ডিএমএস সফটওয়্যার: এমন অ্যাপ যা আপনাকে ডকুমেন্টেশন নিরাপদে সংরক্ষণ করতে দেয়

La আইনি ডকুমেন্টেশন ব্যবস্থাপনা এটা আর বোঝা যায় না, যদি না ডিএমএস সফটওয়্যার যা যেকোনো ডিভাইস থেকে ফাইলগুলিকে কেন্দ্রীভূত করে, সুরক্ষিত করে এবং অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে। যদিও অনেক আইন সংস্থা এখনও কাগজ-ভিত্তিক প্রক্রিয়াগুলির সাথে লড়াই করে, বাস্তবতা হল আইনি বিষয়গুলি জটিল এবং কর্মপ্রবাহকে সহজতর করতে, ঝুঁকি কমাতে এবং ক্লায়েন্ট সম্পর্ক উন্নত করতে আধুনিক সফ্টওয়্যারের প্রয়োজন। কোন অ্যাপগুলি আপনাকে আইনি নথিপত্র সংরক্ষণ করতে দেয়? আমরা এই প্রবন্ধে এটি সম্পর্কে কথা বলেছি।

এতে, আমরা কীভাবে নিরাপদে ব্যবহার করতে হয়, তাদের সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য বৈশিষ্ট্যগুলি এবং আমরা যে সেরা সমাধানগুলি ব্যবহার করতে পারি তা ব্যাখ্যা করি।

আইনি ডকুমেন্টেশন পরিচালনা এবং সংরক্ষণের জন্য সফ্টওয়্যার কী?

একটি আইনি নথি ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার (DMS) হল ফার্ম, পরামর্শদাতা এবং আইনি বিভাগের মধ্যে ডিজিটাল ফাইল সংরক্ষণ, সংগঠিত, সংস্করণ এবং ট্র্যাক করার জন্য একটি বিশেষায়িত হাতিয়ার।এর উদ্দেশ্য হল যে গুরুত্বপূর্ণ নথিপত্র উন্নত অনুসন্ধান, ভূমিকা-ভিত্তিক অনুমতি এবং ট্রেসেবিলিটি সহ নিরাপদ কিন্তু খুঁজে পাওয়া সহজ।

এই প্ল্যাটফর্মগুলিতে সাধারণত শক্তিশালী অনুসন্ধান, রিয়েল-টাইম সহযোগিতা, সংস্করণ নিয়ন্ত্রণ এবং সম্মতি বৈশিষ্ট্য অন্তর্ভুক্ত থাকে। আইনি খাতএছাড়াও, এটি গুরুত্বপূর্ণ যে সিস্টেমটি কর্মপ্রবাহ অটোমেশন, ক্লায়েন্টদের সাথে নিরাপদ বিনিময়, ইলেকট্রনিক স্বাক্ষর এবং কর্মের নিরীক্ষণকে সমর্থন করে।

আইনি পরিধির বাইরে, ডিএমএসগুলি এন্টারপ্রাইজ কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট (ইসিএম) ইকোসিস্টেমের অংশ।, ডিজিটালাইজেশন (স্ক্যান এবং ওসিআর), ইলেকট্রনিক আর্কাইভিং, ব্যাকআপ এবং এন্টারপ্রাইজ-স্তরের নিরাপত্তা স্তরগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে যাতে জিডিপিআর এবং আইএসও মান মেনে চলা যায়।

একজন আইনি ডিএমএস থেকে আপনার যে মূল বৈশিষ্ট্যগুলি চাওয়া উচিত

• ক্লাউড এবং/অথবা নিজস্ব সার্ভারে ব্যবস্থাপনা এবং সঞ্চয়স্থান: ওয়েব এবং মোবাইল থেকে ২৪/৭ অ্যাক্সেস, নিরাপদ সিঙ্ক্রোনাইজেশন এবং ডেটা ভলিউমের উপর ভিত্তি করে স্কেলেবল প্ল্যান সহ, এবং আপনার আইটি নীতির প্রয়োজন হলে হাইব্রিড ক্লাউড-অন-প্রিমিসেসের সম্ভাবনা।
• সহজ ব্যবহারযোগ্যতা এবং বাস্তবায়নএকটি স্বজ্ঞাত ইন্টারফেস গ্রহণকে ত্বরান্বিত করে এবং শেখার বক্ররেখা কমায়; যত তাড়াতাড়ি আপনি মূল্য প্রদান করবেন, তত ভাল রিটার্ন পাবেন এবং অভ্যন্তরীণ প্রতিরোধ তত কম হবে।
• কাস্টমাইজযোগ্য টেমপ্লেট, ড্যাশবোর্ড এবং মেটাডেটাঅগ্রগতি, মাইলফলক এবং নির্ভরতা দেখার জন্য পুনর্ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেট এবং ড্যাশবোর্ড ব্যবহার করে চুক্তি, দাবি বা নথিগুলিকে মানসম্মত করুন; মেটাডেটা এবং ট্যাগগুলি শ্রেণীবদ্ধকরণের মূল চাবিকাঠি।
• প্রবাহ স্বয়ংক্রিয়তা: ম্যানুয়াল পদক্ষেপগুলিকে নিয়ম এবং ট্রিগার (অনুমোদন, সতর্কতা, অ্যাসাইনমেন্ট) দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন, অডিটের জন্য সংস্করণ এবং কার্যকলাপ লগ দিয়ে।

ডিএমএসের প্রকারভেদ এবং সাধারণ ফাংশন

• স্থাপনার মাধ্যমে: ক্লাউডে (সর্বব্যাপী অ্যাক্সেস, হ্রাসকৃত ঘর্ষণ এবং তৃতীয় পক্ষের উপর নির্ভরতা) অথবা অন-প্রাইমিসে (পূর্ণ নিয়ন্ত্রণ, অভ্যন্তরীণ বিনিয়োগ এবং রক্ষণাবেক্ষণ)। সুবিধাগুলিকে একত্রিত করার জন্য হাইব্রিডও রয়েছে।
• লাইসেন্স অনুসারে: মালিকানাধীন (অফিসিয়াল সাপোর্ট, প্রশিক্ষণ, SLA, উচ্চ খরচ) বনাম ওপেন সোর্স (নমনীয়তা এবং সম্প্রদায়, রক্ষণাবেক্ষণের জন্য অভিজ্ঞ বিক্রেতা বা অভ্যন্তরীণ দলের প্রয়োজন)।
• মূল ক্ষমতা: স্ক্যানিং এবং ওসিআর, মেটাডেটা ইনডেক্সিং, কন্টেন্ট বা কীওয়ার্ড অনুসন্ধান, সংস্করণ, অনুমতি এবং অডিটিং, ইন্টিগ্রেশন (ERP, CRM, ইমেল), এবং ওয়ার্কফ্লো (অনুমোদন)।

সেরা ডিএমএস (আইনি নথি ব্যবস্থাপনা) সফটওয়্যার

আমরা মামলা ব্যবস্থাপনা, ডকুমেন্টেশন, কাজের চাপ এবং ক্লায়েন্ট সম্পর্কের জন্য আইনি দলগুলির দ্বারা ব্যবহৃত সমাধানগুলি সংকলন করেছি। ঘনিষ্ঠ তুলনার জন্য আমরা শক্তি, সীমাবদ্ধতা, মূল্য নির্ধারণ এবং রেটিং অন্তর্ভুক্ত করেছি।

ক্লিকআপ

ডক্সে ক্লিক করুন একই প্রকল্প পরিবেশের মধ্যে আইনি নথি তৈরি, অনুসন্ধান এবং সহযোগিতা করার জন্য একটি চটপটে উপায় প্রদান করে। এর শক্তিশালী সার্চ ইঞ্জিন ফাইলের অবস্থান ত্বরান্বিত করে এবং নিরাপত্তা এবং অ্যাক্সেসযোগ্যতা অসাধারণ। নষ্ট করে আইনি টেমপ্লেট (ক্লায়েন্ট ব্যবস্থাপনা, কেস ট্র্যাকিং এবং বিলিং) এবং ক্লিক আপ এআই সারাংশ এবং আপডেট লিখতে।

দাম: চিরতরে বিনামূল্যে; সীমাহীন $৭/ব্যবহারকারী/মাস; ব্যবসা $১২/ব্যবহারকারী/মাস; এন্টারপ্রাইজ (যোগাযোগ)। ক্লিক আপ এআই +প্রদত্ত প্ল্যানে প্রতি সদস্যের জন্য $৫/মাস।

প্রোপ্রস প্রকল্প

কাজ, ক্যালেন্ডার এবং রিসোর্সের জন্য সহজ স্যুট, আইনিভাবে নির্দিষ্ট নয়, তবে আপনি যদি খুঁজছেন তবে কার্যকর সরলতা এবং ভালো দাম. প্রোপ্রস প্রকল্প এটি ইনভয়েস এবং রিপোর্ট তৈরি করে, সময় ট্র্যাক করে এবং গ্যান্ট এবং কানবান বোর্ড অফার করে। এতে উন্নত CRM এবং টিম চ্যাটের অভাব রয়েছে।

মূল্য: সীমাহীন ব্যবহারকারীদের জন্য $39,97/মাস (বার্ষিক)।

পঞ্চমুন্ড আসন

পঞ্চমুন্ড আসন এটি একটি অটোমেশন, নির্ভরতা এবং রিপোর্টিং সহ একটি বিস্তৃত ওয়ার্কফ্লো প্ল্যাটফর্ম।। এটি আপনাকে টাইমলাইন, তালিকা বা বোর্ডে সমস্যাগুলি দেখতে, স্মার্ট লক্ষ্য নির্ধারণ করতে এবং কোড ছাড়াই নিয়ম তৈরি করতে দেয়। এর প্রাথমিক শেখার বক্ররেখা এবং জটিল শ্রেণিবিন্যাস কিছু ব্যবহারকারীর জন্য বাধা হতে পারে।

দাম: বেসিক (বিনামূল্যে), প্রিমিয়াম $১০.৯৯/ব্যবহারকারী/মাস (বার্ষিক), ব্যবসা $২৪.৯৯/ব্যবহারকারী/মাস (বার্ষিক)।

Redbooth

একত্রিত দলগুলোর উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করা হয়েছে একটি একক প্ল্যাটফর্মে টাস্ক, এইচডি ভিডিও কল এবং কাস্টম ফ্লো. Redbooth গুরুত্বপূর্ণ কাজের জন্য টেমপ্লেট, গ্যান্ট এবং জরুরি পতাকা অন্তর্ভুক্ত।

দাম: প্রো $৯; ব্যবসা $১৫/ব্যবহারকারী/মাস (বার্ষিক); এন্টারপ্রাইজ (যোগাযোগ)।

Trello

Trello এটি তার সরল কানবানের জন্য পরিচিত, এখন এর সাথে বাটলার অটোমেশন এবং একাধিক ভিউ (টাইমলাইন, ক্যালেন্ডার, টেবিল, মানচিত্র)পাওয়ার-আপ এবং ইন্টিগ্রেশনের একটি দুর্দান্ত ইকোসিস্টেম সহ একটি ডিএমএস সফটওয়্যার।

দাম: বিনামূল্যে; স্ট্যান্ডার্ড $৫; প্রিমিয়াম $১০/ব্যবহারকারী/মাস (বার্ষিক); এন্টারপ্রাইজ (যোগাযোগ)।

Evernote এই ধরনের

যদিও এটি মূলত নোটের জন্য তৈরি করা হয়েছিল, অনেক আইন সংস্থা এটি ব্যবহার করে Evernote এই ধরনের Como হালকা ও সহযোগী সংগ্রহস্থলউন্নত অনুসন্ধানের মাধ্যমে স্ক্যান করুন, সংরক্ষণ করুন এবং অনুসন্ধান করুন। ক্যালেন্ডার এবং কার্যগুলি একীভূত করুন।

দাম: বিনামূল্যে; ব্যক্তিগত $১০.৮৩; পেশাদার $১৪.১৭/ব্যবহারকারী/মাস (বার্ষিক)।

ডিএমএস, ইসিএম এবং সিএমএস: যে পার্থক্যগুলি স্পষ্ট হওয়া উচিত

একটি DMS সফ্টওয়্যার নির্বাচন করার সময়, কিছু ধারণা স্পষ্ট করা কার্যকর যা প্রায়শই বিভ্রান্তিকর:

• ডিএমএস ডকুমেন্টের জীবনচক্রের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে (স্ক্যানিং, বাছাই, সংরক্ষণ, সংস্করণ, প্রকাশ এবং ভাগ করে নেওয়া)।
• ECM কোম্পানির সমস্ত বিষয়বস্তু কভার করে (ডকুমেন্টস, ইমেল, মাল্টিমিডিয়া, ডেটা), তথ্য প্রবাহ এবং শাসন ব্যবস্থা সহ।
• সিএমএস সাধারণত এর দিকেই লক্ষ্য করা যায় ওয়েব কন্টেন্ট ম্যানেজমেন্ট (সাইট, ব্লগ, ইন্ট্রানেট)।

২০২৩ সালে ইসিএম বাজার আনুমানিক ৬৭.৫৯ বিলিয়ন ডলারে পৌঁছাবে বলে আশা করা হচ্ছে এবং পাঁচ বছরে ১৩১.২ বিলিয়ন ডলার ছাড়িয়ে যেতে পারে।, বার্ষিক ১৪% বৃদ্ধি সহ। অনেক SME অদক্ষতার কারণে মূলধন নষ্ট করে: নথি সংক্রান্ত সমস্যার কারণে বছরে ২০,০০০ ডলার পর্যন্ত এবং একটি ফাইল খুঁজে পেতে গড়ে ১৮ মিনিট সময় লাগে।

ওপেন সোর্স এবং স্ব-হোস্টেড: সমাধান যা পার্থক্য তৈরি করে

আপনি যদি প্রয়োজন সম্পূর্ণ ডেটা নিয়ন্ত্রণ এবং কাস্টমাইজেশনের মাধ্যমে, ওপেন সোর্স ইকোসিস্টেম শক্তিশালী বিকল্পগুলি অফার করেএখানে ১০টি অসাধারণ বিকল্প এবং তাদের মূল বিষয়গুলি দেওয়া হল।

• পেপারমার্ক: ওপেন সোর্স, স্ব-হোস্টেড, সীমাহীন ডকুমেন্ট এবং ফোল্ডার, হোয়াইট লেবেলিং, কাস্টম ডোমেন এবং ওয়াটারমার্ক। মূল্য: বিনামূল্যে পরিকল্পনা; ডকুমেন্ট শেয়ারিংয়ের জন্য $29 (3 আসন); $59 সুরক্ষিত ডেটা রুম; $149 সীমাহীন রুম; সম্পূর্ণ স্ব-হোস্টেড সংস্করণ।
• Nextcloud: ফাইল, টক, গ্রুপওয়্যার এবং অফিস (অনলাইন সম্পাদনা, ক্যালেন্ডার, পরিচিতি এবং ইমেল) সহ সহযোগী স্যুট। এন্টারপ্রাইজ-গ্রেড নিরাপত্তা এবং অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, এবং বিদ্যমান অবকাঠামোর সাথে একীকরণ। মূল্য: পরিকল্পনার উপর নির্ভর করে €37,49–€195/ব্যবহারকারী/বছর।
• ডকুমেনসো: ওপেন সোর্স ডকুমেন্ট সাইনিং প্ল্যাটফর্ম, স্মার্ট টেমপ্লেট এবং নিয়ম সহ স্ব-হোস্টেড; Zapier এর সাথে একীভূত। TS/Next.js/Prisma/Tailwind স্ট্যাক করুন। মূল্য নির্ধারণ: এন্টারপ্রাইজ প্রতি আসন/বছরে $১,১৮৮; একক খেলোয়াড় (কোনও পাবলিক মূল্য নেই)।
• OpenDocMan: PHP-তে ওয়েব DMS সফটওয়্যার মেনে চলা ISO 17025 এবং OIE, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ সহ, স্বয়ংক্রিয় পর্যালোচনা, মেটাডেটা, লেখক/বিভাগ/বিভাগ অনুসারে অনুসন্ধান এবং নিরাপদ URL গুলি. সীমাবদ্ধতা: UI সহ সীমিত কাস্টমাইজেশন এবং তোমার জন্য বাঁক। 
• পেপারমার্জOCR এবং পূর্ণ-পাঠ্য অনুসন্ধান সহ স্ক্যান করা নথির জন্য ডিজাইন করা হয়েছে; মাল্টি-ইউজার, ভার্সনিং, REST API এবং গ্রানুলার অনুমতি। সীমাবদ্ধতা: স্ক্যানের উপর মনোযোগ দিন এবং উন্নত বৈশিষ্ট্যের অভাব থাকতে পারে।

আপনার ডিএমএস সফটওয়্যারটি কীভাবে নির্বাচন করবেন

একটি বা অন্য একটি DMS সফ্টওয়্যার বেছে নেওয়ার আগে এই দিকগুলি বিবেচনা করা উচিত:

• সরবরাহকারীর অভিজ্ঞতা: এমন অংশীদারদের সন্ধান করুন যারা আইনি প্রক্রিয়া বোঝেন এবং বাস্তবায়ন, প্রশিক্ষণ এবং ব্যবসায়িক ধারাবাহিকতায় আপনাকে সহায়তা করতে পারেন।
• ব্যবহারের সহজতাএকটি ব্যবহারযোগ্য হাতিয়ার অভ্যন্তরীণ প্রতিরোধ ক্ষমতা হ্রাস করে; সংক্ষিপ্ত প্রশিক্ষণের মাধ্যমে, যে কেউ মৌলিক বিষয়গুলি (হিসাবপত্র থেকে বিক্রয় পর্যন্ত) পরিচালনা করতে সক্ষম হবে।
• তথ্য সুরক্ষাএনক্রিপশন, ব্যাকআপ, অ্যাক্সেস নিয়ন্ত্রণ, কার্যকলাপ লগ এবং GDPR/ISO সম্মতিকে অগ্রাধিকার দিন; নিরাপত্তা নিয়ে আলোচনা করা যাবে না।
• মোবাইল এবং দূরবর্তী অ্যাক্সেস: তাই আপনি অফিসের বাইরে আপনার মোবাইল ফোন থেকে কোনও ঝামেলা ছাড়াই প্রবাহ শুরু করতে এবং সিদ্ধান্ত নিতে পারেন।
• স্কেলিবিলিটি: আপনার (ব্যবহারকারী, জিবি/টিবি, নতুন বিভাগ) সাথে এর বিকাশের ক্ষমতা এবং ইআরপি/সিআরএম/ইমেলের সাথে একীভূত হওয়ার নমনীয়তা মূল্যায়ন করুন।

ভালো ডিএমএস সফটওয়্যার কেন্দ্রীভূত করে, শ্রেণীবদ্ধ করে এবং স্বয়ংক্রিয় করে, একই সাথে নিরাপত্তা, সম্মতি এবং একটি উন্নত অনুসন্ধান নিশ্চিত করে যা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে নথি খুঁজে পায়।এখানে আলোচনা করা সবকিছুর সাথে, আপনার কাছে একটি শক্তিশালী এবং উৎপাদনশীল ডিজিটাল ভিত্তি বাস্তবায়নের জন্য প্রমাণিত সরঞ্জামের একটি পরিসর রয়েছে যা এক ব্যক্তির অফিস থেকে শুরু করে সবচেয়ে চাহিদাপূর্ণ কর্পোরেশন পর্যন্ত সবকিছুকে সমর্থন করে।