Какво се случва, ако прекратя абонамента си за Microsoft 365 с моето място за съхранение? Пълно обяснение и срокове

Какво се случва, ако прекратя абонамента си за Microsoft 365 с моето място за съхранение? Обмисляш ли анулиране на абонамента ви за Microsoft 365 и се притеснявате за вашите файлове, място за съхранение и достъп до вашите данни? Много хора споделят това основателно безпокойство, тъй като все по-важни документи и спомени управляваме в облака. Анулирането на акаунт в Microsoft 365 може да означава много повече от просто спиране на плащането за Word или Excel; Зад това стоят няколко технически и свързани с достъпа последици, които си струва да се разберат подробно.

В цялата тази статия ви обяснявам по ясен и изчерпателен начин, всички фази, срокове и последици свързани с анулиране на абонамент за Microsoft 365 – за лична, семейна или професионална употреба – както и наличните опции за запазване или възстановяване на вашите файлове. Ако търсите изчерпателна и актуална информация, която да ви помогне да действате безопасно, ето окончателното ръководство.

Как работи жизненият цикъл на абонамента за Microsoft 365

Когато анулирате или позволите на абонамента ви за Microsoft 365 да изтече, не всичко се изтрива веднага. Microsoft е установила серия от фази или състояния, които маркират прехода от момента, в който акаунтът е активен, до момента, в който всички данни бъдат окончателно изтрити. Познаването на тези състояния ви позволява да вземате информирани решения и да избягвате непоправими загуби.

Тези етапи обикновено се отнасят и за двете Microsoft 365 за лични, семейни, бизнес и образователни цели. Разбира се, има малки разлики в зависимост от вида на абонамента и метода на договаряне (директно с Microsoft, CSP, корпоративно лицензиране и др.).

Основните фази на жизнения цикъл на абонамента са:

• Активен
• Изтекъл или гратисен период
• Деактивирано или неактивно
• заличава се

Всяка от тези фази включва различни нива на достъп и риск от загуба на данни, както за потребителите, така и за администраторите или ИТ мениджърите.

Какво се случва на всеки етап след анулиране или допускане на абонамент да изтече?

След това ще обясня подробно какво можете и какво не можете да правите на всеки етап от жизнения цикъл от Microsoft 365 и какво се случва със съхранените ви файлове, особено в OneDrive и Outlook.

Активно състояние
Докато абонаментът ви е валиден, всичко работи нормално. Имате пълен достъп до приложенията на Office, файловете, запазени в OneDrive, имейла в Outlook и всички услуги, свързани с вашия акаунт. Можете да редактирате, създавате, споделяте и изтегляте документи или изображения без ограничения.

Изтекла фаза (или гратисен период)
След като абонаментът изтече (или защото не сте го подновили, или сте отменили автоматичното подновяване, или договореният период е приключил), вие влизате в гратисен период, който Обикновено трае между 30 и 90 дни, в зависимост от вашия договор и начина на покупка. На този етап:

• Вашите данни остават достъпниКакто потребителите, така и администраторите могат да влизат в услугите и да преглеждат, изтеглят или архивират файловете си.
• Няма блокирани функцииПриложенията на Office и OneDrive поддържат пълните си възможности.
• Получавате известия за изтичане на срока на валидност в интернет и по имейл, като ви напомнят да подновите или да направите резервно копие на важна информация.

За корпоративни лицензи този статус може да продължи малко по-дълго и е предназначен да ви позволи да управлявате подновяването, прехвърлянето на лицензи или миграцията без бързане.

Деактивирана или неактивна фаза
Ако не сте подновили или активирали повторно абонамента си по време на изтеклия период, той преминава към състояние на забрана (или неактивен). Тук започва истинският риск от загуба на достъп:

• Потребителите губят достъп до приложения и данни; Влизане в офиса намалена функционалност или режим само за четене. Те няма да могат да редактират или създават файлове, а само да ги преглеждат и изтеглят.
• Само администраторите имат достъп към данните за организацията или акаунта. Ако сте администратор, все още можете да правите резервни копия.
• Този статус трае 90 дни за повечето случаи.

В този момент е така изключително важно е да действате, ако искате да запазите файловете си. След този период всичко става сложно.

Елиминирана фаза
В края на етапа на деактивиране, ако абонаментът не бъде активиран отново, акаунтът преминава в деактивирано състояние. заличава се:

• Всички данни и файлове се изтриват завинаги.
• Не е възможно да се възстановят документи, снимки или имейли съхранявани в Microsoft 365, OneDrive, Outlook или други свързани услуги.
• Ще можете да управлявате други абонаменти или да купувате нови продукти от администраторския панел само ако сте глобален администратор, но всичко останало е загубено завинаги.

Ето защо е толкова важно да се спазват крайните срокове и ако не искате да продължите, изтеглете файловете си, преди да бъдат изтрити.

Разлики в зависимост от вида на абонамента (личен, бизнес, корпоративно лицензиране)

Има някои вариации във времевите рамки в зависимост от това дали имате Лицензи за Microsoft 365 Personal, Family, Business, Education или Open/Enterprise. Обобщавам основните случаи:

• Лично и семейноСлед анулиране имате стандартен гратисен период (30 дни) и след това 90 дни деактивиране. Може изтегляйте файловете и имейлите си през тези периоди преди да бъдат изтрити.
• Фирми/ОрганизацииФазите са подобни, но сроковете може да са малко по-дълги в зависимост от договора. Администраторите запазват достъпа, но потребителите губят функционалност след изтичане на гратисния период.
• Обемно лицензиранеВ договорите Open/Enterprise фазата на изтичане може да продължи до 90 дни, което улеснява миграцията на данни към друго решение, ако е необходимо.

Ако сте закупили Microsoft 365 чрез трета страна (доставчик на услуги за обслужване на клиенти, дистрибутор и др.), трябва да прегледате конкретните условия относно условията и достъпа, тъй като те може леко да се различават.

Какво се случва със съхранението в OneDrive и Outlook, когато прекратя абонамента си?

Един от най-трудните аспекти на прекратяването на Microsoft 365 е какво точно се случва с вашия... облачно пространство, както за документи, така и за имейли и снимки. Microsoft управлява хранилището, което обикновено се споделя между OneDrive (файлове/снимки), Outlook (имейл) и други услуги, като например Notes или Teams.

Безплатни потребители (без активен абонамент)След като загубите абонамента си, вашият акаунт в Microsoft остава 5 GB безплатно основно място за съхранение. Всички ваши файлове и снимки, които се вписват в това ограничение, ще продължат да бъдат достъпни, но Няма да можете да добавяте или променяте документи, ако превишите тази квота.. В Outlook.com, за имейл, имате 15 GB безплатно, но това е отделно и самостоятелно хранилище.

Абонати на Microsoft 365Докато абонаментът е активен, имате до 1 TB съхранение в OneDrive на потребител. Когато прекратите абонамента си, ако имате данни, надвишаващи безплатния лимит, все още ще имате достъп до тях по време на гратисния период, но след като достигнат състоянието на деактивиране, ще можете само да изтегляте (не да променяте). Ако не намалите заеманото пространство до по-малко от 5 GB преди изтриване, може да загубите информация. в края на максималния период.

Имейли и OutlookСъобщенията ви остават достъпни, докато са в гратисен и деактивиран статус, но вече няма да можете да ги възстановите след изтриването.Препоръка: Винаги, когато отменяте абонамент, изтегляйте важни имейли и направете резервно копие във формат .pst. за да ги пазя в безопасност.

Загуба или възстановяване на данни: Какви са вашите възможности?

Друго често срещано съмнение е дали има някаква форма на избягвайте загуба на данни или възстановяване на файлове след анулиране или изтичане на Microsoft 365. Опциите са:

• По време на гратисния период или деактивираноМожете да изтеглите цялото си съдържание от облака. Администраторите могат да правят масови резервни копия.
• РеактивиранеАко решите да се абонирате отново, преди да е изтекъл пълният период за изтриване, Ще можете напълно да възстановите файловете си и да възстановите достъпа до тях.
• След окончателно изтриванеНяма начин за възстановяване на данните. Microsoft изтрива файлове, следвайки строги правила за сигурност и поверителност.

В големи организации е препоръчително планирайте архивиране и уведомявайте всички потребители навреме, за да се избегне забравяне, което би могло да има сериозни последици.

Поетапна процедура за анулиране на Microsoft 365

Процесът варира леко в зависимост от вида на акаунта и начина на покупка, но като цяло се състои от:

• Достъп до таблото ви за управление на Microsoft 365 с вашия потребителски или администраторски акаунт.
• Отидете в секцията „Услуги и абонаменти“.
• Изберете активния абонамент и потърсете опцията отписване.
• Следвайте стъпките на екрана, докато потвърдите анулирането си.

За акаунти, закупени чрез трети страни (оператори, дистрибутори и др.), трябва да поискате анулиране от първоначалния доставчик, като първо прегледате конкретните условия.

За годишни абонаменти можете просто да ги оставите да изтекат, като деактивирате автоматичното подновяване. Ако анулирането е направено в рамките на пробния период (обикновено 1 месец в Microsoft 365), препоръчително е да го направите преди края му, за да избегнете преминаване към платен абонамент. Ако анулирате абонамента си в рамките на първите 30 дни след годишно подновяване, може да имате право на възстановяване на оставащата сума.

Какво се случва, ако изтриете напълно акаунта си в Microsoft?

Ако анулирате само абонамента си, другите ви услуги и безплатният достъп до Microsoft остават активни (макар и с ограничения за място за съхранение).

Въпреки това, ако решите изтрийте вашия акаунт в Microsoft, ще загубите абсолютно всякакъв достъп:

• Файлове в OneDrive, имейли в Outlook, данни в Teams и Skype, история на покупките, приложения и настройки изчезват.
• Имате краен срок от 60 дни за покаяние и повторно активиране на акаунта, но след този период елиминирането е необратимо.

Така че, ако просто искате да спрете да плащате за Microsoft 365, препоръчвам анулирайте абонамента си и изтеглете файловете си, но не изтривайте личния си акаунт, освен ако не е абсолютно необходимо.

Въздействие върху услугите и приложенията след анулирането

След отписване от Microsoft 365:

• Приложенията на Office (Word, Excel, PowerPoint и др.) влизат в режим само за четене. Можете да отваряте и преглеждате документи, да ги отпечатвате и запазвате локално, но не създавайте и не редактирайте нови файлове.
• Разширените функции на Outlook.com и OneDrive са ограничени поради намаляването на наличното място за съхранение.
• Ще загубите достъп до премиум функции (като пълни версии за настолни компютри, директна поддръжка от Microsoft, разширени инструменти за сътрудничество и др.).

В корпоративни среди само администраторите имат достъп до администраторския панел и временно до всички потребителски данни за архивиране или управление на прехода.

Известия по имейл и чрез потребителския панел ви съпътстват през целия процес, предупреждавайки ви за риска от загуба на достъп и предоставяйки ви няколко възможности за повторно активиране на абонамента ви.

Практични съвети за избягване на загуба на файлове и данни

За да сведете до минимум въздействието от анулирането или изтичането на абонамента ви за Microsoft 365, имайте предвид следните съвети:

• Винаги правете такъв архивирайте вашите важни файлове преди да анулирате абонамента си или да изчакате изтичането на гратисния период.
• Изтеглете съответните си имейли от Outlook във формат .pst или подобен. Не предполагайте, че те винаги ще бъдат достъпни онлайн.
• Ако управлявате няколко потребителски акаунта, уведомяване за периода на анулиране и координира изтеглянето на документи, така че никой да не загуби информация по погрешка.
• Намалете обема на данните си до по-малко от 5 GB в OneDrive, ако планирате да запазите безплатен достъп след анулирането.
• Моля, проверете с вашия доставчик за точните условия за бизнес акаунти и корпоративно лицензиране.

Какви алтернативи има на Microsoft 365?

Ако сте решили да се откажете от Microsoft 365, има и други опции за работа в облака и съхранение на вашите файлове:

• Работно пространство на GoogleНадеждна алтернатива с услуги като Google Docs, Sheets, Gmail и Drive. Предлага лични, бизнес и образователни планове. Освен това, в Tecnobits оставяме ви едно Пълно ръководство за Google WorkSpace.
• Други цялостни решения: OpenOffice, LibreOffice, iWork за iCloud, Dropbox Business, OX App Suite. Те обикновено зависят от типа потребител и необходимостта от онлайн сътрудничество.

Във всеки случай, не забравяйте, че всяка платформа има свой собствен модел на съхранение, условия за достъп и периоди на съхранение на данни, така че е добре първо да прегледате техните политики и да сравните функциите въз основа на вашите нужди.

Важно е да се отбележи, че анулирането на абонамента ви за Microsoft 365 не означава, че ще загубите файловете си веднага, но задейства период от време за управление и архивиране на информацията ви, преди тя да бъде изтрита завинаги. С правилно планиране можете безпроблемно да мигрирате данните си и да гарантирате безопасността на цялата си документация.