برنامج DMS: التطبيقات التي تسمح لك بتخزين الوثائق بشكل آمن

La إدارة الوثائق القانونية لم يعد من الممكن فهمه بدون برنامج إدارة المستندات الرقمية تُمركز الملفات وتحميها وتتيح الوصول إليها من أي جهاز. على الرغم من أن العديد من مكاتب المحاماة لا تزال تواجه صعوبات في التعامل مع العمليات الورقية، إلا أن الواقع يُشير إلى أن الأمور القانونية معقدة وتتطلب برامج حديثة لتبسيط سير العمل وتقليل المخاطر وتحسين علاقات العملاء. ما هي التطبيقات التي تسمح لك بتخزين الوثائق القانونية؟ لقد تحدثنا عن ذلك في هذه المقالة.

وفيها نشرح كيفية استخدامها بأمان، وأهم ميزاتها، وأفضل الحلول التي يمكننا استخدامها.

ما هو البرنامج المستخدم لإدارة وتخزين الوثائق القانونية؟

برنامج إدارة المستندات القانونية (DMS) هو أداة متخصصة لتخزين وتنظيم وإدارة إصدارات الملفات الرقمية وتتبعها داخل الشركات والاستشارات والأقسام القانونية.. الهدف منه هو أن وثائق هامة آمنة وسهلة العثور عليها، مع عمليات بحث متقدمة، وأذونات تعتمد على الأدوار، وإمكانية التتبع.

تتضمن هذه المنصات عادةً ميزات بحث فعّالة، وتعاونًا فوريًا، والتحكم في الإصدارات، والامتثال. في sector legalوبالإضافة إلى ذلك، من المهم أن يدعم النظام أتمتة سير العمل، والتبادل الآمن مع العملاء، والتوقيعات الإلكترونية، وتدقيق الإجراءات.

خارج المجال القانوني، تُعد أنظمة إدارة المستندات جزءًا من نظام إدارة المحتوى المؤسسي (ECM)، من خلال دمج الرقمنة (المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف)، والأرشفة الإلكترونية، والنسخ الاحتياطي، وطبقات الأمان على مستوى المؤسسة للامتثال لمعايير GDPR و ISO.

الميزات الرئيسية التي يجب أن تطلبها من نظام إدارة المستندات القانونية

• الإدارة والتخزين في السحابة و/أو الخوادم الخاصة:إمكانية الوصول على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع من الويب والهاتف المحمول، مع مزامنة آمنة وخطط قابلة للتطوير استنادًا إلى حجم البيانات، وإمكانية استخدام السحابة الهجينة في الموقع إذا كانت سياسة تكنولوجيا المعلومات الخاصة بك تتطلب ذلك.
• سهولة الاستخدام والتنفيذتعمل الواجهة البديهية على تسريع عملية التبني وتقليل منحنى التعلم؛ فكلما أسرعت في تقديم القيمة، كلما كان العائد الذي تحصل عليه أفضل، وكلما كانت المقاومة الداخلية أقل.
• قوالب ولوحات معلومات وبيانات وصفية قابلة للتخصيصقم بتوحيد العقود أو المطالبات أو المستندات باستخدام قوالب ولوحات معلومات قابلة لإعادة الاستخدام لعرض التقدم والمعالم والتبعيات؛ وتعتبر البيانات الوصفية والعلامات أساسية للتصنيف.
• أتمتة التدفق:استبدال الخطوات اليدوية بالقواعد والمحفزات (الموافقات والتنبيهات والتعيينات)، مع إصدارات وسجلات النشاط للتدقيق.

أنواع أنظمة إدارة المستندات والوظائف الشائعة

• عن طريق النشرفي السحابة (وصول شامل، تقليل الاحتكاك، والاعتماد على جهات خارجية) أو في الموقع (تحكم كامل، استثمار داخلي، وصيانة). كما تتوفر حلول هجينة تجمع بين المزايا.
• بالترخيص:الملكية (الدعم الرسمي والتدريب واتفاقية مستوى الخدمة والتكلفة الأعلى) مقابل المصدر المفتوح (المرونة والمجتمع، تتطلب بائعًا ذا خبرة أو فريقًا داخليًا للصيانة).
• Capacidades clave: المسح الضوئي والتعرف الضوئي على الحروف، وفهرسة البيانات الوصفية، والبحث عن المحتوى أو الكلمات الرئيسية، وإدارة الإصدارات، والأذونات والتدقيق، والتكاملات (ERP، CRM، البريد الإلكتروني)، وسير العمل (الموافقات).

أفضل برامج إدارة المستندات القانونية (DMS)

لقد جمعنا الحلول التي تستخدمها الفرق القانونية لإدارة القضايا، والتوثيق، وأعباء العمل، وعلاقات العملاء. وأدرجنا نقاط القوة والضعف، والأسعار، والتقييمات لإجراء مقارنة دقيقة.

انقر فوق

ClickUp Docs يوفر طريقةً مرنةً لإنشاء المستندات القانونية والبحث عنها والتعاون بشأنها ضمن بيئة المشروع نفسها. يُسرّع محرك البحث القوي الخاص به تحديد موقع الملفات و السلامة وسهولة الوصول ممتازة. Dispone de plantillas legales (إدارة العملاء وتتبع الحالات والفاتورة) و كليك أب إيه آي لكتابة الملخصات والتحديثات.

الأسعار:مجانًا إلى الأبد؛ غير محدود 7 دولارات أمريكية/مستخدم/شهر؛ الأعمال 12 دولارًا أمريكيًا/مستخدم/شهر؛ المؤسسة (اتصل). كليك أب إيه آي +5 دولار شهريًا لكل عضو في الخطط المدفوعة.

ProProfs Project

مجموعة بسيطة للمهام والتقويمات والموارد، ليس محددًا قانونيًا، ولكنه مفيد إذا كنت تبحث عن البساطة والسعر الجيد. ProProfs Project يُنشئ فواتير وتقارير، ويتتبع الوقت، ويُقدّم لوحات جانت وكانبان. يفتقر إلى نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) المُتقدّم وبرنامج دردشة الفريق.

سعر:39,97 دولارًا أمريكيًا شهريًا لعدد غير محدود من المستخدمين (سنويًا).

أسانا

أسانا إنه منصة سير عمل شاملة مع الأتمتة والتبعيات والتقارير.يتيح لك عرض المشكلات في جدول زمني أو قائمة أو لوحة، وتحديد أهداف ذكية، وإنشاء قواعد دون الحاجة إلى برمجة. قد يُشكّل منحنى التعلم الأولي وتسلسلاته الهرمية المعقدة عائقًا لبعض المستخدمين.

الأسعار:الأساسي (مجاني)، المتميز 10,99 دولار/مستخدم/شهر (سنوي)، الأعمال 24,99 دولار/مستخدم/شهر (سنوي).

Redbooth

التركيز على الفرق التي تجمع المهام ومكالمات الفيديو عالية الدقة والتدفقات المخصصة على منصة واحدة. Redbooth يتضمن قوالب ومخطط جانت وأعلام الطوارئ للمهام الحرجة.

الأسعار:Pro 9 دولارات؛ Business 15 دولارًا/مستخدم/شهر (سنويًا)؛ Enterprise (اتصال).

تريلو

تريلو تشتهر بنظام كانبان البسيط، والذي أصبح الآن مع أتمتة بتلر والآراء المتعددة (الجدول الزمني، والتقويم، والجدول، والخريطة)برنامج إدارة المستندات (DMS) مع نظام بيئي رائع من الإضافات والتكاملات.

الأسعار:مجانًا؛ القياسي 5 دولارات؛ المتميز 10 دولارات/مستخدم/شهر (سنويًا)؛ المؤسسة (اتصل).

إيفرنوت

على الرغم من أنه تم إنشاؤه في الأصل للملاحظات، إلا أن العديد من شركات المحاماة تستخدمه إيفرنوت مثل مستودع خفيف الوزن وتعاونيامسح ضوئيًا، واحفظ، وابحث باستخدام البحث المتقدم. دمج التقويمات والمهام.

الأسعار:مجانًا؛ شخصي 10,83 دولارًا؛ احترافي 14,17 دولارًا/مستخدم/شهريًا (سنويًا).

DMS وECM وCMS: الاختلافات التي يجب أن تكون واضحة

عند اختيار برنامج إدارة المستندات، من المفيد توضيح بعض المفاهيم التي غالبًا ما يتم الخلط بينها:

• يركز نظام إدارة المستندات على دورة حياة المستندات (المسح الضوئي، والفرز، والتخزين، وإصدارات مختلفة، والنشر، والمشاركة).
• يغطي ECM كافة محتويات الشركة (المستندات، رسائل البريد الإلكتروني، الوسائط المتعددة، البيانات)، مع تدفقات المعلومات والحوكمة.
• El CMS عادة ما يكون موجها نحو إدارة محتوى الويب (المواقع والمدونات والشبكات الداخلية).

من المتوقع أن يصل حجم سوق إدارة المحتوى الإلكتروني إلى حوالي 67.590 مليار دولار في عام 2023، وقد يتجاوز 131.200 مليار دولار في خمس سنوات.بمعدل نمو سنوي قدره 14%. تهدر العديد من الشركات الصغيرة والمتوسطة رأس مالها بسبب عدم الكفاءة: ما يصل إلى 20.000 دولار أمريكي سنويًا بسبب مشاكل المستندات، ويستغرق العثور على ملف ما 18 دقيقة في المتوسط.

مفتوح المصدر ومُستضاف ذاتيًا: حلول تُحدث فرقًا

إذا كنت بحاجة التحكم الكامل في البيانات والتخصيص، يوفر النظام البيئي مفتوح المصدر بدائل قويةفيما يلي 10 خيارات بارزة ونقاطها الرئيسية.

• Papermarkمفتوح المصدر، استضافة ذاتية، مستندات ومجلدات غير محدودة، علامات بيضاء، نطاقات مخصصة، وعلامات مائية. الأسعار: خطة مجانية؛ ٢٩ دولارًا أمريكيًا (٣ مقاعد) لمشاركة المستندات؛ ٥٩ دولارًا أمريكيًا لغرفة بيانات آمنة؛ ١٤٩ دولارًا أمريكيًا لغرف غير محدودة؛ نسخة كاملة ذاتية الاستضافة.
• نيكست كلاودحزمة تعاونية تتضمن الملفات، وTalk، وGroupware، وOffice (التحرير عبر الإنترنت، والتقويم، وجهات الاتصال، والبريد الإلكتروني). أمان وتحكم في الوصول على مستوى المؤسسات، وتكامل مع البنية التحتية الحالية. السعر: 37,49 يورو - 195 يورو للمستخدم سنويًا، حسب الخطة.
• Documenso: منصة توقيع المستندات مفتوحة المصدر, مُستضاف ذاتيًا مع قوالب وقواعد ذكية؛ يتكامل مع Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. التسعير:Enterprise 1188 دولارًا أمريكيًا لكل مقعد/السنة؛ لاعب واحد (لا يوجد تسعير عام).
• OpenDocMan:برنامج إدارة المستندات على الويب متوافق مع PHP ISO 17025 وOIE، مع التحكم في الوصول، المراجعة الآلية، البيانات الوصفية، عمليات البحث حسب المؤلف/القسم/الفئة و عناوين URL الآمنة. القيود:واجهة المستخدم مع تخصيص محدود ومنحنى لك. 
• Papermergeمُصمم للمستندات الممسوحة ضوئيًا مع خاصية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) والبحث عن نص كامل؛ تعدد المستخدمين، وإدارة الإصدارات، وواجهة برمجة تطبيقات REST، وأذونات مُحددة. القيود: يُركز على عمليات المسح الضوئي وقد يفتقر إلى ميزات متقدمة.

كيفية اختيار برنامج إدارة المستندات الخاص بك

هذه هي الجوانب التي يجب مراعاتها قبل اختيار برنامج DMS أو آخر:

• خبرة المورد:ابحث عن شركاء يفهمون العمليات القانونية ويمكنهم مساعدتك في التنفيذ والتدريب واستمرارية الأعمال.
• سهولة الاستخدامإن الأداة القابلة للاستخدام تقلل من المقاومة الداخلية؛ فبفضل التدريب القصير، يجب أن يكون أي شخص قادرًا على تشغيل الأساسيات (من المحاسبة إلى المبيعات).
• حماية البياناتإعطاء الأولوية للتشفير والنسخ الاحتياطي والتحكم في الوصول وسجلات النشاط والامتثال لقانون حماية البيانات العامة (GDPR)/معيار ISO؛ فالأمان أمر غير قابل للتفاوض.
• الوصول عن بعد ومن خلال الهاتف المحمول:لذا يمكنك بدء التدفقات واتخاذ القرارات من هاتفك المحمول خارج المكتب دون احتكاك.
• قابلية التوسع:قم بتقييم قدرته على النمو معك (المستخدمين، جيجابايت/تيرابايت، الأقسام الجديدة) ومرونته للتكامل مع أنظمة تخطيط موارد المؤسسات/إدارة علاقات العملاء/البريد الإلكتروني.

تعمل برامج إدارة المستندات الجيدة على توحيد وتصنيف وتشغيل الأتمتة، مع ضمان الأمان والامتثال والبحث المتقدم الذي يجد المستند في ثوانٍ.بفضل كل ما تمت مناقشته هنا، لديك مجموعة مثبتة من الأدوات لتنفيذ أساس رقمي قوي ومنتج يدعم كل شيء بدءًا من مكتب مكون من شخص واحد وحتى الشركات الأكثر تطلبًا.