كيفية إرسال المستندات عن طريق البريد الإلكتروني هي مهارة أساسية في العالم الرقمية الحالية. أصبح البريد الإلكتروني وسيلة سريعة ومريحة لإرسال واستقبال المستندات المهمة. سواء كنت بحاجة إلى إرسال مرفق Word، أو جدول بيانات Excel، أو عرض تقديمي لـ PowerPoint، فإن تعلم كيفية استخدام هذه الأداة يمكن أن يوفر لك الوقت والجهد. سنعرض لك في هذه المقالة الخطوات البسيطة والمباشرة لإرسال أي نوع من المستندات عبر البريد الإلكتروني، حتى تتمكن من التواصل بفعالية وكفاءة في حياتك الشخصية والمهنية.
خطوة خطوة ➡️ كيفية إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني
- أولا، افتح حساب البريد الإلكتروني الخاص بك في مزود الخدمة المفضل لديك، مثل Gmail أو Outlook.
- ثم إنشاء رسالة جديدة بالنقر فوق الزر «إنشاء» أو «رسالة جديدة».
- انتبه إلى الحقول "إلى" و"الموضوع" و"الرسالة".
- في الحقل "إلى"، أدخل عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. يمكنك كتابة العنوان مباشرة أو تحديده من جهات الاتصال الخاصة بك.
- يتضمن موضوعا أن يلخص محتوى الوثيقة.
- الآن إرفاق الوثيقة الذي تريد إرساله بالنقر فوق الزر أو الارتباط "إرفاق ملف".
- بمجرد إرفاق الملف تأكد من أن كل شيء صحيح.
- يمكنك اذا اردت أضف بعض الرسائل إضافية في حقل "الرسالة".
- وأخيرا، انقر فوق زر الإرسال ليتم إرسال المستند إلى المستلم.
سؤال وجواب
كيفية إرفاق المستندات في البريد الإلكتروني؟
- افتح نافذة بريد إلكتروني جديدة.
- انقر فوق الزر "إرفاق ملف" أو أيقونة مشبك الورق شريط الأدوات.
- ابحث عن الملف المطلوب وحدده على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.
- انقر فوق "إرفاق" لإضافة الملف إلى الرسالة.
ما هو الحد الأقصى لحجم إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني؟
- قد يختلف حد الحجم وفقًا لموفر البريد الإلكتروني.
- بشكل عام، يبلغ الحد الأقصى حوالي 25 ميجابايت إلى 35 ميجابايت.
- إذا كان المستند أكبر من الحد المقرر، ففكر في ضغطه أو استخدام خدمات التخزين في السحابة مشاركتها.
كيفية ضغط الملفات لإرسالها عبر البريد الإلكتروني؟
- حدد الملف أو الملفات التي تريد ضغطها.
- انقر بزر الماوس الأيمن واختر "إرسال إلى" أو "ضغط إلى...".
- اختر تنسيق الضغط (ZIP، RAR، إلخ) وانقر على "موافق".
- El ملف مضغوط سيكون جاهزًا لإرفاقه بالبريد الإلكتروني.
كيفية إرسال المستندات من الهاتف الخليوي؟
- افتح تطبيق البريد الإلكتروني على هاتفك المحمول.
- قم بإنشاء رسالة بريد إلكتروني جديدة.
- اضغط على أيقونة الملف المرفق أو على أيقونة مشبك الورق.
- حدد الملف الذي تريد إرفاقه من المعرض أو ملفات الهاتف الخليوي.
- قم بتأكيد الاختيار وسيتم إرفاق الملف بالبريد الإلكتروني.
هل يمكنني إرسال المستندات الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني؟
- نعم، يمكنك إرسال المستندات الممسوحة ضوئيًا عبر البريد الإلكتروني.
- قم بمسح المستند ضوئيًا باستخدام الطابعة أو الماسح الضوئي.
- احفظ المستند الممسوح ضوئيًا على جهاز الكمبيوتر أو الجهاز الخاص بك.
- افتح نافذة بريد إلكتروني جديدة وأرفق المستند الممسوح ضوئيًا.
كيفية إرسال المستندات عبر البريد الإلكتروني بشكل آمن؟
- استخدم اتصالاً آمنًا بالإنترنت.
- تأكد من إرسال المستندات إلى المستلمين الموثوق بهم فقط.
- تشفير المستندات قبل إرفاقها بالبريد الإلكتروني.
- فكر في استخدام خدمات نقل الملفات الآمنة أو التشفير الشامل.
ماذا أفعل إذا لم أتمكن من إرفاق مستند بالبريد الإلكتروني؟
- تأكد من أن الملف لا يتجاوز الحد الأقصى للحجم الذي حدده مزود البريد الإلكتروني الخاص بك.
- تأكد من تحديد الملف الصحيح وأنه ليس مفتوحًا أو قيد الاستخدام بواسطة تطبيق آخر.
- تحقق مما إذا كان الملف غير تالف أو تالف.
- حاول إرفاق المستند من موقع مختلف أو باستخدام متصفح مختلف.
كيفية إرسال مستند عبر البريد الإلكتروني دون تغيير التنسيق؟
- احفظ المستند بتنسيق متوافق مع البريد الإلكتروني، مثل PDF أو DOCX.
- تأكد من أن المستلمين لديهم البرامج المناسبة لفتح تنسيق المستند.
- تجنب إرسال المستند بتنسيقات قد تغير مظهره، مثل ملفات الصور (JPEG، PNG، الخ).
ما هي أفضل طريقة لمشاركة المستندات الكبيرة عبر البريد الإلكتروني؟
- استعمال خدمات التخزين في السحاب مثل Google Drive أو Dropbox أو OneDrive.
- قم بتحميل المستند إلى النظام الأساسي الذي تم اختياره وشارك رابط الملف في البريد الإلكتروني.
- يتجاوز هذا حدود الحجم ويسمح للمستلمين بتنزيل الملف عندما يحتاجون إليه.
هل من الآمن إرسال المستندات السرية عبر البريد الإلكتروني؟
- إنها ليست الطريقة الأكثر أمانًا لإرسال المستندات السرية.
- استخدم خدمات نقل الملفات التأمين أو التشفير من طرف إلى طرف لمزيد من الأمن.
- إذا كنت بحاجة إلى إرسال مستندات سرية عبر البريد الإلكتروني، فقم بتشفير المرفقات واستخدم كلمات المرور.
أنا سيباستيان فيدال، مهندس كمبيوتر شغوف بالتكنولوجيا والأعمال اليدوية. علاوة على ذلك، أنا خالق tecnobits.com، حيث أشارك البرامج التعليمية لجعل التكنولوجيا أكثر سهولة وفهمًا للجميع.