Хуткія часткі ў Word: што яны сабой уяўляюць і як зэканоміць гадзіны на паўтаральных дакументах

Тэкставы рэдактар ад Microsoft мае мноства функцый, пра якія вы, магчыма, не ведаеце, але якія могуць значна палегчыць ваша жыццё. У гэтай публікацыі мы пагаворым пра хуткія часткі ў Word: што яны сабой уяўляюць і як зэканоміць гадзіны на паўтаральных дакументах. Такім чынам, калі вы рэгулярна працуеце з дакументамі Word і схільныя паўтарыць пэўныя фрагменты тэксту, вас цікавіць наступнае.

Хуткія часткі ў Word: што такое хуткія часткі?

Як на працоўным месцы, так і ў акадэмічных колах, Microsoft Word Гэта шырока выкарыстоўваны інструмент для стварэння і рэдагавання тэксту. Гэта не выпадкова: офісны пакет мае ўсё неабходнае для падрыхтоўкі прафесійных дакументаў. І не толькі гэта, але і розныя... функцыі, якія значна спрашчаюць выкананне паўтаральных задачАдзін з іх - Хуткія часткі ў Word.

Што такое хуткія часткі ў Word? Па сутнасці, гэта функцыя, якая дазваляе вам Захоўвайце фрагменты тэксту, выявы, табліцы або змесціва для хуткай устаўкі ў іншыя дакументыГэтыя элементы захоўваюцца ў галерэі хуткіх дэталяў, да якой можна лёгка атрымаць доступ з укладкі «Устаўка».

Калі вы захоўваеце кантэнт у хуткія часткі, Вы захоўваеце яго, каб мець магчымасць выкарыстоўваць яго, калі вам спатрэбіцца, уставіўшы яго адным пстрычкай мышыІ ён будзе даступны не толькі ў бягучым дакуменце, але і ў любых новых дакументах, якія вы ствараеце. Такім чынам, вам не прыйдзецца ствараць яго ўручную, што марнуе час.

Як атрымаць доступ да хуткіх частак у Word?

Каб навучыцца карыстацца хуткімі часткамі ў Word, першае, што вам трэба зрабіць, гэта знайсці функцыю на стужцыГэта ўсяго ў некалькіх кліках:

1. Адкрыйце Word і націсніце ўкладку Устаўка
2. Цяпер націсніце на Хуткія элементы (Хуткія дэталі). Вы ўбачыце наступныя параметры ўстаўкі:
   1. Аўтатэкст: Тэкставыя блокі захаваны для хуткай устаўкі.
   2. Уласцівасці дакумента: Метададзеныя дакумента, такія як аўтар, назва і г.д.
   3. Палі: Дынамічныя элементы, такія як даты або нумары старонак
   4. Галерэя будаўнічых блокаўТут у Word захоўваюцца вашы хуткія часткі.

Як бачыце, хуткія часткі з'яўляюцца часткай функцыі "Блокі", якая дазваляе дадаваць у тэкст загадзя вызначаныя фрагменты зместу. Вось чаму яе часта блытаюць з аўтатэкстам, але з дапамогай апошняга можна толькі захоўваць і ўстаўляць фрагменты тэксту. Аднак Хуткія часткі дазваляюць захоўваць любыя тыпы кантэнту (тэкст, выявы, табліцы, палі і г.д.), каб выкарыстоўваць іх паўторна адным пстрычкай мышы.

Як стварыць, захаваць і ўставіць хуткую частку

Дапусцім, у вас ёсць адзін подпіс электроннай пошты, загаловак, малюнак або фраза адказу, якую вы выкарыстоўваеце штодняЗамест таго, каб капіяваць і ўстаўляць яго кожны раз, вы можаце захаваць яго як хуткую частку і ўстаўляць, калі вам гэта спатрэбіцца. Як? Вельмі проста:

1. Увядзіце тэкст (або ўстаўце малюнак, табліцу), які вы хочаце захаваць.
2. вылучыць або зацяніць тэкст.
3. Зараз перайдзіце да Устаўце - Хуткія элементы - Захаваць выбар у галерэі хуткіх дэталяў.
4. Адкрыецца ўсплывальнае акно, дзе вы можаце прызначыць імя да вашага новага хуткага элемента. Напрыклад: фірмовы подпіс, лагатып і г.д.
5. Вы таксама можаце прызначыць катэгорыя або стварыць новы.
6. Па жаданні можна дадаць апісанне каб лёгка яго вызначыць.
7. Нарэшце, націсніце на Добра

Гатова! Фрагмент змесціва захаваны і будзе даступны ў галерэі для ўстаўкі пры неабходнасці. Як уставіць хуткія часткі ў WordПрасцей і быць не магло:

1. Адкрыйце дакумент і змесціце курсор туды, куды хочаце ўставіць хуткі элемент.
2. Цяпер націсніце на ўкладку Устаўка
3. На стужцы націсніце на Хуткія элементы.
4. Абярыце фрагмент што вы хочаце ўставіць.

Вы заўважыце, што пры націсканні на кнопку «Хуткія дэталі» Вы можаце ўбачыць захаваныя фрагменты ў выглядзе мініяцюрГэта значна спрашчае візуальнае распазнаванне патрэбнага прадмета, асабліва калі вы не можаце ўспомніць назву, якую яму далі. Карысная парада — выкарыстоўваць унікальныя назвы для кожнага хуткага элемента — назвы, якія вам лёгка запомніць.

Хуткія часткі ў Word: хітрасці, каб зэканоміць яшчэ больш часу

Зразумела, што функцыя «Хуткія часткі» ў Word дапамагае зэканоміць гадзіны працы з паўтаральнымі дакументамі. Замест таго, каб уручную рабіць пазнакі або ўстаўляць адны і тыя ж элементы зноў і зноў, вы можаце захаваць іх і размясціць у дакуменце адным пстрычкай мышы. Але некаторыя з іх усё ж ёсць. Пашыраныя хітрасці, якія дапамогуць вам зэканоміць яшчэ больш часуГэта:

Выкарыстоўвайце F3 для ўстаўкі хуткіх частак у Word

Акрамя ўстаўкі хуткіх частак са стужкі, вы можаце зрабіць гэта з дапамогай спалучэння клавіш у WordДля гэтага важна запомніць дакладную назву хуткага элемента, які вы хочаце ўставіць. Такім чынам, Захоўваючы хуткія элементы ў Word, не забудзьцеся даць ім унікальныя кароткія назвы., напрыклад:

• Вы захоўваеце выяву як хуткі рэсурс і называеце яе «Лагатып».
• У новым дакуменце ўвядзіце «Лагатып» і націсніце F3.
• Выява з'явіцца аўтаматычна!

Арганізуйце свае хуткія дэталі па катэгорыях

Па меры таго, як вы захоўваеце ўсё больш і больш хуткіх элементаў, можа стаць цяжэй запомніць іх назвы або знайсці іх. Каб знайсці іх хутчэй, захавайце свае хуткія дэталі па катэгорыях (прыклад: «Юрыдычная інфармацыя», «Справаздачы», «Подпісы», «Лагатыпы» і г.д.).

Таксама памятайце, што ёсць катэгорыі па змаўчанні, але вы таксама можаце стварыць свае ўласныя з карыстальніцкімі назвамі. І гэта таксама магчыма перапрызначыць катэгорыі або перамясціць элементы з адной у іншую з опцыі «Арганайзер будаўнічых блокаў».

Аб'яднанне хуткіх частак з дынамічнымі палямі

Вы можаце спалучаць хуткія часткі з дынамічнымі палямі, такімі як дата, імя карыстальніка або нумар старонкі. Гэта асабліва карысна пры працы з шаблоны, у якія нам трэба ўставіць паўтаральны тэкстАкрамя эканоміі часу, вашы шаблоны будуць выглядаць значна больш прафесійна.

Экспарт і імпарт хуткіх дэталяў паміж кампутарамі

Калі вы зменіце кампутар, вам не трэба будзе губляць шаблоны або хуткія часткі. Вы можаце перайсці да Файл – Параметры – Панэль хуткага доступу і налады экспартуВы таксама можаце скапіяваць файл Building Blocks.dotx, які знаходзіцца ў тэчцы шаблонаў Office, і імпартаваць яго з новага кампутара.

У заключэнне, «Хуткія часткі» ў Word — малавядомая функцыя, але яна можа зэканоміць вам гадзіны пры працы з паўтаральнымі дакументамі. Навучанне яе выкарыстанні будзе вельмі карысным пры працы з юрыдычнымі дакументамі, карпаратыўнымі справаздачамі, прапановамі або паведамленнямі. Ператварайце загалоўкі, подпісы, юрыдычныя пункты, загадзя вызначаныя табліцы або стандартныя фразы ў хуткія элементыУсё гэта азначае меншыя намаганні і большую прадукцыйнасць.