 365 ደንበኝነት ምዝገባን መሰረዝ ማለት ወዲያውኑ ፋይሎችዎን ያጣሉ ማለት አይደለም ነገር ግን መረጃዎን በቋሚነት ከመሰረዙ በፊት ለመቆጣጠር እና ለመጠባበቅ የተወሰነ ጊዜ እንደሚፈጥር ልብ ሊባል ይገባል ። በተገቢው እቅድ ማውጣት፣ ውሂብዎን ያለችግር ማዛወር እና ሁሉም ሰነዶችዎ ደህንነቱ የተጠበቀ መሆኑን ማረጋገጥ ይችላሉ።