একটি ওয়ার্ড ফাইল পরিবর্তন না করে কীভাবে সংরক্ষণ করবেন

ডিজিটাল বিশ্বে, ফাইল সুরক্ষা অনেক ব্যবহারকারীর জন্য একটি ধ্রুবক উদ্বেগ হয়ে উঠেছে। গোপনীয়তা, গোপনীয়তা, বা কেবল একটি নথির অখণ্ডতা রক্ষা করার প্রয়োজনের কারণেই হোক না কেন, পরিবর্তন না করে কীভাবে একটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করতে হয় তা জানা একটি অপরিহার্য প্রযুক্তিগত দক্ষতা হয়ে উঠেছে। এই নিবন্ধে, আমরা বিভিন্ন পদ্ধতি এবং কৌশলগুলি অন্বেষণ করব যা আপনাকে রক্ষা করার অনুমতি দেবে আপনার ফাইল শব্দের, নিশ্চিত করে যে তারা যেকোনো সম্ভাব্য ম্যানিপুলেশনের বিরুদ্ধে অক্ষত থাকে। পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা থেকে শুরু করে বিশেষ অনুমতি প্রয়োগ করা পর্যন্ত, আপনি আপনার নথিগুলিকে সুরক্ষিত রাখতে এবং অবাঞ্ছিত পরিবর্তনগুলি থেকে মুক্ত রাখতে আপনার প্রয়োজনীয় সরঞ্জামগুলি আবিষ্কার করবেন৷ এই প্রয়োজনীয় প্রযুক্তিগত টিপসগুলির মাধ্যমে আপনার তথ্য রক্ষা করতে এবং আপনার নথিগুলিকে সুরক্ষিত করতে প্রস্তুত হন! আরও জানতে পড়তে থাকুন!

1. ভূমিকা: পরিবর্তন ছাড়াই একটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণের গুরুত্ব

গুরুত্বপূর্ণ নথিগুলির সাথে কাজ করার সময় পরিবর্তন ছাড়াই একটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা একটি অপরিহার্য অনুশীলন। সহকর্মী, ক্লায়েন্ট বা ঊর্ধ্বতনদের সাথে দস্তাবেজগুলি ভাগ করে নেওয়া এবং বিষয়বস্তু অক্ষত রাখা নিশ্চিত করা তথ্যের অখণ্ডতা বজায় রাখার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। উপরন্তু, যদি আমাদের কখনও নথির পূর্ববর্তী সংস্করণের উল্লেখ করতে হয়, একটি অপরিবর্তিত অনুলিপি থাকা অমূল্য। এই বিভাগে, আমরা এই অনুশীলনের গুরুত্ব অন্বেষণ করব এবং এটি অর্জনের জন্য কিছু দরকারী টিপস দেব।

পরিবর্তন ছাড়াই একটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করার সর্বোত্তম উপায় হল "সেভ অ্যাজ" ফাংশন ব্যবহার করে। এই বিকল্পটি ব্যবহার করে, আমরা একটি ভিন্ন ফাইলের নাম চয়ন করতে পারি এবং নথিটিকে একটি নতুন সংস্করণ হিসাবে সংরক্ষণ করতে পারি, যাতে আসলটি অক্ষত থাকে। অতিরিক্তভাবে, দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন রোধ করতে ফাইলটিকে পিডিএফ-এর মতো সুরক্ষিত বিন্যাসে সংরক্ষণ করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

একটি ওয়ার্ড ফাইল সুরক্ষিত করার আরেকটি উপায় হল পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা। নথিতে একটি পাসওয়ার্ড বরাদ্দ করে, আমরা নিশ্চিত করতে পারি যে শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যক্তিরাই বিষয়বস্তুতে অ্যাক্সেস এবং পরিবর্তন করতে পারবেন। একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড চয়ন করা এবং এটি একটি নিরাপদ স্থানে রাখা গুরুত্বপূর্ণ৷ উপরন্তু, আমরা নথিতে সম্পাদনা বিধিনিষেধও প্রয়োগ করতে পারি, যা ব্যবহারকারীরা ফাইলটিতে সম্পাদন করতে পারে এমন ক্রিয়াগুলিকে সীমিত করবে৷

2. পদ্ধতি 1: Word-এ "Save As" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা

সংরক্ষণ করার প্রথম পদ্ধতি Word এ একটি নথি "সেভ এজ" ফাংশন ব্যবহার করে। এই বিকল্পটি আপনাকে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে এবং এর নাম এবং অবস্থান পরিবর্তন করতে চান এমন বিন্যাস নির্বাচন করতে দেয়।

"Save As" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

• খুলুন ওয়ার্ডে নথি.
• "ফাইল" ট্যাবে ক্লিক করুন টুলবার.
• ড্রপডাউন মেনু থেকে "সংরক্ষণ করুন" নির্বাচন করুন।
• একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি ফাইল বিন্যাস নির্বাচন করতে পারেন।
• পছন্দসই বিন্যাস নির্বাচন করুন, যেমন .docx, .pdf বা .txt।
• আপনি ফাইলের নাম পরিবর্তন করতে পারেন এবং ফোল্ডারটি নির্বাচন করতে পারেন যেখানে আপনি এটি সংরক্ষণ করতে চান।
• অবশেষে, নির্বাচিত বিন্যাস এবং অবস্থানে ফাইলটি সংরক্ষণ করতে "সংরক্ষণ করুন" বোতামে ক্লিক করুন।

Word-এ "Save As" বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করা আপনাকে আপনার নথিগুলিকে বিভিন্ন বিন্যাসে সংরক্ষণ করতে এবং দ্রুত এবং সহজে তাদের অবস্থান পরিচালনা করার নমনীয়তা দেয়৷ এটি বিশেষভাবে উপযোগী যদি আপনি এমন কাউকে ফাইল পাঠাতে চান যিনি এমন একটি প্রোগ্রাম বা ডিভাইস ব্যবহার করেন যা Word এর ডিফল্ট বিন্যাস সমর্থন করে না।

3. পদ্ধতি 2: অবাঞ্ছিত পরিবর্তন রোধ করতে ফাইলটি লক করুন

একটি ফাইলে অবাঞ্ছিত পরিবর্তন রোধ করার দ্বিতীয় পদ্ধতি হল এটি লক করা। একটি ফাইল লক করা অনুমোদন ছাড়া অন্যদের দ্বারা সম্পাদনা বা সংশোধন করা থেকে বাধা দেয়। আপনি যখন একটি ফাইল শেয়ার করতে চান তখন এটি কার্যকর হতে পারে, তবে এটি পরিবর্তন করা হয়নি তা নিশ্চিত করতে চান।

একটি ফাইল লক করতে, নিম্নলিখিত পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করা যেতে পারে:

1. উপযুক্ত প্রোগ্রামে ফাইলটি খুলুন, উদাহরণস্বরূপ, একটি পাঠ্য সম্পাদকে একটি পাঠ্য নথি।
2. বিকল্প মেনুতে, "লক ফাইল" বা "ফাইল রক্ষা করুন" বিকল্পটি সন্ধান করুন। এই বিকল্পটি সাধারণত "ফাইল" বা "সরঞ্জাম" মেনুতে পাওয়া যায়।
3. বিকল্পটি ক্লিক করুন এবং ফাইলটিতে আপনি যে ধরনের লক প্রয়োগ করতে চান তা নির্বাচন করুন। আপনি একটি মৌলিক লক চয়ন করতে পারেন যা ফাইলটি সম্পাদনা করতে বাধা দেয় বা একটি আরও উন্নত লক যা এটি সংশোধন করার জন্য একটি পাসওয়ার্ড প্রয়োজন৷

আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করতে এবং ফাইলটি লক করা আছে কিনা তা যাচাই করতে ভুলবেন না। অন্যরা এটি সম্পাদনা করার চেষ্টা করলে, তারা একটি বিজ্ঞপ্তি বা ত্রুটি বার্তা পাবে যে ফাইলটি সুরক্ষিত আছে। ভবিষ্যতে আপনার পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে, একই পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করে ফাইলটি আনলক করুন এবং পরিবর্তনগুলি আবার সংরক্ষণ করুন।

4. Word ফাইল রক্ষা করার জন্য উন্নত অনুমতি সেট করা

একটি Word ফাইল সুরক্ষিত করতে এবং কারা এর বিষয়বস্তু অ্যাক্সেস এবং সংশোধন করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে, আপনাকে উন্নত অনুমতি সেট আপ করতে হবে। এখানে আমরা আপনাকে এই কনফিগারেশনটি কিভাবে করতে হয় তা দেখাই ধাপে ধাপে:

1. ফাইলটি খুলুন এবং টুলবারে "ফাইল" নির্বাচন করুন। এরপরে, "দস্তাবেজ রক্ষা করুন" এ ক্লিক করার মাধ্যমে বেশ কয়েকটি বিকল্প সহ একটি মেনু প্রদর্শিত হবে।
2. "সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করুন। এটি আপনাকে ব্যবহারকারীদের ফাইলে সঞ্চালন করতে পারে এমন ক্রিয়াগুলিকে সীমিত করার অনুমতি দেবে৷
3. "সম্পাদনা সীমাবদ্ধতা" বিভাগে, পছন্দসই বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷ এই বিকল্পগুলির মধ্যে রয়েছে বিষয়বস্তু সম্পাদনা, বিন্যাসকরণ, নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যের ব্যবহার ইত্যাদির অনুমতি দেওয়া বা না দেওয়া।

এটি লক্ষ করা গুরুত্বপূর্ণ যে এই উন্নত অনুমতি সেটিংস আপনাকে ফাইলটি সুরক্ষিত করতে দেয়, কিন্তু ব্যবহারকারীদের এটির একটি অনুলিপি তৈরি করা বা মুদ্রণ করতে বাধা দেয় না। যদি বৃহত্তর সুরক্ষার প্রয়োজন হয়, অন্যান্য উপলব্ধ বিকল্পগুলি অন্বেষণ করা যেতে পারে, যেমন নথি খুলতে পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা বা ফাইলগুলি এনক্রিপ্ট করা।

এই নির্দেশিকাটির সাহায্যে, আপনি আপনার Word ফাইলে উন্নত অনুমতি সেট করতে পারেন এবং কারা এটির বিষয়বস্তু অ্যাক্সেস এবং সংশোধন করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন। উপলব্ধ বিকল্পগুলি যত্ন সহকারে পর্যালোচনা করতে মনে রাখবেন এবং আপনার সুরক্ষার প্রয়োজনের সাথে সবচেয়ে উপযুক্ত বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷

5. স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ: ওয়ার্ডে স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণ বিকল্পটি কীভাবে সক্রিয় করবেন

Word-এ আপনি কখনই আপনার কাজ হারাবেন না তা নিশ্চিত করতে, আপনি স্বয়ংক্রিয়-সংরক্ষণ বিকল্পটি চালু করতে পারেন। এই বৈশিষ্ট্যের সাথে, আপনার নথি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করা হবে নিয়মিত বিরতি, এইভাবে একটি বিদ্যুৎ বিভ্রাট বা একটি অপ্রত্যাশিত দুর্ঘটনার ঘটনা তথ্যের ক্ষতি এড়াতে.

ওয়ার্ডে স্বয়ংক্রিয় ব্যাকআপ বিকল্পটি সক্রিয় করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল:

• প্রোগ্রাম খুলুন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড আপনার ডিভাইসে
• স্ক্রিনের উপরের বাম দিকে অবস্থিত "ফাইল" ট্যাবে ক্লিক করুন।
• বিকল্প প্যানেলে, তালিকার নীচে "বিকল্পগুলি" নির্বাচন করুন৷
• "শব্দ বিকল্প" পপ-আপ উইন্ডোতে, বাম দিকে "সংরক্ষণ করুন" বিভাগে ক্লিক করুন।
• "দস্তাবেজগুলি সংরক্ষণ করুন" বিভাগে, "প্রতিটি স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার তথ্য সংরক্ষণ করুন:" লেখা বাক্সটি চেক করুন৷
• উপরের বিকল্পের পাশে টেক্সট বক্সে পছন্দসই সময়ের ব্যবধান সেট করুন।
• "অটোরিকভার ফাইল লোকেশন" বাক্সে আপনার স্বয়ংক্রিয় পুনরুদ্ধার করা ফাইলগুলির জন্য স্টোরেজ অবস্থান নির্বাচন করুন৷
• অবশেষে, পরিবর্তনগুলি প্রয়োগ করতে "ঠিক আছে" বোতামে ক্লিক করুন।

ভুলে যাবেন না যে Word-এ স্বয়ংক্রিয়-সংরক্ষণ বিকল্প সক্রিয় করা আপনার নথিতে কাজ করার সময় আপনাকে অতিরিক্ত নিরাপত্তা দেবে। এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করে, আপনি অসুবিধাগুলি এড়াতে পারেন এবং নিশ্চিত করতে পারেন যে কোনও অপ্রত্যাশিত ঘটনার ক্ষেত্রে আপনার কাছে সবসময় আপনার কাজের একটি আপডেট কপি রয়েছে৷

6. একটি পাসওয়ার্ড দিয়ে ফাইল সুরক্ষিত করুন: অননুমোদিত পরিবর্তন এড়াতে মূল পদক্ষেপ

পাসওয়ার্ড সুরক্ষা: অননুমোদিত পরিবর্তন প্রতিরোধ করার জন্য পাসওয়ার্ড সুরক্ষা ফাইল একটি গুরুত্বপূর্ণ পরিমাপ। আপনার ফাইলগুলিকে সুরক্ষিত রাখতে এবং তাদের অখণ্ডতা বজায় রাখতে আপনার নেওয়া উচিত এমন মূল পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল৷

1 ধাপ: নির্ভরযোগ্য সফ্টওয়্যার চয়ন করুন: ফাইলগুলিকে পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করার জন্য বাজারে বেশ কয়েকটি সরঞ্জাম উপলব্ধ রয়েছে। আপনার গবেষণা করুন এবং আপনার প্রয়োজনের জন্য একটি নির্ভরযোগ্য এবং উপযুক্ত বিকল্প চয়ন করুন। কিছু জনপ্রিয় উদাহরণ WinRAR, 7-Zip এবং অন্তর্ভুক্ত অ্যাডোবি অ্যাক্রোব্যাট.

2 ধাপ: পাসওয়ার্ড সেট করুন: একবার আপনি উপযুক্ত সফ্টওয়্যার নির্বাচন করলে, এটি খুলুন এবং একটি পাসওয়ার্ড সেট করার বিকল্পটি সন্ধান করুন। এই বিকল্পটি সফ্টওয়্যারের "সেটিংস" বা "বৈশিষ্ট্য" মেনুতে থাকতে পারে। আপনার পাসওয়ার্ড সেট করার সময়, একটি শক্তিশালী, অনুমান করা কঠিন সমন্বয় চয়ন করতে ভুলবেন না। ব্যক্তিগত তথ্য বা সাধারণ শব্দ ব্যবহার এড়িয়ে চলুন.

7. ওয়ার্ড ডকুমেন্ট সুরক্ষার জন্য বিশেষ সফ্টওয়্যার এক্সটেনশন ব্যবহার করা

Word নথিতে সংবেদনশীল তথ্য রক্ষা করার একটি কার্যকর উপায় হল বিশেষ সফ্টওয়্যার এক্সটেনশন ব্যবহার করে৷ এই টুলগুলি নিরাপত্তার একটি অতিরিক্ত স্তর প্রদান করে এবং আপনাকে কার অ্যাক্সেস আছে এবং তারা নথিতে কী পদক্ষেপ নিতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়।

বাজারে বিভিন্ন এক্সটেনশন উপলব্ধ রয়েছে যা বিভিন্ন সুরক্ষা বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে। কিছু সাধারণ বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে রয়েছে নথি খুলতে বা সংশোধন করার জন্য পাসওয়ার্ড সেট করার ক্ষমতা, সম্পাদনা বা মুদ্রণ সীমাবদ্ধ করা এবং নথির মালিককে শনাক্ত করার জন্য জলছাপ যোগ করা। একটি এক্সটেনশন বাছাই করার সময়, আপনার প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট নিরাপত্তা চাহিদা বিবেচনা করা এবং নির্বাচিত এক্সটেনশনটি প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে তা নিশ্চিত করা গুরুত্বপূর্ণ।

একবার এক্সটেনশন ইনস্টল হয়ে গেলে, নথির চাহিদা অনুযায়ী নিরাপত্তা বিকল্পগুলি কনফিগার করা প্রয়োজন। এতে অননুমোদিত অ্যাক্সেস রোধ করার জন্য একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড সেট করা, অনুমোদিত ক্রিয়াকলাপ নির্বাচন করা জড়িত থাকতে পারে ব্যবহারকারীদের জন্য অনুমোদিত এবং ওয়াটারমার্ক চেহারা কাস্টমাইজ. সুরক্ষাটি সঠিকভাবে কাজ করে এবং সংস্থার নিরাপত্তা নীতির সাথে সঙ্গতিপূর্ণ কিনা তা যাচাই করার জন্য পরীক্ষাগুলি করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

8. একটি ওয়ার্ড ফাইলের দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন প্রতিরোধ করার কৌশল

দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন প্রতিরোধ করতে একটি ফাইল থেকে Word এর, আপনি বাস্তবায়ন করতে পারেন যে বিভিন্ন কৌশল আছে. আপনার নথিগুলি সুরক্ষিত করার জন্য এখানে কিছু সুপারিশ রয়েছে:

1. অ্যাক্সেসের অনুমতি সেট করুন: কে আপনার Word ফাইলগুলি অ্যাক্সেস এবং সম্পাদনা করতে পারে তা সীমাবদ্ধ করা একটি অপরিহার্য পদক্ষেপ। আপনি প্রতিটি ব্যবহারকারীর জন্য নির্দিষ্ট অনুমতি সেট করতে পারেন, নিশ্চিত করে যে শুধুমাত্র অনুমোদিতরাই পরিবর্তন করতে পারে।

2. পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন: আপনার Word নথি একটি পাসওয়ার্ড দেওয়া আরেকটি কার্যকর নিরাপত্তা ব্যবস্থা. আলফানিউমেরিক অক্ষর এবং চিহ্নগুলিকে একত্রিত করে পাসওয়ার্ডটি শক্তিশালী কিনা তা নিশ্চিত করুন৷ এছাড়াও, অনুমান করা সহজ, যেমন প্রথম নাম বা জন্ম তারিখের মতো পাসওয়ার্ড ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন।

3. ব্যাকআপ কপি তৈরি করুন: আপনার ওয়ার্ড ফাইলগুলির নিয়মিত ব্যাকআপ করা একটি অত্যন্ত প্রস্তাবিত অনুশীলন। আপনি বহিরাগত স্টোরেজ, যেমন বাহ্যিক হার্ড ড্রাইভ বা পরিষেবাগুলিতে অনুলিপি তৈরি করে এটি করতে পারেন। মেঘ মধ্যে. এইভাবে, যদি আপনার দস্তাবেজটি একটি দুর্ঘটনাজনিত পরিবর্তন দ্বারা প্রভাবিত হয়, তাহলে আপনার কাছে সর্বদা একটি পূর্ববর্তী সংস্করণ ফিরে আসবে।

9. ফাইল সুরক্ষিত করতে Word এ অতিরিক্ত নিরাপত্তা বিকল্প সেট করা

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে, আপনার ফাইলগুলি সুরক্ষিত করতে আপনি সেট করতে পারেন এমন বেশ কয়েকটি অতিরিক্ত সুরক্ষা বিকল্প রয়েছে। এই বিকল্পগুলি আপনাকে দস্তাবেজটি কে খুলতে, পরিবর্তন করতে বা মুদ্রণ করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়। এই বিকল্পগুলি অ্যাক্সেস করতে, এই পদক্ষেপগুলি অনুসরণ করুন:

1. মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে ফাইলটি খুলুন এবং উপরের বারে "ফাইল" ট্যাবে ক্লিক করুন।
2. ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে, "ডকুমেন্ট সুরক্ষিত করুন" নির্বাচন করুন এবং তারপরে "পাসওয়ার্ড দিয়ে এনক্রিপ্ট করুন" নির্বাচন করুন।
3. একটি পপ-আপ উইন্ডো প্রদর্শিত হবে যেখানে আপনি ফাইলটি সুরক্ষিত করতে যে পাসওয়ার্ডটি ব্যবহার করতে চান সেটি লিখতে পারেন। নিশ্চিত করুন যে আপনি একটি শক্তিশালী পাসওয়ার্ড চয়ন করেছেন যা অনুমান করা সহজ নয়৷
4. একবার আপনি পাসওয়ার্ডটি প্রবেশ করান, "ঠিক আছে" ক্লিক করুন এবং অনুরোধ করা হলে পাসওয়ার্ডটি পুনরায় প্রবেশ করুন৷ এটি নিশ্চিত করবে যে আপনি পাসওয়ার্ডটি সঠিকভাবে প্রবেশ করেছেন।
5. পাসওয়ার্ড এনক্রিপশন বিকল্প ছাড়াও, আপনি অন্যান্য নিরাপত্তা বিকল্পগুলিও কনফিগার করতে পারেন, যেমন সম্পাদনা অনুমতি সীমাবদ্ধ করা বা নথিতে একটি ডিজিটাল স্বাক্ষর সেট করা। এই বিকল্পগুলি একই "প্রোটেক্ট ডকুমেন্ট" ড্রপ-ডাউন মেনুতে পাওয়া যায়।

গুরুত্বপূর্ণভাবে, Word-এ অতিরিক্ত সুরক্ষা বিকল্পগুলি সেট আপ করা আপনাকে আপনার নথিগুলির জন্য সুরক্ষার একটি অতিরিক্ত স্তর দেয়। যাইহোক, মনে রাখবেন যে কোনও সুরক্ষা ব্যবস্থাই নির্বোধ নয় এবং আপনার গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলির ব্যাকআপ কপি তৈরি করার পরামর্শ দেওয়া হয়।

আপনি যদি সুরক্ষিত ফাইলটি অন্য ব্যবহারকারীদের সাথে শেয়ার করতে চান তবে পাসওয়ার্ড শেয়ার করতে ভুলবেন না নিরাপদ উপায়ে এবং তাদের সাথে সরাসরি। এছাড়াও মনে রাখবেন যে অতিরিক্ত নিরাপত্তা বিকল্পগুলি শুধুমাত্র তখনই কার্যকর হয় যদি প্রাপক এই ব্যবস্থাগুলিকে বাইপাস করার জন্য উন্নত কৌশলগুলির চেষ্টা না করে।

10. কীভাবে একটি ওয়ার্ড ফাইলে অবাঞ্ছিত পরিবর্তনগুলি সনাক্ত এবং প্রত্যাবর্তন করবেন

এমন সময় আছে যখন আমরা একটি Word ফাইলে অবাঞ্ছিত পরিবর্তনের সম্মুখীন হই এবং আমাদের এই পরিবর্তনগুলি সনাক্ত করতে এবং প্রত্যাবর্তন করতে হবে। সৌভাগ্যবশত, এই সমস্যাটি দ্রুত এবং সহজে সমাধান করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। নিচে একটি Word ফাইলে অবাঞ্ছিত পরিবর্তন শনাক্ত করার এবং রিভার্স করার ধাপ রয়েছে।

ধাপ 1: সংস্করণ ইতিহাস পর্যালোচনা করুন
ওয়ার্ডের সংস্করণ ইতিহাস একটি নথিতে করা পরিবর্তনগুলি সনাক্ত করার জন্য খুব কার্যকর হতে পারে। সংস্করণ ইতিহাস অ্যাক্সেস করতে, Word টুলবারে "পর্যালোচনা" ট্যাবে যান এবং "তুলনা করুন" এ ক্লিক করুন। ফাইলের সমস্ত সংরক্ষিত সংস্করণের একটি তালিকা প্রদর্শিত হবে, যা আপনাকে পরিবর্তনগুলি তুলনা করতে এবং আপনি সেগুলির মধ্যে কোনোটিকে প্রত্যাবর্তন করতে চান কিনা তা সিদ্ধান্ত নিতে অনুমতি দেয়৷

ধাপ 2: "আনডু" ফাংশনটি ব্যবহার করুন
ওয়ার্ডে, "আনডু" ফাংশন আপনাকে একটি নথিতে করা পরিবর্তনগুলিকে ফিরিয়ে আনতে দেয়৷ আপনি টুলবারের "হোম" ট্যাবে বা "Ctrl + Z" কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে এই বৈশিষ্ট্যটি অ্যাক্সেস করতে পারেন। "আনডু" এ ক্লিক করলে ফাইলে করা শেষ পরিবর্তনটি পূর্বাবস্থায় ফিরে আসবে। নথিটি পছন্দসই অবস্থায় ফিরে না আসা পর্যন্ত আপনি একাধিক পরিবর্তন প্রত্যাবর্তন করতে এই ফাংশনটি একাধিকবার ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ 3: ফাইলের পূর্ববর্তী সংস্করণ পুনরুদ্ধার করুন
যদি উপরের পদক্ষেপগুলি সমস্যার সমাধান না করে, তবে আরেকটি বিকল্প হল ফাইলের পূর্ববর্তী সংস্করণ পুনরুদ্ধার করা। এটি করার জন্য, Word ফাইলে ডান-ক্লিক করুন এবং "বৈশিষ্ট্য" নির্বাচন করুন। "পূর্ববর্তী সংস্করণ" ট্যাবের অধীনে, আপনি ফাইলের সমস্ত সংরক্ষিত সংস্করণগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন৷ পছন্দসই সংস্করণ নির্বাচন করুন এবং "পুনরুদ্ধার" ক্লিক করুন। এটি নথিটিকে নির্বাচিত সংস্করণে ফিরিয়ে আনবে, যেকোনো অবাঞ্ছিত পরিবর্তন মুছে ফেলবে৷

11. পরিবর্তনগুলি এড়াতে ফাইলটিকে শুধুমাত্র পঠনযোগ্য বিন্যাসে সংরক্ষণ করুন৷

একটি ফাইলকে অবাঞ্ছিত পরিবর্তন থেকে রক্ষা করতে, আপনি এটিকে শুধুমাত্র-পঠন বিন্যাসে সংরক্ষণ করতে পারেন। এই বিকল্পটি ফাইলটি দেখতে এবং অনুলিপি করার অনুমতি দেয়, তবে এর বিষয়বস্তুতে কোন পরিবর্তন করা যাবে না। শুধুমাত্র পঠনযোগ্য বিন্যাসে একটি ফাইল সংরক্ষণ করার পদক্ষেপগুলি নীচে দেওয়া হল:

1 ধাপ: সংশ্লিষ্ট অ্যাপ্লিকেশনে আপনি যে ফাইলটি সুরক্ষিত করতে চান সেটি খুলুন। এটি একটি টেক্সট ডকুমেন্ট, স্প্রেডশীট বা অন্য কোন ধরনের ফাইল হতে পারে।

2 ধাপ: ফাইল সংরক্ষণ করার বিকল্প অ্যাক্সেস করুন। এটি সাধারণত "ফাইল" মেনুতে পাওয়া যায় বা শর্টকাটের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে Ctrl কীবোর্ড +এস

3 ধাপ: সংরক্ষণ উইন্ডোতে, বিকল্পটি সন্ধান করুন যা আপনাকে সংরক্ষণ বিন্যাস নির্বাচন করতে দেয়। অ্যাপের উপর নির্ভর করে, এটি একটি ড্রপ-ডাউন মেনুতে বা একটি নির্দিষ্ট ট্যাবে পাওয়া যেতে পারে। শুধুমাত্র পঠনযোগ্য বিন্যাস নির্বাচন করুন, যার নাম "শুধুমাত্র পঠন" বা "শুধুমাত্র দর্শন" এর মত থাকতে পারে।

12. পরিবর্তন এড়াতে একটি Word ফাইল শেয়ার করার সময় গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা

একটি ওয়ার্ড ফাইল শেয়ার করার সময়, অবাঞ্ছিত পরিবর্তন এড়াতে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিবেচনা করা অপরিহার্য। নীচে কিছু নির্দেশিকা এবং বিকল্প রয়েছে যা ফাইলের অখণ্ডতা রক্ষা করতে প্রয়োগ করা যেতে পারে:

1. শুধুমাত্র পড়ার জন্য অনুমতি সেট করুন: ফাইলটি ভাগ করার সময়, আপনি এটিতে শুধুমাত্র-পঠন অনুমতিগুলি বরাদ্দ করতে পারেন। এটি নিশ্চিত করবে যে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র বিষয়বস্তু দেখতে পারবেন, ডকুমেন্টে কোনো পরিবর্তন রোধ করে। এটি করার জন্য, ওয়ার্ড রিবনের "পর্যালোচনা" ট্যাবে যান, "দস্তাবেজ সুরক্ষিত করুন" এ ক্লিক করুন এবং "সম্পাদনা সীমাবদ্ধ করুন" নির্বাচন করুন। তারপরে, "অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করুন" বিকল্পটি চেক করুন এবং শুধুমাত্র পঠনযোগ্য অনুমতি সেট করুন।

2. ফাইলে রূপান্তর করুন পিডিএফ ফরম্যাট: পরিবর্তন এড়াতে একটি অতিরিক্ত বিকল্প হল Word ফাইলটিকে PDF ফরম্যাটে রূপান্তর করা। পিডিএফ ফাইলগুলি আরও সুরক্ষিত এবং অবাঞ্ছিত পরিবর্তন থেকে সুরক্ষিত। একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে পিডিএফ-এ রূপান্তর করতে, "ফাইল" ট্যাবে "সেভ এজ" নির্বাচন করুন এবং ফাইল ফরম্যাটে "পিডিএফ (*. পিডিএফ)" বিকল্পটি বেছে নিন।

3. পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন: আরেকটি কার্যকরী ব্যবস্থা হল ওয়ার্ড ফাইলকে পাসওয়ার্ড দিয়ে রক্ষা করা। এটি আপনাকে দস্তাবেজটি কে অ্যাক্সেস বা সংশোধন করতে পারে তা নিয়ন্ত্রণ করতে দেয়৷ একটি পাসওয়ার্ড সেট করতে, "ফাইল" ট্যাবে যান, "ডকুমেন্ট সুরক্ষিত করুন" এ ক্লিক করুন এবং "পাসওয়ার্ড দিয়ে এনক্রিপ্ট করুন" নির্বাচন করুন। তারপর, আপনি যে পাসওয়ার্ডটি ব্যবহার করতে চান তা লিখুন এবং নিশ্চিত করুন।

13. অডিট পরিবর্তন করুন: কীভাবে একটি ওয়ার্ড ফাইলে পরিবর্তনগুলি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে ট্র্যাক করবেন

প্রক্রিয়ায় সহযোগী কাজ একটি ওয়ার্ড ফাইলে, পরিবর্তনগুলির একটি অডিট থাকা অপরিহার্য৷ এটি প্রতিটি পরিবর্তনের স্বচ্ছতা এবং সন্ধানযোগ্যতার গ্যারান্টি দিয়ে করা পরিবর্তনগুলির সম্পূর্ণ নিরীক্ষণের অনুমতি দেয়। একটি Word ফাইলে পরিবর্তনের নিরীক্ষা করার জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলি নীচে বিশদ বিবরণ দেওয়া হবে।

1. অডিটিং সক্রিয় করুন: Word-এ, পর্যালোচনা ট্যাবে যান এবং "ট্র্যাক পরিবর্তনগুলি" বিকল্পটি নির্বাচন করুন৷ এটি নথিতে করা সমস্ত পরিবর্তন রেকর্ড করার অনুমতি দেবে।

2. অডিট বিকল্পগুলি কাস্টমাইজ করুন: আপনি পর্যালোচনা ট্যাবে "কন্ট্রোল সেটিংস পরিবর্তন করুন" বিকল্পটি নির্বাচন করে অডিট বিকল্পগুলি কাস্টমাইজ করতে পারেন৷ এখানে আপনি কী ধরনের পরিবর্তনগুলি রেকর্ড করতে চান তা চয়ন করতে পারেন, যেমন ফর্ম্যাটিং পরিবর্তন, পাঠ্য সন্নিবেশ বা মুছে ফেলা ইত্যাদি।

3. পরিবর্তনগুলি পর্যালোচনা করুন: একবার অডিট সক্রিয় হয়ে গেলে, Word নথির সহযোগীদের দ্বারা করা সমস্ত পরিবর্তন রেকর্ড করবে৷ আপনি পর্যালোচনা ট্যাবে "রিভিশন" প্যানেলে এই পরিবর্তনগুলি পর্যালোচনা করতে পারেন৷ প্রতিটি পরিবর্তন পর্যালোচনা করতে নেভিগেশন বিকল্পগুলি ব্যবহার করুন এবং প্রয়োজনীয় পরিবর্তনগুলি গ্রহণ বা প্রত্যাখ্যান করুন৷

14. উপসংহার: সংশোধন না করে একটি ওয়ার্ড ফাইল রক্ষা এবং সংরক্ষণ করার সর্বোত্তম অনুশীলন

উপসংহারে, পরিবর্তন না করে একটি Word ফাইল রক্ষা করা এবং সংরক্ষণ করা আমাদের নথির অখণ্ডতা এবং নিরাপত্তা রক্ষা করার জন্য একটি মৌলিক কাজ। নিম্নলিখিত সেরা অনুশীলনের মাধ্যমে, আমরা নিশ্চিত করতে সক্ষম হব যে আমাদের সৃষ্টিগুলি অক্ষত থাকবে:

1. শক্তিশালী পাসওয়ার্ড ব্যবহার করুন: বড় এবং ছোট হাতের অক্ষর, সংখ্যা এবং বিশেষ অক্ষর একত্রিত করে এমন পাসওয়ার্ড ব্যবহার করার পরামর্শ দেওয়া হয়। এটি ফাইলটিতে অননুমোদিত অ্যাক্সেসের জন্য এটিকে কঠিন করে তুলবে এবং এর বিষয়বস্তুকে সম্ভাব্য পরিবর্তন থেকে রক্ষা করবে।

2. শুধুমাত্র পঠন-পাঠনের অনুমতি প্রয়োগ করুন: ফাইলের বৈশিষ্ট্যগুলিতে শুধুমাত্র-পঠন-পাঠনের অনুমতি বিকল্পটি ব্যবহার করে, আমরা নিশ্চিত করতে পারি যে আমাদের অনুমোদন ছাড়া কেউ নথিতে পরিবর্তন করতে পারবে না। এটি অবাঞ্ছিত পরিবর্তন প্রতিরোধ করার জন্য একটি অতিরিক্ত ব্যবস্থা হবে।

3. নিরাপদ ফাইল ফরম্যাট ব্যবহার করুন: কিছু ফাইল ফরম্যাট, যেমন পিডিএফ, আমাদের নথিগুলির জন্য আরও বেশি সুরক্ষা দিতে পারে। সেগুলিকে পিডিএফ-এ রূপান্তর করার মাধ্যমে, আমরা নিশ্চিত করতে পারি যে তাদের বিষয়বস্তু পরিবর্তন করা হয়নি এবং আমরা প্রাথমিকভাবে এটি সংরক্ষণ করেছি।

উপসংহারে, তথ্যের অখণ্ডতা রক্ষা করতে এবং সম্ভাব্য অবাঞ্ছিত পরিবর্তনের বিরুদ্ধে এটিকে রক্ষা করতে পরিবর্তন ছাড়াই একটি ওয়ার্ড ফাইল সংরক্ষণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। উপরে উল্লিখিত বিকল্পগুলির মাধ্যমে, যেমন শুধুমাত্র-পঠন মোড ব্যবহার করে, পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত করা, বা PDF ফরম্যাটে রূপান্তর করা, ব্যবহারকারীরা নিশ্চিত করতে পারেন যে তাদের নথিগুলি অক্ষত থাকবে এবং শুধুমাত্র উপযুক্ত অনুমতিপ্রাপ্তদের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য।

এটি মনে রাখা অপরিহার্য যে একটি Word ফাইলে অবাঞ্ছিত পরিবর্তনগুলি প্রতিরোধ করা একটি কাজ যার জন্য ব্যবহারকারীর পক্ষ থেকে পরিশ্রম এবং যত্ন প্রয়োজন। উপরন্তু, প্রোগ্রামের বিভিন্ন সংস্করণগুলি যে আপডেট এবং নতুন কার্যকারিতাগুলি অফার করতে পারে সেগুলি সম্পর্কে সচেতন হওয়া গুরুত্বপূর্ণ, কারণ তারা নথির অখণ্ডতা রক্ষা এবং সংরক্ষণের জন্য আরও কার্যকর পদ্ধতি উপস্থাপন করতে পারে৷

সংক্ষেপে, একটি Word ফাইলকে অনিচ্ছাকৃতভাবে পরিবর্তিত হওয়া থেকে রোধ করার জন্য পদক্ষেপ গ্রহণ করা একটি অপরিহার্য অনুশীলন যেখানে তথ্যের গোপনীয়তা এবং অস্পষ্টতা একটি অগ্রাধিকার। উপযুক্ত কৌশল এবং বিকল্পগুলি প্রয়োগ করে, ব্যবহারকারীরা তাদের নথিগুলির নিরাপত্তা এবং সংরক্ষণের নিশ্চয়তা দিতে পারে পছন্দসই বিন্যাসে, যে কোনও ধরনের হেরফের এড়াতে এবং এতে থাকা ডেটার নির্ভুলতা এবং সত্যতা নিশ্চিত করে৷