Што такое Access і для чаго ён патрэбны?

Гэта адна з найменш вядомых праграм у офісным пакеце Microsoft 365, нягледзячы на ​​тое, што яна ўключана з версіі 1992 года, аднак гэта вельмі карысны інструмент. У гэтым пасце мы тлумачым Што такое Microsoft Access і для чаго ён патрэбны?.

Самая апошняя версія Microsoft Access, пра які мы збіраемся тут пагаварыць, быў выпушчаны 5 кастрычніка 2021 г. для выкарыстання ў Windows 10 і Windows 11. Гэта займае ад 44 МБ да 60 МБ на цвёрдым дыску, у залежнасці ад выбраных варыянтаў усталявання.

Што такое Microsoft Access?

Microsoft - гэта a сістэма кіравання базамі дадзеных уключаны ў пакет праграм Microsoft Office (цяпер Microsoft 365). Гэта інструмент, які дапамагае карыстальнікам ствараць і кіраваць базамі даных з мэтай захоўвання, арганізацыі і аналізу інфармацыі.

Прычына, чаму гэта дадатак так мала выкарыстоўваецца, у асноўным звязана з няведаннем яго сапраўднай карыснасці. Многія карыстальнікі памылкова лічаць, што ўсё, што робіцца з дапамогай Access, сапраўды можа быць зроблена з дапамогай Access. Excel.

Нягледзячы на ​​тое, што абедзве праграмы маюць агульныя моманты, Excel больш падыходзіць для апрацоўкі лікавых даных і выканання вылічэнняў на іх аснове. Доступ, са свайго боку, дадае большую ступень спецыялізацыі і ўключае спецыяльныя функцыі для кіравання рознымі тыпамі даных. Акрамя таго, гэта дазваляе абмежаваць даныя, якія карыстальнікі ўводзяць у кожнае поле, а таксама звязваць звязаныя даныя ў некалькіх табліцах.

Базы даных, якія захоўваюцца ў Microsoft Access, паказваюць пашырэнне файла ".accdb". Нягледзячы на ​​тое, што гэта самае распаўсюджанае, а таксама самае сучаснае, усё ж можна знайсці іншыя пашырэнні (".mdbe" o ".mde"), якія адпавядаюць версіям да 2007 г. У некаторых выпадках, каб адкрыць гэты тып пашырэнняў, карыстальнік павінен спачатку выкарыстоўваць інструмент пераўтварэння, каб пераўтварыць яго ў «.accdb».

Што мы можам рабіць з Access

Як вы можаце выкарыстоўваць Access для кіравання базай дадзеных? Ніжэй мы тлумачым некаторыя з найбольш распаўсюджаных задач, якія мы можам выконваць з дапамогай гэтага інструмента.

Стварыць базу дадзеных

На галоўным экране Access націсніце «Файл» і ў слупку параметраў злева выберыце «Новы». Сярод розных варыянтаў, паказаных на экране, мы павінны выбраць той, які называецца як «Пустая настольная база дадзеных».

Гэтай нядаўна створанай базе дадзеных можна прысвоіць імя ў якасці папярэдняга кроку для доступу да новага шаблону і пачатку яго выкарыстання.

стварыць табліцу

Каб дадаць табліцу дадзеных у створаную намі базу дадзеных, неабходна перайсці на стужку інструментаў і націснуць на ўкладку «Стол». У гэтую новую табліцу можна дадаць колькі заўгодна палёў. Каб зрабіць гэта, вы павінны пстрыкнуць правай кнопкай мышы і выбраць опцыю «Націсніце, каб дадаць».

Раздзел поля са спісам выкарыстоўваецца для пераліку розных тыпаў даных, якія могуць быць прызначаныя для поля (у Access гэта абавязковае прызначэнне тыпу даных для кожнага поля).

Дадайце даныя ў табліцу

Ёсць шмат спосабаў дадаць дадзеныя ў табліцу Access: з дапамогай формы, імпартаваць іх з вонкавага файла, выкарыстоўваць SQL або ўводзіць дадзеныя непасрэдна (гэта значыць уручную). Найбольш распаўсюджаным варыянтам з'яўляецца імпарт праз файлы ".csv". Вось як вы гэта робіце:

1. На стужцы інструмента націсніце «Знешнія дадзеныя».
2. Затым мы націскаем «Тэкставы файл».
3. Далей мы выбіраем зыходны файл і табліцу прызначэння.
4. Перш чым прыступіць да імпарту, мы можам праглядзець усе дэталі файла (выкарыстанне кропак або коскі ў якасці раздзяляльнікаў, неабходна апусціць некаторыя палі.
5. Нарэшце, мы націскаем кнопку «Фініш» каб запусціць імпарт.

Адсюль ёсць шмат дзеянняў, якія мы можам выконваць у дадатку з рознымі табліцамі, якія мы ўвялі. Напрыклад, можна ствараць адносіны паміж табліцамі запытваць дадзеныя з розных табліц. Вы таксама можаце стварыць a пошукавая табліца, які змяшчае даныя, на якія спасылаецца іншая табліца, або нават ствараць складаныя запыты да некалькіх табліц з рознымі тыпамі даных.

Ёсць і іншыя магчымыя дзеянні рабіць рэзервовыя копіі, ствараць выкананыя базы дадзеных (якія знешнія карыстальнікі не могуць змяняць) стварыць макрас для аўтаматызацыі складаных задач або экспарт дадзеных у excel, сярод мноства іншых магчымасцей.

Для выканання ўсіх гэтых дзеянняў Microsoft Access уключае зручны памочнік што, несумненна, вельмі дапамагае тым, хто выкарыстоўвае гэта дадатак у першы раз.

Заключэнне

Microsoft Access - настойліва рэкамендаваны варыянт для малых і сярэдніх прадпрыемстваў, якія маюць патрэбу просты і лёгкі ў выкарыстанні інструмент кіравання дадзенымі. Ідэальна падыходзіць для такіх задач, як gкіраванне запасамі або маніторынг праекта. Для ўсіх гэтых выпадкаў варта навучыцца ім карыстацца.