Пълно ръководство за списъците на Microsoft: какво представлява и как работи

В рамките на екосистемата на Microsoft 365, Списъци на Microsoft Това е един от основните инструменти да организира, проследява и споделя информация по структуриран начин. От проследяване на инциденти и проекти до включване на служители или управление на ресурси, това приложение се отличава със своята гъвкавост и лекота на използване.

Ако работите в екип или просто искате поддържайте информацията си организирана и достъпна отвсякъде, ето едно решение, което не бива да пренебрегвате. В тази статия ви казваме в дълбочина какво можете да правите с Списъци на Microsoft и как да използвате техните шаблони. Ще прегледаме и взаимодействието му с други приложения като SharePoint или Teams.

Какво е Microsoft Lists и как работи?

Microsoft Lists е приложение на Microsoft 365, предназначено за интелигентно проследяване на информация. Можете да работите с него от мрежата, мобилно устройство или дори директно от Microsoft Teams благодарение на пълната му интеграция.

Всъщност, действа като проста и визуална база данни, съставен от редове и колони, в които можете да включите текст, изображения, файлове, дати, възложители, хипервръзки и много други. Благодарение на системата за изглед можете да показвате информация по различни начини в зависимост от целта: мрежа (опция по подразбиране), списък, календар или галерия. Списъкът е подобен, но без възможност за редактиране онлайн. Галерията се адаптира добре към визуалното съдържание, а календарът е идеален, ако искате да видите елементи, разпределени по дата.

Когато създавате нов списък, можете да започнете от нулата, да използвате съществуващ списък като шаблон или да импортирате таблица на Excel. Можете да разчитате и на многобройните предварително проектирани шаблони които Microsoft предлага за конкретни случаи на употреба.

Всички списъци могат да бъдат персонализирани визуално- Променете цветовете на фона, задайте конкретни икони и приложете правила, които променят външния им вид въз основа на техния статус. Например, елемент със статус „Одобрен“ може да се появи на зелен фон, докато друг „В процес на проверка“ ще се появи в оранжево.

 

Предварително проектирани шаблони за всяка нужда

Ако имате малко време да създадете списък от нулата, Microsoft Lists включва полезни шаблони, адаптирани към различни сценарии. Тези шаблони са проектирани да се използват само с няколко щраквания, поддържайки специфична структура, потребителски полета, изгледи и визуални стилове.

Това са някои от най-популярните:

• Шаблон за управление на проблеми: идеален за наблюдение на инциденти с техния статус, приоритет и отговорни страни.
• Шаблон за маршрут на събитието: организира всички детайли на събитие в ясна, редактируема структура.
• Модел на пациента: За здравни среди ви позволява да записвате състоянието, наблюденията и нуждите на всеки пациент.
• Шаблон за кандидатстване за заем: наблюдение и контрол на процеса на одобрение на кредита.

Опции за организация, форматиране и правила

В допълнение към вече споменатите възгледи, можете да адаптирате всеки списък към вашия работен процес създаване на филтри, групиране, сортиране и автоматизирани правила. Някои от възможностите са:

• Задайте известия по имейл когато дадено състояние се промени или се добави нов елемент.
• Условно сменете формата в зависимост от съдържанието: цветове, икони, стилове.
• Групови елементи по приоритет, дата, статус и др.
• Създавайте нови списъци от други, копиране на дизайна и структурата.
• Импортирайте данни от Excel с автоматично разпознаване на колони.

Всички тези функции спестяват време и Осигурете визуална и съгласуваност на данните в екипа, особено в съвместни проекти, в които участват множество хора.

Запазване и достъп до списъци

Едно от предимствата на Microsoft Lists е неговата естествена интеграция с екосистемата Microsoft 365. Можете да запазвате списъците си в сайтове SharePoint о EN OneDrive само за лична употреба. Ако работите като екип, най-често е да ги хоствате на сайт на SharePoint, споделен с всички членове.

Списъците се отварят в режим на цял екран за лесно редактиране, а от URL адреса или лентата с инструменти можете да видите къде точно се съхранява. От стандартния интерфейс можете лесно създавайте, редактирайте, споделяйте и експортирайте елементи.

Списъци за споделяне: разрешения, достъп и сътрудничество

Споделянето на списък е толкова лесно, колкото генерирайте връзка или поканете конкретни членове. Можете да дадете пълен достъп (четене + редактиране) или само четене. Освен това можете да зададете изтичане на връзката, да я защитите с парола и дори да изберете дали получателите да могат да правят промени.

Можете също така да споделите един елемент от списъка, вместо цялата база данни. Могат да се оставят коментари по отделни артикули, което подобрява сътрудничеството, без да е необходимо да изпращате имейли.

Разрешенията се управляват чрез SharePoint и се наследяват по подразбиране на мястото, където е записан списъкът. Можете обаче да ги промените, за да адаптирате достъпа само за определени хора или да ограничите определени действия.

Microsoft Lists и неговата интеграция с други приложения

Истинският потенциал на Lists излиза наяве, когато се комбинира с други инструменти в средата на Microsoft. Бъдейки напълно Интегриран с SharePoint, Microsoft Teams и Planner, можете да направите следното:

• Добавете списъци като раздели в канал на Teams, улеснявайки директен достъп от екипния разговор.
• Използвайте списъци като уеб част на страница на SharePoint за показване на информация на живо във вашия интранет.
• Задайте правила или автоматизации, които свързват Lists с Power Automate или Power Apps за персонализирани потоци.
• Свържете задачи от Planner или To Do за централизиране на управлението на задачите.

Всичко това е част от визията на Microsoft 365 as свързана платформа, където всички приложения си говорят помежду си за подобряване на производителността и прозрачността на работата.

Списъци на Microsoft на мобилни устройства

Мобилната версия на Microsoft Lists е достъпна за Android y IOS, позволи създавайте, консултирайте се и редактирайте списъци от мобилния си телефон, независимо дали в офиса, у дома или в движение. Това са някои от нещата, които могат да бъдат направени:

• Вижте скорошни и любими списъци.
• Пълно редактиране на елементи от списъка.
• Офлайн достъп.
• Заснемане на снимки и сканиране на QR код.
• Адаптиран интерфейс, с поддръжка на тъмен режим и хоризонтална ориентация.

Освен това има същите възможности за сигурност като на работния плот, с поддръжка на Intune за MDM и MAM. Access изисква бизнес акаунт в Microsoft с достъп до SharePoint или Office 365.

Microsoft изброява случаи на употреба

С развитието на инструмента, Разработени са множество креативни начини за използване на Microsoft Lists в различни контексти. Ето някои от най-забележителните:

• Организация на съдържание за социални мрежи. Използвайки шаблона за планиране на съдържание, можете да организирате кампании, да планирате публикации, да включвате изображения, връзки и дати на публикуване. Много полезно за маркетинговите екипи.
• Контрол на достъпа и посетителите. Списъците ви позволяват да генерирате файл за всеки посетител с неговото име, лична снимка, дата на влизане и излизане. Можете дори да програмирате автоматично известяване на портиера, когато някой си тръгне.
• Проследявайте билети на клиенти. Използвайки Lists като мини-CRM, можете да назначавате хора, да регистрирате проблема, да приоритизирате и да оставяте обратна връзка за състоянието на тикета.
• Лесно управление на проекти. Ако не се нуждаете от сложен инструмент, Lists ви позволява да извършвате основно проследяване със задачи, крайни срокове и изгледи на календара. Можете дори да получавате известия, когато дадена задача се промени.
• Инвентар и ИТ ресурси. Със Списъци можете да следите цялото корпоративно оборудване и свързаните с него данни: дата на закупуване, гаранция, прегледи, местоположение и т.н. Всички визуални и филтрируеми с едно щракване.
• Включване на нови служители или доставчици. Списъкът за включване помага да се държат под контрол всички задачи и документи на новия служител. Чрез маркиране на елементи като „завършени“ могат да се задействат известия до съответния отдел.

Накратко, предлага Microsoft Lists гъвкав, визуален и съвместен начин за управление на динамична информация. Независимо дали като решение за проследяване, организационен инструмент или допълнение към други платформи като Teams или SharePoint, той доказва, че се адаптира перфектно към всеки тип потребител или компания.