كيفية إنشاء جدول زمني في برنامج Excel خطوة بخطوة

إنشاء جدول زمني في Excel يُعدّ إكسل من أفضل الطرق لتنظيم مراحل المشروع أو مراحل إنجازه بصريًا، أو تخطيط المهام، أو عرض تسلسل الأحداث. قد يبدو إكسل أداةً تعتمد على جداول البيانات والأرقام، إلا أنه يوفر العديد من الوظائف والخيارات لتحويل القوائم البسيطة إلى جداول زمنية جذابة.

نحن عادة نربط الجداول الزمنية ببرامج إدارة المشاريع المحددة، ولكن الحقيقة هي أن يتمتع برنامج Excel بالمرونة الكافية لتلبية الاحتياجات الشخصية والتجارية. يكمن السر في فهم الموارد التي يوفرها، ودمج القوالب، والاستفادة من التخصيص لتكون النتيجة النهائية واضحة ومرئية ومفيدة للغاية. فيما يلي الدليل الأكثر شمولاً وحداثةً لتعلم كيفية إنشاء مخطط زمني في Excel خطوة بخطوة، باستخدام الطرق اليدوية والقوالب والإضافات. سنتناول أيضًا كيفية تحسين التصميم واستكشاف البدائل. لنبدأ بـ كيفية إنشاء جدول زمني في Excel. 

ما هو الجدول الزمني ولماذا إنشاء واحد في Excel؟

الخط الزمني، والذي يسمى أيضًا جدول المواعيد، هي أداة بصرية تعرض سلسلة من الأحداث أو الأنشطة أو المعالم مرتبة زمنيًا على مقياس. وظيفتها الرئيسية هي السماح بفهم سريع لتقدم المشروع أو تسلسل الإجراءات المهمة، مما يسهل إدارة المهام والمواعيد النهائية والمسؤولين عنها.

تصور المعالم الرئيسية يساعد المشروع الفرق على فهم الوضع العام للمشاريع في لمحة سريعة، وتوقع الاختناقات، وإبلاغ الجهات المعنية بالتقدم والمواعيد النهائية. على الرغم من أن أدوات مثل Microsoft Project أو برامج عبر الإنترنت مثل GanttPRO متخصصة في هذا، يعد Excel بديلاً سهل الوصول إليه ومرنًا التي تكون في متناول معظم المستخدمين والشركات.

خيارات لإنشاء جدول زمني في Excel

يمكنك تطوير جدول من الصفر باستخدام وظائف Excel، باستخدام مخططات التشتت أو الخطوط بشكل أساسي؛ أو يمكنك أيضًا الاختيار قوالب محددة مسبقًا بتصميم احترافي مما يُسهّل العمل بشكل كبير. بالإضافة إلى ذلك، هناك بدائل أخرى غير Excel إذا كنت تبحث عن سرعة أكبر.

• مخطط التشتت اليدوي: يتيح لك تصميم جدول زمني مخصص بالكامل من الجداول والبيانات الخاصة بك.
• قوالب Excel أو Office.com الرسمية: إنها حل سريع وعالي الجودة ومثالي لأولئك الذين يعطون الأولوية للتصميم والعملية.
• المكونات الإضافية والتطبيقات الخارجية: توفر برامج مثل GanttPRO إمكانية إنشاء جدول زمني ببضع نقرات فقط والعديد من الخيارات الرسومية الأخرى.

دليل خطوة بخطوة لإنشاء جدول زمني يدوي في Excel

1. أدخل إنجازاتك وتواريخك في جدول

الخطوة الأولى هي حدد الأحداث الرئيسية لمشروعكأنشئ جدولًا صغيرًا في برنامج إكسل يحتوي على عمودين رئيسيين على الأقل: وصف الإنجاز والتاريخ المرتبط به. يمكنك إضافة عمود إضافي لتعيين قيمة عددية لكل إنجاز، مما يسمح لك بوضعها على ارتفاعات مختلفة داخل المخطط ومنع تداخل التسميات.

• العمود أ: وصف المرحلة المهمة (مثال: "البدء"، "تسليم المرحلة 1"، "الاجتماع النهائي").
• العمود ب: تاريخ مهم.
• العمود ج (اختياري): سلسلة أرقام مثل ١، ٢، ٣، ٤، تُكرر إذا كان لديك عدة معالم. بهذه الطريقة، ستظهر النقاط على ارتفاعات مختلفة.

مجلس: إذا كان لديك الكثير من الأحداث، فقم بتبديل القيم الرقمية (على سبيل المثال، 1، 2، 1، 2) بحيث تكون العلامات متدرجة ولا تتداخل مع بعضها البعض.

2. إدراج مخطط تشتت

بمجرد أن يكون الجدول جاهزًا، حدد خلية فارغة في الورقة وانقر فوق علامة التبويب أدخل. ضمن مجموعة الرسومات، اختر تشتت ("مخطط مبعثر") أو "مخطط فقاعي". سيظهر مخطط فارغ، بانتظار تهيئته.

هذا النوع من المخططات مثالي للخطوط الزمنية، لأنه يمكنك تعريف كل من المحورين X (التواريخ) وY (القيمة/الحدث) بطريقة شخصية للغاية.

3. أضف بياناتك إلى الرسم البياني

انقر بزر الماوس الأيمن على المنطقة البيضاء من الرسم البياني وحدد حدد البياناتستُفتح نافذة مصادر البيانات. انقر على إضافة لإنشاء سلسلة جديدة.

• قيم X: قم بتحديد عمود التاريخ بأكمله من الجدول الخاص بك.
• قيم Y: حدد عمود القيم الرقمية. إذا لم تُنشئ هذا العمود، يمكنك وضع جميع النقاط على نفس المستوى، مع أنه يُنصح بتبديل القيم لفصل الأحداث داخل محور الرسم البياني.

صحافة استعرض وسيتم تحديث مخطط التشتت الخاص بك لإظهار النقاط الموضوعة وفقًا للتاريخ والقيمة العددية.

4. تحويل الرسم البياني إلى جدول زمني

لديك النقاط بالفعل، ولكن لجعل الرسم البياني يعمل كخط زمني، تحتاج إلى تعديل تنسيقه:

• إزالة العناصر غير الضرورية: انقر فوق زر خيارات الرسم البياني (التوقيع) +) ويزيل خطوط الشبكة وعنوان الرسم البياني والمحور الرأسي (Y)، ويترك محور التاريخ فقط.
• إضافة العلامات وأشرطة الخطأ: تحقق من خيارات تسميات البيانات لعرض أسماء المعالم و أشرطة الخطأ لربط النقاط بالخط الزمني.
• تخصيص أشرطة الخطأ: انقر بزر الماوس الأيمن على أي شريط خطأ، ثم حدد صيغة وضبطها لتكون خطوطًا عمودية (خيار "ناقص") وضبطها على 100% حتى تعبر من نقطة الإنجاز إلى نطاق الجدول الزمني.

هل ترى أن الأشرطة الأفقية غير ضرورية أم أنك تريد الشريط الرأسي فقط؟ قم بتكوين التنسيق لإزالة الشريط الأفقي وترك الشريط العمودي فقط، وضبط اللون والسمك والشفافية لتحسين الرؤية.

5. ضبط التصميم والتخصيص

في هذه المرحلة يمكنك بالفعل قم بتخصيص الجدول الزمني الخاص بك قدر الإمكان:

• ألوان النقاط: انقر بزر الماوس الأيمن على أي علامة وحدد "تنسيق سلسلة البيانات". من القائمة، اختر لون العلامة الذي تريد تمييز كل معلم به.
• شفافية الموصلات: إذا كانت الموصلات الرأسية تبدو شديدة للغاية، فقم بضبط شفافيتها باستخدام تنسيق شريط الخطأ الرأسي.
• موقع المعالم: تذكر أنه بإمكانك تغيير القيم العددية في عمود "الارتفاع" في الجدول الأساسي لتحريك المعالم لأعلى أو لأسفل ومنع تداخل العلامات.
• ضبط حدود التاريخ: انقر بزر الماوس الأيمن على محور التاريخ وحدد "تنسيق المحور" لتعديل الحد الأدنى والحد الأقصى للقيم لتناسب الرسم البياني مع الفترة التي تهمك.

هام: يمكنك استخدام السمات والأنماط Excel لتغيير ألوان الرسم البياني وخطوطه وأنماطه بسرعة من علامة التبويب تصميم الصفحة أو تصميم الرسم البياني، ما عليك سوى اختيار سمة أو لوحة ألوان لتحديث المظهر العام للجدول الزمني الخاص بك.

كيفية إنشاء خط زمني في Excel؟

6. أضف عناوين وعلامات وصفية

لا تنسَ أن المعالم يجب أن تكون سهلة التعرّف. لعرض أسماء المعالم:

• انقر بزر الماوس الأيمن على أي تسمية في الرسم البياني واختر تنسيق تسمية البيانات.
• اختر قيمة الخلية ويشير إلى النطاق الذي توجد فيه أوصاف المعالم الخاصة بك في الجدول.
• يمكنك إزالة خيار "قيمة Y" بحيث يتم عرض اسم الإنجاز فقط.

النتيجة هي جدول زمني يتضمن نقاط الحدث وخطوط الاتصال والعلامات الوصفية، وكلها متوافقة مع المقياس الزمني الذي تحتاجه.

7. قم بتصميم وتحسين الجدول الزمني الخاص بك في Excel

بمجرد إعداد الهيكل الأساسي، يمكنك قضاء بضع دقائق في جعل الجدول الزمني الخاص بك يبدو احترافيًا حقًا:

• تخصيص الألوان والخطوط: انتقل إلى "تصميم الصفحة" > "السمات" لتغيير المظهر الرسومي بالكامل بسرعة. يمكنك تعديل الألوان والخطوط بشكل فردي.
• استخدم لوحة ألوان الرسم البياني: من علامة التبويب تصميم الرسم البياني، انقر فوق لوحة الألوان المسماة "تغيير الألوان" لتطبيق أنظمة الألوان العالمية.
• ضبط التوزيع: إذا رأيت مساحة فارغة على اليسار أو اليمين، فقم بضبط حدود المحور للاستفادة من العرض الكامل للرسم البياني.
• الطباعة أو التصدير: بمجرد الانتهاء من ذلك، يمكنك بسهولة طباعة الجدول الزمني الخاص بك، أو حفظه بتنسيق PDF، أو دمجه في العروض التقديمية.

نصيحة رئيسية هي شارك قالب الجدول الزمني مع زملائك أو رؤسائك لتقديم لمحة عامة عن مراحل مشروعك وتقدمه. هذا يُبقي الجميع على اطلاع دائم ويساهم في تحقيق الأهداف. إذا كنت ترغب في مواصلة تعلم Excel، فاطلع على هذه المقالة الأخرى حول أهم صيغ Excel للبدء من الصفر كالمحترفينلدينا عدد لا يحصى منهم في Tecnobits، فقط استخدم محرك البحث.