Как да поправите грешки при форматиране на дата и число при обединяване на имейли в Word

Сигурен съм, че ви се е случвало: имате всичко готово в електронната си таблица в Excel, с безупречни дати и добре форматирани суми, но когато го прехвърлите в Word чрез сливане на документи, данните полудяватИзведнъж дните се смесват с месеци или валутните числа се появяват като прости десетични дроби без символа за евро, което ви оставя с чувство на пълна неудовлетвореност точно преди отпечатване.

Този проблем е по-често срещан, отколкото изглежда, и възниква, защото Word по подразбиране чете оригинални данни от Excel И не визуалното форматиране, което виждаме в клетките. Не се притеснявайте, не е проблем с вашия компютър или че сте направили нещо нередно; просто Microsoft обработва обмена на информация между своите приложения. За да го поправим, имаме няколко трика в ръкава си, които правят чудеса. Нека разберем защо Word променя дати и суми при сливане на документи: как да запазим форматирането им.

Бързият метод: Промяна на кодовете на полетата

Ако не искате да усложнявате нещата чрез конфигуриране на системата и е необходимо само конкретно поле, като например датата на регистрация, да се показва правилно, най-добрият вариант е да редактирате кода на полето директно в шаблона на документа. За да направите това, позиционирайте курсора върху проблемното поле и натиснете ALT + F9 (или щракнете с десния бутон на мишката и изберете „Активиране или деактивиране на кодове на полета“).

След като видите кода между къдравите скоби, например { MERGEFIELD Fecha_Alta }Трябва да добавите маска за форматиранеЗа дати, пишете \@ "dd/MM/yyyy" Точно преди да спрете крана. Важно е „М“-то за месеци да е написано с главна буква, защото ако използвате малка буква „м“, Word ще помисли, че имате предвид минути. За парични суми можете да използвате израза \#.##0,00€ така че числото да запази десетичните знаци и символа на валутата. След като направите промяната, натиснете отново. ALT + F9 и актуализирайте визуализацията, за да проверите дали всичко е на мястото си.

Най-доброто решение: Динамичен обмен на данни (DDE)

Ако имате голям брой полета и не искате да редактирате кода едно по едно, има глобална настройка, която принуждава Word да чете формата точно както се показва в Excel. Този метод се основава на... DDE (динамичен обмен на данни) протоколЗа да го активирате, отидете в менюто „Файл“, въведете „Опции“, след това „Разширени“ и, превъртайки надолу до секцията „Общи“, поставете отметка в квадратчето. Потвърждаване на преобразуването на файловия формат при отваряне.

Когато изберете отново списъка си с получатели в раздела „Пощенски съобщения“, Word ще покаже диалогов прозорец. Ето ключът: трябва да кликнете върху „Покажи всички“ и да изберете опцията Електронни таблици в MS Excel чрез DDEОт този момент нататък Word ще спре да интерпретира данните по свой собствен начин и ще се съобрази с визуалния формат които сте дефинирали в работната си книга на Excel, спестявайки ви много ръчна работа.

Овладяване на усъвършенстваните правила за комбиниране

Освен форматирането, Word предлага мощни инструменти, които правят писмата ви да изглеждат повече от просто студени, безлични шаблони. Правила за комбиниране Те ви позволяват да вмъквате динамичен текст въз основа на стойността на поле. Например, правилото „Ако...Тогава...Иначе...“ е идеално за персонализиране на поздрава; можете да програмирате, че ако полето „Пол“ е „M“, документът ще пише „Скъпи съседке“Ако не, напишете „Скъпи съседке“.

Има и други много полезни функции, като например правилото „Попълване“, което отваря диалогов прозорец, в който можете да въведете информация, която ще се повтаря в целия документ, или правилото „Попитай“, което запазва данните в вътрешно табло за резултати За да го използвате на няколко места, използвайте полето „Реф.“. Можете също да използвате „Следващ запис“, ако е необходимо данни от различни хора да се показват на една и съща страница, което е често срещано при печат. самозалепващи се етикети или обложки на компактдискове.

За тези, които трябва да филтрират списъка, правилото „Пропускане на запис, ако…“ е истинско спасение. То ви позволява автоматично да пропускате всеки получател, който отговаря на определено условие, предотвратявайки отпечатването на ненужни писма. И накрая, ако трябва да номерирате документите си, можете да използвате „Обединяване на номера на запис“, за да видите оригиналната позиция в базата данни или „Комбиниране на пореден номер“ за последователно номериране само въз основа на филтрирани записи.

Ефективното управление на сливането на документи включва както техническата връзка с Excel чрез DDE или кодове на полета, така и логическата персонализация чрез условни правила, гарантиращи, че големи обеми документи поддържат професионален вид и са без грешки при форматиране. Сега знаете защо Word променя дати и суми по време на сливането на документи: как да запазите тяхното форматиране.