Най-добрите инструменти за автоматично управление на потенциални клиенти от уеб формуляри до вашата CRM система

Най-добрите инструменти за автоматично управление на потенциални клиенти от уеб формуляри до вашата CRM система? Ще ви разкажем всичко за това. Автоматичното управление на потенциални клиенти от вашите уеб формуляри към вашата CRM система може да повлияе на производителността, ефективността и качеството на вашите онлайн реализации.. В днешната конкурентна дигитална среда, където всеки контакт е от значение и времето е пари, изборът на правилния инструмент е ключов за оползотворяване на всяка бизнес възможност, която преминава през вашия уебсайт.

В тази статия ще научите подробно как работят най-добрите инструменти и софтуер за автоматизирано управление на потенциални клиенти. Ще анализираме всичко - от уеб формуляри до най-мощните CRM системи и интелигентни интеграции, обхващайки десетки опции, плюсове, минуси и практични съвети, всичко това с напълно свеж и естествен подход. Ако не сте сигурни кой софтуер да изберете, искате да подобрите каналите си за продажби или искате да спестите време и да избегнете загуба на потенциални клиенти, ще намерите всичко това тук.

Защо е важно да автоматизирате управлението на потенциални клиенти от формулярите до вашата CRM система?

Автоматизацията в управлението на потенциални клиенти вече не е по избор за съвременния дигитален или търговски бизнес. Автоматизирането на процеса означава, че всеки контакт, който попълни уеб формуляр, се регистрира незабавно във вашата CRM система, с предупреждения, сегментиране, последващи задачи и работни потоци, без ръчна намеса или риск от забравяне или загуба на информация.

Днес Компаниите, които не интегрират ефективно своите уеб формуляри със своята CRM система, рискуват да загубят възможности за продажби., разхищение на рекламни инвестиции, допускане на грешки при прехвърляне на данни или просто намаляване на удовлетвореността на клиентите и ефективността на продажбите. Колко потенциални клиенти се губят всеки месец поради липса на навременно внимание?

Автоматизирайте този поток Това е жизненоважно не само от оперативна гледна точка, но и от стратегическа: позволява ви да централизирате информация, да измервате ефективността на дигиталните канали, да квалифицирате контакти и да инициирате персонализирани маркетингови и продажбени действия. Това прави проследяването по-гъвкаво, точно и мащабируемо.

Основни предимства на автоматичното свързване на вашите уеб формуляри към вашата CRM система

Основните предимства на автоматичното синхронизиране на вашите уеб формуляри с вашата CRM система включват:

• Елиминиране на ръчния труд и човешките грешки: Потенциалните клиенти се предават автоматично от формуляра към CRM, като се избягват пропуски, дублиране и ръчни грешки.
• Незабавни последващи действия: Търговските представители получават незабавни известия или задачи и могат да се свържат с потенциални клиенти в най-подходящия момент, когато те са най-възприемчиви.
• Централизация на информацията: Всички данни, интереси, действия и персонализирани полета се съхраняват в една и съща система, което улеснява сегментирането и анализа на резултатите.
• Автоматизация на повтарящи се задачи: Последователностите от имейли, напомнянията, изпращането на основна информация или работните процеси за оценяване на потенциални клиенти се изпълняват без пряка намеса, спестявайки време.
• По-добър контрол и отчетност: Можете да измервате произхода на потенциалните клиенти, тяхното качество и проценти на конверсия в реално време и да коригирате кампаниите си, за да увеличите максимално възвръщаемостта на инвестициите си в дигитален маркетинг.
• Повишен професионализъм и удовлетвореност на клиентите: Услугата се възприема като по-бърза, по-персонализирана и без пропуски.

Какви инструменти са ви необходими? Видове решения за всяка стъпка

За да автоматизирате напълно всичко - от формуляра до преобразуването на потенциални клиенти, най-добре е да комбинирате няколко слоя решения:

• Мощен, визуален и гъвкав конструктор на уеб формуляри.
• CRM платформа, способна автоматично да получава, съхранява и управлява потенциални клиенти.
• Инструменти или конектори, които интегрират формуляри с CRM без необходимост от програмиране (нативни интеграции, Zapier, Webhooks, API и др.).
• Системи за маркетингова автоматизация за подхранване, сегментиране и квалифициране на потенциални клиенти (имейли, SMS, оценяване, чатботове и др.).
• По желание, допълнителни инструменти за обогатяване на данни (обогатяване на контакти, проверка на имейл, интеграция с външни бази данни и др.).

В следващите раздели ще разгледаме подробно най-добрите решения във всяка категория, като комбинираме най-подходящите референтни статии и нашия собствен професионален опит.

Най-добрите онлайн конструктори на формуляри за събиране на потенциални клиенти

Един добър процес на автоматизация започва с атрактивна, функционална и оптимизирана за конверсии уеб формаНаличен е специфичен софтуер за създаване на всякакви видове формуляри: контактни, регистрационни, анкети, формуляри за поръчки, въпросници, изскачащи формуляри или дори интелигентни формуляри, които се променят въз основа на поведението на потребителя.

Какви предимства имат тези създатели?

• Те ви позволяват да проектирате персонализирани формуляри: Добавете полета, условна логика, валидации и персонализирайте дизайна според вашата марка.
• Те включват вградени или интеграции на трети страни с CRM, платформи за имейл маркетинг или други приложения: информацията тече автоматично.
• Те позволяват организираното и сегментирано събиране на данни: със скрити полета, етикети, кампании и разширени правила.
• Те предлагат A/B тестване за оптимизиране на конверсията: открива коя структура на формуляра работи най-добре.
• Те улесняват внедряването със системи като WordPress, Shopify, Wix, Squarespace и др.

Нека разгледаме най-високо оценените инструменти за създаване на формуляри за тази цел:

Zoho формуляри

Zoho Forms е пакетът от формуляри на Zoho, идеален, ако вече използвате Zoho CRM. Позволява ви да създавате всякакви видове формуляри, с директна интеграция и без проблеми със съвместимостта.

• Повече от 30 вида полета, условна логика и персонализирани правила.
• Вградена интеграция със Zoho CRM, Salesforce и чрез Zapier с десетки CRM и инструменти.
• Достъпни опции и безплатен акаунт, за да започнете.
• Малко по-ограничен дизайн в шаблоните в сравнение с други конкуренти, но стабилни и професионални.

JotForm

Jotform се откроява с огромната си визуална гъвкавост: Хиляди шаблони, разширени полета (цифров подпис, таймери, качване на файлове и др.) и мобилна съвместимост.

• Бърза настройка на интеграции с CRM, бази данни, Google Sheets и др.
• Възможност за директно свързване на доставките със системи като noCRM и други решения за продажби.
• Високо визуален, адаптивен интерфейс с мобилно приложение.
• Първоначалната крива на обучение е малко по-дълга, но позволява почти всякаква персонализация.

WPForms

Любимата платформа на потребителите на WordPress за формуляри за контакт, регистрация и продажби. Системата му за плъзгане и пускане е изключително интуитивна и има отлична поддръжка за интеграции със Zapier, Webhooks, CRM и услуги за имейл маркетинг.

Typeform

Ако търсите модерни, разговорни форми с ангажиращо потребителско изживяване, Typeform е на върха на класацията. Идеален за анкети, регистрации и напреднала квалификация, въпреки че разширените му планове могат да бъдат малко скъпи.

GetResponse

GetResponse е много повече от конструктор на формуляри: Неговата вградена интеграция с имейл маркетинг, инструменти за автоматизация и създаване на целеви страници го прави цялостно решение за генериране и управление на потенциални клиенти от първия контакт.

123FormBuilder и други алтернативи

Формуляри, фокусирани върху сложни въпросници и пълна персонализация на CSS код, идеални за специфични проекти или нужди от напреднала интеграция.

Автоматизация и управление на лийдове: Най-добрите CRM и платформи

След като потенциалният клиент е заснет от уеб формуляра, е време да го управлявате правилно, като използвате CRM, която автоматизира разпределението, проследяването, оценяването и конверсията.

CRM на HubSpot

HubSpot се превърна в предпочитана CRM система за малки и средни предприятия, както и за екипи за дигитален маркетинг и продажби. Безплатната му версия е много мощна; тя интегрира записи за контакти, компании и история, проследяване на продажби, маркетингова автоматизация и пазар за приложения за почти всякакви нужди.

• Вградена интеграция с вашата система за формуляри, целеви страници и онлайн чат.
• Сигнали в реално време и автоматизирани работни процеси за разпределяне на потенциални клиенти, оценяване и поддържане на връзка.
• Перфектно за тези, които искат централизирана, мащабируема платформа с подробна статистика за конверсиите.
• Цената на платените модули се увеличава бързо при добавяне на разширени функции, но безплатната версия е много изчерпателна, за да започнете.

Zoho CRM

Идеален, ако търсите гъвкавост на добра цена, с цялостни интеграции и много опции за автоматизация на работния процес. Събирайте потенциални клиенти от Zoho Forms, WordPress или други системи почти мигновено и настройвайте правила за възлагане, известия, задачи и автоматизирани комуникации.

• Персонализируеми табла за управление, автоматично назначаване на търговски представители, оценяване и автоматизиран поток от задачи.
• Интегрирани опции за маркетингова автоматизация и вградена свързаност с други инструменти от Zoho Suite.
• Мащабируем за развиващи се малки и средни предприятия.

Pipedrive

Фокус върху визуализацията на процесите на продажби и управлението на производствените процеси. Неговата персонализируема система от стъпки, интелигентни напомняния и изгледи на канбан го правят лесен за използване от екипи по продажби, търсещи бързи резултати.

• Директна интеграция с десетки решения за формуляри и целеви страници.
• Автоматизирайте присвояването на потенциални клиенти, напомнянията и изпращането на имейли, когато получавате контакти от уеб формуляри.
• Мащабируем и с отлично съотношение цена-качество.

noCRM.io

noCRM е специализирана в чисто управление на потенциални клиенти, избягвайки претоварването с данни и бюрокрацията на традиционните CRM системи. Идеален за търговски екипи, които търсят гъвкавост и ефективност.

• Получавайте потенциални клиенти директно от прости интеграции на уеб формуляри.
• Гъвкави тръбопроводи, основна автоматизация и последващи действия, фокусирани върху приключване на продажбите.
• Лесна интеграция с други платформи и приложения.

Salesforce

Гигантът в индустрията, използван от големи компании и корпорации, въпреки че има и версии за малки предприятия. Той се отличава с разширено управление и дълбока персонализация, идеален за проекти със сложни процеси на продажби, множество екипи и голям обем потенциални клиенти.

• На практика неограничена автоматизация, работни процеси за одобрение, интеграция с други системи и персонализиране на отчетите.
• Висока крива на обучение и разходи, но силно препоръчително в сложни търговски среди.

Keap (преди Infusionsoft)

Фокус върху пълната автоматизация за малкия бизнес: Автоматизирани кампании, напомняния, CRM и уебсайтове. Идеално, ако искате да опростите и обедините маркетинга, продажбите и проследяването на потенциални клиенти в една платформа.

Bitrix24

Достъпно CRM решение със собствена екосистема от инструменти за малки и средни предприятия. В допълнение към управлението на потенциални клиенти, той включва допълнителни функции за управление на проекти, вътрешно сътрудничество, бази данни и уеб поща.

Инструменти за маркетингова автоматизация, които да подхранват и конвертират вашите потенциални клиенти

Следващата стъпка след привличането и управлението на потенциални клиенти е подхранването им: Автоматизираните имейл кампании, поведенческото сегментиране и оценяването на потенциални клиенти помагат за превръщането на прости контакти в квалифицирани възможности.

Брево (преди това Sendinblue)

Brevo е много популярно решение за маркетингова автоматизация в Европа: сегментиране на аудиторията, визуални работни процеси, автоматизация на имейли, SMS и WhatsApp (съвместимо с GDPR), оценяване на потенциални клиенти в реално време и много други.

• Включва визуален редактор, прости интеграции и връзки към основните CMS и CRM системи на пазара.
• Безплатният план е доста мощен за малки бази данни.

MailChimp

MailChimp Той остава еталонът в имейл маркетинга, но опциите му за автоматизация са се разширили значително: Можете да създавате приветствени потоци, сегментирани кампании, автоматични известия или имейл поредици, обвързани с активността на всеки потенциален клиент. Също така се интегрира с десетки платформи за изграждане на формуляри.

ActiveCampaign

Вероятно най-модерното решение за многоканална автоматизация за малки и средни предприятия. Позволява ви да създавате кампании, да автоматизирате процесите на оценяване на потенциални клиенти, да сегментирате и да се свързвате с инструменти за формуляри и CRM системи, всичко това от опростена, визуална среда.

Орто (преди Автопилот)

Специалист по визуални работни процеси, многоканално подхранване (SMS, WhatsApp, имейл, уеб и др.), адаптивно оценяване на потенциални клиенти и разширено проследяване на пътя на клиента. Полезно за тези, които търсят персонализиране без код и централизирано табло за управление.

Други подходящи имена

• Marketo Engage (от Adobe): Идеален за сложни проекти и големи маркетингови екипи.
• Klaviyo: Много популярен в електронната търговия, особено Shopify.
• Omnisend: ориентиран към електронна търговия, много лесен за внедряване.
• Act-On, Eloqua, Marketing Cloud Engagement (преди Pardot) и др.: покриват нуждите от разширено оценяване, интеграции и многоканално отчитане.

Инструменти и конектори за интеграция

Има специфични решения за свързване на формуляри към CRM и системи за автоматизация:

• Zapier: Референтният инструмент за интегриране на приложения без програмиране. Можете да свържете формуляри от всяка платформа към вашата CRM система, имейл маркетинг, бази данни, електронни таблици и много други. Позволява ви да създавате автоматизирани потоци за минути.
• LeadsBridge: Идеално за директно прехвърляне на потенциални клиенти от рекламни кампании във Facebook/Instagram във вашата CRM система и централизиране на данни от социални мрежи и рекламни платформи.
• Уеб кукички и API: За напреднали проекти, те ви позволяват да свържете всякакъв персонализиран формуляр към CRM или вътрешни системи.
• Нативни интеграции: Много CRM системи и формуляри вече включват директни връзки помежду си или към популярни приложения за маркетинг и продажби.

Добавки и екстри за подобряване на привличането на потенциални клиенти

В допълнение към формулярите и CRM, има и други инструменти, които могат значително да подобрят качеството на процеса ви за привличане на потенциални клиенти, като например тези, обяснени в Как да използвате Facebook за генериране на потенциални клиенти и лийдове.

• Софтуер за чат на живо и чатботове: Drift, Intercom, Zendesk Chat, JivoChat и Tawk.to ви позволяват да събирате потенциални клиенти директно от вашия уебсайт, да отговаряте на въпроси и да сегментирате посетителите в реално време.
• Оптимизирани целеви страници: Unbounce, Leadpages, Instapage и ClickFunnels се открояват с лекотата си на създаване на целеви страници, които конвертират по-добре от стандартните формуляри.
• Инструменти за обогатяване на данни: Kaspr, Cognism, Hunter.io или UpLead ви помагат да видите допълнителни данни за потенциални клиенти, като телефонен номер, компания, длъжност, активност в социалните медии и др.
• Платформи за анализ и оптимизация: Hotjar, VWO, Pingdom и Google PageSpeed ​​​​Insights ви позволяват да анализирате поведението, да извършвате A/B тестове и да гарантирате, че формулярите и целевите страници работят бързо и конвертират на най-високо ниво.
• Инструменти за обратна връзка и анкети: Typeform, SurveyMonkey, Qualaroo, Pointerpro или ProProfs, за да събирате обратна връзка, да подобрявате посланията си и да квалифицирате по-добре потенциалните си клиенти.

Най-добри практики: интегриране, автоматизиране и измерване на целия процес

За да сте сигурни, че няма да загубите нито един потенциален клиент, следвайте тези стъпки:

1. Създаване на оптимизирани за конверсии формуляри с правилните полета, визуален дизайн, съобразен с вашата марка, и антиспам валидации.
2. Интегрирайте формуляри директно с вашата CRM система, използване на нативни интеграции, Zapier, Webhooks или API, според случая.
3. Конфигуриране на работни процеси за автоматично задаване на задачи, известия и оценяване в CRM, за да се осигури незабавно проследяване и да се приоритизират най-горещите потенциални клиенти.
4. Активирайте кампании за насърчаване с персонализирани имейли, SMS или чатботове за подхранване на потенциални клиенти и увеличаване на процента на конверсия.
5. Анализирайте в реално време произхода, качеството и конверсията на потенциални клиенти, коригиране на кампании, целеви страници и формуляри въз основа на това, което работи най-добре.

Следвайки този процес, можете да постигнете по-високи проценти на конверсия, да намалите цената на лийд и, най-важното, да избегнете „черната дупка“ от лийдове, които никога не достигат до вашето внимание.

Бързо сравнение: кой инструмент да изберете въз основа на вашия профил?

За да улесним вземането на решение, ето едно кратко сравнение на често срещани сценарии:

• Ако търсите най-пълното и мащабируемо решение: HubSpot CRM + неговите вградени формуляри или интеграции чрез Zapier с други приложения.
• Ако вече използвате Zoho: Zoho Forms + Zoho CRM е перфектното и безпроблемно решение.
• За WordPress: WPForms (формуляри) + Zapier или директна интеграция с Pipedrive, HubSpot, Zoho или noCRM.
• В електронната търговия: Shopify Forms или Klaviyo + интегрирана CRM.
• Намален бюджет: Zoho CRM, Bitrix24 или GetResponse, които комбинират CRM, автоматизация и формуляри в много достъпни и дори безплатни планове.
• Разширени B2B агенции или компании: Salesforce, Marketo Engage, Kaspr, Cognism и инструменти за интеграция като LeadsBridge.

Често срещани грешки при автоматизиране на управлението на потенциални клиенти (и как да ги избегнем)

Не всичко е толкова просто, колкото свързването на две приложения. Това са най-често срещаните грешки и как можете да ги преодолеете:

• Събиране на твърде много данни от формуляра (твърде много полета, неподходящи въпроси и т.н.): задавайте само най-важното и уточнявайте по-късно.
• Не валидирайте автоматично потенциалните клиенти (фалшиви имейли, спам, дубликати). Използвайте капчи, проверени имейли и валидации в реално време.
• Оставяне на пропуски в процеса: Ако някой попълни формуляра, но не получи известие или задача, потенциалният клиент се „студява“ и продажбата се губи. Използвайте работни потоци с известия и автоматично задаване.
• Не ускорявайте: Лидерът трябва да чувства, че запитването му е важно и да получи отговор възможно най-скоро.
• Не анализирам и не оптимизирам: Винаги проверявайте процента на конверсия, скоростта на отговор и източниците с най-високо качество.

Съвети за увеличаване на конверсията на потенциални клиенти от формуляра до финализирането му

• Перфектно съчетава маркетинга и продажбитеПотенциалните клиенти трябва да преминават безпроблемно от един екип към друг, със съответната информация за всеки тип контакт.
• Персонализиране на последващи действияИзползвайте събраните данни, за да персонализирате вашето съобщение, имейл или предложение.
• Тествайте и измервайте различни версии на формуляри и кампании за оптимизиране на конверсиите.
• Подхранвайте студените потенциални клиенти с подходящо, многоканално съдържаниеимейл, WhatsApp, SMS, обаждания и др.
• Автоматизирайте, но без да губите човешкия контактКогато поводът е готов, ръчният контакт трябва да бъде бърз и експертен.

Автоматичното управление на потенциални клиенти от уеб формуляри до CRM се е превърнало в необходимост за компаниите, които искат да се развиват, да оптимизират ресурсите си и да не пропускат нито една възможност за продажби. Инвестирането в най-добрите формуляри, конектори, CRM и инструменти за автоматизация проправя пътя за отлично обслужване на клиентите, мащабируеми процеси и повишена рентабилност. Важното е да изберете решението, което най-добре отговаря на вашите нужди и най-вече да внедрите стратегия, при която технологиите подобряват, но никога не заместват уникалния подход на вашия екип по продажбите.