উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধির জন্য প্রয়োজনীয় আউটলুক অটোমেশন এবং শর্টকাট

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক এটি ইমেল, ক্যালেন্ডার এবং দৈনন্দিন উৎপাদনশীলতার অন্যান্য দিক পরিচালনার জন্য পেশাদার এবং ব্যক্তিগত উভয় পরিবেশেই সর্বাধিক ব্যবহৃত সরঞ্জামগুলির মধ্যে একটি। অনেকেই যা জানেন না তা হল, আউটলুক অটোমেশন এবং শর্টকাট আয়ত্ত করার মাধ্যমে, এই টুলের কর্মক্ষমতা সম্ভাবনা বহুগুণ বৃদ্ধি পায়।

সংক্ষেপে, একটি আরও চটপটে নেভিগেশন যারা প্রতিদিন প্রচুর ইমেল, অ্যাপয়েন্টমেন্ট বা কাজ নিয়ে কাজ করেন তাদের জন্য। এই প্রবন্ধে, আমরা আপনাকে আপনার ইমেল এবং ক্যালেন্ডার পরিচালনা, পরিচিতি এবং কাজগুলি সংগঠিত করার জন্য এবং অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য ব্যবহার করতে পারেন এমন সমস্ত গুরুত্বপূর্ণ শর্টকাটগুলি দেখাব।

আউটলুকে ইমেল রচনা এবং পরিচালনার জন্য প্রয়োজনীয় শর্টকাটগুলি

যারা আউটলুককে প্রাথমিকভাবে ইমেল ক্লায়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করেন, তাদের জন্য বেশ কিছু শর্টকাট কী রয়েছে যা শুরু থেকেই মুখস্থ করা ভালো।

• Ctrl + N: নতুন বার্তা তৈরি করুন
• Ctrl+Shift+M: এটি প্রোগ্রামের যেকোনো স্থান থেকে একটি নতুন ইমেল রচনা করতেও কাজ করে।
• Ctrl + R: প্রেরককে উত্তর দিন
• Ctrl+Shift+R: সকল প্রাপককে উত্তর দিন
• CTRL + F: ফরোয়ার্ড মেইল
• Ctrl + D: নির্বাচিত বার্তা মুছুন
• অল্টার + এস o Ctrl+Enter কী: বর্তমান বার্তা পাঠান
• Alt+I: ফাইল সংযুক্ত করুন
• F7: বানান পরীক্ষা করুন

এই শর্টকাটগুলি আপনাকে কীবোর্ড থেকে হাত না তুলেই গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি সম্পাদন করতে দেয়।, যা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ যদি আপনি পরপর অনেক ইমেলের উত্তর দেন বা দীর্ঘ বার্তা লেখেন।

আউটলুক শর্টকাট দ্রুত নেভিগেট করার জন্য 

আপনি কেবল দ্রুত ইমেল তৈরি এবং পরিচালনা করতে পারবেন না, আপনি এই আউটলুক শর্টকাটগুলি ব্যবহার করে দুর্দান্ত দক্ষতার সাথে প্রোগ্রামের বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে নেভিগেট করতে পারবেন:

• Ctrl + 1: ইমেলে যান
• Ctrl + 2: ক্যালেন্ডার খুলুন
• Ctrl + 3: যোগাযোগ বিভাগটি দেখুন
• Ctrl + 4: অ্যাক্সেস কাজ
• জন্য Ctrl + ওয়াই: খোলার জন্য ফোল্ডারটি বেছে নিন

এই কীগুলির সাহায্যে, আপনি বিভিন্ন ট্যাব বা মেনুতে ক্লিক না করেই আপনার সম্পূর্ণ প্রতিষ্ঠানের উপর নজর রাখতে পারবেন।

আউটলুক ক্যালেন্ডারের ব্যবহার সর্বাধিক করার জন্য অনেক শর্টকাট রয়েছে

আউটলুকের ক্যালেন্ডারটি এর অন্যতম স্তম্ভ এবং এর থেকে সর্বাধিক সুবিধা অর্জনের জন্য অনেক শর্টকাটও রয়েছে:

• Ctrl + Shift + A: একটি নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করুন
• Ctrl + Shift + Q: মিটিং অনুরোধ তৈরি করুন
• Alt+H, M, R: মিটিং তৈরি করার আরেকটি উপায়
• Ctrl + G: একটি নির্দিষ্ট তারিখে যান
• Alt + পৃষ্ঠা ডাউন: পরের মাসে যান
• Alt + পৃষ্ঠা আপ: আগের মাসে যান
• Ctrl + ডান তীর: পরের দিন
• Ctrl + বাম তীর: আগের দিন

আপনিও পারেন Alt এর সাথে ব্যবহৃত সংখ্যা পরিবর্তন করে বিভিন্ন সময়কাল প্রদর্শন করুন:

• Alt+1: একদিন
• Alt+7: পুরো এক সপ্তাহ
• Alt+0: দশ দিন

এই রিসোর্সগুলির সাহায্যে, আপনি দৃশ্যমান বিঘ্ন ছাড়াই এক নজরে আপনার মিটিংগুলির সময়সূচী নির্ধারণ এবং দেখতে পারেন।

অ্যাপয়েন্টমেন্ট এবং অনুস্মারকগুলির জন্য দ্রুত পদক্ষেপ

আরও আউটলুক শর্টকাট: একাধিক মিটিং বা অ্যাপয়েন্টমেন্ট পরিচালনা করার সময়, এই শর্টকাটগুলি কাজে আসবে:

• Alt+O কীবোর্ড: নোটিশ এলে অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুলুন
• অল্টার + এস: স্নুজ রিমাইন্ডার
• Alt + D: রিমাইন্ডার খারিজ করুন
• Alt+V, M: বিজ্ঞপ্তি উইন্ডো খুলুন

পরিচিতি, নোট এবং কার্যগুলির দ্রুত ব্যবস্থাপনা

আউটলুক আপনাকে পরিচিতি, নোট এবং কার্যগুলিতে দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়ার অনুমতি দেয়:

• Ctrl + Shift + T: নতুন কাজ তৈরি করুন
• Ctrl + Shift + V: একটি আইটেম (ইমেল, টাস্ক, অথবা অ্যাপয়েন্টমেন্ট) অন্য ফোল্ডারে সরান
• Alt+H, A, B: ঠিকানা বই খুলুন
• Alt+H, C, G: ক্যালেন্ডার গ্রুপ তৈরি করুন

এই সরঞ্জামগুলি জটিল গোষ্ঠী বা বিতরণ তালিকার সাথে কাজ করার জন্য উপযুক্ত।

আউটলুকে অভ্যন্তরীণ ফাংশন এবং কাস্টমাইজেশন

কিছু নির্দিষ্ট Outlook শর্টকাট রয়েছে যা আমাদের এর অভ্যন্তরীণ ফাংশনগুলি নেভিগেট করতে সাহায্য করে:

• Ctrl + E o F3: অনুসন্ধান ক্ষেত্রে ঝাঁপ দাও
• Ctrl + M o F9: ইমেল ম্যানুয়ালি সিঙ্ক্রোনাইজ করুন
• Ctrl + Shift + G: কথোপকথন চিহ্নিত করুন বা অচিহ্নিত করুন
• পশ্চাদ্দিকে গমন: নির্বাচিত কথোপকথন সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন
• Ctrl + প্রশ্ন: পঠিত হিসেবে চিহ্নিত করুন
• Ctrl + S: অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত

এই বৈশিষ্ট্যগুলি আপনাকে বার্তা বা ফোল্ডারে হারিয়ে যাওয়া থেকে রক্ষা করে এবং আপনার ইনবক্সে কী ঘটছে সে সম্পর্কে সর্বদা আপডেট থাকতে দেয়।

অ্যাক্সেসিবিলিটি এবং ভিজ্যুয়াল কাস্টমাইজেশন বিকল্পগুলি

অ্যাক্সেসিবিলিটি বৈশিষ্ট্যগুলির সাথে কাজ করা ব্যবহারকারীদের জন্য আউটলুক শর্টকাট যুক্ত করে:

• Alt+Ctrl+Shift+M কীবোর্ড: JAWS এর মতো পাঠকদের জন্য MSAA তথ্য সক্ষম করুন
• Alt+F, T, A → Alt+P: একটি নোটিশে শব্দ বরাদ্দ করুন

আপনি ইমেলগুলিতে জুমও করতে পারেন:

• Ctrl + +: জুম ইন করুন
• Ctrl + -: জুম কমান

এই সহজ আউটলুক শর্টকাটগুলি তাদের জন্য আদর্শ যাদের তাদের পরিবেশের ভিজ্যুয়াল বা শ্রবণ কাস্টমাইজেশন প্রয়োজন।

এই সমস্ত শর্টকাটগুলি ভালভাবে অভ্যন্তরীণভাবে ব্যবহার করা হলে, এটি সম্ভব মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে অনেক বেশি চটপটে কাজ করেইমেল তৈরি করা থেকে শুরু করে ইভেন্টের সময়সূচী নির্ধারণ করা বা কাজ পরিচালনা করা, এই কী সমন্বয়গুলি স্ক্রিনে ক্লিক এবং স্ক্রোলিং উল্লেখযোগ্যভাবে কমাতে পারে।যদিও প্রথমে মনে হতে পারে অনেক কিছু মুখস্থ করা কঠিন, শীঘ্রই আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেগুলি ব্যবহার করতে শুরু করবেন এবং আপনার দৈনন্দিন উৎপাদনশীলতার উন্নতি লক্ষ্য করবেন।