ما هو الوصول وما هو الغرض منه؟

إنه أحد البرامج الأقل شهرة في مجموعة Microsoft 365 Office، على الرغم من تضمينه منذ إصدار 1992، إلا أنه أداة مفيدة للغاية. في هذه التدوينة نوضح ما هو برنامج Microsoft Access وما هو الغرض منه؟.

أحدث إصدار من مايكروسوفت أكسس، وهو ما سنتحدث عنه هنا، تم إصداره في 5 أكتوبر 2021 لاستخدامه في نظامي التشغيل Windows 10 وWindows 11. ويشغل هذا مساحة تتراوح بين 44 ميجابايت و60 ميجابايت على القرص الصلب، اعتمادًا على خيارات التثبيت المختارة.

ما هو Microsoft Access؟

مايكروسوفت هو ملف نظام إدارة قواعد البيانات مضمن في مجموعة تطبيقات Microsoft Office (الآن Microsoft 365). هي أداة تهدف إلى مساعدة المستخدمين على إنشاء قواعد البيانات وإدارتها بهدف تخزين المعلومات وتنظيمها وتحليلها.

السبب وراء قلة استخدام هذا التطبيق يرجع أساسًا إلى عدم معرفة فائدته الحقيقية. يعتقد العديد من المستخدمين خطأً أن أي شيء يتم إنجازه باستخدام Access يمكن تنفيذه بالفعل باستخدام Access. التفوق.

على الرغم من أن كلا البرنامجين لديهما نقاط مشتركة، إلا أن برنامج Excel أكثر ملاءمة للتعامل مع البيانات الرقمية وإجراء العمليات الحسابية على تلك البيانات. الوصول من جهته يضيف درجة أكبر من التخصص ويتضمن وظائف محددة لإدارة أنواع مختلفة من البيانات. بالإضافة إلى ذلك، فهو يسمح لك بتقييد البيانات التي يدخلها المستخدمون في كل حقل، بالإضافة إلى ربط البيانات ذات الصلة في جداول متعددة.

تُظهر قواعد البيانات المحفوظة باستخدام Microsoft Access امتداد الملف ".accdb". على الرغم من أن هذا هو الأكثر شيوعًا والأكثر حداثة أيضًا، إلا أنه لا يزال من الممكن العثور على امتدادات أخرى (".mdbe" o ".mde")، والتي تتوافق مع الإصدارات السابقة لعام 2007. في بعض المناسبات، لفتح هذا النوع من الامتدادات، يجب على المستخدم أولاً استخدام أداة تحويل لتحويلها إلى «.accdb».

الأشياء التي يمكننا القيام بها باستخدام Access

كيف يمكنك استخدام Access لإدارة قاعدة البيانات؟ نوضح أدناه بعض المهام الأكثر شيوعًا التي يمكننا تنفيذها باستخدام هذه الأداة.

إنشاء قاعدة بيانات

على شاشة Access الرئيسية، انقر فوق "ملف" وفي عمود الخيارات الموجود على اليسار، حدد "جديد". من بين الخيارات المختلفة التي تظهر على الشاشة، يجب علينا اختيار الخيار الذي يحمل عنوان as “قاعدة بيانات سطح المكتب الفارغة”.

يمكن تعيين اسم لقاعدة البيانات المنشأة حديثًا كخطوة أولية للوصول إلى القالب الجديد والبدء في استخدامه.

قم بإنشاء جدول

لإضافة جدول بيانات إلى قاعدة البيانات التي أنشأناها، من الضروري الانتقال إلى شريط الأدوات والنقر فوق علامة التبويب "طاولة". يمكن إضافة أي عدد نريده من الحقول إلى هذا الجدول الجديد. للقيام بذلك، عليك النقر بزر الماوس الأيمن وتحديد الخيار «انقر للإضافة».

يتم استخدام قسم مربع التحرير والسرد لسرد أنواع البيانات المختلفة التي يمكن تعيينها إلى حقل (في Access، يلزم تعيين نوع بيانات لكل حقل).

إضافة البيانات إلى الجدول

هناك طرق عديدة لإضافة البيانات إلى جدول Access: استخدام نموذج، أو استيرادها من ملف خارجي، أو استخدام SQL، أو إدخال البيانات مباشرة (أي يدوياً). الخيار الأكثر شيوعًا هو الاستيراد عبر الملفات ".csv". هذا هو كيف نفعل ذلك:

1. على شريط الأداة، انقر فوق «بيانات خارجية».
2. ثم نضغط على "ملف نصي".
3. بعد ذلك نختار الملف المصدر والجدول الوجهة.
4. قبل متابعة عملية الاستيراد، يمكننا مراجعة جميع تفاصيل الملف (استخدام النقاط أو الفواصل كمحددات، ويجب حذف حقول معينة.
5. أخيرًا ، نضغط على الزر "ينهي" لتشغيل الاستيراد.

من هنا، هناك العديد من الإجراءات التي يمكننا تنفيذها في التطبيق باستخدام الجداول المختلفة التي قدمناها. على سبيل المثال، فمن الممكن إنشاء علاقات بين الجداول للاستعلام عن البيانات من جداول مختلفة. يمكنك أيضًا إنشاء ملف جدول البحث، والذي يحتوي على البيانات المشار إليها بواسطة جدول آخر، أو حتى إنشاء استعلامات معقدة على جداول متعددة بأنواع مختلفة من البيانات.

الإجراءات المحتملة الأخرى هي عمل نسخ احتياطية، وإنشاء قواعد بيانات قابلة للتنفيذ (والتي لا يمكن للمستخدمين الخارجيين تعديلها) إنشاء ماكرو لأتمتة المهام المعقدة أو تصدير البيانات إلى التفوق، من بين العديد من الاحتمالات الأخرى.

لتنفيذ كل هذه الإجراءات، يتضمن Microsoft Access أداة سهلة الاستخدام المساعد وهو بلا شك مفيد جدًا لأولئك الذين يستخدمون هذا التطبيق لأول مرة.

اختتام

يعد Microsoft Access خيارًا موصى به للغاية للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم التي تحتاج إلى أداة بسيطة وسهلة الاستخدام لإدارة البيانات. مثالية لمهام مثل gإدارة المخزون أو مراقبة المشروع. في كل هذه الحالات، يجدر تعلم كيفية استخدامه.