توفر هذه المقالة دليلا خطوة بخطوة حول كيفية تسجيل عميل على Debitor. إذا كنت جديدًا على استخدام منصة المحاسبة عبر الإنترنت هذه، هذه العملية ضروري للاحتفاظ بسجل دقيق لعملائك وتتبع معاملات الأعمال الخاصة بك. تابع القراءة لمعرفة كيفية إضافة عملاء إلى حساب Debitoor الخاص بك بفعالية.
– اختيار خيار “العملاء” من القائمة الرئيسية
اختر خيار "العملاء" في القائمة الرئيسية
بمجرد تسجيل الدخول إلى حساب Debitoor الخاص بك، ستتمكن من الوصول إلى جميع الوظائف والميزات التي يقدمها البرنامج. لتسجيل عميل على Debitoor، ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات البسيطة. أولا، توجه إلى القائمة الرئيسية و اختر خيار "العملاء".. يقع هذا في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة، إلى جانب خيارات أخرى مثل "الفواتير" و"المصروفات" و"المنتجات والخدمات".
إنشاء عميل جديد
بمجرد تحديد خيار "العملاء"، سيتم فتح نافذة جديدة تحتوي على قائمة بجميع العملاء المسجلين في حسابك إنشاء عميل جديد اضغط على زر "عميل جديد" الموجود في الجزء العلوي الأيمن من الشاشة. بعد ذلك، سيتم عرض نموذج حيث يمكنك إدخال معلومات العميل، مثل الاسم الكامل والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. تذكر إكمال جميع الحقول الإلزامية التي تحمل علامة النجمة (*).
حفظ وإدارة معلومات العملاء
بمجرد إدخال معلومات العميل في النموذج، ما عليك سوى النقر فوق الزر "حفظ" لتسجيل البيانات. بمجرد حفظ العميل، سيتم إضافته إلى قائمة العملاء المسجلين لديك وسيكون بإمكانك القيام بذلك إدارة المعلومات الخاصة بك بسرعة وسهولة. لتعديل معلومات عميل حالي، ما عليك سوى النقر على اسمه في قائمة العملاء وسيتم فتح ملفه الشخصي الكامل. ومن هناك، ستتمكن من إجراء تغييرات وإضافة ملاحظات والاطلاع على ملخص لجميع الفواتير والمدفوعات المتعلقة بهذا العميل. مع Debitoor، أصبح الاحتفاظ بسجل محدث ومنظم لعملائك أسهل من أي وقت مضى.
– الضغط على “إضافة عميل جديد”
اضغط على "إضافة عميل جديد"
بمجرد تسجيل الدخول إلى Debitoor، فإن الخطوة الأولى لتسجيل العميل هي النقر فوق خيار "إضافة عميل جديد". هذا الخيار موجود في شريط الأدوات الرئيسي، في قسم العملاء. عند الضغط على هذا الرابط، سيتم فتح صفحة حيث يمكنك إدخال بيانات العميل الجديد الذي تريد تسجيله في حساب Debitoor الخاص بك.
املأ تفاصيل العميل
في صفحة "إضافة عميل جديد" ستجد الحقول المختلفة التي يمكنك إدخال معلومات العميل فيها. الحقول المطلوبة مُشار إليها بعلامة النجمة (*)، لذا من المهم التأكد من إكمالها بشكل صحيح. بعض البيانات التي ستحتاج إلى إدخالها هي: اسم العميل والعنوان والمعرف الضريبي وجهة الاتصال الرئيسية. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا إضافة معلومات إضافية، مثل رقم هاتف العميل أو البريد الإلكتروني.
حفظ والانتهاء من التسجيل
بمجرد الانتهاء من جميع الحقول اللازمة، تأكد من مراجعة المعلومات المدخلة لتجنب الأخطاء. بعد ذلك، ما عليك سوى النقر فوق الزر "حفظ" لإنهاء تسجيل العميل في Debitoor، وبمجرد حفظه، سيظهر العميل الجديد في قائمة العملاء الخاصة بك وستتمكن من الوصول إلى ملفه الشخصي في أي وقت لإجراء تعديلات أو استفسارات. تذكر أنه يمكنك إضافة أي عدد تريده من العملاء وإدارة معلوماتهم بسهولة وسرعة باستخدام Debitoor.
– أكملحقول المعلومات الشخصية الإلزامية
عند تسجيل عميل على Debitoor، من المهم إكمال جميع حقول المعلومات الشخصية المطلوبة للتأكد من حصولك على البيانات الصحيحة وتحديثها بشكل صحيح في المستقبل. هذه المجالات أساسية لإنشاء سجلات دقيقة وتكون قادرًا على الحفاظ على تتبع فعال لقاعدة عملائك.
تتضمن حقول المعلومات الشخصية المطلوبة ما يلي:
- اسم كامل: أدخل اسم العميل بالكامل لتتمكن من التعرف عليه بسهولة.
- عنوان: يوفر العنوان الفعلي للعميل، والذي يمكن أن يكون مفيدًا لحسابات الضرائب أو لإرسال الفواتير الفعلية.
- مدينة: أشر إلى المدينة التي يتواجد فيها العميل، إذا كان ذلك ذا صلة بنشاطك التجاري.
- الرمز البريدي: قم بتوفير الرمز البريدي للعميل حتى يمكن تصنيفه جغرافيًا إذا لزم الأمر.
- بريد إلكتروني: تأكد من تضمين عنوان بريد إلكتروني صالح، حيث سيكون ذلك ضروريًا للتواصل مع العميل وإرسال الفواتير عبر البريد الإلكتروني.
- هاتف: قم بتوفير رقم هاتف جهة الاتصال إذا لزم الأمر لعملك.
تذكر أن هذه الحقول مطلوبة لإنشاء سجل كامل لعميلك. بالإضافة إلى ذلك، يوصى بالحفاظ على هذه المعلومات محدثة لضمان حصولك على جميع المعلومات الضرورية في وقت الفواتير أو تتبع لعملائك. من خلال إكمال هذه الحقول، ستكون في طريقك إلى "إدارة" قاعدة عملائك. بفعالية وفعال.
- قم بتضمين عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف الخاص بالعميل
لتسجيل عميل جديد على Debitoor، من المهم تضمين عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف الخاص بالعميل. تعد هذه البيانات ضرورية للحفاظ على تواصل سلس وفعال مع العميل، خاصة عندما يتعلق الأمر بالمسائل المتعلقة بالفواتير أو الاستفسارات حول المنتجات أو الخدمات المقدمة.
عنوان البريد الإلكتروني تتيح لنا خدمة العملاء إرسال الفواتير والإيصالات إليك بسرعة وكفاءة. بالإضافة إلى ذلك، يسمح لنا أيضًا بإرسال رسائل بريد إلكتروني إليك تتعلق بالعروض الترويجية أو تحديثات المنتج أو أي نوع آخر من المعلومات ذات الصلة بالعميل.
El رقم التليفون من الضروري أن يتواصل معك العميل في حال كان من الضروري توضيح أي تفاصيل حول فواتيرك أو لتنسيق تسليم المنتجات أو الخدمات. بالإضافة إلى ذلك، قد يكون من المفيد أيضًا الاتصال بالعميل في حالة وجود أي مشكلة أو حادث يتطلب اهتمامًا فوريًا.
من المهم ملاحظة أنه يجب تقديم عنوان البريد الإلكتروني ورقم الهاتف للعميل طوعًا والحصول على موافقة صريحة من العميل. في Debitoor، نسعى جاهدين لحماية الخصوصية والبيانات الشخصية لعملائنا، لذلك نضمن أن هذه البيانات لن تستخدم إلا لغرض تقديم خدمة عالية الجودة وتحسين التواصل مع العميل.
– قم بمراجعة خيار "إرسال فاتورة الترحيب" لتوفير تجربة مخصصة للعملاء من البداية
في عالم الأعمال، من الضروري تقديم تجربة مخصصة للعملاء منذ اللحظة الأولى. في Debitoor، نحن ندرك أهمية هذا الاتصال الأولي وقمنا بتطوير خيار "إرسال الفاتورة الترحيبية" لمساعدتك في تحقيق ذلك. من خلال مراجعة هذه الوظيفة، سوف تكون قادرا على إنشاء تجربة فريدة وشخصية لعملائك الجدد.
يتيح لك خيار "إرسال فاتورة ترحيبية" القيام بذلك أرسل فاتورة مخصصة لعملائك الجدد تلقائيًا بمجرد تسجيلهم على Debitoor. يمكن تصميم هذه الفاتورة وفقًا لعلامتك التجارية ويمكن أن تتضمن رسالة ترحيب أو أي معلومات أخرى ذات صلة لعملائك. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك قم بتكوين الفاتورة باستخدام تفضيلات الدفع وتذكير الدفع، للتأكد من أن عملائك على علم و بالمواعيد النهائية للدفع.
لا تعمل هذه الوظيفة على تبسيط عملية الترحيب بعملائك الجدد فحسب، بل تساعدك أيضًا وضع الأسس لعلاقة عمل متينة ودائمة. من خلال البدء في العمل معًا بطريقة شخصية ومهنية، سيشعر عملاؤك بالتقدير وستكون قادرًا على إنشاء أساس متين من الثقة منذ البداية. بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك خيار »إرسال فاتورة ترحيب» في Debitoor توفير الوقت وبشكل تلقائيtiقم بإجراء هذه العملية، مما يمنحك راحة البال بأن كل عميل سيحصل على فاتورة مناسبة وشخصية.
– أدخل تفاصيل العميل الإضافية في قسم الملاحظات
عندما تقوم بتسجيل عميل على Debitoor، من المهم توفير أكبر قدر ممكن من المعلومات للحفاظ على سجل كامل ومفصل. إحدى الطرق للقيام بذلك هي إدخال تفاصيل إضافية في قسم الملاحظات. تم تصميم هذا القسم ليشمل معلومات إضافية حول العميل التي قد تكون ذات صلة بنشاطك التجاري. يمكنك تحقيق أقصى استفادة منه للاحتفاظ بسجل كامل لتفاعلات عملائك، بالإضافة إلى أي معلومات إضافية قد تحتاجها في المستقبل.
من خلال إدخال تفاصيل العميل الإضافية في قسم الملاحظات، يمكنك:
– سجل الأحداث المهمة: هل لدى عميلك تاريخ استحقاق خاص لدفع الفاتورة؟ أو ربما لديك اتفاق خاص معهم، فإن تضمين هذه التفاصيل في ملاحظاتك سيساعدك على تذكر هذه الأحداث المهمة ويتيح لك خدمة عملائك بشكل أفضل.
- تسجيل المعلومات التعاقدية: إذا كان لديك أي عقد أو اتفاقية مع العميل، فيمكنك إرفاق نسخة ممسوحة ضوئيًا بتنسيق PDF في قسم الملاحظات، وبهذه الطريقة، سيكون لديك جميع المعلومات المهمة في مكان واحد فقط يمكن الوصول إليه بسرعة عند الضرورة.
– حفظ معلومات الاتصال الإضافية: بالإضافة إلى معلومات الاتصال الأساسية، يمكنك استخدام قسم الملاحظات لتسجيل معلومات إضافية مثل أرقام الهواتف الثانوية أو عناوين البريد الإلكتروني البديلة أو أي معلومات أخرى مفيدة قد تكون ذات صلة بتواصلك مع العميل.
تذكر أن قسم الملاحظات خاص ولن يتمكن أحد من رؤيته إلا أنت والمستخدمين الذين منحتهم حق الوصول إليه. استفد من هذه الأداة للاحتفاظ بسجل منظم ومفصل لعملائك وتزويدهم بخدمة مخصصة وعالية الجودة.
-تخصيص فئة للعميل لتسهيل التنظيم والبحث في المستقبل
يعد تعيين فئة للعميل ميزة أساسية في Debitoor ستسمح لك بتنظيم المعلومات والبحث عنها بكفاءة فى المستقبل. لتسجيل عميل بنجاح، اتبع الخطوات التالية:
1. قم بالدخول إلى حساب Debitoor الخاص بك وحدد "العملاء" في القائمة الجانبية. في هذا القسم ستجد خيار "إضافة عميل جديد".
2. قم بملء الحقول المطلوبة مثل اسم العميل وعنوانه ومعلومات الاتصال به وتأكد من إدخال المعلومات بشكل صحيح لتجنب الارتباك.
3. بمجرد الانتهاء من الحقول الرئيسية، فقد حان الوقت لتعيين فئة للعميل. يمكن تخصيص هذه الفئة لتناسب احتياجاتك، وستساعدك على تصنيف وتصفية عملائك وفقًا لمعايير محددة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء فئات مثل تجار الجملة أو تجار التجزئة أو العملاء العاديين. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك تعيين عدة فئات لنفس العميل إذا لزم الأمر.
تذكر أن تعيين فئة للعميل لا يسهل التنظيم والبحث في المستقبل فحسب، بل سيسمح لك أيضًا بإنشاء تقارير أكثر تفصيلاً وقائمة على الفئات، وهو أمر مفيد بشكل خاص عند تحليل تدفق الدخل والنفقات. لا تقلل من شأن قوة التصنيف المناسب! حقق أقصى استفادة من هذه الميزة في Debitoor وحافظ على معلومات عملك منظمة ويمكن الوصول إليها بسهولة للتحكم بشكل أفضل في عملك.
- أضف أي تفاصيل إضافية مطلوبة في الحقول القابلة للتخصيص
بمجرد دخولك إلى Debitoor وتحديد خيار "العملاء" في القائمة الرئيسية، ستظهر لك قائمة فارغة حيث يمكنك إضافة بيانات العميل الجديد. هذا هو المكان الذي يمكنك تقديمه أي تفاصيل إضافية مطلوبة في الحقول القابلة للتخصيص. للبدء، يمكنك إدخال الاسم الكامل للعميل في الحقل المقابل. تذكر استخدام التنسيق المناسب للأسماء، أي وضع الاسم (الأسماء) الأخير بعد الاسم الأول وفصل الاسم الأول والأخير بمسافة.
وبعد ذلك، يمكنك إدخال عنوان العميل. من المهم تقديم العنوان الكامل، بما في ذلك الشارع،الرقم،الرمز البريدي والمدينة. يعد هذا "ضروريًا" لتتمكن من إنشاء "الفواتير" والمستندات الأخرى بدقة. يمكنك أيضًا إضافة أي معلومات إضافية ذات صلة في حقل "الملاحظات". على سبيل المثال، إذا كان لدى العميل أي متطلبات خاصة أو إذا كانت هناك ترتيبات محددة لمدفوعاته، فهذا هو المكان المناسب لإضافة تلك المعلومات.
بالإضافة إلى الحقول المطلوبة، يقدم Debitoor أيضًا خيارات لإضافة معلومات إضافية حول العميل. يمكنك استخدام الحقول القابلة للتخصيص لـ agregar detalles adicionales مثل رقم الهاتف أو البريد الإلكتروني أو أي بيانات أخرى تعتبرها ذات صلة بعملك. قد يكون هذا مفيدًا للاحتفاظ بسجل كامل لعملائك وإنشاء اتصالات أكثر فعالية. تذكر أنه يمكنك إضافة أي عدد تريده من الحقول القابلة للتخصيص، مما يسمح لك بتكييف المعلومات المعروضة في الملفات الشخصية لعملائك وفقًا لاحتياجاتك المحددة. باختصار، يسمح لك Debitoor بتسجيل عملائك طريقة فعالة من خلال منحك المرونة اللازمة لإضافة أي تفاصيل إضافية مطلوبة في الحقول القابلة للتخصيص. سيساعدك هذا على الاحتفاظ بسجل كامل ومنظم لعملائك، مما سيسهل عليك إدارة أعمالك وتحسين تواصلك معهم.
– احفظ معلومات العميل بالضغط على "حفظ"
ل حفظ معلومات العملاء في Debitoor، ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات البسيطة أولاً، وتحديد خيار "العملاء" في القائمة الرئيسية للمنصة. ثم اضغط على زر "+عميل جديد" لإنشاء سجل جديد.
في صفحة إنشاء العميل، ستجد الحقول التي يمكنك من خلالها إضافة جميع المعلومات ذات الصلة عن عميلك، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف والبريد الإلكتروني. بالإضافة إلى ذلك، يمكنك أيضًا إضافة تفاصيل إضافية باستخدام حقل "الملاحظات". تذكر أن جميع هذه الحقول اختيارية ويمكنك إكمال الحقول الضرورية فقط.
بمجرد الانتهاء من معلومات العميل، تأكد من النقر فوق الزر "حفظ" لذلك حفظ التغييرات وقم بتسجيل العميل في قائمة عملاء Debitoor الخاصة بك. إذا كنت تريد حفظ وإنشاء عميل جديد في نفس الوقت، فيمكنك استخدام خيار "حفظ وجديد". تذكر أنه يمكنك أيضًا تعديل معلومات العميل في أي وقت إذا لزم الأمر.
– التأكد من صحة البيانات المدخلة في ملخص العميل قبل استكمال التسجيل
لتسجيل عميل على Debitoor، من الضروري التحقق من دقة البيانات المدخلة في الملخص قبل إكمال عملية التسجيل. وهذا يضمن اكتمال معلومات العميل وعدم وجود أخطاء في البيانات المقدمة، مما قد يؤثر سلبًا على الإدارة المستقبلية والتواصل مع العملاء.
التحقق من دقة البيانات تتضمن مراجعة المعلومات الرئيسية التي يقدمها العميل بعناية، مثل الاسم والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني. ومن المهم التأكد من عدم وجود أي أخطاء إملائية أو أخطاء في التنسيق، لأن ذلك قد يجعل التواصل مع العميل صعبًا أو حتى يؤدي إلى ضياع فرص المبيعات.
بالإضافة إلى التحقق من بيانات العميل الأساسية، يُنصح أيضًا بمراجعة التفاصيل المهمة الأخرى، مثل فئة العميل وشروط وأحكام الدفع وأي بيانات أخرى ذات صلة بعلاقة العمل، مما يضمن سلامة المعلومات الموجودة في ملخص العميل دقيقة وحديثة، مما يسهل إدارة وتتبع المعاملات التجارية.
باختصار، يتطلب تسجيل العميل على Debitoor التحقق الدقيق من دقة البيانات تم إدخاله في الملخص قبل إتمام عملية التسجيل. وهذا يضمن أن معلومات العميل صحيحة وحديثة، مما يسهل إدارة العميل والتواصل معه في المستقبل، بالإضافة إلى التحقق من البيانات الأساسية، فمن المستحسن مراجعة التفاصيل الأخرى ذات الصلة بعلاقة العمل. باتباع هذه الخطوات، ستتمكن من تسجيل العملاء بكفاءة وتجنب التعقيدات المحتملة في إدارة الأعمال.
أنا سيباستيان فيدال، مهندس كمبيوتر شغوف بالتكنولوجيا والأعمال اليدوية. علاوة على ذلك، أنا خالق tecnobits.com، حيث أشارك البرامج التعليمية لجعل التكنولوجيا أكثر سهولة وفهمًا للجميع.