Power Automate ilə formaları necə avtomatik doldurmaq olar

Formaların avtomatlaşdırılmasına yiyələnmək ən böyük üstünlüklərdən biridir Güc Avtomatlaşdırın, xüsusən də istədiyimiz zaman vaxtı optimallaşdırın və təkrarlanan tapşırıqlarda insan səhvlərini azaldınForma idarəetməsini necə mərkəzləşdirə və məlumatlarınızı səmərəli şəkildə istifadə edə biləcəyinizi düşünməyi dayandırmısınızsa, bu məqalə sizə bunu necə göstərəcək. Power Automate ilə formaları necə doldurmaq olar.

Təkcə r deyildoldurun, həm də forma məlumatlarını emal edin və hərəkət edin. Üstəlik, biz ən çox görülən problemlərə dair məsləhətlər və həll yollarını açıqlayacağıq.

Power Automate nədir və o, formalara necə qoşulur?

Power Automate — əvvəllər Microsoft Flow kimi tanınan — sizə imkan verən proseslərin avtomatlaşdırılması vasitəsidir müxtəlif tətbiqlər və xidmətlər üçün avtomatik hərəkətlər zəncirləri yaradın, proqramlaşdırmaya ehtiyac olmadan. Formalara gəldikdə, ən təbii inteqrasiya ilə olur Microsoft formaları, baxmayaraq ki, UI axınları və xüsusi konnektorlar vasitəsilə Excel Online və ya üçüncü tərəf platformaları kimi digər məlumat mənbələrindən istifadə etmək də mümkündür.

Əsas odur ki, hər bir forma təqdimini avtomatlaşdırılmış hərəkətlər üçün tetikleyiciyə çevirsin.: verilənlər bazasında məlumatların qeyd edilməsindən təsdiqlərin, fərdiləşdirilmiş e-poçtların göndərilməsinə və ya daha mürəkkəb proseslərin qidalanmasına qədər.

Power Automate-də formaları avtomatlaşdırmağın ümumi yolları

Rəsmi Microsoft sənədlərinə və bir çox istifadəçinin praktik təcrübəsinə əsasən, avtomatlaşdıra biləcəyiniz ən ümumi tapşırıqlar kimsə doldurduqda a forma aşağıdakılardır:

• E-poçt bildirişləri göndərin həm formanın sahibinə, həm də onu dolduran istifadəçiyə.
• Toplanmış detallarla birbaşa təsdiq tələb edin formada, məzuniyyət prosesləri, tətbiqlər, alışlar və s. üçün idealdır.
• Cavabları avtomatik olaraq Excel cədvəlində və ya SharePoint siyahısında qeyd edin məlumatların şirkətin adi rəqəmsal iş mühitinə gətirilməsi, sonrakı emal və təhlil üçün.
• Qoşmaları idarə edin formaya yükləyərək, paylaşılan bağlantılar yaradaraq və faylları e-poçt vasitəsilə göndərə və ya OneDrive-da saxlaya bilərsiniz.

Hər bir seçim fərdiləşdirilmiş mesajların göndərilməsindən tutmuş alınan cavablar əsasında avtomatik faylların yaradılmasına qədər müxtəlif variasiyalarla iş prosesinizə uyğunlaşdırıla bilər.

Formalarla avtomatik axın necə yaradılır

Bütün prosesi göstərmək üçün tipik bir nümunə yaradaq: siz bu məlumatı SharePoint siyahısında saxlamaq və hər dəfə kimsə Microsoft Formunu doldurduqda fərdi bildiriş göndərmək istəyirsiniz. İstifadəçi təcrübəsinə və sənədlərin özünə görə adi addımlar bunlardır:

1. Daxil olun Güc Avtomatlaşdırın və sıfırdan avtomatlaşdırılmış bulud axını yaratmaq seçimini seçin.
2. Microsoft Forms tetikleyicisini seçin "Yeni cavab göndərildikdə".
3. Həmin triggerdə ​​üzərində işləmək istədiyiniz formanı seçin (onu adla axtara bilərsiniz və ya əgər bu qrup formasıdırsa və siyahıda görünmürsə, "FormId="-dən sonra Formalar URL-sində görəcəyiniz identifikatordan istifadə edə bilərsiniz).
4. Fəaliyyət blokunu əlavə edin “Cavab təfərrüatlarını əldə edin”.
5. Məlumat təyinatını konfiqurasiya edin: Siz SharePoint siyahısında yeni qeyd yaratmaq (hər sütunu formada hər sahə ilə uyğunlaşdırmaq) və ya məlumatı Excel Online-da saxlamaq (təyinat yeri kimi cədvəllərdən istifadə etməklə) arasında seçim edə bilərsiniz.
6. Əgər formanızda əlavələr varsa, "JSON-u təhlil edinyüklənmiş faylların strukturunu idarə etmək üçün ” seçin və sonra keçid yaratmaq və onları idarə etmək üçün OneDrive və ya SharePoint istifadə edin.
7. Nəhayət, həm sahibinə, həm də cavab verənə fərdiləşdirilmiş e-poçt göndərmək üçün hərəkət əlavə edə bilərsiniz (formadakı hər hansı dinamik məlumat daxil olmaqla).

Power Automate ilə formaları doldurmağın böyük üstünlüklərindən biri də budur fçeviklikAlət sizə şərtlər əlavə etməyə və axını cavablara əsasən bölməyə imkan verir (məsələn, kiminsə tədbirdə şəxsən və ya Komandalar vasitəsilə iştirak edib-etməyəcəyini fərqləndirmək və hər bir halda fərqli bildirişlər göndərmək üçün).

Qabaqcıl avtomatlaşdırma: Veb formalarının doldurulması və UI axınları və Selenium ilə verilənlərin idarə edilməsi

Power Automate yalnız Microsoft ekosistemində tapşırıqların avtomatlaşdırılması ilə məhdudlaşmır. Təkmil xüsusiyyət qabiliyyətidir Öz bağlayıcıları olmayan xarici veb-saytlarda forma doldurulmasını avtomatlaşdırın, UI axınları kimi tanınandan istifadə edir. Selenium IDE-ə əsaslanan bu mexanizm Excel Online kimi mənbələrdən məlumatları tək-tək daxil etməklə istənilən veb formada və ya köhnə proqramda insan girişini simulyasiya etməyə imkan verir.

Tipik prosedur aşağıdakı kimi olacaq:

1. Verilənlərlə Excel faylı hazırlayın, onun cədvəl kimi formatlanmasını təmin edin ki, Power Automate ilə manipulyasiya edə biləsiniz.
2. Hər bir məlumat sətirini oxumaq üçün “Cədvəldə mövcud olan sətirlərin siyahısı” blokundan istifadə edin.
3. Qeydlər arasında təkrarlanan döngə qurun (məsələn, iterasiya identifikatoru kimi "Açar" sütunundan istifadə etməklə).
4. Hər bir qeyd üçün məlumatları təyinat veb formasına daxil etmək üçün Selenium IDE ilə konfiqurasiya edilmiş UI axını işə salın.
5. Siz qeydin düzgün işləndiyini qeyd etmək üçün bu axını “Sətiri yeniləyin” bloku ilə tamamlaya bilərsiniz (məsələn, təkrarlama uğurlu olarsa Excel-də YES/NO sahəsini dəyişdirmək).

Bu qabiliyyət sizə lazım olduqda idealdır Öz API-ləri və ya birbaşa konnektorları olmayan insanları və sistemləri birləşdirərək böyük həcmdə məlumatı xarici platformalara köçürün.Bundan əlavə, Excel-dən işinizi idarə etmək elektron cədvəllərlə işləməyə öyrəşmiş və sürətli və çevik həll axtaran istifadəçilər üçün xüsusilə əlverişlidir.

SharePoint ilə inteqrasiya: nəticələrin saxlanması və istismarı

Power Automate-in formalarla birlikdə ən ümumi istifadələrindən biri də budur SharePoint siyahılarına məlumatların avtomatik daxil edilməsiBu mexanizm forma təqdimatlarını daha sonra metadata kimi emal edilə bilən və idarə panellərində, hesabatlarda və ya daxili biznes proseslərində istifadə edilə bilən strukturlaşdırılmış qeydlərə çevirmək üçün mükəmməldir.

Düzgün inteqrasiya üçün əmin olun Forma sualları və SharePoint siyahısı sütunları strukturda uyğun gəlir, belə ki, hər bir cavab mütəşəkkil və istifadəyə yararlı şəkildə saxlanılır. Bu yanaşma daxili sorğulardan tutmuş kadr seçimi proseslərinə, daxili sifarişlərə və material tələblərinə qədər hər şeyi rəqəmsallaşdırmağa imkan verir.

Qoşmaların idarə edilməsi və paylaşılan bağlantıların yaradılması

Formaların icazə verdiyi hallarda qoşmaların yüklənməsi (məsələn, qəbzləri, şəxsiyyəti təsdiq edən sənədləri, kotirovkaları və s. tələb edərkən) Power Automate aşağıdakı imkanlara malikdir:

• “Cavab təfərrüatlarını əldə et” əməliyyatı ilə yüklənmiş faylı bərpa edin.
• Qoşma məlumatını emal etmək və onun unikal identifikatorunu çıxarmaq üçün "JSON təhlili" əməliyyatından istifadə edin.
• Faylı OneDrive və ya SharePoint-ə yükləyin və sonra ehtiyacı olan şəxsə avtomatik olaraq e-poçtla göndərilə bilən paylaşılan keçid yaradın.
• Linki və fayl adını kliklənən HTML linki kimi daxil etməklə e-poçtun əsas hissəsini fərdiləşdirin (Power Automate-in öz HTML redaktorunda Ad sintaksisindən istifadə etməklə).

Bu funksionallıq sənəd axını tələb edən inzibati proseslərin və tapşırıqların rəqəmsallaşdırılması üçün açardır.insan resursları prosesləri, xərclərə nəzarət və ya sənədlərin yoxlanılması kimi.

Güclü və səmərəli axın üçün tövsiyələr

Avtomatlaşdırmalarınızın həqiqətən faydalı olmasını istəyirsinizsə, bu ən yaxşı təcrübələrə diqqət yetirin:

• Həmişə aydın identifikatorlardan istifadə edin və forma adlarını standartlaşdırın. uzunmüddətli idarəetməni asanlaşdırmaq.
• İstifadəçilər tərəfindən daxil edilmiş məlumatların həqiqiliyini yoxlayır Formaları məhdudlaşdıra bilmədikdə, mətn sahəsi kimi tələb etsəniz, e-poçt üçün doğrulama mexanizmlərini tətbiq edin.
• Hərəkətləri və səhvləri izləyin Excel, SharePoint-də qeydlər və ya məsul şəxslərə bildirişlər vasitəsilə.
• Problemləri aradan qaldırmaq üçün Power Automate işləmə tarixçəsinə baxın və təkrarlanan nümunələri və ya səhvləri aşkar etdikcə axınlarınızı tənzimləyin.
• Power Automate-in Microsoft ekosistemindəki digər alətlərlə inteqrasiyasından yararlanınTam və birgə həllər yaratmaq üçün Komandalar, Outlook, SharePoint və Excel kimi.

Formaların və iş axınlarının avtomatlaşdırılmış rəqəmsal aktivlərə çevrilməsi əhəmiyyətli rəqabət üstünlüyü təmin edir. Əgər siz bu tövsiyələri mənimsəyirsinizsə və digər istifadəçilərin artıq həll etdiyi problemlərdən qaçırsınızsa, Yorucu tapşırıqları maye və fərdiləşdirilə bilən proseslərə çevirmək bacarığınız olacaq.Səmərəli rəqəmsallaşdırma və avtomatlaşdırma proqramçı olmadan istənilən sektorda və ya biznes ölçüsündə həyata keçirilə bilər və Power Automate buna nail olmaqda sizin ən yaxşı müttəfiqinizdir.