Skan edilmiş sənədləri necə saxlamaq olar

Skan edilmiş sənədlərin saxlanmasına giriş

Bu rəqəmsal dünyada getdikcə daha çox insan kağız yığınları yığmaq əvəzinə skan edilmiş sənədlərini səmərəli saxlamaq və təşkil etmək yollarını axtarır. üçün Eyni zamanBu sənədlərin təhlükəsizliyinin təmin edilməsi məlumatın itirilməsinin və ya zədələnməsinin qarşısını almaq üçün eyni dərəcədə vacibdir. Buna görə də başa düşmək vacibdir Skan edilmiş sənədləri necə saxlamaq olar ‍ təsirli.⁣ Bu məqalə bəziləri haqqında ətraflı bələdçi təqdim edir ən yaxşısından Skan edilmiş sənədlərin saxlanması üçün düzgün skan alətinin seçilməsindən tutmuş müvafiq fayl formatının seçilməsi və təhlükəsizlik tədbirlərinin həyata keçirilməsinə qədər üsullar və təcrübələr.

Skan edilmiş sənədlər üçün uyğun formatın seçilməsi

Skan edilmiş sənədlərinizin mümkün olan ən yüksək keyfiyyəti saxlamasını təmin etmək üçün bir neçə amil nəzərə alınmalıdır. Hər şeydən əvvəl, uyğun fayl formatını seçin. ⁢ PDF, JPEG ⁤ və ya TIFF kimi formatlar⁢ skan edilmiş sənədlər üçün adətən istifadə olunur. Düzgün seçim sizin xüsusi ehtiyaclarınızdan asılı olacaq⁤. Məsələn, fakturalar və ya müqavilələr kimi çox detallı mətnlər üçün PDF formatında Bu, ən yaxşı seçimdir, çünki o, sizə görüntü keyfiyyətini qorumağa imkan verir və onu paylaşmaq da asandır. Əgər fotoşəkilləri skan edirsinizsə, JPEG daha kiçik fayl ölçüləri ilə yüksək keyfiyyətli şəkillər yaratmaq qabiliyyətinə görə ideal seçim ola bilər.⁢

Bundan sonra, müvafiq qətnamə təyin edin. Qətnamə nə qədər yüksək olarsa, taramanın keyfiyyəti bir o qədər yüksək olar, lakin fayl ölçüsü də artacaq. Əksər mətn sənədləri üçün 200-300 dpi (düymdə nöqtələr) qətnamə kifayətdir. Fotoşəkillər üçün sizə 600 dpi və ya daha yüksək qətnamə lazım ola bilər. Yadda saxlayın ki, daha yüksək rezolyusiya daha yavaş skan vaxtları və daha böyük fayl ölçüləri ilə nəticələnə bilər. Nəhayət, faylı saxlamazdan əvvəl həmişə yekun nəticəni yoxlayın. Bu, mətnin kəskinliyini, parlaqlığını və rənglərin kontrastını və təsvirdə təhriflərin və ya səs-küyün olmadığından əmin olun.

Rəqəmsallaşdırma üçün Müvafiq Qətnamənin Müəyyən edilməsi

Sənədlərin rəqəmsallaşdırılması üçün müvafiq qətnaməni seçərkən sənədlərin məqsədini və istifadəsini başa düşmək çox vacibdir. Ümumiyyətlə, Qətnamə nə qədər yüksək olarsa, rəqəmsal sənədin keyfiyyəti bir o qədər yaxşı olar..‌ Əksər skanerlər 72 dpi (veb üçün nəzərdə tutulmuş sənədlər üçün) ilə 1200 dpi və ya daha çox (üçün) dəyişən ⁢rezolyasiyaya malikdir. yüksək keyfiyyət qrafik dizayn kimi). Bununla belə, daha yüksək ayırdetmə⁤ əldə edilən təsvirin fayl ölçüsünü⁤ artıracaq ki, bu da mövcud yaddaşdan‌ asılı olacaq.

Digər tərəfdən, yaddaş sahəsinin səmərəliliyi haqqında düşünürsünüzsə və olduqca yüksək qətnamə tələb etmirsinizsə, 300 dpi seçimi var, bu, tez-tez standart tövsiyədir və əksər ehtiyaclar üçün kifayət qədər görüntü keyfiyyətini təmin edir. Budurlar Bəzi nümunələr:

• 72 dpi: ⁢Yalnız internet üçün nəzərdə tutulmuş sənədlər üçün idealdır.
• 300 dpi: Əsas mətn və qrafikası olan sənədlər üçün mükəmməldir. Bu qətnamə əksər biznes və şəxsi ehtiyaclar üçün kifayətdir.
• 600 dpi və ya daha çox: ⁤ Təfərrüatlı təsvirlər və ya mürəkkəb qrafika ehtiva edən sənədlər üçün və çox yüksək reproduksiya keyfiyyəti tələb olunduqda tövsiyə olunur.

Şübhə varsa, məsləhətdir qətnaməni skanerin icazə verdiyi maksimuma tənzimləyin və nəticədə fayl ölçüsü problemlidirsə, onu azaldın. Bununla belə, yadda saxlamaq lazımdır ki, sənəd skan edildikdən sonra qətnamənin artırılması görüntü keyfiyyətini yaxşılaşdırmayacaq.

Skan edilmiş sənədləri necə effektiv şəkildə təşkil etmək olar

La skan edilmiş sənədlərin səmərəli idarə edilməsi Bu, nəinki vaxta qənaət edir və stressi azaldır, həm də biznes əməliyyatlarını asanlaşdıra və ümumi xərcləri azalda bilər. Xoşbəxtlikdən, skan edilmiş sənədlərinizi təşkil etmək çətin bir iş olmamalıdır. Davamlı adlandırma sisteminizə malik olduğunuzdan əmin olun, sənədləri təşkil etmək üçün qovluqlar və alt qovluqlardan istifadə edin və prosesi asanlaşdırmaq üçün sənəd idarəetmə proqramından istifadə etməyi düşünün.

O ardıcıl adlandırma sistemi Bu, skan edilmiş sənədlərinizi nizamlı saxlamaq üçün ilk addımdır. Sənədlərinizin adlandırılması üçün bir protokol yaratmaqla başlayın. Buraya sənədin növü, tarixi, müştərinin adı və ya faktura nömrəsi daxil ola bilər. Əsas ⁤ardıcıl olmaq⁢dır ki, sənədi adından asanlıqla müəyyən edə biləsiniz. Qovluq strukturunuzda sənədlərinizi təşkil etmək üçün qovluqlardan və alt qovluqlardan istifadə edin. ⁢Sizin ⁢hər bir sənəd növü üçün əsas qovluğa sahib ola bilərsiniz və onları daha detallı şəkildə bölmək üçün alt qovluqlardan istifadə edə bilərsiniz, məsələn, il üzrə ⁤və ya müştəri tərəfindən.

Yaxşı proqram təminatı sənəd idarəetməsi ⁤ edə bilərsiniz təşkili çox asanlaşdırır. Bu cür həll sənədləri asanlıqla və tez axtarmağa, əldə etməyə və indeksləşdirməyə imkan verir. Bəziləri hətta daha çox istifadə üçün skan edilmiş sənədlərinizi redaktə edilə bilən fayllara çevirən optik xarakter tanıma (OCR) funksiyalarını təklif edir. Ehtiyaclarınız üçün ən yaxşı dəyəri əldə etməyinizə əmin olmaq üçün hər bir sənəd idarəetmə proqramını xüsusiyyətləri və qiymətinə əsasən qiymətləndirməyi unutmayın. Bu⁤ məsləhətləri ilə siz skan edilmiş sənədlərinizi yaxşı təşkil edilmiş və asanlıqla əldə etmək üçün yolda olmalısınız.