عرض التغييرات على ملف Excel: الدليل الذي تحتاجه

عندما نشارك جداول البيانات، من الطبيعي أن نتساءل عما لمسه كل شخص ومتى فعل ذلك. عرض التعديلات على ملف Excelاليوم لدينا عدة خيارات: لوحة "إظهار التغييرات"، و"سجل الإصدارات"، وفي السيناريوهات الأكثر كلاسيكية، خيار "تعقب التغييرات" المخضرم.

في هذا المقال نشرح كيفية القيام بذلك، وما هي القيود التي يفرضها كل خيار، وما هي البدائل المتاحة إذا كنت تعمل خارج السحابة، بالإضافة إلى نصائح عملية أخرى.

ما هو "إظهار التغييرات" في Excel وما هي المعلومات التي يعرضها؟

تُتيح ميزة "إظهار التغييرات" تسجيلًا مركزيًا للتعديلات الحديثة في الكتاب. تعرض لوحة التغييرات الأحدث في الأعلى، مما يسمح لك بمعرفتها بالتفصيل. من قام بالتعديل، والخلية المتأثرة، والوقت المحدد، والقيمة السابقةيعد هذا مفيدًا بشكل خاص عندما يقوم عدة أشخاص بتحرير ملف مشترك وتحتاج إلى جدول زمني واضح.

تتيح لك هذه اللوحة أيضًا مراجعة التعديلات التي نُفِّذت "بشكل جماعي". في هذه الحالات، Excel إنه ينشئ بطاقة بالإجراء المجمع ويوفر الوصول إلى "عرض التغييرات" داخل تلك البطاقة، حتى تتمكن من الخوض بشكل أعمق في تفاصيل كل تعديل مجمع دون فقدان السياق.

ضع في اعتبارك أن Excel يحتفظ بالنشاط الأخير في هذه اللوحة، مما يوفر رؤية تصل إلى الحد الأقصى حوالي 60 يومًاإذا كنت تريد تمديد نطاق الوقت لفحص ما كان يحدث من قبل، فسيكون دور سجل الإصدارات، والذي سنتحدث عنه لاحقًا. السفر إلى الإصدارات السابقة ومراجعتها دون أي مفاجآت.

عرض التغييرات في جميع أنحاء الكتاب: خطوات سريعة

للحصول على نظرة عامة شاملة على مصنف العمل وعرض التعديلات على ملف Excel، العملية بسيطة للغاية، وستنتقل بك إلى لوحة تحتوي على جميع التعديلات التي أجريتها مؤخرًا. باتباع هذه الخطوات، ستتمكن من رؤيتها فورًا. كل ما حدث في الملف:

1. في علامة التبويب "مراجعة"، حدد إظهار التغييرات لفتح اللوحة التي تحتوي على التعديلات الأخيرة.
2. لاحظ أن التغييرات تظهر مرتبة بحيث تكون الأحدث في الأعلى، مما يعكس الترتيب الزمني الفعلي من التنفيذ.
3. ستتمكن من تحديد من قام بتغيير ماذا وفي أي خلية، بالإضافة إلى التاريخ والوقت الدقيقين، مما يجعل الأمر أسهل التعاون في التدقيق.
4. إذا كانت هناك عمليات تحرير مجمعة، فستجد بطاقة تجمع هذه العملية وزرًا لـ انظر التغييرات والتنقل عبر كل التعديلات المضمنة.

تصفية التغييرات حسب الورقة أو النطاق أو الخلية المحددة

عندما ترغب في تضييق نطاق بحثك، يمكنك عرض التغييرات في ملف Excel لورقة محددة فقط، أو نطاق، أو حتى خلية واحدة. يساعدك هذا التصفية على البحث بتفصيل أكبر. ما حدث في منطقة معينة من الكتاب دون ضوضاء إضافية.

للتصفية السريعة من الورقة: حدد ورقة أو نطاقًا أو خلية واحدة، ثم انقر بزر الماوس الأيمن لفتح قائمة السياق واختر إظهار التغييراتباستخدام هذا الإجراء، يقوم Excel بتقييد اللوحة إلى هذا الاختيار.

يمكنك أيضًا التصفية من لوحة التغييرات نفسها. في الأعلى، سترى أيقونة تصفية: باختيارها، يمكنك تحديد ما إذا كنت تريد التصفية حسب... مرتبة لماذا ورقإذا اخترت نطاقًا، فاكتب النطاق أو الخلية في مربع النص وأكد ذلك باستخدام رمز السهم بجوار هذا الحقل لتطبيقه تصفية على الفور.

يوفر لك هذا النهج للتصفية الكثير من الوقت عند التحقيق في الحوادث أو عندما تحتاج إلى التركيز على منطقة حرجة من الورقة (على سبيل المثال، النطاق الذي يتم فيه حساب الإجماليات أو حيث قام شخص ما بتغيير المراجع).

أين يعمل "إظهار التغييرات" وما هي المتطلبات اللازمة لتسجيل كل شيء؟

تتوفر ميزة "إظهار التغييرات" في كل من Excel لسطح المكتب وExcel للويب، وهي تعكس في لوحتها التعديلات التي تم إجراؤها من تطبيقات Excel التي تدعمها. التأليف المشتركيعني هذا أنه لرؤية التاريخ الأكثر اكتمالاً في لوحة المعلومات، يجب على جميع المستخدمين استخدام تطبيق Excel متوافق والعمل مع الملف في المواقع التي الحفاظ على النشر المشترك نشط (على سبيل المثال، OneDrive أو SharePoint).

ماذا لو بدت لوحة المعلومات فارغة رغم علمك بوجود نشاط؟ قد تؤدي بعض الإجراءات إلى مسح Excel لهذا السجل. سترى لوحة معلومات فارغة إذا قام شخص ما، على سبيل المثال، بتحرير ملف بعملية شراء لمرة واحدة أو باستخدام إصدار قديم من Excel لا يتوافق مع ميزة التأليف المشترك، أو إذا تم استخدام وظائف... إنها غير متوافقة مع النشر المشترك أو إذا كان الملف تم استبداله أو حفظ نسخة منه- كسر استمرارية المراقبة.

الخبر السار هو أنه من تلك اللحظة فصاعدًا، سيتم تسجيل أي تغييرات جديدة تُجريها أنت أو أي شخص آخر على التطبيقات المتوافقة في لوحة التغييرات. يُعيد هذا إمكانية رؤية الأحداث اللاحقة ويسمح لك بـ اتبع المسار دون الحاجة إلى إعادة المستند.

ما هي التغييرات التي تم تسجيلها والتي لا يتم عرضها على اللوحة

تُركز لوحة "التغييرات" على الصيغ وقيم الخلايا، بالإضافة إلى عمليات مثل نقل الخلايا والنطاقات وفرزها وإدراجها وحذفها. لذلك، ستجد بوضوح تعديلات لمرة واحدة وتغييرات هيكلية تؤثر على كتل البيانات.

ومع ذلك، لا يتم عرض بعض الإجراءات حاليًا: التعديلات على الرسومات أو الأشكال أو الكائنات الأخرى أو الحركات أو الإعدادات في الجداول الديناميكيةيتضمن ذلك تغييرات التنسيق (الألوان، الخطوط، الأنماط)، وإخفاء الخلايا/النطاقات، وتطبيق الفلاتر. تذكّر هذا، لأن هذه "الطبقة المرئية" لا تنعكس في اللوحة التي تُركّز على الوظائف الرئيسية. عددية ووظيفية.

علاوةً على ذلك، لتوفير سجلّ شامل قدر الإمكان، قد يترك Excel فجوات في الجدول الزمني إذا لم تكن بعض التغييرات متاحة. نتيجةً لذلك، قد تلاحظ "تخطيات" عند تعذّر إجراء التعديلات، نظرًا لطبيعتها أو الأداة المستخدمة. سجل على اللوحة.

لماذا تختفي القيم السابقة أحيانًا من بعض الإدخالات؟ قد يحدث هذا عند تعديل البيانات باستخدام برمجيات (مثل VBA أو إضافات)، أو عند تعديل المصنف باستخدام Excel دون تحديثه. أحدث إصدارفي مثل هذه الحالات، قد يتم فقدان إمكانية تتبع "القيمة قبل/القيمة بعد" لهذا الإجراء المحدد.

كيفية عرض التغييرات الأقدم: سجل الإصدارات

تعرض لوحة التغييرات أحدث التغييرات؛ إذا كنت بحاجة إلى تمديد الفترة، فاستخدم تاريخ النسخةمن ملف > معلومات > سجل الإصدارات، يمكنك فتح إصدار سابق لمعاينته، ​​واستعادته عند الحاجة. هذا مفيد جدًا عند البحث الأحداث السابقة إلى النطاق الذي يغطيه عرض التغييرات.

سجل الإصدارات ليس بمثابة "مُقارن بصري" بين نقطتين زمنيتين: الغرض منه هو إتاحة التنقل عبر حالات الملفات، مع إمكانية فتح إصدار سابق والعمل عليه. مع ذلك، فإن دمج هذه الميزة مع "إظهار التغييرات" يُتيح نظرة عامة متوازنة. سريع وحديث مع التدقيق على المدى الأطول.

إذا كان ملفك موجودًا في SharePoint، فتذكر أن التحكم في الإصدارات له حدود قابلة للتخصيص. أثناء الإعداد، يمكنك تحديد الحد الأقصى لعدد الإصدارات التي تريد الاحتفاظ بها، وعندما يصل النظام إلى هذا الحد، يقوم بحذف آخر إصدار. أقدم لإفساح المجال للجدد. إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المرونة، فمن الممكن زيادة هذا العدد حتى يصل إلى الحد الأقصى للنظام، مما يُحسّن إمكانية العودة بالزمن إلى بحث موسع.

بالنسبة للفرق التي تعتمد على الإصدارات التاريخية، فمن المستحسن مراجعة هذا التكوين بشكل دوري في مكتبة SharePoint وتكييفه مع سير العمل: كلما زادت التغييرات اليومية، أصبح من المنطقي زيادة عدد الإصدارات المحجوبة حتى لا نفقد أثرًا مفيدًا.

إعادة تعيين جزء التغييرات: متى وكيف

في Excel للويب، يتوفر خيار لمسح سجل التغييرات الذي تراه في لوحة المعلومات. يقع هذا الخيار ضمن "ملف" > "معلومات"، وعند تأكيده، سيتم... تنظيف اللوحة لجميع مستخدمي الكتاب. إنه إجراء لا رجعة فيه، ولذلك يجب دراسته بعناية قبل تنفيذه إذا كنت بحاجة إلى الحفاظ على أدلة. التعاون الأخير.

حتى لو حذفتَ هذا الإدخال من اللوحة، لا يزال بإمكانك فتح الإصدارات السابقة أو استعادتها من خلال سجل الإصدارات. بمعنى آخر، ستحذف "قائمة الأحداث" من اللوحة، لكنك لن تفقد إمكانية العودة إلى الحالات السابقة من الملف طالما أن هذه الإصدارات موجودة على النظام.

 

ميزة "تعقب التغييرات" الكلاسيكية في Excel: ما تقدمه وكيفية مراجعتها

لسنوات، كان البرنامج يتميز بنظام "تعقب التغييرات" التقليدي، والذي يُعتبر الآن نظامًا قديمًا. كان هذا النظام وسيلة جيدة لعرض التعديلات على ملف Excel. في المصنفات المُجهزة بهذه الميزة، كان حفظ كل تعديل ومشاركته يترك علامات في الخلايا (مثلثات زرقاء) وتعليقات منبثقة. وصف التغيير والمستخدم المسؤول. على الرغم من أنه لا يزال موجودًا في سيناريوهات محددة، إلا أنه في بيئات التأليف المشترك الحديثة، استُبدل بـ "إظهار التغييرات".

إذا كانت مؤسستك لا تزال تستخدم هذا النهج، يمكنك إدراج التغييرات في ورقة منفصلة. للقيام بذلك، من علامة التبويب "مراجعة"، افتح "تتبع التغييرات" واختر تسليط الضوء على التغييراتحدد خيار "إظهار التغييرات في ورقة جديدة" وأكد ذلك بالنقر فوق موافق: سيضيف Excel ورقة تسمى "السجل" مع تفاصيل التغيير مُستخرج من الكتاب.

تمت إدارة مراجعة هذه التعديلات أيضًا من خلال "مراجعة" > "تتبع التغييرات" > "قبول أو رفض التغييرات". هناك، يمكنك قبولها أو رفضها واحدة تلو الأخرى، أو استخدام خياري "قبول الكل" أو "رفض الكل" لمعالجتها دفعةً واحدة، مع إمكانية إغلاقها في أي وقت. العودة إلى الصفحة.

تتمتع هذه الطريقة بقيمة في الكتب التي تم إنشاؤها بالفعل باستخدام هذا النظام، ولكنها لا تقدم تجربة التكامل والتأليف المشترك التي توفرها السحابة ولوحة "إظهار التغييرات" اليوم، حيث تتوافق المعلومات بشكل أفضل مع التحرير التعاوني أون تيمبو حقيقية.

مقارنة الإصدارات والقيود: ما يمكنك وما لا يمكنك توقعه من Excel

بدلاً من عرض تعديلات ملف Excel، يرغب العديد من المستخدمين في الاطلاع سريعًا على التغييرات بين الإصدار السابق والإصدار الحالي دون فتح ملفين جنبًا إلى جنب. عمليًا، لا يتضمن Excel أداةً مدمجةً تُؤدي هذه الوظيفة. الفرق التفصيلي بين أي ملفين محليين. يوفر ميزة "إظهار التغييرات" للكتب المشتركة (وهي ميزة حديثة وعملية للغاية) و"سجل الإصدارات" لفتح الإصدارات السابقة، وإذا لزم الأمر، استعادتها.

يذكر بعض المستخدمين أداةً تُسمى Spreadsheet Compare (متوفرة في بعض إصدارات Office) لمقارنة ملفين محفوظين. لاستخدامها، تحتاج إلى نسخة من الإصدار السابق على جهاز الكمبيوتر؛ فهي ليست "زرًا سحريًا" داخل Excel، بل أداة منفصلة تُقارن المصنفات وتعرض النتائج. الخلافاتيعد هذا مفيدًا إذا كنت لا تعمل في السحابة، على الرغم من أنه يتطلب خطوة إضافية تتمثل في الاحتفاظ بالإصدارات المحلية.

من الشائع قراءة في المنتديات أنه "لا توجد طريقة أصلية وسريعة وعالمية" لمقارنة أي إصدار بالإصدار الحالي دون تحضير المادة مسبقًا. وهذا منطقي: لتسجيل كل اختلاف بسيط، سيحتاج الأرشيف إلى تخزين كمية هائلة من البيانات الوصفيةوهذا من شأنه أن يزيد حجمها بشكل كبير ويعقد إدارتها، خاصة في الكتب التي يتم تحديثها يوميا.

إذا كنت تعمل في نظام التشغيل Windows، يتيح لك مستكشف الملفات إضافة أعمدة معلومات (تاريخ الإنشاء وتاريخ التعديل وما إلى ذلك)، ولكن هذه بيانات تعريفية على مستوى الملف، وليست سجلاً التغييرات لكل خليةخيار آخر للنظام هو ملف التاريخالذي يأخذ نسخًا من الملفات المعدلة حتى يمكن استعادتها؛ في المقابل، فإنه يستهلك مساحة القرص ولا يعد عارضًا تغييرات حبيبية كما.

باختصار: إذا كنتَ تشارك في التأليف باستخدام Excel (OneDrive/SharePoint)، فاستخدم "إظهار التغييرات" للتغييرات الحديثة و"سجل الإصدارات" لفترات أطول. إذا كان سير عملك محليًا، فاحفظ الإصدارات، وعند الحاجة إلى المقارنة، فكّر في استخدام أدوات مقارنة مثل "مقارنة جداول البيانات" للحصول على خريطة للتغييرات. الخلافات بين الملفات.

يوفر نظام عرض التغييرات على ملفات Excel حلولاً فعّالة عند العمل في السحابة ومع التأليف المشترك: تتيح لك لوحة "إظهار التغييرات" الاطلاع على كل ما يحدث الآن، بينما تُوسّع إعدادات سجل الإصدارات وSharePoint الأفق الزمني. في السيناريوهات المحلية، تتطلب المقارنة حفظ نسخ والاعتماد على أدوات خارجية. بمعرفة ما تم تسجيله وما لم يتم تسجيله، وضمان التهيئة المناسبة، يمكنك التحكم في العملية بفعالية وفعالية. أثر إيدينشوئها في جداول البيانات الخاصة بك.