ዲኤምኤስ ሶፍትዌር፡ ሰነዶችን ደህንነቱ በተጠበቀ መልኩ እንዲያከማቹ የሚያስችልዎ መተግበሪያዎች

La ሕጋዊ ሰነዶች አስተዳደር ያለ ሀ ዲኤምኤስ ሶፍትዌር ፋይሎችን ከማንኛውም መሳሪያ የሚያማከለ፣ የሚጠብቅ እና ተደራሽ የሚያደርግ። ምንም እንኳን ብዙ የህግ ኩባንያዎች አሁንም በወረቀት ላይ ከተመሰረቱ ሂደቶች ጋር ቢታገሉም, እውነታው ግን የህግ ጉዳዮች ውስብስብ እና የስራ ሂደቶችን ለማቀላጠፍ, አደጋዎችን ለመቀነስ እና የደንበኛ ግንኙነቶችን ለማሻሻል ዘመናዊ ሶፍትዌሮችን ይፈልጋሉ. የትኞቹ መተግበሪያዎች ህጋዊ ሰነዶችን እንዲያከማቹ ያስችሉዎታል? በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ስለዚህ ጉዳይ ተነጋግረናል.

በውስጡ፣ እንዴት እነሱን በአስተማማኝ ሁኔታ እንደምንጠቀም፣ በጣም ታዋቂ ባህሪያቸውን እና ልንጠቀምባቸው የምንችላቸውን ምርጥ መፍትሄዎች እናብራራለን።

ህጋዊ ሰነዶችን ለማስተዳደር እና ለማከማቸት ሶፍትዌር ምንድነው?

የሕግ ሰነድ አስተዳደር ሶፍትዌር (ዲኤምኤስ) ነው። በድርጅቶች ፣ አማካሪዎች እና የህግ ክፍሎች ውስጥ ዲጂታል ፋይሎችን ለማከማቸት ፣ ለማደራጀት ፣ ለማተም እና ለመከታተል ልዩ መሣሪያ።. ዓላማው እ.ኤ.አ ወሳኝ ሰነዶች በላቁ ፍለጋዎች፣ ሚና ላይ የተመሰረቱ ፈቃዶች እና የመከታተያ ችሎታ ያላቸው ደህንነታቸው የተጠበቀ ሆኖም ለማግኘት ቀላል ናቸው።

እነዚህ የመሣሪያ ስርዓቶች በተለምዶ ኃይለኛ ፍለጋን፣ የእውነተኛ ጊዜ ትብብርን፣ የስሪት ቁጥጥርን እና ተገዢነትን ያካትታሉ። በውስጡ የህግ ዘርፍበተጨማሪም ፣ ስርዓቱ የስራ ፍሰት አውቶማቲክን ፣ ከደንበኞች ጋር ደህንነቱ የተጠበቀ ልውውጥ ፣ የኤሌክትሮኒክ ፊርማዎችን እና የእርምጃዎችን ኦዲት መደገፉ ቁልፍ ነው።

ከህጋዊው ሉል ባሻገር፣ ዲኤምኤስ የድርጅት ይዘት አስተዳደር (ECM) ምህዳር አካል ናቸው።የGDPR እና ISO ደረጃዎችን ለማክበር ዲጂታላይዜሽን (ስካን እና ኦሲአር)፣ የኤሌክትሮኒካዊ መዛግብት፣ ምትኬ እና የድርጅት ደረጃ የደህንነት ንብርብሮችን በማካተት።

ከህጋዊ ዲኤምኤስ መጠየቅ ያለብዎት ቁልፍ ባህሪያት

• በደመና እና/ወይም በራሱ አገልጋዮች ውስጥ አስተዳደር እና ማከማቻ: 24/7 ከድር እና ሞባይል መድረስ፣ ደህንነቱ በተጠበቀ ማመሳሰል እና በመረጃ መጠን ላይ ተመስርተው ሊለወጡ የሚችሉ ዕቅዶች እና የአይቲ ፖሊሲዎ የሚፈልግ ከሆነ በግቢው ላይ የተዳቀለ ደመና ሊኖር ይችላል።
• ቀላል አጠቃቀም እና ትግበራሊታወቅ የሚችል በይነገጽ ጉዲፈቻን ያፋጥናል እና የመማሪያውን ኩርባ ይቀንሳል; ዋጋን በቶሎ ባደረሱ መጠን፣ የተሻለው መመለሻ ያገኛሉ፣ እና ያነሰ ውስጣዊ ተቃውሞ ይኖራል።
• ሊበጁ የሚችሉ አብነቶች፣ ዳሽቦርዶች እና ሜታዳታኮንትራቶችን፣ የይገባኛል ጥያቄዎችን ወይም ሰነዶችን እንደገና ጥቅም ላይ ሊውሉ በሚችሉ አብነቶች እና ዳሽቦርዶች ደረጃቸውን የጠበቁ ግስጋሴዎችን እና ጥገኞችን ለማየት፤ ሜታዳታ እና መለያዎች ለመፈረጅ ቁልፍ ናቸው።
• ፍሰት አውቶማቲክ: በእጅ ደረጃዎችን በህጎች እና ቀስቅሴዎች (ማጽደቂያዎች፣ ማንቂያዎች፣ ምደባዎች)፣ በስሪት እና በእንቅስቃሴ ምዝግብ ማስታወሻዎች ለኦዲት ይተኩ።

የዲኤምኤስ ዓይነቶች እና የተለመዱ ተግባራት

• በማሰማራት: በደመና ውስጥ (በሁሉም ቦታ ተደራሽነት, ግጭት መቀነስ እና በሶስተኛ ወገኖች ላይ ጥገኛ መሆን) ወይም በግቢው (ሙሉ ቁጥጥር, የውስጥ ኢንቨስትመንት እና ጥገና). ጥቅሞቹን ለማጣመር የተዳቀሉ ዝርያዎችም አሉ።
• በፍቃድየባለቤትነት (ኦፊሴላዊ ድጋፍ ፣ ስልጠና ፣ SLA ፣ ከፍተኛ ወጪ) ከክፍት ምንጭ ጋር (ተለዋዋጭነት እና ማህበረሰብ ፣ ልምድ ያለው ሻጭ ወይም ለጥገና የውስጥ ቡድን ይፈልጋል)።
• ቁልፍ ችሎታዎችመቃኘት እና OCR፣ የሜታዳታ መረጃ ጠቋሚ፣ የይዘት ወይም ቁልፍ ቃል ፍለጋ፣ ስሪት ማውጣት፣ ፍቃዶች እና ኦዲት፣ ውህደቶች (ERP፣ CRM፣ ኢሜይል) እና የስራ ፍሰቶች (ማጽደቂያዎች)።

ምርጥ ዲኤምኤስ (ህጋዊ ሰነድ አስተዳደር) ሶፍትዌር

በሕግ ቡድኖች ለጉዳይ አስተዳደር፣ ለሰነድ፣ ለሥራ ጫና እና ለደንበኛ ግንኙነት የሚጠቀሙባቸውን መፍትሄዎች አዘጋጅተናል። ለቅርብ ንጽጽር ጥንካሬዎችን፣ ገደቦችን፣ የዋጋ አሰጣጥን እና ደረጃዎችን አካተናል።

ጠቅ ያድርጉ

ClickUp ሰነዶች በተመሳሳይ የፕሮጀክት አካባቢ ውስጥ ህጋዊ ሰነዶችን ለመፍጠር፣ ለመፈለግ እና ለመተባበር ቀልጣፋ መንገድ ይሰጣል። ኃይለኛ የፍለጋ ሞተር የፋይል ቦታን እና ያፋጥናል ደህንነት እና ተደራሽነት በጣም ጥሩ ናቸው።. መጣል ሕጋዊ አብነቶች (የደንበኛ አስተዳደር, የጉዳይ ክትትል እና የሂሳብ አከፋፈል) እና ጠቅ አድርግ AI ማጠቃለያዎችን እና ማሻሻያዎችን ለመጻፍ.

ዋጋዎችነፃ ለዘላለም; ያልተገደበ $ 7 / ተጠቃሚ / በወር; ንግድ $ 12 / ተጠቃሚ / በወር; ኢንተርፕራይዝ (እውቂያ). ጠቅ አድርግ AI በሚከፈልባቸው ዕቅዶች ላይ +$5 በወር።

ፕሮፕሮፍስ ፕሮጀክት

ለተግባራት፣ ለቀን መቁጠሪያዎች እና ለመገልገያዎች ቀላል ስብስብ, ህጋዊ አይደለም, ነገር ግን እየፈለጉ ከሆነ ጠቃሚ ቀላልነት እና ጥሩ ዋጋ. ፕሮፕሮፍስ ፕሮጀክት ደረሰኞችን እና ሪፖርቶችን ያመነጫል፣ ጊዜን ይከታተላል እና የጋንት እና የካንባን ሰሌዳዎችን ያቀርባል። የላቀ CRM እና የቡድን ውይይት ይጎድለዋል።

ዋጋ: $39,97 በወር ያልተገደበ ተጠቃሚዎች (ዓመታዊ)።

asana

asana እሱ ነው አውቶማቲክ፣ ጥገኞች እና ሪፖርት ማድረግ ያለው አጠቃላይ የስራ ፍሰት መድረክ።. ጉዳዮችን በጊዜ መስመር፣ በሊስት ወይም በቦርድ እንዲመለከቱ፣ ብልጥ ግቦችን እንዲያወጡ እና ያለ ኮድ ህጎችን እንዲፈጥሩ ይፈቅድልዎታል። የመጀመርያው የመማሪያ መስመር እና ውስብስብ ተዋረዶች ለአንዳንድ ተጠቃሚዎች እንቅፋት ሊሆኑ ይችላሉ።

ዋጋዎችመሰረታዊ (ነጻ)፣ ፕሪሚየም $10,99/ተጠቃሚ/ወር (ዓመታዊ)፣ ንግድ $24,99/ተጠቃሚ/ወር (ዓመታዊ)።

Redbooth

በሚጣመሩ ቡድኖች ላይ ያተኮረ ተግባራት፣ HD የቪዲዮ ጥሪዎች እና ብጁ ፍሰቶች በአንድ መድረክ ላይ. Redbooth ለወሳኝ ተግባራት አብነቶችን፣ ጋንት እና የአደጋ ጊዜ ባንዲራ ያካትታል።

ዋጋዎች: Pro $9; ንግድ $15/ተጠቃሚ/ወር (ዓመታዊ); ኢንተርፕራይዝ (እውቂያ).

Trello

Trello አሁን በቀላል ካንባን ይታወቃል በትለር አውቶማቲክስ እና በርካታ እይታዎች (የጊዜ መስመር፣ የቀን መቁጠሪያ፣ ሠንጠረዥ፣ ካርታ)የዲኤምኤስ ሶፍትዌር ከኃይል ማመንጫዎች እና ውህደቶች ታላቅ ሥነ-ምህዳር ጋር።

ዋጋዎች፥ ፍርይ፤ መደበኛ $ 5; ፕሪሚየም $10/ተጠቃሚ/ወር (ዓመታዊ); ኢንተርፕራይዝ (እውቂያ).

Evernote

ምንም እንኳን በመጀመሪያ ለማስታወሻዎች የተፈጠረ ቢሆንም, ብዙ የህግ ኩባንያዎች ይጠቀማሉ Evernote ኮሞ ቀላል ክብደት ያለው እና የትብብር ማከማቻበላቁ ፍለጋ ይቃኙ፣ ያስቀምጡ እና ይፈልጉ። የቀን መቁጠሪያዎችን እና ተግባሮችን ያዋህዱ.

ዋጋዎች፥ ፍርይ፤ የግል $ 10,83; ፕሮፌሽናል $14,17/ተጠቃሚ/ወር (በዓመት)።

DMS፣ ECM እና CMS፡ ግልጽ መሆን ያለባቸው ልዩነቶች

የዲኤምኤስ ሶፍትዌር በሚመርጡበት ጊዜ ብዙውን ጊዜ ግራ የሚያጋቡ አንዳንድ ጽንሰ-ሐሳቦችን ማብራራት ጠቃሚ ነው-

• ዲኤምኤስ የሚያተኩረው በሰነዱ የሕይወት ዑደት ላይ ነው። (መቃኘት፣ መደርደር፣ ማከማቸት፣ ማተም፣ ማተም እና ማጋራት)።
• ECM ሁሉንም የኩባንያውን ይዘቶች ይሸፍናል (ሰነዶች፣ ኢሜይሎች፣ መልቲሚዲያ፣ ዳታ)፣ ከመረጃ ፍሰቶች እና አስተዳደር ጋር።
• ሲ.ኤም.ኤስ. ብዙውን ጊዜ ወደ አቅጣጫ ያተኮረ ነው። የድር ይዘት አስተዳደር (ጣቢያዎች ፣ ብሎጎች ፣ ኢንትራኔትስ)።

የECM ገበያ በ67.590 ወደ 2023 ቢሊዮን ዶላር ይደርሳል ተብሎ ይጠበቃል እና በአምስት ዓመታት ውስጥ ከ131.200 ቢሊዮን ዶላር ሊበልጥ ይችላል።በዓመት 14 በመቶ ዕድገት አሳይቷል። ብዙ SMEs በውጤታማነት ጉድለት ምክንያት ካፒታል ያባክናሉ፡ በሰነድ ጉዳዮች እስከ 20.000 ዶላር በዓመት እና በአማካይ 18 ደቂቃ ፋይል ለማግኘት።

ክፍት ምንጭ እና በራስ የሚስተናገዱ፡ ለውጥ የሚያመጡ መፍትሄዎች

ካስፈለገዎት ሙሉ የውሂብ ቁጥጥር እና ማበጀት, ክፍት ምንጭ ሥነ-ምህዳር ኃይለኛ አማራጮችን ይሰጣልእዚህ 10 የታወቁ አማራጮች እና ቁልፍ ነጥቦቻቸው አሉ.

• የወረቀት ምልክት፦ ክፍት ምንጭ፣ በራሱ የሚስተናገድ፣ ያልተገደበ ሰነዶች እና ማህደሮች፣ ነጭ መለያዎች፣ ብጁ ጎራዎች እና የውሃ ምልክቶች። ዋጋ: ነፃ እቅድ; $29 (3 መቀመጫዎች) ለሰነድ መጋራት; $ 59 ደህንነቱ የተጠበቀ የውሂብ ክፍል; $ 149 ያልተገደበ ክፍሎች; ሙሉ በራስ የሚስተናገድ ስሪት.
• Nextloudከፋይሎች፣ ቶክ፣ ግሩፕዌር እና ቢሮ (የመስመር ላይ አርትዖት፣ የቀን መቁጠሪያ፣ አድራሻዎች እና ኢሜይል) ጋር የትብብር ስብስብ። የድርጅት ደረጃ ደህንነት እና ተደራሽነት ቁጥጥር እና ከነባር መሠረተ ልማት ጋር መቀላቀል። ዋጋ፡- €37,49–€195/ተጠቃሚ/በዓመት እንደ ዕቅዱ።
• ዘጋቢ ፊልም: የክፍት ምንጭ ሰነድ መፈረሚያ መድረክ, በዘመናዊ አብነቶች እና ደንቦች እራስን ማስተናገድ; ከ Zapier ጋር ይዋሃዳል. ቁልል TS/Next.js/Prisma/Tailwind. የዋጋ አሰጣጥ: ኢንተርፕራይዝ $ 1188 በአንድ መቀመጫ / አመት; ነጠላ ተጫዋች (የህዝብ ዋጋ የለም)።
• ዶክማንን ይክፈቱበ PHP ውስጥ ያለ የድር DMS ሶፍትዌር ISO 17025 እና OIE፣ ከመዳረሻ ቁጥጥር ጋር ፣ አውቶማቲክ ግምገማ, ሜታዳታ, ፍለጋዎች በደራሲ / ክፍል / ምድብ እና ደህንነታቸው የተጠበቁ ዩአርኤሎች. ገደቦች: UI ጋር የተገደበ ማበጀት እና ጥምዝ ለአንተ። 
• የወረቀት ውህደትለተቃኙ ሰነዶች ከኦሲአር እና ከሙሉ ጽሑፍ ፍለጋ ጋር የተነደፈ; ባለብዙ ተጠቃሚ፣ ስሪት ማውጣት፣ REST API እና የጥራጥሬ ፈቃዶች። ገደቦች፡ በፍተሻዎች ላይ ያተኩሩ እና የላቁ ባህሪያት ላይኖራቸው ይችላል።

የእርስዎን DMS ሶፍትዌር እንዴት እንደሚመርጡ

አንድ የዲኤምኤስ ሶፍትዌር ወይም ሌላ ከመምረጥዎ በፊት ግምት ውስጥ መግባት ያለባቸው ገጽታዎች እነዚህ ናቸው፡

• የአቅራቢ ልምድየህግ ሂደቶችን የሚረዱ እና በትግበራ፣ በስልጠና እና በንግድ ስራ ቀጣይነት ሊረዱዎት የሚችሉ አጋሮችን ይፈልጉ።
• የመጠቀም ሁኔታጥቅም ላይ የሚውል መሳሪያ ውስጣዊ ተቃውሞን ይቀንሳል; በአጭር ስልጠና ማንኛውም ሰው መሰረታዊ ነገሮችን (ከሂሳብ አያያዝ እስከ ሽያጭ) መስራት መቻል አለበት።
• የውሂብ ጥበቃምስጠራን፣ ምትኬዎችን፣ የመዳረሻ መቆጣጠሪያን፣ የእንቅስቃሴ ምዝግብ ማስታወሻዎችን እና የGDPR/ISO ተገዢነትን ቅድሚያ ይስጧቸው፤ ደህንነት ለድርድር የማይቀርብ ነው።
• የሞባይል እና የርቀት መዳረሻ: ስለዚህ ፍሰቶችን መጀመር እና ከሞባይል ስልክዎ ከቢሮ ውጭ ያለ ግጭት መወሰን ይችላሉ ።
• መለካትከእርስዎ ጋር የማደግ ችሎታውን (ተጠቃሚዎች፣ጂቢ/ቲቢ፣ አዲስ ክፍሎች) እና ከኢአርፒ/ሲአርኤም/ኢሜል ጋር የመዋሃድ አቅሙን ይገምግሙ።

ጥሩ የዲኤምኤስ ሶፍትዌር ሰነዱን በሰከንዶች ውስጥ የሚያገኘውን ደህንነት፣ ተገዢነትን እና የላቀ ፍለጋን ሲያረጋግጥ ያማከለ፣ ይመድባል እና በራስ-ሰር ያደርጋል።እዚህ ላይ ከተብራሩት ሁሉም ነገሮች ጋር፣ ከአንድ ሰው ቢሮ ጀምሮ እስከ በጣም ጠያቂው ኮርፖሬሽን ድረስ ሁሉንም ነገር የሚደግፍ ጠንካራ እና ውጤታማ ዲጂታል መሰረትን ለመተግበር የተረጋገጡ መሳሪያዎች አሎት።