Преглед на промените в Excel файл: ръководството, от което се нуждаете

Когато споделяме електронни таблици, е нормално да се чудим какво е докосвал всеки човек и кога. Преглед на промените в Excel файлДнес имаме няколко опции: панела „Показване на промените“, „История на версиите“ и, в по-класически сценарии, ветеранът „Проследяване на промените“.

En este artículo te explicamos как да го направите, какви ограничения има всяка опция и какви алтернативи съществуват Ако работите извън облака, както и други практични съвети.

Какво е „Показване на промените“ в Excel и каква информация показва?

Функцията „Показване на промените“ централизира запис на последните редакции в книга. Панелът ѝ показва най-новите промени в горната част, което ви позволява да ги идентифицирате подробно. кой е направил модификацията, засегнатата клетка, точния час и предишната стойностТова е особено полезно, когато няколко души редактират споделен файл и имате нужда от ясна времева линия.

Този панел ви позволява също да преглеждате редакции, които са били изпълнени „групово“. В тези случаи, Ексел Генерира карта с груповото действие и предоставя достъп до „Преглед на промените“ в тази карта, така че можете да се задълбочите в подробности за всяка групирана модификация без да се губи контекст.

Имайте предвид, че Excel запазва скорошната активност в този панел, предлагайки видимост до максимум около 60 дниАко искате да разширите времевия диапазон, за да проверите какво се е случвало преди това, ще дойде ред на Историята на версиите, за която ще говорим по-късно. пътуване до предишни версии и да ги прегледате без никакви изненади.

Преглед на промените в книгата: бързи стъпки

За подробен преглед на работната книга и за преглед на промените в Excel файл, процесът е много прост и ви отвежда до панела с всички наскоро направени редакции. С тези стъпки ще можете да ги видите веднага. всичко, което се случи във файла:

1. В раздела Преглед изберете Показване на промените за да отворите панела с последните редакции.
2. Обърнете внимание, че промените се показват подредени, като най-новите са най-отгоре, което отразява действителният хронологичен ред на изпълнение.
3. Ще можете да идентифицирате кой какво е променил и в коя клетка, заедно с точната дата и час, което улеснява процеса. сътрудничество в одита.
4. Ако има групови редакции, ще намерите карта, която групира тази операция, и бутон за Вижте промените и да се придвижвате през всяка включена модификация.

Филтриране на промените по лист, диапазон или конкретна клетка

Когато искате да стесните фокуса си, можете да видите промените в Excel файл само за конкретен лист, диапазон или дори една клетка. Това филтриране ви помага да проучите подробно. какво се е случило в определен район от книгата без допълнителен шум.

За бързо филтриране от листа: изберете лист, диапазон или отделна клетка, след което щракнете с десния бутон, за да отворите контекстното меню и изберете Показване на променитеС това действие Excel ограничава панела до този избор.

Можете също да филтрирате от самия панел „Промени“. В горната част ще видите икона за филтър: избирането ѝ ще ви позволи да посочите дали искате да филтрирате по... Rango o por HojaАко изберете „Диапазон“, въведете диапазона или клетката в текстовото поле и потвърдете с иконата със стрелка до това поле, за да приложите филтрирайте веднага.

Тозият подход на филтриране ви спестява много време при разследване на инциденти или когато трябва да се съсредоточите върху критична област на листа (например диапазонът, където се изчисляват общите суми или където някой е променил препратките).

Къде работи „Показване на промените“ и какви са изискванията, за да регистрира всичко?

„Показване на промените“ е налично както в Excel за настолни компютри, така и в Excel за уеб и отразява в панела си редакциите, направени от приложенията на Excel, които го поддържат. съавторствоТова означава, че за да видят най-пълната история в таблото за управление, всички потребители трябва да използват съвместимо приложение на Excel и да работят с файла на места, които поддържане на съвместно издаване активни (например OneDrive или SharePoint).

Какво да правите, ако таблото за управление изглежда празно, въпреки че знаете, че е имало активност? Някои действия могат да накарат Excel да изчисти този дневник. Ще видите празно табло, ако някой например е редактирал с еднократна покупка или по-стара версия на Excel, която не е съобразена със съавторството, или ако са използвани функции, които... no son compatibles със съвместно публикуване или ако файлът е заменено или е запазено копие, нарушавайки непрекъснатостта на наблюдението.

Добрата новина е, че от този момент нататък всички нови промени, които вие или някой друг направите от съвместими приложения, ще бъдат регистрирани отново в панела „Промени“. Това възстановява видимостта за последващи събития и ви позволява да следвайте следата без да се налага преработване на документа.

Кои промени се записват и кои не се показват на панела

Панелът „Промени“ се фокусира върху формули и стойности на клетки, както и върху операции като преместване, сортиране, вмъкване или изтриване на клетки и диапазони. Следователно, ясно ще откриете както еднократни редакции, така и структурни промени, които засягат блокове данни.

Някои действия обаче не се показват в момента: промени в графики, форми или други обекти, движения или настройки в tablas dinámicasТова включва промени във форматирането (цветове, шрифтове, стилове), скриване на клетки/диапазони и прилагане на филтри. Имайте това предвид, защото този „визуален слой“ не се отразява в панела, който е фокусиран върху основните функции. числени и функционални.

Освен това, за да предостави възможно най-пълна история, Excel може да остави празнини във времевата линия, ако определени промени не са налични. Следователно, може да забележите „пропуски“, когато редакциите, поради естеството им или използвания инструмент, не могат да бъдат направени. запис на панела.

Защо понякога липсват предишни стойности от някои записи? Това може да се случи, когато данните се променят с помощта на код (например VBA или добавки) или ако някой е редактирал работната книга с Excel, без да я е актуализирал. versión más recienteВ такива случаи проследимостта на „стойност преди/стойност след“ може да бъде загубена за това конкретно действие.

Как да видите по-стари промени: История на версиите

Панелът „Промени“ показва най-скорошните промени; ако е необходимо да удължите периода, използвайте История на версиитеОт Файл > Информация > История на версиите можете да отворите предишна версия, за да я прегледате и, ако е необходимо, да я възстановите. Това е много полезно при проучване. eventos anteriores към диапазона, който „Показване на промените“ обхваща.

Историята на версиите не е същото като „визуален сравнител“ между две точки във времето: нейната цел е да позволи навигация през състоянията на файловете, с възможност за отваряне на предишна версия и работа върху нея. Въпреки това, комбинирането на тази функция с „Показване на промените“ може да осигури балансиран общ преглед. бързо и скорошно с по-дългосрочен одит.

Ако файлът ви се намира в SharePoint, не забравяйте, че контролът на версиите има конфигурируеми ограничения. По време на настройката можете да зададете максималния брой версии, които искате да запазите, и когато системата достигне лимита, тя изтрива последната версия. най-старият за да освободите място за новите. Ако имате нужда от повече свобода на действие, е възможно да увеличите това число до системния лимит, което подобрява възможността за връщане назад във времето, за да обширни изследвания.

За екипи, които разчитат на исторически версии, е препоръчително периодично да преглеждат тази конфигурация в библиотеката на SharePoint и да я адаптират към работния процес: колкото повече ежедневни промени, толкова по-смислено е да се увеличи броят на скрити версии за да не се загуби полезна следа.

Нулиране на панела с промени: Кога и как

В Excel за уеб има опция за изчистване на историята на промените, която виждате в таблото за управление. Тя се намира под Файл > Информация и потвърждаването ѝ ще... почистете панела за всички потребители на книгата. Това е необратимо действие и затова трябва да се обмисли внимателно преди да се извърши, ако е необходимо да се запазят доказателства за скорошно сътрудничество.

Дори ако изтриете този запис от панела, все още можете да отваряте или възстановявате предишни версии чрез „История на версиите“. С други думи, премахвате „списъка със събития“ от панела, но не губите възможността да връщане към предишни състояния на файла, стига тези версии да съществуват в системата.

Класическо „Проследяване на промените“ в Excel: какво предлага и как да го прегледате

В продължение на години програмата предлагаше традиционна система за „Проследяване на промените“, която сега се счита за остаряла. Това беше добър начин за преглед на промените в Excel файл. В работни книги, конфигурирани с тази функция, запазването и споделянето на всяка редакция оставяше следи в клетки (сини триъгълници) и изскачащи коментари. описание на промяната и отговорния потребител. Въпреки че все още съществува в специфични сценарии, в съвременните среди за съавторство е заменено от „Показване на промените“.

Ако вашата организация все още използва този подход, можете да изброите промените на отделен лист. За да направите това, от раздела „Преглед“ отворете „Проследяване на промените“ и изберете Маркиране на променитеИзберете опцията „Показване на промените в нов лист“ и потвърдете с OK: Excel ще добави лист с име „История“ с Детайли за промяна извлечено от книгата.

Прегледът на тези редакции също се управляваше от Преглед > Проследяване на промените > Приемане или отхвърляне на промените. Там можете да ги приемате или отхвърляте една по една или да използвате опциите „Приемане на всички“ или „Отхвърляне на всички“, за да ги обработвате на групи, с възможност за затваряне по всяко време. върнете се на страницата.

Този метод е ценен за книги, които вече са създадени с тази система, но не предлага интеграцията и съавторството, които облакът и панелът „Показване на промените“ предоставят днес, където информацията е по-добре съобразена с съвместно редактиране в реално време.

Сравняване на версии и ограничения: какво можете и какво не можете да очаквате от Excel

Вместо да преглеждат промените в Excel файл, много потребители просто искат да знаят „с един поглед“ какво се е променило между последната версия и текущата, без да отварят два файла един до друг. На практика Excel не включва вграден инструмент, който да изпълнява тази функция. подробна разлика между два локални файла. Предлага „Показване на промените“ за книги, написани в съавторство (скорошна и много практична функция) и „История на версиите“, за да се отворят предишни версии и, ако е приложимо, restaurarlos.

Някои потребители споменават помощна програма, наречена Spreadsheet Compare (част от някои инсталации на Office), за сравняване на два запазени файла. За да я използвате, ви е необходимо копие на предишната версия на вашия компютър; това не е „вълшебен бутон“ в Excel, а отделен инструмент, който сравнява работни книги и показва резултатите. diferenciasПолезно е, ако не работите в облака, въпреки че изисква допълнителната стъпка за запазване на локални версии.

Често се среща във форумите, че „няма нативен, бърз и универсален начин“ за сравняване на която и да е версия с текущата, без предварително да се подготви материалът. И това е логично: за да се запише всяка малка вариация, архивът би трябвало да съхранява огромно количество метаданниТова би увеличило драстично размера му и би усложнило управлението му, особено в книги, които се актуализират ежедневно.

Ако работите в Windows, File Explorer ви позволява да добавяте колони с информация (дата на създаване, дата на промяна и т.н.), но това са метаданни на ниво файл, а не история на промени на клеткаДруга опция на системата е Historial de archivosкойто прави копия на модифицирани файлове, за да могат да бъдат възстановени; в замяна консумира дисково пространство и не е програма за преглед на гранулирани промени como tal.

В обобщение: ако работите съвместно с Excel (OneDrive/SharePoint), използвайте „Показване на промените“ за последните промени и „История на версиите“ за по-дълги периоди. Ако работният ви процес е локален, запазвайте версиите и когато е необходимо да сравните, помислете за използването на инструменти за сравнение, като например „Сравняване на електронни таблици“, за да получите карта на промените. diferencias между файловете.

Екосистемата за преглед на промените в Excel файл предлага мощни решения при работа в облака и със съавторство: панелът „Показване на промените“ ви дава „тук и сега“, докато настройките на „История на версиите“ и SharePoint удължават времевия хоризонт. В локални сценарии сравнението изисква запазване на копия и разчитане на външни помощни програми. Като знаете какво се регистрира и какво не и като осигурите подходяща конфигурация, можете да имате реалистичен и ефикасен контрол върху процеса. следа от Единия във вашите електронни таблици.

Свързана статия:

Office не се отваря заради AppVIsvSubsystems64.dll: доказани решения

Даниел Тераса

Редактор, специализиран в областта на технологиите и интернет, с повече от десет години опит в различни цифрови медии. Работил съм като редактор и създател на съдържание за компании за електронна търговия, комуникации, онлайн маркетинг и реклама. Писал съм и на уебсайтове за икономика, финанси и други сектори. Работата ми е и моя страст. Сега, чрез моите статии в Tecnobits, опитвам се да изследвам всички новини и нови възможности, които светът на технологиите ни предлага всеки ден, за да подобрим живота си.