Загубили сте Excel файла си? Пълно ръководство за разбиране и избягване на грешки при запазване

Имате ли проблеми със запазването на файловете си в Excel? Тази ситуация може да бъде наистина разочароваща, особено ако сте прекарали много време в работа по електронната си таблица и се страхувате да не загубите всичките си промени. Microsoft Excel е един от най-широко използваните инструменти за управление и анализ на данни, така че Грешките при опит за запазване на документи са едно от най-често срещаните запитвания. и тревожно сред потребителите му.

В тази статия ще разгледаме всички Възможни причини, които могат да попречат на Excel да запише вашите файловеи ще предоставим подробни решения за всеки отделен случай. Тук ще намерите не само подробни инструкции, но и ясни обяснения и полезни съвети, за да избегнете подобни проблеми в бъдеще. Хайде, остани и ще ти обясним. как да се възстановим от тези ситуации и да ги предотвратим.

Как работи процесът на запазване в Excel и защо може да се провали

Преди да се пристъпи към решения, е важно да се разбере как Excel запазва файлове, тъй като процесът не е толкова прост, колкото изглежда. Когато ръчно или автоматично запазвате работна книга, Excel първо създава временен файл на същото място, където се намира оригиналният документ.. След като запазването приключи, изтрийте оригиналния файл и дайте на временния файл правилното име. Ако възникнат някакви проблеми по време на този процес, могат да възникнат различни видове грешки и файлът с последните промени може да не бъде запазен правилно.

Прекъсвания в процеса на спестяване може да се дължи на много причини: от натискане на клавиша "Esc", хардуерни проблеми, софтуерни проблеми, проблеми с антивирусната програма, конфликти на разрешения, твърде дълги файлови пътища или дори липса на дисково пространство. Също така трябва да внимавате с мрежовите местоположения или външните устройства, тъй като ако връзката се загуби, докато Excel запазва, може да се окажете с повредени файлове или незапазени промени.

Често срещани съобщения за грешки при запазване на файлове в Excel

Сред най-често срещаните съобщения за грешки, когато Excel не запазва файла, се открояват следните:

• „Документът не е запазен“
• „Документът не е напълно запазен“
• „Документът само за четене не е достъпен.“ »
• „Пълен запис“
• „Открити са грешки при запазване...“
• „Името на файла не е валидно“

Всяка от тези грешки сочи към различна причина., така че е най-добре да идентифицирате точното съобщение, преди да търсите подходящото решение.

Основни причини, поради които Excel не запазва промените

Според официалната документация, помощните форуми и потребителския опит, Най-честите причини, поради които Excel създава проблеми при запазване на файлове, са:

• Липса на разрешения за целевата папкаАко нямате разрешения за четене, запис или промяна на папката, където се опитвате да запишете работната книга, Excel няма да може да завърши запазването.
• Добавки на трети страниНякои добавки, инсталирани в Excel, могат да пречат на процеса на запазване, причинявайки неочаквани сривове или грешки.
• Повредени или корумпирани файловеАко оригиналният файл е повреден, Excel може да попречи на правилното съхранение на промените.
• Недостатъчно дисково пространство: Ако в целевото местоположение няма свободно място, Excel няма да завърши операцията по запазване.
• Антивирусен софтуерНякои антивирусни програми могат да блокират процеса на запазване, особено ако сканират нови файлове или променят отворени файлове по време на сканирането.
• Конфликти или заключвания при споделянеАко файлът бъде отворен от някой друг или в друг екземпляр на Excel, може да възникнат грешки при запазването.
• Пътят към файла е твърде дълъгExcel ограничава името на файла плюс пълния път до 218 знака. Ако надвиши, ще получите грешка за невалидно име.
• Проблеми с връзката в мрежовите местоположенияАко запазвате файлове на мрежово устройство и връзката се загуби, запазването може да се провали и е възможно да загубите скорошни данни.
• Файлове в режим само за четене: Файлът може да е с активиран този режим или може да не сте собственикът му, което ограничава възможността за запазване с промените.
• Хардуерни грешки (диск, USB устройства и др.)Физическа повреда или прекъсване на връзката с устройството по време на записване също може да причини грешки и повредени файлове.
• Файлове, заключени от системата или друго приложение: Ако файлът се използва от друга програма, това може да попречи на запазването му.

Как да поправим Excel, който не запазва промените?

Нека разгледаме едно по едно най-ефективните решения за всеки конкретен случай.

1. Проверете и променете разрешенията за папките

Преди всичко, Проверете дали имате достатъчно разрешения за достъп до папката, където запазвате файла. Щракнете с десния бутон върху папката, изберете Имоти, достъп до раздела Сигурност и проверете разрешенията, зададени на вашия потребител. Ако нямате разрешение за писане или промяна, помолете администратора на екипа да ви ги предостави или опитайте да запазите файла на друго място, където го имате.

2. Запазете файла като нова работна книга или с друго име

Едно от първите препоръчителни действия, когато Excel не ви позволява да запазвате, е да използвате опцията Запази като и променете името или пътя на файла. По този начин избягвате презаписването на оригиналния файл и избягвате сривове или ограничения във времето. За да направите това:

1. Достъп до менюто Архив и изберете Запази като.
2. Въведете различно име и опитайте да го запазите на друго място.

Тази тактика често е ефективна, когато конфликтът е свързан с разрешения, повредени временни файлове или временни сривове.

3. Преместете оригиналните електронни таблици в друга работна книга

Ако файлът изглежда повреден или продължава да не може да се запише, полезна техника е преместване на всички листове (с изключение на един лист за запълване) в нова работна книгаИ така:

1. Добавете лист за запълване с Shift + F11.
2. Групирайте всички оригинални листове с изключение на запълващия лист (щракнете върху първия, след това щракнете със задържан Shift върху последния).
3. Щракнете с десния бутон и изберете Преместване или копиране… > изберете (Нова книга) > Приемам.

По този начин често можете да запишете новия файл без грешки и да възстановите цялото съдържание, включително VBA макросите, като копирате модулите на ръка. Ако искате да научите повече за това как да избегнете грешки в Excel, препоръчваме ви да прегледате нашата статия за Грешки на BitLocker в Windows.

4. Запазете като различен тип файл (.xlsx, .xlsm и др.)

Понякога оригиналният файлов формат е повреден. Промяната на типа на файла може да реши проблема. За да направите това:

1. En Архивпреса Запази като.
2. В опцията Гай, изберете различен формат (например, .xlsm за файлове с макроси или .xlsx ако оригиналът беше .xls файл).

С това можете да елиминирате стари несъвместимости или грешки във форматирането.

5. Опитайте да запазите файла на друго място

Ако подозирате, че проблемът може да е на целевото устройство (например външно устройство, мрежово устройство или папка с ограничен достъп), запазете файла на работния плот или в друга локална папка на вашия екип. Това изключва проблеми с мрежата, разрешенията или пространството. Също така, ако имате въпроси относно възстановяването на незапазени файлове, можете да разгледате нашия урок на възстановяване на незапазени Word файлове.

6. Запазете новите файлове в оригиналното им местоположение

Създайте нова работна книга в Excel и запазете копие в същата папка, където е бил оригиналът. Ако не можете, проблемът вероятно е в разрешенията, недостатъчно място на устройството или софтуерен конфликт. Ако можете да запазите новия файл, проблемът може да е във формата или съдържанието на оригинала.

7. Стартирайте Excel в безопасен режим

Много пъти Плъгините на трети страни причиняват проблеми при запазване на файлове. За да проверите дали това е причината:

• Вариант 1Натиснете и задръжте клавиша Ctrl и отворете Excel, потвърдете съобщението за безопасен режим.
• Вариант 2Преса Windows + R, пише excel /safe и натиснете Enter.

Ако можете да запазите в безопасен режим, деактивирайте или премахнете добавките една по една, докато не намерите виновника. За да направите това:

1. Отворете Excel нормално.
2. Меню Архив > Опции > Аксесоари.
3. В долната част изберете COM добавки и натиснете Ir.
4. Махнете отметката от всички добавки и рестартирайте Excel.

8. Проверете наличното дисково пространство

Една от най-класическите причини е липсата на достатъчно свободно пространство. Използвайте File Explorer, за да проверите наличното пространство. Ако е пълен, освободете място, като изпразните кошчето, изтриете временни файлове или разширите дяла с инструменти като EaseUS Partition Master или подобно.

9. Временно деактивирайте антивирусния софтуер

Някои антивирусни програми могат да сканират нови файлове или документи в реално време, като временно блокират запазването им. Временно деактивирайте антивирусната си програма, докато запазвате, но не забравяйте да го активирате след това. Ако грешката изчезне, проверете настройките на антивирусната си програма, за да изключите папките, където запазвате документи на Excel.

10. Поправете инсталацията на Office

Ако нищо не работи, инсталацията на Office може да е повредена. За да го поправите:

1. Отидете в Контролен панел > Програми и функции.
2. Търси Microsoft Office, щракнете с десния бутон и изберете Поправка.
3. Изберете Бърз ремонт (по-бързо) или Онлайн ремонт (по-дълбоко).

След това опитайте да запазите отново файловете си в Excel.

Конкретни грешки и техните решения

„Документът само за четене не е достъпен.“

Това може да се дължи на факта, че файлът е маркиран като само за четене или че друг екземпляр го е заключил. Решения:

• Уверете се, че имате разрешения за редактиране.
• Запазете файла с различно име или на друго място.
• Затворете всички екземпляри на Excel и отворете отново само един.

„Дискът е пълен“

Както споменахме, Освободете място на устройството или опитайте да запишете на друг диск. Ако запазвате на външни устройства, уверете се, че те са правилно свързани и не се прекъсват по време на запазването.

„Името на файла не е валидно“

Проверете дали целият път (включително имената на папките и файловете) не надвишава 218 знака. Ако е така, съкратете пътя, като запазите файла в главна папка (като например C:\) и използвайте кратко име.

Грешки при запазване в мрежови местоположения

Ако работите в мрежа и загубите връзката си, докато работите, Excel може да предотврати записването и дори да покаже съобщения за грешки относно недостъпни мрежови пътища. Ако това се случи:

• Запазете файла локално и го копирайте обратно на мрежовото устройство, когато връзката бъде възстановена.
• В мрежи с Windows можете да промените системния регистър, за да подобрите устойчивостта му на случайни прекъсвания.

Грешки, свързани с Visual Basic for Applications (VBA)

Ако файлът съдържа макроси или VBA и се повреди, Можете да опитате да го поправите, като изтриете повредените VBA проекти.. Като усъвършенствано решение, Препоръчително е да създадете резервно копие и използвайте инструменти за визуализация на структурирано съхранение, за да премахнете повредени компоненти, преди да отворите отново и запазите документа.

Проблеми с повредени или корумпирани файлове

Ако подозирате, че файлът ви е повреден, Excel включва функция за Отваряне и ремонт:

1. Отворете Excel, отидете на Архив > Отворено.
2. Изберете проблемния файл.
3. На бутона за отваряне щракнете върху стрелката надолу и изберете Отваряне и ремонт.

В сложни случаи можете да прибегнете до инструменти на трети страни, като например Ремонт на Wondershare o Звезден ремонт за Excel, които ви позволяват да поправите повредени файлове чрез възстановяване на таблици, формули и други елементи.

Превантивни съвети и възстановяване на незапазени файлове

За да избегнете загубата на работата си в бъдеще, е важно:

• Активиране и конфигуриране на автоматично запазванеПо този начин Excel ще запазва автоматичните версии периодично.
• Свържете вашия Microsoft акаунт и използвайте OneDrive: Това ви позволява да съхранявате автоматични резервни копия в облака.
• Регулирайте честотата на автоматично запазванеМожете да намалите интервала, за да увеличите сигурността на данните си.

Как да възстановя незапазени файлове?

Ако сте затворили Excel без да запазите данните, опитайте тези методи:

• Отворете Excel, отидете на Архив > Информация > Управление на книгата > Възстановяване на незапазени книги. Тук можете да намерите временни версии.
• Търсене на временни файлове в C:\Потребители\ВашетоИме\ДанниЗаПриложения\Локални\Температура (променете „ВашетоИме“ на потребителското си име). Търсене на файлове с разширение .tmp файл.

Тези методи увеличават шансовете за възстановяване на работата ви след неочакван срив.

Съвети и трикове за избягване на бъдещи грешки в Excel

• Винаги поддържайте Office актуален да се възползвате от корекции и поправки за сигурност.
• Избягвайте да работите с файлове, съхранявани единствено на USB устройства или нестабилни мрежови местоположения.
• Лъч чести копия на различни места (локално, облак, външен диск).
• Бъдете внимателни с непроверени добавки от трети страни и ги деактивирайте, ако не са ви необходими.
• Проверете пространството за съхранение, преди да работите с големи файлове.

Този набор от препоръки помага за намаляване на вероятността от грешки при запазване в Excel и да поддържате целостта на данните си по всяко време.