دليل كامل لقوائم Microsoft: ما هي وكيف تعمل

ضمن نظام Microsoft 365 البيئي، قوائم Microsoft إنها إحدى الأدوات الأساسية لتنظيم المعلومات وتتبعها ومشاركتها بطريقة منظمة. من تتبع المشكلات والمشاريع إلى دمج الموظفين وإدارة الموارد، يتميز هذا التطبيق بمرونته وسهولة استخدامه.

إذا كنت تعمل في فريق أو تريد فقط حافظ على معلوماتك منظمة ويمكن الوصول إليها من أي مكانهنا هو الحل الذي لا ينبغي لك تجاهله. في هذه المقالة سنخبرك بالتفصيل عما يمكنك فعله قوائم Microsoft وكيفية استخدام قوالبهم. سنقوم أيضًا بمراجعة تفاعلك مع التطبيقات الأخرى مثل SharePoint أو Teams.

ما هي قوائم Microsoft وكيف تعمل؟

Microsoft Lists هو تطبيق Microsoft 365 مصمم لـ تتبع المعلومات الذكي. بإمكانك العمل معه من الويب أو الهاتف المحمول أو حتى مباشرة من Microsoft Teams بفضل تكامله الكامل.

في الحقيقة، يعمل كقاعدة بيانات بسيطة ومرئية، مكون من صفوف وأعمدة يمكنك تضمين النصوص والصور والملفات والتواريخ والأشخاص المعينين والارتباطات التشعبية وغير ذلك الكثير فيها. بفضل نظام العرض الخاص به، يمكنك عرض المعلومات بطرق مختلفة اعتمادًا على الهدف: الشبكة (الخيار الافتراضي)، أو القائمة، أو التقويم، أو المعرض. القائمة مشابهة ولكن بدون إمكانية التعديل عبر الإنترنت. المعرض مناسب جدًا للمحتوى المرئي، والتقويم مثالي إذا كنت تريد عرض العناصر مرتبة حسب التاريخ.

عند إنشاء قائمة جديدة، يمكنك البدء من الصفر، أو استخدام قائمة موجودة كقالب، أو استيراد جدول Excel. يمكنك أيضًا الاعتماد على العديد من قوالب مصممة مسبقًا التي تقدمها Microsoft لحالات استخدام محددة.

يمكن تخصيص جميع القوائم بصريًا:تغيير ألوان الخلفية، وتعيين أيقونات محددة، وتطبيق القواعد التي تعدل مظهرها استنادًا إلى حالتها. على سبيل المثال، قد يظهر العنصر الذي يحمل الحالة "موافق عليه" بخلفية خضراء، بينما قد يظهر العنصر الذي يحمل الحالة "قيد المراجعة" باللون البرتقالي.

 

قوالب مصممة مسبقًا لكل احتياج

إذا كان لديك القليل من الوقت لإنشاء قائمة من الصفر، تتضمن قوائم Microsoft قوالب مفيدة مصممة خصيصًا لسيناريوهات مختلفة. تم تصميم هذه القوالب لاستخدامها ببضع نقرات فقط، مع الحفاظ على هيكل محدد، وحقول مخصصة، وعروض، وأنماط مرئية.

هذه بعض من الأكثر شعبية:

• نموذج إدارة المشكلات: مثالي لتتبع الحوادث مع حالتها وأولويتها والأطراف المسؤولة عنها.
• قالب مسار الحدث: ينظم كافة تفاصيل الحدث في هيكل واضح وقابل للتعديل.
• نموذج المريض: بالنسبة لإعدادات الرعاية الصحية، فإنه يسمح لك بتسجيل حالة وملاحظات واحتياجات كل مريض.
• نموذج طلب قرض: مراقبة ومراقبة عملية الموافقة على القروض.

خيارات التنظيم والتنسيق والقواعد

بالإضافة إلى الآراء المذكورة بالفعل، يمكنك تكييف كل قائمة مع سير عملك إنشاء المرشحات والتجميعات والفرز والقواعد الآلية. بعض الاحتمالات هي:

• إعداد تنبيهات البريد الإلكتروني عندما تتغير الحالة أو تتم إضافة عنصر جديد.
• تغيير التنسيق بشكل مشروط وفقا للمحتوى: الألوان، والأيقونات، والأنماط.
• عناصر المجموعة حسب الأولوية والتاريخ والحالة وما إلى ذلك.
• إنشاء قوائم جديدة من قوائم أخرى، نسخ التصميم والبنية.
• استيراد البيانات من Excel مع التعرف التلقائي على العمود.

كل هذه الوظائف تسمح لك بتوفير الوقت و ضمان الاتساق البصري والبيانات داخل الفريق، خاصة في المشاريع التعاونية التي يشارك فيها العديد من الأشخاص.

حفظ القوائم والوصول إليها

إحدى مزايا Microsoft Lists هي تكاملها الأصلي مع نظام Microsoft 365 البيئي. يمكنك حفظ قوائمك على مواقع مثل شير س و ون درايف للاستخدام الشخصي فقط. إذا كنت تعمل ضمن فريق، فمن الأكثر شيوعًا استضافتهم على موقع SharePoint مشترك مع جميع الأعضاء.

تفتح القوائم في وضع ملء الشاشة لتسهيل التحرير، ويمكنك رؤية مكان تخزين القائمة بالضبط من عنوان URL أو شريط الأدوات. من الواجهة القياسية يمكنك إنشاء العناصر وتحريرها ومشاركتها وتصديرها بسهولة.

قوائم المشاركة: الأذونات والوصول والتعاون

مشاركة القائمة أمر سهل مثل إنشاء رابط أو دعوة أعضاء محددين. يمكنك منح حق الوصول الكامل (قراءة + تحرير) أو القراءة فقط. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين تاريخ انتهاء صلاحية الرابط وحمايته بكلمة مرور، وحتى اختيار ما إذا كان يمكن للمستلمين إجراء تغييرات أم لا.

يمكنك أيضًا مشاركة عنصر قائمة واحد، بدلاً من قاعدة البيانات بأكملها. يمكن ترك التعليقات على العناصر الفردية.، مما يحسن التعاون دون الحاجة إلى إرسال رسائل البريد الإلكتروني.

يتم إدارة الأذونات من خلال SharePoint ويتم توريثها افتراضيًا. من الموقع الذي تم حفظ القائمة فيه. ومع ذلك، يمكنك تعديلها لتخصيص الوصول لأشخاص معينين فقط أو تقييد إجراءات معينة.

قوائم Microsoft وتكاملها مع التطبيقات الأخرى

تظهر الإمكانات الحقيقية للقوائم عند دمجها مع أدوات أخرى في بيئة Microsoft. أن تكون كاملا متكامل مع SharePoint وMicrosoft Teams وPlanner، يمكنك القيام بما يلي:

• إضافة القوائم كعلامات تبويب داخل قناة Teams، مما يسهل الوصول المباشر إلى محادثة الفريق.
• استخدام القوائم كجزء ويب على صفحة SharePoint لعرض المعلومات المباشرة على شبكتك الداخلية.
• إعداد القواعد أو الأتمتة التي تربط القوائم بـ Power Automate أو Power Apps، للتدفقات المخصصة.
• ربط المهام من المخطط أو المهام المطلوب تنفيذها لتمركز إدارة المهام.

كل هذا جزء من رؤية Microsoft 365 منصة متصلة حيث تتحدث جميع التطبيقات مع بعضها البعض لتحسين الإنتاجية وشفافية العمل.

قوائم Microsoft على الأجهزة المحمولة

الإصدار المحمول من قوائم Microsoft متاح لـ أندرويد y آيفون. سماح إنشاء القوائم وعرضها وتحريرها من هاتفك المحمولسواء في المكتب، أو في المنزل، أو أثناء السفر. وفيما يلي بعض الأشياء التي يمكنك القيام بها:

• عرض القوائم الأخيرة والمفضلة.
• تحرير كامل لعناصر القائمة.
• الوصول دون اتصال بالإنترنت.
• التقط الصور وامسح رموز QR.
• واجهة قابلة للتكيف، مع دعم الوضع الداكن والتوجه الأفقي.

كما أنه يتميز بنفس إمكانيات الأمان الموجودة في سطح المكتب، مع دعم Intune لـ MDM وMAM. يتطلب الوصول حساب Microsoft تجاريًا مع إمكانية الوصول إلى SharePoint أو Office 365.

قوائم Microsoft لحالات الاستخدام

مع تطور الأداة، تم تطوير طرق إبداعية متعددة للاستفادة من قوائم Microsoft في سياقات مختلفة. وفيما يلي بعض من أبرزها:

• تنظيم المحتوى للشبكات الاجتماعية. باستخدام قالب تخطيط المحتوى، يمكنك تنظيم الحملات وجدولة المنشورات وإضافة الصور والروابط وتواريخ النشر. مفيد جدًا لفرق التسويق.
• التحكم في الوصول والزوار. تتيح لك القوائم إنشاء سجل لكل زائر مع اسمه وصورة الهوية وتاريخ الدخول والخروج. ويمكنك أيضًا جدولة إشعار تلقائي إلى حارس الباب عندما يغادر شخص ما.
• تتبع تذاكر العملاء. باستخدام القوائم كنظام CRM صغير، يمكنك تعيين الأطراف المسؤولة، وتسجيل المشكلات، وتحديد الأولويات، وترك تعليقات حول حالة التذكرة.
• إدارة المشاريع البسيطة. إذا لم تكن بحاجة إلى أداة معقدة، تتيح لك القوائم إجراء تتبع أساسي للمهام والمواعيد النهائية وعروض التقويم. ويمكنك أيضًا تلقي التنبيهات عند تغير المهمة.
• المخزون وموارد تكنولوجيا المعلومات. باستخدام القوائم، يمكنك متابعة جميع معدات شركتك والبيانات المرتبطة بها: تاريخ الشراء، والضمان، والخدمة، والموقع، وما إلى ذلك. كل شيء مرئي وقابل للتصفية بنقرة واحدة.
• دمج الموظفين أو الموردين الجدد. تساعد قائمة التحقق من التوظيف الجديد في متابعة جميع مهام ومستندات الموظف الجديد. قد يؤدي وضع علامة "مكتملة" على العناصر إلى إرسال إشعارات إلى القسم المعني.

باختصار، تقدم قوائم Microsoft طريقة متعددة الاستخدامات ومرئية وتعاونية لإدارة المعلومات الديناميكية. سواء كان بمثابة حل للتتبع أو أداة تنظيمية أو مكمل لمنصات أخرى مثل Teams أو SharePoint، فقد ثبت أنه مناسب تمامًا لأي نوع من المستخدمين أو الشركات.