মাইক্রোসফট তালিকার সম্পূর্ণ নির্দেশিকা: এটি কী এবং এটি কীভাবে কাজ করে

মাইক্রোসফট ৩৬৫ ইকোসিস্টেমের মধ্যে, মাইক্রোসফ্ট তালিকা এটি একটি অপরিহার্য হাতিয়ার একটি কাঠামোগত উপায়ে তথ্য সংগঠিত, ট্র্যাক এবং ভাগ করে নেওয়ার জন্য। ইস্যু এবং প্রকল্প ট্র্যাকিং থেকে শুরু করে কর্মীদের অনবোর্ডিং এবং রিসোর্স ম্যানেজমেন্ট পর্যন্ত, এই অ্যাপ্লিকেশনটি তার নমনীয়তা এবং ব্যবহারের সহজতার জন্য আলাদা।

যদি আপনি একটি দলে কাজ করেন অথবা কেবল চান আপনার তথ্য সুসংগঠিত রাখুন এবং যেকোনো জায়গা থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য রাখুন, এখানে এমন একটি সমাধান রয়েছে যা আপনার উপেক্ষা করা উচিত নয়। এই প্রবন্ধে আমরা আপনাকে বিস্তারিতভাবে বলব যে আপনি কী কী করতে পারেন মাইক্রোসফ্ট তালিকা এবং তাদের টেমপ্লেটগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন। আমরা SharePoint বা Teams-এর মতো অন্যান্য অ্যাপ্লিকেশনের সাথে আপনার মিথস্ক্রিয়াও পর্যালোচনা করব।

মাইক্রোসফট লিস্ট কি এবং এটি কিভাবে কাজ করে?

মাইক্রোসফট লিস্টস হল একটি মাইক্রোসফট 365 অ্যাপ যা এর জন্য ডিজাইন করা হয়েছে বুদ্ধিমান তথ্য ট্র্যাকিং. সম্পূর্ণ ইন্টিগ্রেশনের জন্য আপনি এটির সাথে ওয়েব, মোবাইল, এমনকি সরাসরি মাইক্রোসফ্ট টিমস থেকেও কাজ করতে পারেন।

আসলে, একটি সহজ এবং চাক্ষুষ ডাটাবেস হিসেবে কাজ করে, সারি এবং কলাম দিয়ে তৈরি যেখানে আপনি টেক্সট, ছবি, ফাইল, তারিখ, নির্ধারিত ব্যক্তি, হাইপারলিঙ্ক এবং আরও অনেক কিছু অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। এর ভিউ সিস্টেমের জন্য ধন্যবাদ, আপনি উদ্দেশ্যের উপর নির্ভর করে বিভিন্ন উপায়ে তথ্য প্রদর্শন করতে পারেন: গ্রিড (ডিফল্ট বিকল্প), তালিকা, ক্যালেন্ডার, অথবা গ্যালারি। তালিকাটি একই রকম কিন্তু অনলাইনে সম্পাদনার সম্ভাবনা নেই। গ্যালারিটি ভিজ্যুয়াল কন্টেন্টের জন্য বেশ উপযুক্ত, এবং আপনি যদি তারিখ অনুসারে সাজানো আইটেমগুলি দেখতে চান তবে ক্যালেন্ডারটি নিখুঁত।

যখন আপনি একটি নতুন তালিকা তৈরি করেন, তখন আপনি শুরু থেকে শুরু করতে পারেন, একটি বিদ্যমান তালিকাকে টেমপ্লেট হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন, অথবা একটি এক্সেল টেবিল আমদানি করতে পারেন। আপনি অসংখ্যের উপরও নির্ভর করতে পারেন পূর্বনির্ধারিত টেম্পলেটগুলি যা মাইক্রোসফট নির্দিষ্ট ব্যবহারের ক্ষেত্রে অফার করে।

সমস্ত তালিকা দৃশ্যত কাস্টমাইজ করা যেতে পারে: পটভূমির রঙ পরিবর্তন করুন, নির্দিষ্ট আইকন বরাদ্দ করুন এবং তাদের অবস্থার উপর ভিত্তি করে তাদের চেহারা পরিবর্তন করার নিয়ম প্রয়োগ করুন। উদাহরণস্বরূপ, "অনুমোদিত" স্ট্যাটাস সহ একটি আইটেম সবুজ ব্যাকগ্রাউন্ডে প্রদর্শিত হতে পারে, অন্যদিকে "পর্যালোচনাাধীন" স্ট্যাটাস সহ একটি আইটেম কমলা রঙে প্রদর্শিত হবে।

 

প্রতিটি প্রয়োজনের জন্য পূর্ব-নকশাকৃত টেমপ্লেট

যদি আপনার কাছে শুরু থেকে একটি তালিকা তৈরি করার জন্য খুব কম সময় থাকে, মাইক্রোসফট লিস্টে বিভিন্ন পরিস্থিতিতে তৈরি করা দরকারী টেমপ্লেট রয়েছে. এই টেমপ্লেটগুলি নির্দিষ্ট কাঠামো, কাস্টম ক্ষেত্র, দৃশ্য এবং ভিজ্যুয়াল শৈলী বজায় রেখে মাত্র কয়েকটি ক্লিকে ব্যবহারের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে।

এই হল সবচেয়ে জনপ্রিয় কিছু:

• সমস্যা ব্যবস্থাপনা টেমপ্লেট: ঘটনাগুলির অবস্থা, অগ্রাধিকার এবং দায়িত্বশীল পক্ষগুলির সাথে ট্র্যাকিংয়ের জন্য আদর্শ।
• ইভেন্ট ভ্রমণপথ টেমপ্লেট: একটি ইভেন্টের সমস্ত বিবরণ একটি স্পষ্ট এবং সম্পাদনাযোগ্য কাঠামোতে সংগঠিত করে।
• রোগীর মডেল: স্বাস্থ্যসেবা সেটিংসের জন্য, এটি আপনাকে প্রতিটি রোগীর অবস্থা, পর্যবেক্ষণ এবং চাহিদা রেকর্ড করতে দেয়।
• ঋণ আবেদনের টেমপ্লেট: ঋণ অনুমোদন প্রক্রিয়া পর্যবেক্ষণ এবং নিয়ন্ত্রণ।

সংগঠন, বিন্যাস এবং নিয়মের বিকল্পগুলি

ইতিমধ্যে উল্লিখিত মতামত ছাড়াও, আপনি প্রতিটি তালিকা আপনার কর্মপ্রবাহের সাথে মানিয়ে নিতে পারেন ফিল্টার, গ্রুপিং, বাছাই এবং স্বয়ংক্রিয় নিয়ম স্থাপন করা। কিছু সম্ভাবনা হল:

• ইমেল সতর্কতা সেট আপ করুন যখন কোনও স্ট্যাটাস পরিবর্তন হয় বা কোনও নতুন আইটেম যুক্ত হয়।
• শর্তসাপেক্ষে ফর্ম্যাট পরিবর্তন করুন বিষয়বস্তু অনুসারে: রঙ, আইকন, শৈলী।
• গ্রুপ উপাদান অগ্রাধিকার, তারিখ, অবস্থা ইত্যাদি অনুসারে।
• অন্যান্য তালিকা থেকে নতুন তালিকা তৈরি করুন, নকশা এবং কাঠামো অনুলিপি করা।
• এক্সেল থেকে ডেটা আমদানি করুন স্বয়ংক্রিয় কলাম স্বীকৃতি সহ।

এই সমস্ত ফাংশন আপনাকে সময় বাঁচাতে সাহায্য করে এবং দলের মধ্যে ভিজ্যুয়াল এবং ডেটার ধারাবাহিকতা নিশ্চিত করা।, বিশেষ করে সহযোগিতামূলক প্রকল্পগুলিতে যেখানে একাধিক ব্যক্তি জড়িত।

তালিকা সংরক্ষণ এবং অ্যাক্সেস করুন

মাইক্রোসফট লিস্টের একটি সুবিধা হল মাইক্রোসফট ৩৬৫ ইকোসিস্টেমের সাথে এর নেটিভ ইন্টিগ্রেশন। আপনি আপনার তালিকাগুলি এই ধরনের সাইটগুলিতে সংরক্ষণ করতে পারেন শেয়ার পয়েন্ট বা ইন OneDrive শুধুমাত্র ব্যক্তিগত ব্যবহার. যদি আপনি একটি দল হিসেবে কাজ করেন, তাহলে সকল সদস্যের সাথে শেয়ার করা একটি SharePoint সাইটে তাদের হোস্ট করা সবচেয়ে সাধারণ।

তালিকাগুলি সহজে সম্পাদনার জন্য পূর্ণ-স্ক্রিন মোডে খোলে এবং আপনি URL বা টুলবার থেকে তালিকাটি ঠিক কোথায় সংরক্ষণ করা হয়েছে তা দেখতে পারেন। স্ট্যান্ডার্ড ইন্টারফেস থেকে আপনি পারবেন সহজেই আইটেম তৈরি, সম্পাদনা, ভাগ এবং রপ্তানি করুন.

তালিকা ভাগ করে নেওয়া: অনুমতি, অ্যাক্সেস এবং সহযোগিতা

তালিকা ভাগ করে নেওয়া যতটা সহজ একটি লিঙ্ক তৈরি করুন অথবা নির্দিষ্ট সদস্যদের আমন্ত্রণ জানান। আপনি সম্পূর্ণ অ্যাক্সেস (পড়া + সম্পাদনা) অথবা শুধুমাত্র পঠনযোগ্যতা দিতে পারেন। এছাড়াও, আপনি একটি লিঙ্কের মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ সেট করতে পারেন, এটি পাসওয়ার্ড-সুরক্ষিত করতে পারেন এবং প্রাপকরা পরিবর্তন করতে পারবেন কিনা তাও বেছে নিতে পারেন।

আপনি সম্পূর্ণ ডাটাবেসের পরিবর্তে একটি একক তালিকা আইটেমও ভাগ করতে পারেন। পৃথক আইটেমের উপর মন্তব্য করা যেতে পারে।, যা ইমেল পাঠানোর প্রয়োজন ছাড়াই সহযোগিতা উন্নত করে।

অনুমতিগুলি SharePoint এর মাধ্যমে পরিচালিত হয় এবং ডিফল্টরূপে উত্তরাধিকারসূত্রে প্রাপ্ত হয়। যে সাইট থেকে তালিকাটি সংরক্ষিত আছে সেখান থেকে। তবে, আপনি কেবলমাত্র নির্দিষ্ট কিছু লোকের জন্য অ্যাক্সেস তৈরি করতে বা নির্দিষ্ট কিছু ক্রিয়াকলাপ সীমাবদ্ধ করতে এগুলি পরিবর্তন করতে পারেন।

মাইক্রোসফট তালিকা এবং অন্যান্য অ্যাপের সাথে এর একীকরণ

মাইক্রোসফট পরিবেশে অন্যান্য সরঞ্জামের সাথে মিলিত হলে লিস্টের প্রকৃত সম্ভাবনা প্রকাশ পায়। সম্পূর্ণরূপে থাকা SharePoint, Microsoft Teams এবং Planner এর সাথে একীভূত, আপনি নিম্নলিখিত করতে পারেন:

• টিমস চ্যানেলের মধ্যে ট্যাব হিসেবে তালিকা যোগ করুন, টিম কথোপকথন থেকে সরাসরি অ্যাক্সেস সহজতর করে।
• SharePoint পৃষ্ঠায় ওয়েব অংশ হিসেবে তালিকা ব্যবহার করা আপনার ইন্ট্রানেটে লাইভ তথ্য প্রদর্শন করতে।
• পাওয়ার অটোমেটের সাথে তালিকাগুলিকে সংযুক্ত করে এমন নিয়ম বা অটোমেশন সেট আপ করুন অথবা কাস্টম ফ্লো-এর জন্য পাওয়ার অ্যাপস।
• প্ল্যানার বা টু ডু থেকে কাজগুলি লিঙ্ক করুন কার্য ব্যবস্থাপনাকে কেন্দ্রীভূত করা।

এটি সবই মাইক্রোসফট 365 এর দৃষ্টিভঙ্গির অংশ কারণ একটি সংযুক্ত প্ল্যাটফর্ম যেখানে সমস্ত অ্যাপ একে অপরের সাথে কথা বলে উৎপাদনশীলতা এবং কাজের স্বচ্ছতা উন্নত করতে।

মোবাইল ডিভাইসে মাইক্রোসফটের তালিকা

মাইক্রোসফট লিস্টের মোবাইল সংস্করণটি এর জন্য উপলব্ধ অ্যান্ড্রয়েড y আইওএস। এটা করতে পারবেন আপনার মোবাইল থেকে তালিকা তৈরি করুন, দেখুন এবং সম্পাদনা করুন, অফিসে, বাড়িতে, অথবা ভ্রমণের সময়। এখানে কিছু জিনিস যা আপনি করতে পারেন:

• সাম্প্রতিক এবং প্রিয় তালিকা দেখুন।
• তালিকার আইটেমগুলির সম্পূর্ণ সম্পাদনা।
• অফলাইন অ্যাক্সেস।
• ছবি তুলুন এবং QR কোড স্ক্যান করুন।
• অভিযোজিত ইন্টারফেস, ডার্ক মোড এবং অনুভূমিক অভিযোজনের জন্য সমর্থন সহ।

এটিতে ডেস্কটপের মতো একই সুরক্ষা ক্ষমতা রয়েছে, MDM এবং MAM-এর জন্য Intune সমর্থন সহ। অ্যাক্সেসের জন্য SharePoint অথবা Office 365 অ্যাক্সেস সহ একটি ব্যবসায়িক Microsoft অ্যাকাউন্ট প্রয়োজন।

মাইক্রোসফট ব্যবহারের তালিকা তৈরি করেছে

হাতিয়ারটি বিকশিত হওয়ার সাথে সাথে, মাইক্রোসফট তালিকা ব্যবহার করার জন্য একাধিক সৃজনশীল উপায় তৈরি করা হয়েছে। বিভিন্ন প্রেক্ষাপটে। এখানে সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য কিছু দেওয়া হল:

• সামাজিক নেটওয়ার্কের জন্য বিষয়বস্তুর সংগঠন. কন্টেন্ট প্ল্যানিং টেমপ্লেট ব্যবহার করে, আপনি প্রচারণা সংগঠিত করতে পারেন, পোস্টের সময়সূচী নির্ধারণ করতে পারেন, ছবি, লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এবং প্রকাশের তারিখ প্রকাশ করতে পারেন। মার্কেটিং টিমের জন্য খুবই উপযোগী।
• প্রবেশাধিকার এবং দর্শনার্থী নিয়ন্ত্রণ। তালিকা আপনাকে প্রতিটি দর্শনার্থীর নাম, পরিচয়পত্রের ছবি এবং প্রবেশ ও প্রস্থানের তারিখ সহ একটি রেকর্ড তৈরি করতে দেয়। কেউ চলে গেলে আপনি দারোয়ানকে একটি স্বয়ংক্রিয় বিজ্ঞপ্তিও নির্ধারণ করতে পারেন।
• গ্রাহক টিকিট ট্র্যাকিং. তালিকাগুলিকে একটি মিনি-সিআরএম হিসেবে ব্যবহার করে, আপনি দায়িত্বশীল পক্ষগুলিকে নিয়োগ করতে পারেন, সমস্যাগুলি লগ করতে পারেন, অগ্রাধিকার দিতে পারেন এবং টিকিটের স্থিতি সম্পর্কে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন।
• সহজ প্রকল্প ব্যবস্থাপনা. যদি আপনার জটিল টুলের প্রয়োজন না হয়, তাহলে তালিকা আপনাকে কাজ, সময়সীমা এবং ক্যালেন্ডার ভিউ সহ মৌলিক ট্র্যাকিং করতে দেয়। কোনও কাজ পরিবর্তন হলে আপনি সতর্কতাও পেতে পারেন।
• ইনভেন্টরি এবং আইটি রিসোর্স। তালিকার সাহায্যে, আপনি আপনার সমস্ত কর্পোরেট সরঞ্জাম এবং এর সাথে সম্পর্কিত ডেটা ট্র্যাক রাখতে পারেন: ক্রয়ের তারিখ, ওয়ারেন্টি, পরিষেবা, অবস্থান, ইত্যাদি। সবকিছুই এক ক্লিকে দৃশ্যমান এবং ফিল্টারযোগ্য।
• নতুন কর্মচারী বা সরবরাহকারীদের নিগমকরণ. একটি অনবোর্ডিং চেকলিস্ট একজন নতুন কর্মচারীর সমস্ত কাজ এবং নথিপত্রের ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। আইটেমগুলিকে "সম্পূর্ণ" হিসেবে চিহ্নিত করলে সংশ্লিষ্ট বিভাগে বিজ্ঞপ্তি আসতে পারে।

সংক্ষেপে, মাইক্রোসফ্ট লিস্ট অফার করে গতিশীল তথ্য পরিচালনার জন্য একটি বহুমুখী, চাক্ষুষ এবং সহযোগী উপায়. ট্র্যাকিং সলিউশন, সাংগঠনিক হাতিয়ার, অথবা টিমস বা শেয়ারপয়েন্টের মতো অন্যান্য প্ল্যাটফর্মের পরিপূরক হিসেবেই হোক না কেন, এটি যেকোনো ধরণের ব্যবহারকারী বা ব্যবসার জন্য পুরোপুরি উপযুক্ত বলে প্রমাণিত হয়।