Поўнае кіраўніцтва па спісах Microsoft: што гэта такое і як гэта працуе

У экасістэме Microsoft 365, Спісы Microsoft Гэта адзін з неабходных інструментаў арганізаваць, адсочваць і абменьвацца інфармацыяй у структураваным выглядзе. Гэта дадатак вылучаецца сваёй гнуткасцю і прастатой выкарыстання, пачынаючы ад адсочвання інцыдэнтаў і праектаў і заканчваючы прыцягненнем супрацоўнікаў і кіраваннем рэсурсамі.

Калі вы працуеце ў камандзе ці проста хочаце захоўвайце вашу інфармацыю арганізаванай і даступнай з любога месца, вось рашэнне, якое вы не павінны выпускаць з-пад увагі. У гэтым артыкуле мы падрабязна раскажам, што вы можаце зрабіць Спісы Microsoft і як выкарыстоўваць іх шаблоны. Мы таксама разгледзім яго ўзаемадзеянне з іншымі праграмамі, такімі як SharePoint або Teams.

Што такое Microsoft Lists і як гэта працуе?

Microsoft Lists - гэта праграма Microsoft 365, распрацаваная для інтэлектуальнае адсочванне інфармацыі. Вы можаце працаваць з ім з Інтэрнэту, мабільнага або нават непасрэдна з Microsoft Teams дзякуючы яго поўнай інтэграцыі.

На самай справе, дзейнічае як простая і наглядная база дадзеных, які складаецца з радкоў і слупкоў, у якія вы можаце ўключыць тэкст, выявы, файлы, даты, праванаступнікаў, гіперспасылкі і многае іншае. Дзякуючы сістэме прагляду вы можаце адлюстроўваць інфармацыю рознымі спосабамі ў залежнасці ад мэты: сетка (параметр па змаўчанні), спіс, каляндар або галерэя. Спіс аналагічны, але без магчымасці рэдагавання ў інтэрнэце. Галерэя добра адаптуецца да візуальнага кантэнту, а каляндар ідэальна падыходзіць, калі вы хочаце бачыць элементы, размеркаваныя па датах.

Калі вы ствараеце новы спіс, вы можаце пачаць з нуля, выкарыстоўваць існуючы спіс у якасці шаблону або імпартаваць табліцу Excel. Вы таксама можаце разлічваць на шматлікія загадзя распрацаваныя шаблоны якія Microsoft прапануе для канкрэтных выпадкаў выкарыстання.

Усе спісы можна наладзіць візуальна- Змяняйце колеры фону, прызначайце пэўныя значкі і прымяняйце правілы, якія змяняюць іх знешні выгляд у залежнасці ад іх стану. Напрыклад, элемент са статусам «Ухвалена» можа адлюстроўвацца на зялёным фоне, а іншы «На разглядзе» — на аранжавым.

 

Загадзя распрацаваныя шаблоны для любых патрэб

Калі ў вас мала часу, каб стварыць спіс з нуля, Microsoft Lists змяшчае карысныя шаблоны, адаптаваныя да розных сцэнарыяў. Гэтыя шаблоны распрацаваны для выкарыстання ўсяго ў некалькі пстрычак мышы, захоўваючы спецыфічную структуру, карыстальніцкія палі, віды і візуальныя стылі.

Вось некаторыя з самых папулярных:

• Шаблон кіравання праблемамі: ідэальна падыходзіць для маніторынгу інцыдэнтаў з іх статусам, прыярытэтам і адказнымі бакамі.
• Шаблон маршруту мерапрыемства: арганізуе ўсе дэталі падзеі ў выразную структуру, якую можна рэдагаваць.
• Мадэль пацыента: Для медыцынскіх устаноў гэта дазваляе запісваць стан, назіранні і патрэбы кожнага пацыента.
• Шаблон заяўкі на крэдыт: маніторынг і кантроль працэсу ўзгаднення крэдыту.

Параметры арганізацыі, фарматавання і правілаў

У дадатак да ўжо згаданых поглядаў, вы можаце адаптаваць кожны спіс да вашага працоўнага працэсу стварэнне фільтраў, груповак, сартавання і аўтаматызаваных правілаў. Некаторыя з магчымасцей:

• Усталюйце абвесткі па электроннай пошце пры змене стану або даданні новага элемента.
• Умоўна змяніць фармат у залежнасці ад зместу: колеры, значкі, стылі.
• Групавыя элементы па прыярытэце, даце, статусе і інш.
• Стварыце новыя спісы з іншых, капіруючы дызайн і структуру.
• Імпарт дадзеных з Excel з аўтаматычным распазнаваннем слупкоў.

Усе гэтыя функцыі дазваляюць зэканоміць час і Забяспечце візуальную ўзгодненасць і ўзгодненасць дадзеных у камандзе, асабліва ў сумесных праектах, дзе ўдзельнічаюць некалькі чалавек.

Спісы захавання і доступу

Адной з пераваг Microsoft Lists з'яўляецца яго ўласная інтэграцыя з экасістэмай Microsoft 365. Вы можаце захоўваць свае спісы на сайтах SharePoint У OneDrive толькі для асабістага карыстання. Калі вы працуеце ў камандзе, часцей за ўсё размяшчаць іх на сайце SharePoint, агульным для ўсіх удзельнікаў.

Спісы адкрываюцца ў поўнаэкранным рэжыме для зручнага рэдагавання, а з URL-адраса або панэлі інструментаў можна ўбачыць, дзе менавіта яны захоўваюцца. Са стандартнага інтэрфейсу вы можаце лёгка ствараць, рэдагаваць, абагульваць і экспартаваць элементы.

Падзяліцеся спісамі: дазволы, доступ і супрацоўніцтва

Падзяліцца спісам проста стварыць спасылку або запрасіць пэўных удзельнікаў. Вы можаце даць поўны доступ (чытанне + рэдагаванне) або толькі чытанне. Акрамя таго, вы можаце ўсталяваць тэрмін дзеяння спасылкі, абараніць яе паролем і нават выбраць, ці могуць атрымальнікі ўносіць змены.

Вы таксама можаце абагуліць адзін элемент спісу, а не ўсю базу дадзеных. Да асобных пунктаў можна пакідаць каментарыі, што паляпшае супрацоўніцтва без неабходнасці адпраўкі электронных лістоў.

Дазволы кіруюцца праз SharePoint і ўспадкоўваюцца па змаўчанні месца, дзе захаваны спіс. Аднак вы можаце змяніць іх, каб адаптаваць доступ толькі да пэўных людзей або абмежаваць пэўныя дзеянні.

Microsoft Lists і яго інтэграцыя з іншымі праграмамі

Сапраўдны патэнцыял Lists выяўляецца ў спалучэнні з іншымі інструментамі ў асяроддзі Microsoft. Будучы цалкам Інтэграваны з SharePoint, Microsoft Teams і Planner, вы можаце зрабіць наступнае:

• Дадавайце спісы ў выглядзе ўкладак у канал Teams, палягчаючы прамы доступ з каманднай размовы.
• Выкарыстоўвайце спісы ў якасці вэб-часткі на старонцы SharePoint для адлюстравання жывой інфармацыі ў вашай інтрасетцы.
• Усталюйце правілы або аўтаматызацыі, якія падключаюць Lists да Power Automate або Power Apps для карыстальніцкіх патокаў.
• Спасылка задач з Planner або To Do цэнтралізаваць кіраванне задачамі.

Усё гэта частка бачання Microsoft 365 as падключаная платформа, дзе ўсе праграмы размаўляюць паміж сабой для павышэння прадукцыйнасці і празрыстасці працы.

Microsoft Lists на мабільных прыладах

Мабільная версія Microsoft Lists даступная для Android y IOS. Гэта дазваляе ствараць, кансультавацца і рэдагаваць спісы са свайго мабільнага, у офісе, дома або ў дарозе. Вось некаторыя рэчы, якія можна зрабіць:

• Прагляд апошніх і абраных спісаў.
• Поўнае рэдагаванне элементаў спісу.
• Аўтаномны доступ.
• Захоп фота і сканаванне QR-кода.
• Адаптаваны інтэрфейс з падтрымкай цёмнага рэжыму і гарызантальнай арыентацыі.

Ён таксама мае тыя ж магчымасці бяспекі, што і на працоўным стале, з падтрымкай Intune для MDM і MAM. Для доступу патрабуецца бізнес-уліковы запіс Microsoft з доступам да SharePoint або Office 365.

Microsoft пералічвае выпадкі выкарыстання

Па меры развіцця інструмента, Было распрацавана некалькі творчых спосабаў выкарыстання спісаў Microsoft у розных кантэкстах. Вось некаторыя з найбольш прыкметных:

• Арганізацыя кантэнту для сацыяльных сетак. Выкарыстоўваючы шаблон планавання кантэнту, вы можаце арганізоўваць кампаніі, планаваць публікацыі, уключаць выявы, спасылкі і даты публікацый. Вельмі карысна для маркетынгавых каманд.
• Кантроль доступу і наведвальнікаў. Спісы дазваляюць стварыць файл для кожнага наведвальніка з яго імем, фатаграфіяй пасведчання асобы, датай ўваходу і выхаду. Вы нават можаце запраграмаваць аўтаматычнае апавяшчэнне швейцару, калі хтосьці сыходзіць.
• Адсочвайце білеты кліентаў. Выкарыстоўваючы Lists у якасці міні-CRM, вы можаце прызначаць уладальнікаў, запісваць праблему, расстаўляць прыярытэты і пакідаць водгук аб статусе білета.
• Простае кіраванне праектамі. Калі вам не патрэбен складаны інструмент, Lists дазваляе выконваць асноўнае адсочванне з дапамогай задач, тэрмінаў выканання і праглядаў календара. Вы нават можаце атрымліваць апавяшчэнні, калі задача змяняецца.
• Інвентар і ІТ-рэсурсы. Са спісамі вы можаце адсочваць усё карпаратыўнае абсталяванне і звязаныя з ім даныя: дату пакупкі, гарантыю, агляды, месцазнаходжанне і г. д. Усё візуальна і з магчымасцю фільтрацыі ў адзін клік.
• Прыём новых супрацоўнікаў або пастаўшчыкоў. Рэгістрацыйны спіс дапамагае трымаць пад кантролем усе задачы і дакументы новага супрацоўніка. Пазначыўшы пункты як "завершаныя", можна запусціць апавяшчэнне ў адпаведны аддзел.

Карацей кажучы, прапановы Microsoft Lists універсальны, візуальны і сумесны спосаб кіравання дынамічнай інфармацыяй. У якасці рашэння для адсочвання, арганізацыйнага інструмента або дапаўнення да іншых платформаў, такіх як Teams або SharePoint, ён выдатна адаптуецца да любога тыпу карыстальнікаў або кампаній.