Основни автоматизации и преки пътища в Outlook за повишаване на производителността

Microsoft Outlook Това е един от най-широко използваните инструменти както в професионална, така и в лична среда за управление на имейл, календар и други аспекти на ежедневната продуктивност. Това, което много хора не знаят, е, че Чрез овладяване на автоматизациите и преките пътища на Outlook, възможностите за производителност на този инструмент се умножават.

Накратко, един navegación más ágil За тези, които работят ежедневно с много имейли, срещи или задачи. В тази статия ще ви покажем всички най-важни клавишни комбинации, които можете да използвате за управление на имейла и календара си, организиране на контакти и задачи, както и други ключови функции.

Основни клавишни комбинации за писане и управление на имейли в Outlook

За тези, които използват Outlook предимно като имейл клиент, има редица клавишни комбинации, които е добре да запомните от самото начало.

• Ctrl+NСъздаване на ново съобщение
• Ctrl+Mayús+MСлужи и за съставяне на нов имейл от всяка точка на програмата
• Ctrl+RОтговор до подателя
• Ctrl+Mayús+R: Отговор до всички получатели
• Ctrl+FПрепращане на поща
• Ctrl+D: Изтриване на избраното съобщение
• Alt+S o Ctrl+EntrarИзпращане на текущо съобщение
• Alt+IПрикачване на файлове
• F7Проверка на правописа

Тези клавишни комбинации ви позволяват да извършвате ключови действия, без да вдигате ръцете си от клавиатурата., което е от решаващо значение, ако отговаряте на много имейли подред или пишете дълги съобщения.

Преки пътища в Outlook за бързо навигиране 

Не само можете да създавате и управлявате имейли бързо, но и да се придвижвате между различните секции на програмата с голяма гъвкавост, използвайки тези преки пътища на Outlook:

• Ctrl+1Отидете на имейла
• Ctrl+2Отворете календара
• Ctrl+3Вижте секцията за контакти
• Ctrl+4Достъп до задачи
• Ctrl+YИзберете папка за отваряне

С тези ключове можете да следите цялата си организация, без да се налага да кликвате през различни раздели или менюта.

Календарът на Outlook има много преки пътища за максимално използване

Календарът в Outlook е един от неговите стълбове и освен това има много преки пътища, за да извлечете максимума от него:

• Ctrl+Mayús+AСъздаване на нова среща
• Ctrl+Mayús+QСъздаване на заявка за среща
• Alt+H, M, RДруг начин за създаване на среща
• Ctrl+G: Отидете на конкретна дата
• Alt+Av Pág: Преминете към следващия месец
• Alt+Re Pág: Връщане към предишния месец
• Ctrl+Flecha derechaНа следващия ден
• Ctrl+Flecha izquierdaПредишен ден

Освен това, можете показване на различни периоди от време чрез промяна на числото, използвано с Alt:

• Alt+1: Един ден
• Alt+7: Цяла седмица
• Alt+0: Десет дни

С тези ресурси можете да планирате и преглеждате срещите си с един поглед, без визуални разсейвания.

Бързи действия за срещи и напомняния

Още клавишни комбинации в Outlook: Когато управлявате множество срещи или ангажименти, тези клавишни комбинации ще ви бъдат полезни:

• Alt+OОтворете среща, когато се появи известие
• Alt+S: Напомняне за отлагане
• Alt+DОтхвърляне на напомнянето
• Alt+V, MОтваряне на прозорец за известия

Бързо управление на контакти, бележки и задачи

Outlook ви позволява също да извършвате бързи действия с контакти, бележки и задачи:

• Ctrl+Shift+TСъздаване на нова задача
• Ctrl+Mayús+V: Преместване на елемент (имейл, задача или среща) в друга папка
• Alt+H, A, BОтворете адресната книга
• Alt+H, C, GСъздаване на група календари

Тези инструменти са идеални за тези, които работят със сложни групи или списъци за разпространение.

Вътрешни функции и персонализиране в Outlook

Има определени преки пътища в Outlook, които ни помагат да се ориентираме в неговите вътрешни функции:

• Ctrl+E o F3: Преход към полето за търсене
• Ctrl+M o F9Ръчно синхронизиране на имейли
• Ctrl+Mayús+GМаркиране или премахване на маркиране на разговор
• RetrocesoАрхивиране на избрания разговор
• Ctrl+QМаркирай като прочетено
• Ctrl+S: Marcar como no leído

Тези функции ви предпазват от това да се изгубите в съобщения или папки и ви позволяват винаги да сте в крак с това, което се случва във вашата пощенска кутия.

Опции за достъпност и визуално персонализиране

Outlook добавя преки пътища за потребители, които работят с функции за достъпност:

• Alt+Ctrl+Shift+MАктивиране на MSAA информация за четци като JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Присвояване на звук към известие

Можете също да увеличите мащаба на имейлите:

• Ctrl + +: Увеличаване
• Ctrl + –: Намаляване на мащаба

Тези удобни преки пътища на Outlook са идеални за тези, които се нуждаят от визуално или слухово персонализиране на своята среда.

С добре усвоени всички тези преки пътища, е възможно работете много по-гъвкаво в Microsoft OutlookОт създаване на имейли до планиране на събития или управление на задачи, Тези клавишни комбинации могат значително да намалят кликванията и превъртането на екрана.Въпреки че в началото може да ви се стори много за запомняне, скоро ще откриете, че ще ги използвате автоматично и ще забележите подобрението в ежедневната си производителност.