Excel не ви позволява да прекъснете външни връзки: какво да проверите

Si Excel не позволява прекъсване на външни връзки Ако предупреждението се появи отново след изтриването им, струва си да проверите каква зависимост запазва файлът. Това може да е формула, дефинирано име, диаграма или връзка с данни, която изисква различен преглед.

Преди да промените работната книга, запазете копие. Прекъсването на връзките може да замени формулите с текущите им резултати и тези резултати може да не са актуални. Целта е да се премахнат зависимостите, които вече не са ви необходими, без да се губят изчисления или функции от документа.

Проверете коя външна връзка продължава да се показва в Excel

В текущите версии на Excel за Windows отворете Данни > Заявки и връзки > Връзки към книгиИдентифицирайте изходния файл, който се показва в панела. В предишни версии може да намерите командата Редактиране на връзки.

Отворете опциите за съответния източник и изберете Разкъсване на връзкитеТази операция преобразува засегнатите формули в текущите им стойности; тя не е еквивалентна на поправянето на изходния файл.

Ако е необходимо да поддържате автоматични актуализации и източникът просто е променил местоположението си, използвайте Промяна на източника вместо да се прекъсне зависимостта.

Запишете името на външния файл, преди да продължите. Това ще ви помогне да проверите дали същата препратка се запазва или дали работната книга съдържа няколко различни зависимости.

Ако бутонът е деактивиран, проверете разрешенията за редактиране.

Деактивираният контрол не ви позволява да заключите, че листът е защитен. Първо проверете дали можете да промените и запазите файла, дали имате разрешения за редактиране и дали се появява предупреждение. Защитен изглед.

Ако документът е от надежден източник и трябва да го редактирате, използвайте съответната опция в предупреждението. Не деактивирайте глобално защитеното показване, за да разрешите проблема с един файл.

След това проверете защитите от Преглед:

• Защита на листата: ограничава разрешените операции върху клетките и елементите си.
• Защита на книгата: Може да предотврати промени в структурата му, като например преместване или изтриване на листове.

Премахнете само защитата, която се прилага и за която имате разрешение. Ако се изисква парола, поискайте я от собственика. Премахването на защитата на лист не премахва автоматично други ограничения за файлове.

Намиране на препратки във формули и дефинирани имена

Отворено Търсете, разширете опциите му и изберете Вътре: Книга y Търсене в: ФормулиПотърсете името на външния файл; можете също да опитате с .xl да се намерят препратки към общоприети книги.

Това търсене е помощ, а не изчерпателна проверка на всички зависимости.

Проверете отново по-късно Формули > Мениджър на именаНаблюдавайте полето Това се отнася до за идентифициране на имена, които сочат към друг файл.

Не премахвайте име само защото е външно. Първо проверете дали някакви формули, списъци или диаграми го използват. Когато е необходимо да запазите функцията му, можете да подготвите данните в самата работна книга и да промените името, за да сочи към локалния диапазон.

Мениджърът на имена не показва всички скрити имена или имена, дефинирани с помощта на VBA. Ако предупреждението продължава и не можете да намерите източника, може да се наложи технически преглед на копието на файла.

Проверете графики, обекти и връзки с данни

Връзките не винаги са в клетките. Изберете диаграмите и прегледайте техните серии от данни и заглавия. Възможно е също да има препратки, свързани с текстови полета, форми или други обекти.

Когато изберете тези елементи, проверете дали лентата с формули показва външния файл. Ако искате да запазите диаграмата, променете източника ѝ на локални данни, преди да премахнете зависимостта.

За да проверите връзките, отворете Данни > Заявки и връзкиЗаявка в Power Query или връзка към друг източник на данни се управлява отделно от връзките между формулите.

Идентифицирайте коя заявка захранва всяка таблица или отчет, преди да я промените. Прекъсването на връзките към книги не гарантира, че всички връзки с данни ще изчезнат. Също така не е препоръчително да изтривате заявки безразборно: това може да предотврати повторното актуализиране на отчета.

Ако документът съдържа макроси и зависимостта се появи отново след отварянето му или изпълнението на процедура, помолете ги да прегледат този код. Не е необходимо да активирате неизвестни макроси, за да намерите връзка.

Прегледайте списъците и правилата, без да ги изтривате безразборно.

Ако сте променили дефинирано име, което използва падащи списъци, проверете неговата функционалност от Данни > Валидиране на данниСменете източника, където е уместно, и проверете дали потребителите все още имат необходимите опции.

Можете също да прегледате Начало > Условно форматиране > Управление на правила за да проверите използваните формули и диапазони. Excel не поддържа директно външни препратки към друга работна книга в тези правила, така че не е препоръчително да се приема, че условното форматиране запазва връзката.

Избягвайте изтриването на всички валидации или правила като метод за почистване. Може да премахнете важни контроли, без да идентифицирате зависимостта, която причинява предупреждението.

Ако имате нужда само от резултатите, създайте стойностно копие.

Ако трябва да предоставите статичен отчет, можете да създадете нова работна книга и да копирате само необходимите резултати, като използвате Начало > Поставяне > Стойности.

Този метод запазва резултатите от избраните клетки, но премахва техните формули. Той не реконструира автоматично диаграми, заявки, макроси или логиката на оригиналния документ.

Копиране на цял лист с Преместване или копиране Това не гарантира, че ще остане независимо. Формулите и диаграмите се нуждаят от преглед, а преместването на листове може да промени препратките или да доведе до неочаквани резултати.

Преди да изпратите копието, проверете общите суми, датите, грешките и елементите, които трябва да бъдат запазени. Запазете оригинала отделно, за да можете да извлечете изчисленията.

Запазете, отворете отново и проверете резултата

След всяка съответна промяна запазете копието, затворете го и го отворете отново. Проверете както панела с връзки, така и заявките и резултатите от отчета.

El Инспектор на документи Може да открие определени външни връзки, но не ги премахва вместо вас. Използвайте го като допълнителна проверка, а не като гаранция, че файлът е без зависимости.

Скриването на известието за актуализация също не премахва връзките. Ако съобщението се появи отново, то запазва името на източника и часа на повторната му поява: тази информация ви позволява да продължите да преглеждате, без сляпо да изтривате елементи от работната книга.