- Workspace Studio може да изпраща лични съобщения, директни съобщения и публикации до пространствата в Google Chat.
- Променливите включват данни от тригера или предишни стъпки в съобщението.
- Тестовете могат да изпращат реални съобщения; препоръчително е да проверите получателя, преди да активирате потока.
- Грешките при изпращане се преглеждат от „Активност“ и може да зависят от разрешенията за чат или акаунт.
Получаването на важен имейл, отговор на формуляр или нов файл в Диск обикновено завършва по един и същи начин: някой трябва да се сети да уведоми останалата част от екипа. Google Workspace Studio Можете да създадете поток, който открива това събитие и изпраща автоматично съобщение до Google Chatбез да се налага да преписвате информацията на ръка.
Ключът е в избора на правилните хора, които да уведомите. Studio ви позволява да изпратите лично известие до себе си, да пишете на един или повече хора, да публикувате в пространство или да отговаряте на съществуващо съобщение. Можете също така да включите данни за събития, използвайки променливи, и да използвате Gemini, за да подготвите съдържанието преди изпращане.
Как да създадете поток, който изпраща съобщения до Google Chat
Влезте от компютъра си, за да studio.workspace.google.com и създайте нов поток. Първо изберете активаторТоест, събитието, което ще стартира потока. Това може да бъде конкретен час, получаване на имейл, отговор на Google Forms или промяна в друго съвместимо приложение.
След това добавете стъпката в Google Chat, която съответства на вашата цел. Напишете съобщението, изберете получатели, когато е необходимо, и използвайте + Променливи за да вмъкнете информация за тригера или предишни стъпки. Например, ако потокът стартира, когато бъде получен формуляр, можете да включите данните от този отговор в известието, вместо винаги да изпращате общ текст.
Преди да го активирате, използвайте Изпълнете тест За да проверите резултата, имайте предвид, че тестът извършва реални действия: ако стъпката изпрати съобщение, това съобщение може да достигне до получателя. След като прегледате изпълнението в раздела „Дейност“, активирайте потока да се изпълнява автоматично.
Лично известие, директно съобщение или публикуване в пространство
Studio предлага няколко действия в Google Chat, които си струва да се отбележат:
- Уведомявай ме в чата: Изпраща ви лично известие чрез приложение за чат с името на потока. Това е полезно за напомняния и обобщения, които само вие трябва да виждате.
- Изпрати съобщение: Изпратете директно съобщение до един или повече хора. Трябва да въведете техните имена или адреси в полето за получател.
- Публикуване в пространство: Поставете известието в чат пространство по ваш избор. Можете да включите променливи, като например името на нов файл или подробности за заявка.
- Отговор на съобщение: Той отговаря на конкретно съобщение или нишка. Потокът трябва да идентифицира съобщението, на което ще отговори, обикновено чрез тригерна променлива.
Напишете имейл адрес вътре текст Това не е същото като добавяне на получател. За да уведомите някого чрез директно съобщение, използвайте съответното поле. Ако публикувате в пространство, отметнете опцията за уведомяване на членовете му: човек ще получи това известие само ако вече е член на пространството.
Пример: получаване на ежедневно обобщение от Gmail в Chat
Един лесен начин да започнете е да използвате шаблона на Дневен отчет за непрочетени имейлиПотокът вече съдържа три части: програмиран тригер, стъпка, която подготвя обобщението с изкуствен интелект, и стъпката Уведомявай ме в чатаПросто трябва да проверите часа, периода на имейла, който искате да обобщите, и съдържанието на известието.
Вижте полето за съобщение в чата: там се появява променлива с обобщение генерирани в предишната стъпка. Тази връзка позволява всяко известие да включва нова информация. Ако напишете само фиксирана фраза и премахнете променливата, винаги ще получавате една и съща фраза, въпреки че Gemini е генерирал резюмето.
Същата схема се използва за уведомяване на екипа, когато постъпи заявка към Forms: тя променя тригера на нов отговор и завършва потока с Публикуване в пространствоВключете в съобщението само полетата на формуляра, от които екипът се нуждае, за да обработи заявката ви.
Какво можете да автоматизирате от получените съобщения
Google Chat може да бъде и начална точка Studio предоставя тригери за откриване на нови съобщения, споменавания или специфични реакции в рамките на работен процес. За съобщения можете да ограничите работния процес до конкретни пространства, податели или думи. Например, заявка, съдържаща „спешно“, може да създаде задача или да генерира допълнително известие.
Можете да предадете получения текст на стъпка от Попитайте Близнаци и използвайте отговора му в последващо съобщение. За да направите това, вмъкнете променливата от оригиналното съобщение в инструкцията, насочена към Gemini, а след това променливата от отговора на Gemini в стъпката „Чат“. Внимателно прегледайте всички автоматизирани отговори, предназначени за други хора; някои заявки, включващи външни потребители, може да изискват одобрение.
Ако конфигурирате поток, който слуша пространство и публикува в същото това пространство, отметнете опцията, свързана с съобщения, изпратени от потоциStudio ги игнорира по подразбиране в тригерите, за да предотврати рестартирането на автоматизацията със собствено съобщение.
Изисквания и ограничения преди пускането в експлоатация
За да създадете потоци, ви е необходим компютър и съвместим браузърStudio поддържа определени издания Business, Enterprise и Education; личните акаунти могат да имат достъп до него, ако участват в Google Workspace Experiments. В служебни или училищни акаунти администраторът може да ограничи достъпа до стъпките на Studio, Gemini или Google Chat. Потребители под 18 години с училищен акаунт не могат да използват стъпки с изкуствен интелект.
Google определя максимум 25 потока, създадени на потребител y 20 стъпки на потокСъществува и комбиниран лимит за броя на изпълненията в рамките на 24-часов период. Ако достигнете този лимит, по-нататъшните изпълнения ще бъдат неуспешни, докато броячът не бъде нулиран. За да намалите ненужните изпълнения, ограничете тригерите до подателите, интервалите или думите, които са наистина релевантни за вас.
Какво да проверите, ако съобщението не пристигне
Отворено Моите потоци за да потвърдите, че потокът е все още активен и да се консултирате Дейност За да видите на коя стъпка е възникнала грешката, проверете получателя или избраното пространство, променливите, използвани в съобщението, и разрешенията за Google Chat. В дадена организация администраторът може да е блокирал достъпа на Studio до Chat, въпреки че останалата част от работния процес работи.
Ако използвате личен акаунт и получите съобщение за грешка, че съобщението не може да бъде изпратено, Google препоръчва Първо отворете Chat от Gmail за да инициализирате услугата и да стартирате отново потока. Ако това е известие за вас, потърсете го в раздела Приложения От Google Chat: „Уведоми ме в Chat“ го изпраща от приложение с името на потока.
За планиране едно съобщение Без никакви допълнителни стъпки или условия, Google Chat има своя собствена функция за планирано изпращане. Workspace Studio е подходящ, когато съобщението трябва да се повтори, да се отговори на събитие или да се включат данни от Gmail, Forms, Drive или Gemini.
Аз съм технологичен ентусиаст, който е превърнал своите „гийк“ интереси в професия. Прекарах повече от 10 години от живота си, използвайки авангардни технологии и бърникайки с всякакви програми от чисто любопитство. Сега съм специализирал компютърни технологии и видео игри. Това е така, защото повече от 5 години пиша за различни уебсайтове за технологии и видео игри, създавайки статии, които се стремят да ви дадат информацията, от която се нуждаете, на език, разбираем за всички.
Ако имате някакви въпроси, познанията ми варират от всичко свързано с операционната система Windows, както и с Android за мобилни телефони. И моят ангажимент е към вас, винаги съм готов да отделя няколко минути и да ви помогна да разрешите всички въпроси, които може да имате в този интернет свят.