E-poçtu Outlook-dan pdf-ə necə saxlamaq olar

Microsoft Outlook Geniş xüsusiyyətlərinə görə iş dünyasında ən çox istifadə edilən e-poçt proqramlarından biridir. Bu funksiyalardan biri də imkanıdır e-poçtu qeyd edin PDF formatında. Outlook e-poçtunu PDF-də saxlamaq şəxsi arxiviniz üçün faydalıdır, çünki bu, vacib e-poçtları daha təhlükəsiz və asan əldə edilə bilən şəkildə saxlamağa imkan verir. üçün prosedur Outlook e-poçtunu PDF-də saxlayın Asan və sürətli bir şəkildə.

İlk addım Outlook e-poçtunu PDF-də saxlayın saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açmaqdır. Açıldıqdan sonra yuxarı menyu çubuğundan "Fayl" seçimini seçin. Açılan menyudan "Farklı Saxla" seçimini tapın və üzərinə klikləyin. Bu, müxtəlif fayl formatı seçimləri olan bir pop-up pəncərəsini açacaqdır.

"Fərqli Saxla" pop-up pəncərəsində seçdiyinizə əmin olun «PDF (*.pdf)» Outlook poçtunu saxlamaq üçün istədiyiniz fayl formatı kimi. Bu, e-poçtun PDF formatında saxlanmasını və gələcəkdə asanlıqla əldə oluna biləcəyini təmin edəcək. Sonra, kompüterinizdə PDF faylını saxlamaq istədiyiniz yeri seçin və "Saxla" düyməsini basın.

“Saxla” düyməsini kliklədikdən sonra Outlook e-poçtu avtomatik olaraq PDF formatına çevirəcək və onu qeyd etdiyiniz yerə saxlayacaq. E-poçtdakı məzmunun ölçüsündən və miqdarından asılı olaraq, bu proses bir neçə saniyə çəkə bilər. Tamamlandıqdan sonra siz yadda saxlanılan PDF faylına daxil ola və e-poçtu orijinal formatında görmək üçün onu PDF oxuyucusu ilə aça biləcəksiniz.

Outlook e-poçtunu PDF-də saxlayın Bu, vacib e-poçtlarınızın səliqəli və əlçatan faylını saxlamaq üçün əla yoldur. Yuxarıda göstərilən addımları yerinə yetirməklə, Outlook e-poçtlarınızı bir neçə kliklə PDF formatına çevirə bilərsiniz. Siz nəinki vacib e-poçtların bütövlüyünü qoruyacaqsınız, həm də fayl formatının uyğunluğundan narahat olmadan onları asanlıqla başqaları ilə paylaşmaq imkanı əldə edəcəksiniz.

1. Outlook e-poçtunun PDF formatında saxlanması prosesinə giriş

Outlook effektivliyi və qabaqcıl funksiyaları sayəsində peşəkar sahədə geniş istifadə olunan e-poçt platformasıdır. Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlamaq bəzi istifadəçilər üçün naməlum bir iş olsa da, məlumatların arxivləşdirilməsi və paylaşılması üçün çox faydalı vasitədir. təhlükəsiz bir şəkildə. Bu yazıda biz bu prosesi sadə və tez necə həyata keçirəcəyimizi aydın və dəqiq izah edəcəyik.

Əvvəlcə PDF formatında saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açmalısınız. Gələnlər qutunuza daxil ola və sözügedən e-poçtu tapa bilərsiniz. Onu tapdıqdan sonra onu açmaq üçün üzərinə klikləyin. Davam etməzdən əvvəl düzgün e-poçtu seçdiyinizə əmin olun.

Sonra, "Çap et" seçimini axtarmalısınız alətlər paneli Outlook-dan. Bu seçim adətən əsas menyunun "Fayl" sekmesinde tapılır. "Çap et" düyməsini basın və bir neçə çap variantı olan bir pop-up pəncərəsi açılacaq.

Çap pəncərəsində defolt printeriniz kimi “Faylıya Çap et” seçin. Sonra, fayl növü olaraq PDF formatını seçin. PDF faylını cihazınızda saxlamaq istədiyiniz yeri seçdiyinizə əmin olun. Müəyyən bir qovluq seçə və ya sadəcə saxlaya bilərsiniz masada asanlıqla daxil olmaq üçün.

Bütün seçimləri seçimlərinizə uyğun olaraq konfiqurasiya etdikdən sonra qənaət prosesinə başlamaq üçün “Çap et” düyməsini klikləyin. Outlook e-poçtunuzu avtomatik olaraq PDF faylına çevirəcək və qeyd etdiyiniz yerə saxlayacaq.

Artıq Outlook e-poçtunu PDF formatında necə saxlamağı öyrəndiyinizə görə, mühüm məlumatları asanlıqla arxivləşdirə, məzmunu digər istifadəçilərlə paylaşa və e-poçtlarınızın təhlükəsiz surətinə sahib ola bilərsiniz. Unutmayın ki, bu proses həm fərdi e-poçtlar, həm də tam qovluqlar üçün tətbiq edilir və e-poçtunuzu idarə etməyi və təşkil etməyi asanlaşdırır. Bunu sınamaqdan çəkinməyin və Outlook-un təklif etdiyi bütün funksiyalardan tam yararlanın!

2. Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlamaq üçün addımlar

Lazım olan vaxtlar olur Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlayın. Bu, vacib e-poçtların göndərilməsi, həmkarları ilə məlumat mübadiləsi və ya sadəcə olaraq bir e-poçta sahib olmaq üçün faydalı ola bilər backup əlçatan formatda. Xoşbəxtlikdən, Outlook e-poçtları PDF-ə çevirmək üçün asan seçim təklif edir ki, bu da onları gələcəkdə istinad üçün asanlıqla saxlamağa imkan verir.

Outlook e-poçtunu PDF-ə çevirmək üçün, bu sadə addımları izləyin:

• PDF formatında saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açın. E-poçt oxu görünüşündə olduğunuzdan əmin olun.
• Outlook pəncərəsinin yuxarı hissəsində vurun Arxiv.
• Açılan menyudan seçin Kimi saxla.
• Pop-up pəncərəsi açılacaq. Açılan pəncərənin yuxarı hissəsində seçin PDF (* .pdf) açılan menyudan.
• PDF faylını saxlamaq istədiyiniz yeri seçin və üzərinə klikləyin Saxla.

Bu addımları yerinə yetirdikdən sonra Outlook e-poçtunuz seçdiyiniz yerdə PDF formatında saxlanacaq. İndi siz bu fayla asanlıqla daxil ola və istədiyiniz zaman onu başqaları ilə paylaşa biləcəksiniz. Unutmayın ki, hər biri üçün eyni prosesi izləməklə birdən çox e-poçtu PDF-ə çevirə bilərsiniz.

3. PDF konvertasiyasını fərdiləşdirmək üçün əlavə seçimlər

Siz arıyorsanız Outlook e-poçtlarınızın PDF formatına çevrilməsini fərdiləşdirin, doğru yerdəsiniz. Outlook e-poçtu standart olaraq PDF olaraq saxlamaq seçimini təklif etsə də, konvertasiyanı xüsusi ehtiyaclarınıza uyğunlaşdırmağa imkan verən bir neçə əlavə alət və seçim var. Burada nəzərdən keçirə biləcəyiniz bəzi seçimlər var:

1. Tarix aralığını seçin: Ən faydalı xüsusiyyətlərdən biri yalnız sizə lazım olan e-poçtları çevirmək üçün tarix diapazonunu seçmək imkanıdır. Gələnlər qutunuzda çoxlu mesaj varsa və yalnız ən uyğun olanları saxlamaq istəyirsinizsə, bu xüsusilə faydalıdır. Bunu etmək üçün sadəcə PDF çevirmə seçimlərində başlanğıc və bitmə tarixlərini tənzimləyin.

2. Dizayn və formatı fərdiləşdirin: PDF formatında saxlanılan e-poçtlarınızın tam istədiyiniz kimi görünməsini istəyirsinizsə, bu seçim sizin üçündür. Siz tərcihlərinizə uyğun olaraq başlıqlar, altbilgilər və kənarlar daxil olmaqla tərtibatı tənzimləyə bilərsiniz. Bundan əlavə, ehtiyaclarınıza uyğun olaraq kağız formatını, səhifə ölçüsünü və istiqamətini də seçə bilərsiniz.

3. Qoşmaları və bağlantıları daxil edin: E-poçt qoşmalarını və keçidləri PDF-ə çevirərkən onları qorumağa ehtiyacınız varmı? Problem deyil. Bu seçimlə siz qoşmaların e-poçt məzmunu ilə birlikdə saxlanmasını və keçidlərin e-poçtda aktiv qalmasını təmin edə bilərsiniz. PDF sənədi nəticəsində. Bu xüsusilə PDF faylını digər istifadəçilərlə bölüşmək və bütün müvafiq istinadları saxlamaq istəyirsinizsə faydalıdır.

4. Outlook e-poçtlarını PDF-də saxlayarkən ümumi problemləri həll edin

Problem: Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlaya bilmirəm.

Bəzən Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlamağa çalışdığımız zaman proqram parametrləri və ya məhdudiyyətlər səbəbindən problemlərlə üzləşirik. Bu problemi həll etməyə kömək edəcək bəzi ümumi həll yolları bunlardır:

1. Versiyanızı yeniləyin Adobe Acrobat Oxucu: İstifadə etdiyiniz Adobe Acrobat Reader versiyası Outlook versiyanıza uyğun olmaya bilər. Bu problemi həll etmək üçün proqram təminatının ən son versiyasını quraşdırdığınızdan əmin olun. Adobe proqram təminatı AcrobatReader. Ən son versiyanı rəsmi Adobe saytından yükləyə bilərsiniz.

2. Çap seçimlərini yoxlayın: Outlook e-poçtlarını PDF-də saxlamaqda problem yaşayırsınızsa, çap parametrlərinizi yoxlayın. Bəzən standart çap seçimi PDF faylı yaradan zaman problemlər yarada bilər. Printeriniz kimi “Adobe PDF”i seçdiyinizə və çap seçimlərinizin düzgün qurulduğuna əmin olun.

3. Üçüncü tərəf plaginləri və alətlərindən istifadə edin: Yuxarıdakı həllərin heç biri işləmirsə, üçüncü tərəf plaginlərindən və ya alətlərindən istifadə etməyi düşünə bilərsiniz. Outlook e-poçtlarını PDF formatında asanlıqla və tez saxlamağa imkan verən onlayn müxtəlif alətlər mövcuddur. Bu alətlər tez-tez birdən çox e-poçtu PDF-də saxlamaq və ya qoşmaları PDF-ə çevirmək imkanı kimi əlavə seçimlər təklif edir.

5. E-poçtun PDF formatında düzgün göstərilməsinə zəmanət vermək üçün tövsiyələr

:

İş dünyasında vacib məlumatları ehtiva edən e-poçtların qəbulu və göndərilməsi adi haldır. Bəzən bu e-poçtları daha sonra istinad etmək üçün PDF faylları kimi saxlamaq lazımdır. Bununla belə, PDF faylları düzgün göstərilmədikdə problem yarana bilər. E-poçtun PDF formatında düzgün göstərilməsini təmin etməyə kömək edəcək bəzi tövsiyələr:

1. Standart şriftlərdən istifadə edin: PDF olaraq saxlamaq istədiyiniz e-poçtu yaratarkən, geniş şəkildə dəstəklənən standart şriftlərdən istifadə etmək vacibdir. Bəzi fərdi şriftlər PDF faylında düzgün göstərilməyə bilər ki, bu da e-poçtun oxunaqlılığına təsir göstərə bilər. Buna görə də, mətnin PDF faylında aydın görünməsini təmin etmək üçün həmişə Arial, Times New Roman və ya Calibri kimi şriftlərdən istifadə etmək məsləhətdir.

2. Vizuallarınızın PDF formatına uyğun olduğundan əmin olun: E-poçtunuzda şəkillər, qrafiklər və ya cədvəllər varsa, bu elementlərin PDF formatına düzgün uyğunlaşmasına əmin olmaq vacibdir. Çox vaxt bu elementlər PDF faylında özlərinə ayrılmış yerləri "daşdıra" bilər ki, bu da onların kəsilmiş və ya təhrif olunmuş görünməsinə səbəb olur. Bu problemin qarşısını almaq üçün e-poçtu PDF olaraq saxlamazdan əvvəl vizual elementlərin ölçüsünü və mövqeyini tənzimləyin.

3. Marja parametrlərinizi yoxlayın: Məzmunun PDF faylında düzgün göstərilməsini təmin etmək üçün kənar boşluqlar vacibdir. Kenarlara əmin olun PDF faylından mətn və vizual elementlərin kəsilməsinin qarşısını almaq üçün kifayət qədər genişdir. Bundan əlavə, e-poçt formatını vahid saxlamaq üçün simmetrik kənarlardan istifadə etmək məsləhətdir. Ekranla bağlı problemlərin qarşısını almaq üçün e-poçtu PDF olaraq saxlamazdan əvvəl kənar parametrlərinizi yoxlayın.

6. Outlook e-poçtlarını PDF formatında saxlamağın üstünlükləri

Outlook e-poçtlarınızı PDF formatında saxlamaq bir sıra üstünlüklər və üstünlüklər gətirə bilər. Hər şeydən əvvəl, PDF formatı universal olaraq dəstəklənir, yəni siz istənilən cihazda saxladığınız e-poçtlarınızı aça və baxa biləcəksiniz. OS uyğunluq problemi yoxdur. HəmçininE-poçtları PDF formatında saxlamaqla siz məzmunun dəyişiklik və ya modifikasiya olmadan toxunulmaz qalmasını təmin edirsiniz ki, bu da gələcəkdə xüsusi e-poçta müraciət etməyiniz lazım olduqda xüsusilə faydalıdır.

Un ikinci fayda Outlook e-poçtlarınızı PDF formatında saxlamaq, e-poçt hesabınızda yaddaş sahəsinə qənaət etməyə imkan verəcəkdir. PDF faylları ümumiyyətlə orijinal e-poçtlardan daha kiçik ölçülüdür, bu da gələnlər qutusunu doldurmamağınıza və ya e-poçt provayderiniz tərəfindən müəyyən edilmiş yaddaş limitlərini aşmağınıza kömək edir. Eyni şəkildə, e-poçtların PDF formatında saxlanması sizə ehtiyat nüsxələrini daha səmərəli və mütəşəkkil şəkildə yaratmağa imkan verir, çünki siz onları xüsusi qovluqlarda və ya qovluqda saxlaya bilərsiniz. diskoteka duro xarici.

Nəhayət, üçüncü üstünlük Outlook e-poçtlarınızı PDF-də saxlamaq üçün onları parolla qorumaq imkanınız olacaq. Bu o deməkdir ki, yalnız səlahiyyətli şəxslər yazışmalarınıza əlavə təhlükəsizlik və məxfilik qatı əlavə edərək, saxlanılan e-poçtlarınıza daxil ola və oxuya biləcəklər. Üstəlik, e-poçtu kiminləsə paylaşmaq lazımdırsa, onların təsadüfən dəyişdirilməsindən və ya gələnlər qutunuzdakı digər vacib e-poçtlara girişindən narahat olmadan, sadəcə olaraq onlara PDF faylını göndərə bilərsiniz.

7. Outlook-da PDF olaraq saxla funksiyasının alternativləri

PDF-də Outlook e-poçtu

Əgər siz Outlook istifadəçisisinizsə və e-poçtları PDF formatında saxlamaq lazımdırsa, proqram tərəfindən təklif olunan "PDF kimi saxla" funksiyasının bir neçə alternativi var. Sınaya biləcəyiniz bəzi seçimlər bunlardır:

1. Virtual printerdən istifadə edin

Outlook e-poçtunu PDF formatında saxlamağın asan yolu virtual printerdən istifadə etməkdir. Bu virtual printerlər kompüterinizdə printer kimi görünən proqramlardır, lakin kağız üzərində çap etmək əvəzinə PDF faylları yaradırlar. CutePDF və ya PDFCreator kimi bir çox pulsuz variantları onlayn tapa bilərsiniz. Sadəcə saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açın, çap seçimini seçin və təyinat yeri kimi virtual printeri seçin. Sonra, kompüterinizdə PDF faylını saxlamaq istədiyiniz yeri seçin və "Saxla" düyməsini basın.

2. HTML faylı kimi saxla və PDF-ə çevir

Başqa bir alternativ e-poçtu HTML faylı kimi saxlamaq və sonra onu PDF-ə çevirməkdir. Bunu etmək üçün saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açın və "Fayl" menyusundan "Fərqli Saxla" seçin. “HTML Faylı” kimi saxlamaq seçimini seçin və faylı saxlamaq istədiyiniz yeri seçin. Sonra, HTML faylını PDF-ə çevirmək üçün onlayn çevirici və ya fayl çevirmə proqramından istifadə edin. Bu iş üçün istifadə edə biləcəyiniz bir çox pulsuz vasitə var. Faylı çevirdikdən sonra PDF formatında Outlook e-poçtunuz saxlamağa və ya göndərməyə hazır olacaq.

3. Üçüncü tərəf plaginləri və ya uzantılarından istifadə edin

Nəhayət, başqa bir seçim, Outlook-a PDF olaraq saxlama xüsusiyyətini əlavə edən üçüncü tərəf əlavələri və ya uzantılarından istifadə etməkdir. Bu alətlər funksiyanı birbaşa proqrama və ya çap menyusunda seçim kimi əlavə edə bilər. Bu uzantıların bəziləri pulsuzdur, digərləri isə satınalma tələb edə bilər. Araşdırma aparın və ehtiyaclarınıza ən uyğun olanı tapın. Nəzərə alın ki, üçüncü tərəf uzantılarından istifadə edərkən onları quraşdırmadan əvvəl onların etibarlı və təhlükəsiz olduğundan əmin olmalısınız.

8. Outlook-da PDF formatında e-poçtların təşkili və arxivləşdirilməsi üçün məsləhətlər

:

rəqəmsal əsrdə, e-poçtları təşkil etmək və arxivləşdirmək imkanı təsirli Bu, bir çox insan üçün zərurətə çevrilib. Əgər siz Outlook istifadəçisisinizsə və sonradan asan istinad üçün e-poçtlarınızı PDF formatında saxlamaq istəyirsinizsə, doğru yerə gəldiniz. Bu prosesdə sizə kömək edəcək bəzi faydalı məsləhətlər:

• Outlook əlavəsindən istifadə edin: Outlook, e-poçtlarınızı birbaşa PDF formatında saxlamağa imkan verən “PDF kimi saxla” adlı əlavə təklif edir. Quraşdırıldıqdan sonra o, "Fayl" sekmesinde görünəcək və e-poçtlarınızı heç bir çətinlik olmadan PDF formatına çevirməyi asanlaşdıracaq.
• Qovluqlarınızı təşkil edin: bir təsirli yol E-poçtlarınızı mütəşəkkil saxlamağın bir yolu temalı qovluqlar yaratmaq və hər birinə müvafiq e-poçtlar təyin etməkdir. Layihələr, müştərilər, şəxsi məsələlər və digərləri üçün qovluqlar yarada bilərsiniz. E-poçtlarınızı təsnif etməklə, onları tapmaq və lazım olduqda PDF-ə çevirmək daha asan olacaq.
• Teqlər və filtrlər: Outlook sizə e-poçtlarınız üçün xüsusi etiketlər və filtrlər təyin etməyə imkan verir. PDF formatına çevrilməli olanları tez müəyyən etmək üçün onlardan istifadə edin. Məsələn, siz "PDF" adlı etiket yarada və bu yolla saxlamaq istədiyiniz e-poçtlara tətbiq edə bilərsiniz.

9. Outlook E-poçtlarını PDF Formatında Təhlükəsiz Necə Paylaşmaq olar

E-poçtların təhlükəsiz PDF formatında paylaşılması Bu, ünsiyyətlərinin məxfiliyini və bütövlüyünü təmin etmək istəyən bir çox peşəkarlar üçün adi bir təcrübədir. Ən çox istifadə edilən e-poçt müştərilərindən biri olan Outlook, istifadəçilərə e-poçtlarını PDF fayllarına çevirmək üçün sadə və rahat bir yol təqdim edir. Bu yazıda biz sizə bu prosesin yollarını göstərəcəyik Outlook e-poçtunu PDF olaraq saxlamaq təhlükəsiz paylaşma təcrübəsini təmin etmək üçün lazımi addımları izah edən sənəd.

Detallara keçməzdən əvvəl bunu qeyd etmək vacibdir Outlook-da e-poçtları birbaşa PDF-ə çevirmək üçün daxili xüsusiyyət yoxdur. Lakin bu, prosesin mürəkkəb və ya etibarsız olması demək deyil. Başlamaq üçün imkanlardan yararlanmalı olacaqsınız çap xüsusiyyəti e-poçtun PDF surətini yaratmağa imkan verən Outlook-da.

Başlamaq üçün PDF olaraq saxlamaq istədiyiniz e-poçtu açın. Açıldıqdan sonra üzərinə klikləyin fayl Outlook lentindəki nişanı seçin və seçin çap seçim. Çap parametrləri pəncərəsində üstünlük verdiyiniz printeri seçin, lakin əslində e-poçtu çap etmək əvəzinə, seçin PDF olaraq qeyd edin seçim. Bu, təyinat qovluğunu seçməyinizi və PDF faylınıza ad verməyinizi təklif edəcək. klikləyin Yadda saxla, və voila! Outlook e-poçtunuzu təhlükəsiz PDF formatında uğurla paylaşdınız.

10. Outlook E-poçtlarını PDF-ə Saxlayarkən Təhlükəsizlik Mülahizələri

Outlook e-poçtlarının PDF olaraq saxlanmasına gəldikdə, həssas məlumatları qorumaq üçün bəzi təhlükəsizlik mülahizələrini yadda saxlamaq vacibdir.

1. Səhv açıqlamadan çəkinin: E-poçtu PDF olaraq saxlamazdan əvvəl məzmunu diqqətlə nəzərdən keçirdiyinizə və paylaşılmamalı olan hər hansı həssas məlumatı sildiyinizə əmin olun. Bura şəxsi məlumatlar, kredit kartı nömrələri və ya hər hansı digər həssas məlumatlar daxildir. Həmçinin, məlumatların təsadüfən açıqlanmasının qarşısını almaq üçün PDF faylını saxlayarkən məxfilik seçimlərini seçərkən diqqətli olun.

2. Faylı parolla qoruyun: Outlook e-poçtunu PDF formatında saxladıqdan sonra onu parolla qorumağı düşünün. Bu, yalnız səlahiyyətli şəxslərin fayla daxil olmasını və icazəsiz giriş cəhdlərinin qarşısını almasını təmin edəcək. Güclü parol istifadə edin və onu yalnız fayla daxil olmaq üçün ehtiyacı olan insanlarla paylaşdığınızdan əmin olun.

3. Təhlükəsiz Yaddaş: Outlook e-poçtunu PDF-də saxlayarkən, faylı saxlamaq üçün təhlükəsiz yer seçdiyinizə əmin olun. Sənədi məlumatın təhlükəsizliyinə xələl gətirə biləcək ictimai və ya paylaşılan yerlərdə saxlamaqdan çəkinin. İstifadə etməyi düşünün sabit disk məlumatların məxfiliyini təmin etmək üçün şifrələnmiş və ya parolla qorunan qovluq.

bunlardan sonra təhlükəsizlik mülahizələri Outlook e-poçtlarını PDF-də saxlamaqla, həssas məlumatların qorunacağına və təsadüfən açıqlanmayacağına əmin ola bilərsiniz. Yadda saxlamaqdan əvvəl e-poçtun məzmununu diqqətlə nəzərdən keçirməyi və faylı güclü parolla qorumağı unutmayın. Həmçinin, arzuolunmaz gözlərdən uzaq saxlamaq üçün PDF-i təhlükəsiz yerdə saxlayın.