- تقوم المهارة بتخزين التعليمات القابلة لإعادة الاستخدام لمهام محددة تقوم بتنفيذها باستخدام Notion Agent.
- تجمع قاعدة بيانات المهارات بين الأوصاف والملفات والأطراف المسؤولة وصلاحيات الفريق.
- يمكنك استدعاء مهارة باستخدام / أو إضافتها اختيارياً إلى قائمة المحرر.
- اختبر كل مهارة باستخدام حالات غير مكتملة، وراجع تعليماتك عندما تتغير العملية.
إذا كنت تستخدم Notion Agent لتلخيص الاجتماعات أو مراجعة المستندات أو إعداد التقارير، فقد تكرر نفس التعليمات في كل محادثة: ما هي المصادر التي يجب الرجوع إليها، وما هو التنسيق الذي يجب اتباعه، وما هي التفاصيل التي لا يجب اختلاقها. مهارات التفكيرتتيح لك هذه الميزات، التي تسمى "المهارات" في الواجهة الإسبانية، حفظ هذه التعليمات على صفحات قابلة لإعادة الاستخدام.
عندما يحتاج عدة أشخاص إلى نفس المعايير، فإن الحل الأكثر عملية هو دمج المهارات في مهارة واحدة. قاعدة بيانات المهاراتإليك كيفية العثور على مهاراتك ومشاركتها وتحديثها باستمرار. في هذا الدليل، سنتعرف على الوقت المناسب لإنشاء مهارة، وكيفية تنظيم مكتبتك، والإعدادات اللازمة لاستخدامها من خلال الدردشة أو المحرر.
ما هي مهارة Notion ومتى يكون من المناسب إنشاء واحدة؟
المهارة هي صفحة تحتوي على تعليمات لأداء نوع معين من العمليمكنه شرح كيفية تحويل ملاحظات الاجتماعات إلى مهام، وكيفية مراجعة مسودة، أو كيفية كتابة ملخص للإدارة. تستدعيه عند الحاجة، ويقوم Notion Agent بتطبيق تعليماته على المحتوى الذي تقدمه.
من المهم تمييزها عن الوظائف الأخرى. تعليمات وكيل Notion إنها تحدد تفضيلات عامة ترغب في تطبيقها بانتظام. أما المهارة فهي مخصصة لمهمة محددة. على النقيض من ذلك، وكيل الجمارك يمكن أن يحتوي على تعليماته الخاصة، ونقاط الوصول، والمحفزات لتنفيذ سير العمل، حتى على أساس مجدول.
يُعدّ التكرار مهمةً تعتمد على محتوى صفحة أو نصّ مُحدّد، ويجب أن يتبع ناتجها بنيةً مُتشابهة، وهو ما يُناسب المهارات. إذا قام فريقك بنسخ نفس التعليمات في محادثات مُختلفة، فمن المُرجّح أن يكون من المُناسب حفظها. لا داعي لفرض حدّ أدنى للتكرار أو حساب عدد الدقائق التي سيتم توفيرها، فالمهم هو أن تكون التعليمات مُفيدة وقابلة للتحديث باستمرار.
كيفية إنشاء قاعدة بيانات للمهارات
لإعداد مكتبة مشتركة، أنشئ صفحة في Notion، ثم اختر قاعدة البيانات ثم حدد مهاراتيمكنك أيضًا إضافتها من مساحة الفريق إذا كنت ترغب في منح أعضائها إمكانية الوصول إليها منذ البداية. كل صفحة جديدة تنشئها داخل قاعدة البيانات هذه ستُمثل مهارة.
يشتمل هذا النوع من قواعد البيانات على خاصيتين مفيدتين بشكل خاص: وصفوهذا يوضح وظيفة المهارة ومتى يجب استخدامها، و أرشيفحيث يمكنك تخزين المواد الداعمة. يمكنك إضافة خصائصك الخاصة، مثل الجهة المسؤولة، أو الحالة، أو مساحة الفريق. ابدأ بمكتبة مشتركة واحدة، وأنشئ مكتبة أخرى إذا احتاجت مجموعات معينة إلى أذونات أو جهات مسؤولة مختلفة.
هل لديك قاعدة بيانات تحتوي على إجراءات؟ يمكنك الوصول إلى إعداداتها في المزيد من الإعدادات > تحويل إلى > تحويل إلى قاعدة بيانات المهاراتراجع الخصائص التي تُعيّنها للوصف والملفات قبل تفعيل الصفحات الحالية. أو يمكنك نقل صفحة التعليمات إلى قاعدة البيانات الجديدة وإضافة وصف واضح لها.
اكتب مهارتك الأولى مع مثال عملي
لنفترض أنك تُعدّ ملخصًا للمشروع كل يوم جمعة من الملاحظات والمهام المحفوظة في Notion. أنشئ مهارة في قاعدة البيانات باسم ملخص المشروع الأسبوعيفي قسم "الوصف"، اكتب متى يجب استخدامه، على سبيل المثال: "يلخص تقدم المشروع بناءً على صفحاته ومهامه لهذا الأسبوع، مع الكتل والخطوات التالية".
في متن الصفحة، حدد المهمة بتعليمات قابلة للتحقق:
استخدم فقط صفحات المشروع والمهام التي لديك صلاحية الوصول إليها. لخص تقدم هذا الأسبوع في خمس نقاط كحد أقصى. ثم، اذكر أي عقبات واجهتك، والشخص المسؤول عنها إن وُجد في المصدر، والخطوات التالية. أضف روابط للصفحات المستخدمة. إذا كانت هناك أي معلومات ناقصة، فأشر إليها؛ ولا تُدخل التواريخ أو أسماء المسؤولين بناءً على افتراضات.
الهيكل بسيط: الهدف، مصادر الإدخال، الخطوات، الحدود، وتنسيق الإخراجيمكنك إضافة نموذج للنتيجة إذا احتاج الفريق إلى نمط محدد. اجعل الصفحة مختصرة، واربطها بوثائق شاملة بدلاً من لصق دليل كامل في كل مهارة. تساعد التعليمات في تقليل الأخطاء، ولكن من الأفضل دائمًا مراجعة إجاباتك قبل مشاركتها.
كيفية تفعيل واستخدام مهارة في الدردشة والمحرر
يمكنك أيضًا إنشاء مهارة فردية من المكتبة > المهارات > مهارة جديدةإذا كانت لديك بالفعل صفحة تحتوي على التعليمات، فافتح قائمة النقاط الثلاث الخاصة بها وحدد استخدمها كمهارةللعمل مع مكتبة الفريق وتسهيل الاستخدام التلقائي، ضع الصفحة داخل قاعدة بيانات المهارات وأكمل وصفها.
في محادثة مع موقع Notion Agent، كتب / لفتح قائمة المهارات، حدد المهارة التي ترغب في استخدامها، أو تابع بكتابة اسم المهارة التي تريد تنفيذها. يمكن للوكيل أيضًا اختيار مهارة بنفسه عندما يعتقد أنها تناسب طلبك. للقيام بذلك، يجب أن تكون المهارة موجودة في قاعدة بيانات المهارات، وأن تحتوي على وصف مفيد، وأن يكون الخيار مُفعّلاً. الاستخدام التلقائيإذا كنت تفضل استدعاءه فقط عندما تقرر ذلك، فقم بتعطيل هذا الخيار.
للحصول على مهارة مفيدة أثناء تحرير الصفحة، انتقل إلى المكتبة > المهارات وتفعيل إضافة إلى قائمة محرر النصوص في تلك المهارة. ثم يمكنك العثور عليها من القوائم المقابلة عند تحديد نص أو العمل مع كتلة متوافقة. هذا الإعداد يجعل الوصول إليها أسهل من المحرر؛ ليس من الضروري استخدام المهارة في الدردشة.
شارك المكتبة واستخدمها مع الوكلاء المخصصين
المهارات عبارة عن صفحات في Notion، لذا تُدار صلاحياتها كأي صفحة أخرى. يمكنك مشاركة مهارة واحدة أو قاعدة البيانات بأكملها. امنح صلاحية التحرير فقط لمن سيُشرفون على تحديث التعليمات. يؤثر التغيير في مهارة مشتركة على أولئك الذين يستخدمونها..
سيجد الزملاء المهارات المشتركة في علامة التبويب يكتشف من مكتبتهم وسيكون بإمكانهم الاختيار فعّل هذا الخيار لييُعدّ الوصول إلى الصفحة وإضافة المهارة إلى القائمة إجراءين منفصلين. كما يُنصح بتعيين شخص مسؤول عن كل مهارة مهمة حتى يتمكن من مراجعة التعليمات عند تغيير إجراءات الفريق.
يمكن للوكيل المخصص أيضًا تتبع مهارة. افتح الوكيل، وأدخل الأدوات والوصول ثم أضف صفحة المهارة. بعد ذلك، حدد في تعليمات الموظف الحالات التي يجب تطبيقها فيها. بهذه الطريقة، يمكنك إعادة استخدام معيار العمل دون الحاجة إلى نسخه يدويًا لكل موظف.
اختبر مهاراتك وحافظ عليها
قبل مشاركة مهارة مع الفريق بأكمله، جرّبها في سيناريو عادي وآخر غير مكتمل: ملاحظات بدون مؤلفين مُعينين، مشروع متوقف عن العمل، أو مستند يجمع بين عدة مواضيع. تأكد من أنها تحافظ على التنسيق، وتُبرز البيانات المفقودة، وتستخدم الخطوط الصحيحة. إذا فشلت، غيّر أحد التعليمات وأعد الاختبار.
راجع دوريًا المهارات التي لم تعد مستخدمة، وتلك التي تُحقق نتائج مماثلة، وتلك التي تستند إلى معايير قديمة. تساعدك خصائص المالك والحالة على تحديد المهارات الجاهزة للفريق. يتيح لك سجل الصفحة الاطلاع على التغييرات التي طرأت على مهارة مشتركة.
يتيح لك Notion أيضًا تنزيل مهارة لاستخدامها مع وكلاء محليين محددين باستخدام الخيار تنزيل وكلاء محليين من قائمة الصفحة. إذا قمت لاحقًا بتغيير إصدار Notion الخاص بك، فسيتعين عليك تنزيل نسختك المحلية مرة أخرى لتطبيق التغييرات.
تُحقق مكتبة المهارات أفضل النتائج عندما تُسهم كل مهارة في حل مهمة محددة، مع شرح واضح لوقت استخدامها، ووجود شخص مسؤول عن مراجعتها. وبفضل بعض التعليمات المُجرَّبة جيدًا، يُمكن للفريق تحقيق نتائج أكثر اتساقًا دون الحاجة إلى البدء من الصفر في كل طلب.
أنا من عشاق التكنولوجيا وقد حول اهتماماته "المهووسة" إلى مهنة. لقد أمضيت أكثر من 10 سنوات من حياتي في استخدام التكنولوجيا المتطورة والتعديل على جميع أنواع البرامج بدافع الفضول الخالص. الآن تخصصت في تكنولوجيا الكمبيوتر وألعاب الفيديو. وذلك لأنني منذ أكثر من 5 سنوات أكتب لمواقع مختلفة حول التكنولوجيا وألعاب الفيديو، وأقوم بإنشاء مقالات تسعى إلى تزويدك بالمعلومات التي تحتاجها بلغة مفهومة للجميع.
إذا كان لديك أي أسئلة، فإن معرفتي تتراوح بين كل ما يتعلق بنظام التشغيل Windows وكذلك Android للهواتف المحمولة. والتزامي تجاهك هو أنني على استعداد دائمًا لقضاء بضع دقائق ومساعدتك في حل أي أسئلة قد تكون لديكم في عالم الإنترنت هذا.