কিভাবে একটি অনুস্মারক ইমেল লিখবেন

কিভাবে একটি অনুস্মারক ইমেল লিখতে হয়: গুরুত্বপূর্ণ দক্ষতা এক বিশ্বের মধ্যে বর্তমান কাজ হল কিভাবে যোগাযোগ করতে হয় তা জানা কার্যকরীভাবে ইমেইলের মাধ্যমে। স্পষ্ট এবং প্ররোচিত অনুস্মারক পাঠানোর ক্ষমতা একটি প্রকল্পের সাফল্য বা একটি সময়সীমা পূরণের পার্থক্য করতে পারে। এই নিবন্ধে, আমরা একটি সফল অনুস্মারক ইমেল লেখার মূল উপাদানগুলি অন্বেষণ করব, আপনাকে আপনার কাজের পরিবেশে ইতিবাচক ফলাফল অর্জনে সহায়তা করার জন্য ব্যবহারিক টিপস এবং নির্দেশিকা প্রদান করব৷

একটি অনুস্মারক ইমেলের গুরুত্ব: পেশাগত জীবনে, আমরা প্রতিদিনের ভিত্তিতে অপ্রতিরোধ্য পরিমাণ তথ্যের কারণে সময়সীমা, মিটিং বা গুরুত্বপূর্ণ কাজগুলি মিস করা সাধারণ। ভুল বোঝাবুঝি এড়াতে এবং প্রকল্পের সাথে জড়িত প্রত্যেককে তাদের দায়িত্ব এবং প্রতিশ্রুতি সম্পর্কে সচেতন রাখার জন্য একটি সঠিকভাবে শব্দযুক্ত অনুস্মারক ইমেল একটি মূল্যবান হাতিয়ার। আপনার সহকর্মী, ক্লায়েন্ট বা উর্ধ্বতনদের একটি আসন্ন তারিখ বা ডেলিভারি সম্পর্কে মৃদুভাবে স্মরণ করিয়ে দেওয়ার মাধ্যমে, আপনি টাস্কের গুরুত্ব এবং অগ্রাধিকারকে আরও জোরদার করেন, এটি সময়মতো সম্পন্ন হওয়ার সম্ভাবনা বাড়ান।

একটি অনুস্মারক ইমেলের কাঠামো: একটি অনুস্মারক ইমেল রচনা করার সময়, একটি পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত কাঠামো অনুসরণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷ ⁤একটি সম্মানজনক এবং ব্যক্তিগতকৃত অভিবাদন দিয়ে শুরু করুন, তারপরে একটি সংক্ষিপ্ত ভূমিকা যা ইমেলের উদ্দেশ্যকে স্পষ্ট করে। বার্তার মূল অংশে, স্পষ্ট এবং সরাসরি ভাষা ব্যবহার করে মূল তারিখ, সময়সীমা এবং প্রত্যাশিত ক্রিয়াগুলি হাইলাইট করুন। অবশেষে, তাদের মনোযোগের জন্য তাদের ধন্যবাদ জানিয়ে ইমেলটি শেষ করুন এবং যেকোনো প্রশ্নের উত্তর দিতে বা প্রয়োজনে আরও তথ্য দেওয়ার প্রস্তাব দিয়ে।

এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে একটি অনুস্মারক ইমেলের প্রতিটি বিভাগে একটি বিশদ নির্দেশিকা দেব, বিষয় থেকে বিদায় পর্যন্ত। আমরা বিশ্লেষণ করব কীভাবে প্রাপক এবং প্রসঙ্গের উপর নির্ভর করে টোন এবং লেখার শৈলীকে মানিয়ে নেওয়া যায়, সেইসাথে এই ধরনের ইমেল লেখার সময় এড়ানোর জন্য সাধারণ ভুলগুলি। পেশাদার ক্ষেত্র!

1. একটি কার্যকর অনুস্মারক ইমেলের গুরুত্ব

অনুচ্ছেদ 1: একটি কার্যকর অনুস্মারক ইমেল হল ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি মূল হাতিয়ার যাতে নির্দিষ্ট সময়সীমা পূরণ করা হয় এবং কার্যক্ষম কর্মপ্রবাহ বজায় থাকে। এই ধরনের ইমেলের গুরুত্ব জড়িত প্রত্যেককে তাদের কাজ এবং প্রতিশ্রুতির জন্য দায়বদ্ধ রাখার ক্ষমতার মধ্যে রয়েছে। একটি ভাল-লিখিত অনুস্মারক ইমেল ভুল বোঝাবুঝি এবং বিলম্ব এড়াতে সাহায্য করতে পারে, সেইসাথে দল জুড়ে সহযোগিতা এবং উত্পাদনশীলতা বৃদ্ধি করতে পারে।

অনুচ্ছেদ 2: একটি কার্যকর অনুস্মারক ইমেল লিখতে, স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করা অপরিহার্য ইমেইলের বিষয় হতে হবে সরাসরি এবং বর্ণনামূলক, যাতে প্রাপক দ্রুত অনুস্মারকের প্রকৃতি শনাক্ত করতে পারে। উপরন্তু, অনুস্মারকের প্রাসঙ্গিক বিশদ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, যেমন সময়সীমা, কাজ বা কর্মের প্রয়োজনীয়তা এবং প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত তথ্য। প্রাপকের সম্পূর্ণ করার জন্য কাজটি কার্যকরী পন্থা.

অনুচ্ছেদ 3: একটি অনুস্মারক ইমেল লেখার সময় আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা হল স্বন এবং মনোভাব। সর্বদা একটি পেশাদার এবং সম্মানজনক ভঙ্গি বজায় রাখা অপরিহার্য। এমনকি বিলম্ব বা অ-সম্মতির পরিস্থিতিতেও, একটি দ্বন্দ্বমূলক বা নেতিবাচক সুর এড়ানো গুরুত্বপূর্ণ।. পরিবর্তে, দোষারোপ বা সমালোচনা করার পরিবর্তে সাহায্য এবং সমর্থন প্রদান করে একটি সহযোগিতামূলক এবং বন্ধুত্বপূর্ণ পদ্ধতি অবলম্বন করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটি একটি ভাল কাজের সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করবে এবং প্রাপক একটি ইতিবাচক এবং সময়োপযোগী পদ্ধতিতে পদক্ষেপ নেওয়ার সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলবে।

2. একটি অনুস্মারক ইমেল জন্য সঠিক গঠন

সঠিক কাঠামো একটি জন্য অনুস্মারক ইমেল আপনার বার্তাটি স্পষ্ট এবং কার্যকর তা নিশ্চিত করার জন্য অপরিহার্য। নীচে, আমরা আপনাকে একটি ধাপে ধাপে নির্দেশিকা উপস্থাপন করব যাতে আপনি একটি সফল অনুস্মারক ইমেল লিখতে পারেন:

1. বিষয়: ইমেলের বিষয় সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হওয়া উচিত যাতে প্রাপক অবিলম্বে ইমেলের উদ্দেশ্য সনাক্ত করতে পারে। তাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য "অনুস্মারক" বা "জরুরী" শব্দ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "অনুস্মারক: আগামী শুক্রবার গুরুত্বপূর্ণ মিটিং।"

2 শুভেচ্ছা: বার্তাটি ব্যক্তিগতকৃত করতে প্রাপকের নাম ব্যবহার করে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ অভিবাদন দিয়ে ইমেলটি শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় জন।"

3. আপনার বার্তা: ইমেলের মূল অংশে, সংক্ষিপ্তভাবে এবং স্পষ্টভাবে বার্তাটির কারণ মনে রাখবেন। ইভেন্টের তারিখ এবং সময় হাইলাইট করে বা কার্যকলাপ যা অবশ্যই করা উচিত। ব্যবহার করুন সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ পড়ার সুবিধার্থে এবং সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক তথ্য হাইলাইট করতে।

মনে রাখবেন যে ব্যবহার ক সঠিক কাঠামো অনুস্মারক ইমেলে ‍ নিশ্চিত করার জন্য প্রয়োজনীয় যে প্রাপক তথ্য বোঝে এবং প্রয়োজনীয় ব্যবস্থা নেয়। সর্বদা বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সম্মানজনক ভাষা ব্যবহার করে পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত হতে ভুলবেন না। যাও এই টিপস এবং আপনি কিছু সময়ের মধ্যে একটি কার্যকর অনুস্মারক ইমেল পাবেন!

3. ইমেলের বিষয়বস্তুতে স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত ভাষার ব্যবহার

রিমাইন্ডার ইমেলের মাধ্যমে কার্যকর যোগাযোগ নিশ্চিত করতে, এটি অপরিহার্য পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করুন. জটিল প্রযুক্তিগত শব্দ এবং দীর্ঘ বাক্যাংশ ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন যা প্রাপকের জন্য বিভ্রান্তিকর হতে পারে। বন্ধুত্ব না হারিয়ে একটি পেশাদার এবং সরাসরি টোন ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন যে এই ধরনের ইমেলগুলির মূল উদ্দেশ্য হল আপনাকে একটি সময়সীমা, একটি মিটিং বা অন্য কোন প্রাসঙ্গিক তথ্য মনে করিয়ে দেওয়া।

বিষয়বস্তুতে স্বচ্ছতা বজায় রাখার জন্য একটি ভাল কৌশল হল ‍ একটি কাঠামোগত উপায়ে তথ্য সংগঠিত করুন. নির্দিষ্ট বিষয় দ্বারা বিভক্ত ছোট অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। মূল পয়েন্টগুলি হাইলাইট করার জন্য শিরোনাম বা উপশিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। উপরন্তু, গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট করতে আপনি বুলেট পয়েন্ট বা সংখ্যাবিহীন তালিকা ব্যবহার করতে পারেন। এটি প্রাপককে প্রাসঙ্গিক তথ্য দ্রুত সনাক্ত করতে এবং ইমেলটি পড়া সহজ করে তুলবে।

পরিষ্কার এবং কাঠামোগত ভাষা ব্যবহার করার পাশাপাশি, এটি গুরুত্বপূর্ণ সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু হতে. অনুস্মারক ইমেলগুলি সাধারণত দ্রুত পড়া হয়, তাই প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য সংক্ষিপ্ত হওয়া অপরিহার্য। ঘোরাঘুরি বা অপ্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা এড়িয়ে চলুন। পরিবর্তে, সরাসরি পয়েন্টে যান এবং প্রথম অনুচ্ছেদে কোনটি সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক তা হাইলাইট করুন। অতিরিক্ত বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন হলে, ইমেলের সংগঠন এবং কাঠামো বজায় রাখতে পৃথক অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন।

4. ইমেলের বিষয়ে প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা

একটি কার্যকর অনুস্মারক ইমেল লিখতে, ইমেলের বিষয় লাইনে প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। বিষয় লাইনটি পরিষ্কার, সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত এবং ইমেলটি কী সম্পর্কে একটি পরিষ্কার ধারণা দিতে হবে। এটি প্রাপকের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে এবং বার্তাটি ইনবক্সে অলক্ষিত না হয় তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে৷

ইমেলের বিষয় লাইনে প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার সময়, সুনির্দিষ্ট এবং বিস্তারিত হওয়া গুরুত্বপূর্ণ। এটি প্রাপককে তাৎক্ষণিকভাবে বুঝতে সাহায্য করবে ইমেলের উদ্দেশ্য কী এবং তাদের পক্ষ থেকে কী পদক্ষেপ নেওয়া প্রয়োজন। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইমেলটি একটি মিটিংয়ের জন্য একটি অনুস্মারক হয়, তবে বিষয়টিতে মিটিং এর তারিখ, সময় এবং অবস্থান অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।

ইমেল বিষয়কে প্রাসঙ্গিক করার আরেকটি উপায় হল বার্তার বিষয়বস্তুকে সংক্ষিপ্ত করে এমন কীওয়ার্ড ব্যবহার করা। উদাহরণস্বরূপ, যদি ইমেলটি একটি বিক্রয় প্রতিবেদন সম্পর্কে হয় তবে আপনি বিষয় লাইনে "বিক্রয় প্রতিবেদন" শব্দটি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এটি প্রাপককে ইমেলটি কী সম্পর্কে তা দ্রুত সনাক্ত করতে এবং আরও বিশদ বিবরণের জন্য এটি খুলতে সহায়তা করে৷

5. ইমেলের মূল অংশে নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়সীমা অন্তর্ভুক্ত করুন

আপনি যখন একটি অনুস্মারক ইমেল পাঠান, এটি অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়সীমা বার্তার মূল অংশে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনি এবং প্রাপক উভয়ই পরিষ্কার থাকবেন যখন টাস্কটি সম্পন্ন হবে বা সিদ্ধান্ত নেওয়া হবে। নির্দিষ্ট সময়সীমা ভুল বোঝাবুঝি এবং অপ্রয়োজনীয় বিলম্ব এড়াতেও সাহায্য করে।

উনা কার্যকরী পন্থা নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়সীমা হাইলাইট করতে বোল্ড বা আন্ডারলাইন ব্যবহার করুন সংশ্লিষ্ট টেক্সটে। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি একটি রিপোর্টের সময়সীমা বা গুরুত্বপূর্ণ মিটিং এর তারিখ হাইলাইট করতে পারেন। এগুলিকে দৃশ্যত হাইলাইট করার পাশাপাশি, নিশ্চিত করুন৷ তাদের স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন ইমেইলের বডিতে, এভাবে বিভ্রান্তির কোনো জায়গা থাকবে না।

মনে রাখবেন যে নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়সীমাগুলি কর্মপ্রবাহকে সংগঠিত রাখতে এবং প্রকল্পগুলিতে সময়ানুবর্তিতা নিশ্চিত করার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷ এ তাদের স্পষ্টভাবে অন্তর্ভুক্ত করুন ইমেলের মূল অংশে, আপনি জড়িত প্রত্যেককে প্রতিষ্ঠিত সময়সীমা এবং সময়সীমার একটি স্পষ্ট এবং সংক্ষিপ্ত রেফারেন্স প্রদান করবেন। এই অনুশীলনটি আপনার পেশাদারিত্বও দেখায় এবং কাজ ও দায়িত্ব পালনের জন্য আপনার উদ্বেগ প্রদর্শন করে।

6. অনুস্মারক একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদার স্বন ব্যবহার করুন

আপনার ইমেল প্রাপকের প্রতি সম্মান এবং সৌজন্য প্রকাশ করা অপরিহার্য। মনে রাখবেন যে আপনার সবসময় একটি ভদ্র এবং বন্ধুত্বপূর্ণ মনোভাব বজায় রাখা উচিত, কোনো আক্রমনাত্মক বা দ্বন্দ্বমূলক স্বর এড়িয়ে চলুন। এটি অর্জন করতে, এখানে কিছু সুপারিশ রয়েছে যা আপনাকে একটি কার্যকর অনুস্মারক লিখতে সাহায্য করবে।

1. ভদ্র এবং বন্ধুত্বপূর্ণ হন: বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদার অভিবাদন, যেমন "প্রিয়" বা "হ্যালো" দিয়ে ইমেলটি শুরু করা অপরিহার্য। ইতিবাচক বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন যা প্রাপকের প্রতি আপনার কৃতজ্ঞতা দেখায়, যেমন "আমি আশা করি আপনি ভাল আছেন" বা "আমি বিশ্বাস করি আপনার সপ্তাহটি ফলপ্রসূ হয়েছে।" সর্বদা তাদের মনোযোগ এবং সহযোগিতার জন্য তাদের অগ্রিম ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন না।

2. আপনার বার্তায় স্পষ্টতা বজায় রাখুন: এটি গুরুত্বপূর্ণ যে আপনার অনুস্মারকটি সংক্ষিপ্ত এবং বোঝা সহজ। অস্পষ্টতা এড়িয়ে স্পষ্ট এবং সরাসরি বাক্য ব্যবহার করুন। রিমাইন্ডারের কারণ এবং প্রাপকের কাছ থেকে আপনি কী আশা করেন তা স্পষ্টভাবে জানান। প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করুন যাতে তারা যথাযথভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারে।

3. অনুরোধে কূটনৈতিক হোন: যদি প্রাপক কোনো পদক্ষেপ বাদ দিয়ে থাকে বা স্থগিত করে থাকে, তাহলে তাদের তা নিতে বলার জন্য কূটনৈতিক হন। বিনয়ী এবং সৌহার্দ্যপূর্ণ উপায়ে অনুরোধটি করতে "আমি তোমাকে পেতে চাই..." বা "আপনি সম্পূর্ণ করতে পারলে আমি এটির প্রশংসা করব..." এর মতো বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন। তাদের প্রয়োজনীয় ক্রিয়া সম্পাদনের জন্য প্রাসঙ্গিক তারিখ বা সময়সীমা প্রদান করতে ভুলবেন না।

আপনার অনুস্মারকগুলিতে একটি বন্ধুত্বপূর্ণ এবং পেশাদার টোন ব্যবহার করার জন্য এই নির্দেশিকাগুলি অনুসরণ করে, আপনি আপনার প্রাপকদের প্রতি একটি ইতিবাচক এবং সম্মানজনক চিত্র প্রকাশ করতে সক্ষম হবেন৷ আনন্দদায়ক এবং কূটনৈতিক বাক্যাংশ ব্যবহার করে আপনার বার্তায় সর্বদা বিনয়ী এবং স্পষ্ট হতে ভুলবেন না৷ একটি ভাল-লিখিত অনুস্মারক সহ, আপনি আপনার প্রাপকদের কাছ থেকে প্রতিক্রিয়া বা পদক্ষেপ পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়িয়ে তুলবেন।

7. ইমেলে স্পষ্ট এবং সরাসরি নির্দেশাবলী প্রদান করুন

যখন আমরা একটি অনুস্মারক ইমেল লিখি, তখন এটি অপরিহার্য যে আমরা আমাদের প্রাপকদের স্পষ্ট এবং সরাসরি নির্দেশাবলী প্রদান করি। এইভাবে, আমরা বিভ্রান্তি এড়াতে পারব এবং নিশ্চিত করব যে আমাদের অনুরোধগুলি দক্ষতার সাথে সম্পাদিত হয়েছে৷ এটি অর্জন করতে, কিছু মূল টিপস মনে রাখা গুরুত্বপূর্ণ:

1. সহজ এবং সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করুন: প্রাপকের কাছে বিভ্রান্তিকর হতে পারে এমন প্রযুক্তিগত শব্দ বা শব্দবাক্য ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। সংক্ষিপ্ত, সহজ বাক্যাংশ ব্যবহার করে স্পষ্টভাবে এবং সুনির্দিষ্টভাবে নির্দেশাবলী ব্যাখ্যা করুন। যদি প্রয়োজন হয়, বুলেট পয়েন্ট বা তালিকা ব্যবহার করে তথ্যগুলিকে আরও ভিজ্যুয়াল এবং সহজে অনুসরণযোগ্য উপায়ে সংগঠিত করুন।

2. সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক তথ্য হাইলাইট করুন: গাঢ় বা বিশিষ্ট বিন্যাসে মূল শব্দ বা মূল বাক্যাংশ হাইলাইট করে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নির্দেশাবলীতে জোর দিন। এইভাবে, আপনার প্রাপকরা দ্রুত প্রয়োজনীয় তথ্য শনাক্ত করতে এবং সেই অনুযায়ী কাজ করতে সক্ষম হবেন। হাইলাইটিংয়ের অত্যধিক ব্যবহার এড়িয়ে চলুন, কারণ এটি বিপরীত প্রভাব ফেলতে পারে এবং বোঝা কঠিন করে তুলতে পারে।

3. উদাহরণ প্রদান করুন: আপনি যে নির্দেশাবলী প্রদান করছেন তা বোঝার জন্য জটিল হতে পারে, তাহলে অনুরোধ করা কাজটি কীভাবে সম্পাদন করতে হবে তা স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা করে এমন উদাহরণগুলি সহ বিবেচনা করুন। উদাহরণগুলি যেকোনো বিভ্রান্তি দূর করতে সাহায্য করতে পারে এবং নির্দেশাবলী কীভাবে অনুসরণ করতে হয় সে সম্পর্কে ব্যবহারিক দিকনির্দেশনা প্রদান করতে পারে৷ উদাহরণগুলি ছোট এবং সহজে অনুসরণ করতে মনে রাখবেন৷

এই টিপসগুলি অনুসরণ করে, আপনি নিশ্চিত করবেন যে আপনার নির্দেশাবলী সঠিক এবং অনুসরণ করা সহজ, আপনার প্রাপকদের আপনার পাঠানো কাজ এবং অনুরোধগুলি পূরণ করা সহজ করে তোলে। আপনার যোগাযোগে স্পষ্ট এবং সরাসরি হতে ভুলবেন না, অস্পষ্টতা এড়িয়ে চলুন এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য প্রদান করুন যাতে আপনার প্রাপকরা পদক্ষেপ নিতে পারে। দক্ষতার সাথে.

8.⁤ যেকোনো প্রশ্ন বা প্রশ্নের জন্য অতিরিক্ত যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন

এটা সবসময় প্রদান করা গুরুত্বপূর্ণ অতিরিক্ত যোগাযোগের বিবরণ একটি অনুস্মারক ইমেলের শেষে যাতে প্রাপকরা প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে বা কোনো উদ্বেগের সমাধান করতে পারে। এটি তাদের আপনার সাথে সরাসরি যোগাযোগ করার ক্ষমতা দেয়, ফলো-আপ প্রক্রিয়াটিকে সহজ করে তোলে। আপনার সাথে যোগাযোগ করা যেতে পারে এমন একটি ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনি আপনার প্রাপ্যতার সময় সম্পর্কে তথ্য যোগ করার কথাও বিবেচনা করতে পারেন যাতে প্রাপকরা জানতে পারে কখন তাদের প্রতিক্রিয়া পাওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি।

উনা ভাল অনুশীলন একটি প্রদান করা হয় সরাসরি লিঙ্ক জানতাম ওয়েব সাইট বা প্ল্যাটফর্ম যেখানে প্রাপকরা আরও তথ্য খুঁজে পেতে বা নির্দিষ্ট পদক্ষেপ নিতে পারেন। এটি বিশেষভাবে উপযোগী হতে পারে যদি আপনার অনুস্মারক ইমেল একটি ইভেন্ট বা মিটিং সম্পর্কে হয় যেখানে তাদের নিবন্ধন করতে হবে বা অতিরিক্ত বিবরণ খুঁজতে হবে। একটি সরাসরি লিঙ্ক তাদের পক্ষে নেভিগেট করা সহজ করে তোলে এবং ম্যানুয়ালি অনুসন্ধান না করেই প্রাসঙ্গিক তথ্য দ্রুত অ্যাক্সেস করতে দেয়।

মনে রাখবেন যে স্বচ্ছতা এবং সংক্ষিপ্ততা অতিরিক্ত যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করার সময় গুরুত্বপূর্ণ। এটা গুরুত্বপূর্ণ যে প্রাপকরা দ্রুত শনাক্ত করতে পারেন কিভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করবেন এবং তারা যদি করেন তবে কী আশা করবেন। এই বিশদ বিবরণগুলি ইমেলে আলাদা করে তা নিশ্চিত করতে অনুগ্রহ করে বোল্ড বা একটি বড় ফন্ট ব্যবহার করুন৷ আপনি বুলেট বা আইকন ব্যবহার করে তথ্যকে দৃশ্যমানভাবে আলাদা করতে এবং এটিকে আরও পাঠযোগ্য করতে বিবেচনা করতে পারেন।

9. প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়া বা কর্মের গুরুত্ব তুলে ধরুন

একটি অনুস্মারক ইমেলে প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়া বা পদক্ষেপটি যোগাযোগের উদ্দেশ্য পূরণ হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য গুরুত্বপূর্ণ। প্রাপকের কাছ থেকে কী আশা করা হচ্ছে তা স্পষ্টভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে হাইলাইট করা অপরিহার্য, এটি একটি প্রতিক্রিয়া, একটি নির্দিষ্ট ক্রিয়া, বা অন্য কোনও ফলো-আপ। এটি আপনাকে কার্যকর যোগাযোগ বজায় রাখতে এবং ভুল বোঝাবুঝি বা বিলম্ব এড়াতে অনুমতি দেবে।

এর জন্য, সরাসরি এবং সুনির্দিষ্ট বাক্যাংশ ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ব্যবহার করতে পারেন "এটি অপরিহার্য যে আপনি নির্দেশিত সময়সীমার আগে এই ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাবেন" o "আমরা অনুগ্রহ করে অনুরোধ করছি যে আপনি যত তাড়াতাড়ি সম্ভব অনুরোধকৃত পদক্ষেপ নিন".এই বাক্যাংশগুলি প্রতিক্রিয়া বা কর্মের জরুরীতা এবং প্রাসঙ্গিকতার উপর জোর দেয়, প্রাপককে প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ নিতে উত্সাহিত করে৷

উপরন্তু, প্রয়োজনীয় প্রতিক্রিয়া বা পদক্ষেপ কীভাবে সম্পাদন করতে হবে সে সম্পর্কে স্পষ্ট এবং বিশদ নির্দেশাবলী প্রদান করার পরামর্শ দেওয়া হচ্ছে। যদি অনুসরণ করার জন্য নির্দিষ্ট পদক্ষেপ থাকে, তাহলে সেগুলিকে HTML ট্যাগ ব্যবহার করে একটি অসংখ্যাহীন তালিকায় তালিকাভুক্ত করা যেতে পারে। উদাহরণ স্বরূপ:

• আপনার মন্তব্য এবং পরামর্শ সহ এই ইমেলের উত্তর দিন।
• অনুরোধ করা নথি সংযুক্ত করুন পিডিএফ ফরম্যাট.
• প্রদত্ত লিঙ্কে ক্লিক করে আপনার উপস্থিতি নিশ্চিত করুন।

এই সুনির্দিষ্ট নির্দেশাবলী প্রাপকের জন্য প্রয়োজনীয় কাজ সম্পাদন করা সহজ করে তুলবে, বিভ্রান্তি এড়ানো এবং ত্রুটির সম্ভাবনা কমিয়ে দেবে। সংক্ষেপে, কার্যকর যোগাযোগ অর্জন এবং লক্ষ্য পূরণ হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য একটি অনুস্মারক ইমেল অপরিহার্য।

10. ইমেল বন্ধ করার সময় বিনয়ী এবং কৃতজ্ঞ হন

একটি অনুস্মারক ইমেল লেখার ক্ষেত্রে, এটি শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত একটি ভদ্র এবং কৃতজ্ঞ স্বর বজায় রাখা অপরিহার্য। আমাদের সর্বদা মনে রাখতে হবে যে ইমেল লিখিত যোগাযোগের একটি ফর্ম, তাই এটির ভুল ব্যাখ্যা করা বা প্রসঙ্গ হারানো সহজ। বিভ্রান্তি এড়াতে, ইমেল বন্ধ করার সময় স্পষ্ট, ভদ্র এবং কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করা অপরিহার্য।

1. আগাম কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করুন

অনুস্মারকটির কারণ সম্বোধন করার আগে, প্রদত্ত মনোযোগের জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করা গুরুত্বপূর্ণ এবং অনুস্মারক দ্বারা করা যেকোনো প্রচেষ্টার জন্য অন্য ব্যক্তি. এটি সহযোগিতা এবং পারস্পরিক শ্রদ্ধার পরিবেশ স্থাপনে সহায়তা করবে। উদাহরণস্বরূপ, আমরা এই বলে ইমেলটি শুরু করতে পারি "প্রথমত, আমি আমার পূর্ববর্তী বার্তা পড়ার জন্য সময় দেওয়ার জন্য এবং আমার অনুরোধ বিবেচনা করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাতে চাই।" এইভাবে, আমরা ইতিবাচক ও কৃতজ্ঞ মনোভাব দেখাই। শুরু থেকে.

2. একটি ভদ্র টোন বজায় রাখুন

অনুস্মারক করার সময়, একটি শালীন এবং শ্রদ্ধাপূর্ণ সুর বজায় রাখা গুরুত্বপূর্ণ। আমরা আক্রমনাত্মক বাক্যাংশ বা বাক্যাংশ ব্যবহার এড়াব যা দাবির মতো শোনাতে পারে। পরিবর্তে, আমাদের উচিত বিনয়ী এবং চিন্তাশীল ভাষা ব্যবহার করা। উদাহরণস্বরূপ, আমরা বলতে পারি, "আমি কি আপনাকে দয়া করে মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য এই ইমেলটি পাঠাতে পারি যে আমরা এখনও আপনার প্রতিক্রিয়ার জন্য অপেক্ষা করছি।" এমন শব্দ বা বাক্যাংশ ব্যবহার করা থেকে বিরত থাকাও গুরুত্বপূর্ণ যা আপত্তিকর বা দ্বন্দ্বমূলক শোনাতে পারে এবং পরিবর্তে আরও নিরপেক্ষ এবং উদ্দেশ্যমূলক পদ্ধতি ব্যবহার করুন।

3. বিনীতভাবে উপসংহার করুন

ইমেল বন্ধ করার সময়, ভদ্র এবং কৃতজ্ঞ মনোভাব বজায় রাখা অপরিহার্য। আমরা "এই বিষয়ে আপনার মনোযোগ এবং বিবেচনার জন্য আমি আপনাকে আবার ধন্যবাদ" বা "আপনার দ্রুত প্রতিক্রিয়া বা পদক্ষেপের জন্য আমি আপনাকে অগ্রিম ধন্যবাদ জানাই" এর মতো বাক্যাংশ ব্যবহার করতে পারি। অন্য ব্যক্তির যেকোন অতিরিক্ত প্রশ্ন বা উদ্বেগের জন্য আমরা আমাদের উপলব্ধতার পুনরাবৃত্তি করতে পারি। সর্বদা একটি উপযুক্ত চূড়ান্ত অভিবাদন ব্যবহার করতে মনে রাখবেন যেমন "বিনীত" বা "শুভেচ্ছা।"

আমাদের অনুস্মারক ইমেলগুলিতে সৌজন্য এবং কৃতজ্ঞতার শক্তিকে অবমূল্যায়ন করা উচিত নয়। এই মনোভাবগুলি একটি ভাল পেশাদার সম্পর্ক বজায় রাখতে এবং আমাদের অনুরোধগুলি দক্ষতার সাথে গ্রহণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে অবদান রাখে। তাই আসুন প্রতিটি ইমেল বন্ধ করার সময় সর্বদা বিনয়ী এবং কৃতজ্ঞ হওয়ার কথা মনে রাখি, কারণ এটি লিখিত যোগাযোগে আমাদের শিষ্টাচারকে প্রতিফলিত করে।