أتمتة Outlook الأساسية والاختصارات لتعزيز الإنتاجية

مايكروسوفت أوتلوك إنها إحدى أكثر الأدوات استخدامًا في البيئات المهنية والشخصية لإدارة البريد الإلكتروني والتقويم وجوانب أخرى من الإنتاجية اليومية. ما يجهله الكثيرون هو أن من خلال إتقان أتمتة Outlook واختصاراته، تتضاعف إمكانيات أداء هذه الأداة.

باختصار، أ الملاحة أكثر مرونة لمن يعملون يوميًا مع الكثير من رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد والمهام. في هذه المقالة، سنعرض لكم أهم الاختصارات التي يمكنكم استخدامها لإدارة بريدكم الإلكتروني وتقويمكم، وتنظيم جهات الاتصال والمهام، وغيرها من الميزات الرئيسية.

اختصارات أساسية لإنشاء وإدارة رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون Outlook في المقام الأول كعميل بريد إلكتروني، هناك عدد من مفاتيح الاختصار التي من الجيد حفظها من البداية.

• CTRL + N:إنشاء رسالة جديدة
• Ctrl + Shift + M.:كما أنه يستخدم لإنشاء بريد إلكتروني جديد من أي مكان في البرنامج
• CTRL + R:الرد على المرسل
• Ctrl + Shift + R:الرد على جميع المستلمين
• CTRL + F:إعادة توجيه البريد
• CTRL + D:حذف الرسالة المحددة
• البديل + S o Ctrl+Enter:إرسال الرسالة الحالية
• Alt + I:إرفاق الملفات
• F7:تحقق من التهجئة

تتيح لك اختصارات لوحة المفاتيح هذه تنفيذ إجراءات رئيسية دون رفع يديك عن لوحة المفاتيح.، وهو أمر بالغ الأهمية إذا كنت ترد على العديد من رسائل البريد الإلكتروني على التوالي أو تكتب رسائل طويلة.

اختصارات Outlook للتنقل بسرعة من خلال 

لا يمكنك إنشاء رسائل البريد الإلكتروني وإدارتها بسرعة فحسب، بل يمكنك أيضًا التنقل بين الأقسام المختلفة للبرنامج بمرونة كبيرة باستخدام اختصارات Outlook التالية:

• CTRL + 1:انتقل إلى البريد الإلكتروني
• CTRL + 2:افتح التقويم
• CTRL + 3:انظر قسم جهات الاتصال
• CTRL + 4: مهام الوصول
• CTRL + Y:اختر المجلد لفتحه

باستخدام هذه المفاتيح، يمكنك متابعة مؤسستك بأكملها دون الحاجة إلى النقر فوق علامات تبويب أو قوائم مختلفة.

يحتوي تقويم Outlook على العديد من الاختصارات لتحقيق أقصى استفادة منه

يعد التقويم في Outlook أحد ركائزه، كما يحتوي أيضًا على العديد من الاختصارات لتحقيق أقصى استفادة منه:

• Ctrl + Shift + A:إنشاء موعد جديد
• Ctrl + Shift + Q:إنشاء طلب اجتماع
• Alt+H، M، R:طريقة أخرى لإنشاء اجتماع
• CTRL + G:الانتقال إلى تاريخ محدد
• Alt + Page Down:انتقل إلى الشهر التالي
• Alt + Page Up:انتقل إلى الشهر السابق
• Ctrl + سهم لليمين:اليوم التالي
• Ctrl + سهم لليسار:اليوم السابق

أيضا ، يمكنك ذلك عرض فترات زمنية مختلفة عن طريق تغيير الرقم المستخدم مع Alt:

• Alt+1: يوم واحد
• Alt+7: أسبوع كامل
• Alt+0: عشرة أيام

باستخدام هذه الموارد، يمكنك جدولة اجتماعاتك وعرضها في لمحة واحدة، دون أي تشتيتات بصرية.

إجراءات سريعة للمواعيد والتذكيرات

مزيد من اختصارات Outlook: عند إدارة اجتماعات أو مواعيد متعددة، ستكون هذه الاختصارات مفيدة:

• ALT + A:افتح موعدًا عند ظهور إشعار
• البديل + S:تذكير الغفوة
• ألت + D:رفض التذكير
• Alt+V، M:فتح نافذة الإشعارات

إدارة سريعة لجهات الاتصال والملاحظات والمهام

يتيح لك Outlook أيضًا تنفيذ إجراءات سريعة على جهات الاتصال والملاحظات والمهام:

• كترل + شيفت + T:إنشاء مهمة جديدة
• Ctrl + Shift + V.:نقل عنصر (بريد إلكتروني أو مهمة أو موعد) إلى مجلد آخر
• Alt+H، A، B:فتح دفتر العناوين
• Alt+H، C، G:إنشاء مجموعة تقويم

تعتبر هذه الأدوات مثالية لأولئك الذين يعملون مع مجموعات معقدة أو قوائم توزيع.

الوظائف الداخلية والتخصيص في Outlook

هناك اختصارات معينة لبرنامج Outlook تساعدنا في التنقل عبر وظائفه الداخلية:

• CTRL + E o F3:انتقل إلى حقل البحث
• CTRL + M o F9:مزامنة البريد الإلكتروني يدويًا
• كترل + شيفت + G:وضع علامة على المحادثة أو إلغاء تحديدها
• تراجع:أرشفة المحادثة المحددة
• السيطرة + Q:وضع علامة كمقروءة
• CTRL + S: وضع علامة كغير مقروءة

تمنعك هذه الميزات من الضياع في الرسائل أو المجلدات وتتيح لك البقاء على اطلاع دائم بما يحدث في صندوق الوارد لديك.

خيارات إمكانية الوصول والتخصيص المرئي

يضيف Outlook اختصارات للمستخدمين الذين يعملون مع ميزات إمكانية الوصول:

• Alt+Ctrl+Shift+M:تمكين معلومات MSAA للقراء مثل JAWS
• Alt+F، T، A → Alt+P:تعيين الصوت لإشعار

يمكنك أيضًا تكبير رسائل البريد الإلكتروني:

• Ctrl ++:تكبير
• Ctrl + -:تصغير

تعد اختصارات Outlook المفيدة هذه مثالية لأولئك الذين يحتاجون إلى تخصيص بيئتهم بصريًا أو سمعيًا.

مع استيعاب كل هذه الاختصارات بشكل جيد، فمن الممكن العمل بشكل أكثر مرونة في Microsoft Outlookمن إنشاء رسائل البريد الإلكتروني إلى جدولة الأحداث أو إدارة المهام، يمكن أن تؤدي مجموعات المفاتيح هذه إلى تقليل النقرات والتمرير على الشاشة بشكل كبير.ورغم أنه قد يبدو الأمر وكأنه يتطلب الكثير من الحفظ في البداية، فسرعان ما ستجد أنك ستستخدمها تلقائيًا وستلاحظ التحسن في إنتاجيتك اليومية.