Šta je Gmailov povjerljivi način rada i kada ga treba uključiti?

¿Šta je Gmailov "povjerljivi način rada" i kada ga treba aktivirati? Ovaj poseban način slanja vam omogućava da ograničite šta primalac može učiniti s vašom e-poštom.To će spriječiti korisnike da ga prosljeđuju, kopiraju njegov tekst, preuzimaju priloge ili štampaju njegov sadržaj. Također možete postaviti datum isteka ili čak zahtijevati SMS kod za otvaranje. Nije potpuno sigurno, ali kada se pravilno koristi, značajno smanjuje rizike pri radu s osjetljivim informacijama.

Gmailov povjerljivi način rada je poseban način slanja e-pošte U ovom načinu rada, Google primjenjuje ograničenja na poruku i njene priloge, ograničavajući mogućnost primaoca da dijeli informacije. Kada aktivirate ovaj način rada, uobičajene opcije dijeljenja primaoca nestaju. proslijedi, kopiraj, preuzmi i odštampaj sadržaj.

Pored blokiranja tih radnji, Gmail vam omogućava da postavite datum isteka. Za poruku: nakon tog perioda, primalac je više neće moći vidjeti. Također možete ručno opozvati pristup u bilo kojem trenutku ako požalite zbog poslane poruke ili otkrijete grešku kod primaoca. Ovo je posebno korisno kada se radi o povjerljivim dokumentima, ličnim podacima ili osjetljivoj internoj komunikaciji.

Funkcija također uključuje dodatni sistem za verifikaciju lozinkeMožete zahtijevati od primaoca kod za otvaranje e-pošte: ili jednostavnu verifikaciju (koja se u nekim slučajevima šalje putem e-pošte) ili kod poslan SMS-om na mobilni telefon primaoca. U ovom drugom scenariju, samo neko ko ima pristup tom broju telefona moći će vidjeti sadržaj.

Važno je shvatiti da povjerljivi način rada ne šifrira magično e-poštu od početka do kraja.Umjesto toga, mijenja način na koji se sadržaj isporučuje. Gmail ne šalje tekst i priloge direktno kao normalna poruka; umjesto toga, generira sigurnu vezu kojoj se može pristupiti samo pod uvjetima koje ste postavili (istek, verifikacija itd.).

Ova funkcija je dostupna i za lične Gmail račune i za Google Workspace.A u poslovnim okruženjima, administratori mogu odlučiti hoće li dozvoliti njegovu upotrebu ili ne, bilo u cijeloj domeni ili samo u određenim organizacijskim jedinicama (na primjer, omogućiti ga za pravni odjel i onemogućiti za ostale).

Kako interno funkcioniše povjerljivi način rada

Kada šaljete poruku u povjerljivom načinu rada, Gmail ne dostavlja tijelo e-pošte "kakvo jest". na server primaoca. Ono što radi jeste da pohranjuje sadržaj na Googleovim sistemima i zamjenjuje ga kontroliranim linkom. Za nekoga ko koristi Gmail, rezultat izgleda kao obična e-pošta, ali u stvarnosti, oni pristupaju tom hostovanom sadržaju na kontroliran način.

Ako primalac ne koristi Gmail, primit će poruku s linkom. tipa "Prikaži e-poštu" ili slično. Klikom na nju otvorit će se sigurna Google stranica na kojoj ćete se morati prijaviti ili unijeti verifikacijski kod, ovisno o tome kako ste konfigurirali dostavu. Na ovaj način zadržavate kontrolu bez obzira na pružatelja usluga e-pošte primatelja.

Tipična ograničenja u ovom načinu rada utiču na cijeli paket sadržajaTekst, ugrađene slike i prilozi. Primalac će moći da ga pročita i pregleda priloge ako je format kompatibilan, ali neće imati pristup funkcijama za njihovo spremanje na računar, prosljeđivanje drugoj osobi ili štampanje e-pošte iz Gmaila.

Postoji jedno važno ograničenje koje morate imati na umu.Čak i ako su opcije kopiranja, preuzimanja ili štampanja blokirane, Gmail ne može u potpunosti spriječiti nekoga da to učini. screenshotNapravite snimak ekrana telefonom ili koristite zlonamjerni softver za kopiranje sadržaja. Google pokušava ograničiti snimke ekrana u nekim okruženjima, ali u praksi uvijek postoji način da se zaobiđe ova zaštita.

Još jedan ključni tehnički detalj je da se e-poruke u povjerljivom načinu rada ne mogu zakazivati. da se pošalju kasnije. Ako ste neko ko uvijek koristi "Zakaži slanje" da bi se poruke slale u određeno vrijeme, imajte na umu da ova funkcija nije kompatibilna s povjerljivim načinom rada: morat ćete ih poslati odmah.

Prednosti, ograničenja i kada ga aktivirati

Glavna prednost povjerljivog načina rada je što smanjuje nenamjerno otkrivanje osjetljivih informacija.Ako primalac slučajno klikne na "Proslijedi" ili pokuša preuzeti prilog da bi ga podijelio, jednostavno neće moći. Ovo sprječava mnoge uobičajene greške i u poslovnim i u privatnim postavkama.

Istek poruka je još jedna veoma zanimljiva tačka.Možete odabrati da e-poruka bude dostupna samo jedan dan, sedmicu, mjesec ili čak nekoliko godina (tipični rasponi su od 1 dana do 5 godina). Nakon tog vremena, i tijelo poruke i svi prilozi postaju nedostupni primaocu, iako je i dalje mogu vidjeti u svom inboxu.

Mogućnost opoziva pristupa u bilo kojem trenutku dodaje dodatnu sigurnosnu mrežu.Ako ste poslali e-poruku pogrešnoj osobi, uključili informacije zbog kojih kasnije žalite ili ste se jednostavno predomislili, samo idite u mapu Poslane stavke, otvorite povjerljivu e-poruku i kliknite na opciju za uklanjanje pristupa. Od tog trenutka primalac je više neće moći otvoriti.

Međutim, ovaj način rada nije apsolutni štit i ima jasna ograničenja.Kao što je ranije spomenuto, ne može se nepogrešivo zaštititi od blokiranja snimaka ekrana ili fotografija, a ako primalac namjerava prekršiti vaše povjerenje, uvijek će pronaći načine da sačuva informacije. Nadalje, u strogim korporativnim okruženjima, to može biti u sukobu s politikama arhiviranja, revizije ili e-otkrivanja jer neki pristupi izlaze izvan standardnih tokova rada.

Preporučljivo je aktivirati povjerljivi način rada u situacijama kada vam je potrebna dodatna kontrola.Slanje ugovora, certifikata, identifikacijskih dokumenata, finansijskih informacija, medicinskih podataka, osjetljive interne komunikacije ili linkova koji moraju prestati raditi određenog datuma nije preporučljivo. Ne treba ga koristiti neselektivno, jer dodaje korake za primaoca i može zakomplicirati stvari ako mu nije potreban.

Kako poslati povjerljivu e-poštu iz Gmaila na računaru

Proces korištenja povjerljivog načina rada iz web verzije Gmaila je prilično intuitivan.Ali vrijedi proći kroz to korak po korak kako biste bili sigurni da ništa ne propustite. Ideja je da sastavite e-poruku kao i obično i, neposredno prije slanja, aktivirate način rada i prilagodite postavke isteka i verifikacije.

Ovo su osnovni koraci na računaru:

• Otvorite Gmail i kliknite na "Napiši" da kreirate novu poruku.
• Napišite primaoca, predmet i sadržaj iz e-pošte i priložite datoteke koje trebate poslati.
• Na dnu okvira za pisanje poruke kliknite na ikonu katanca sa satom. (Ovo je dugme za povjerljivi način rada.) Ako ste ga već koristili i želite promijeniti postavke, vidjet ćete opciju "Uredi".
• Otvorit će se iskačući prozor u kojem možete odabrati datum isteka. poruke i da li želite da se traži lozinka.
• U odjeljku za lozinku možete birati između dva načina:
  • "Nema lozinke putem SMS-a"Korisnici koji otvore e-poruku iz Gmail aplikacije ili web stranice moći će je direktno vidjeti; oni koji ne koriste Gmail mogu dobiti kod u drugoj e-poruci za potvrdu svog identiteta.
  • "Lozinka putem SMS-a"Primalac će morati unijeti kod koji će mu biti poslan putem tekstualne poruke. Obavezno je unijeti broj telefona primaoca, a ne vaš.
• Kada sve podesite, kliknite na "Sačuvaj" a zatim pošaljite e-poruku kao i obično.

Imajte na umu da postavka povjerljivog načina rada utječe i na tekst i na priloge.Sav sadržaj poruke podliježe ograničenjima isteka, provjere i kopiranja ili preuzimanja koja ste upravo definirali.

Kako aktivirati povjerljivi način rada s mobilnog telefona

Ako obično koristite Gmail sa svog mobilnog uređaja (Android ili iOS), na raspolaganju vam je i povjerljivi način rada.Lokacija postavke se neznatno mijenja u odnosu na desktop verziju, ali logika je ista: sastavite e-poruku i, prije slanja, aktivirate opciju i odaberete kako je želite zaštititi.

Korištenje povjerljivog načina rada u aplikaciji GmailOvaj opći tok slijedi:

• Otvorite Gmail aplikaciju na svom pametnom telefonu i kliknite na dugme da biste napisali novu e-poruku.
• Napišite primaoca, predmet i porukui priložite datoteke ako je potrebno.
• Dodirnite meni sa tri tačke u gornjem desnom uglu sa ekrana dok kucate.
• Odaberite opciju "Povjerljivi način rada" u padajućem meniju.
• Otvorit će se ekran za konfiguriranje datuma isteka i lozinke., sa rasponima isteka sličnim onima na webu (od 1 dana do 5 godina) i dvije opcije verifikacije (standardna ili SMS).
• Konfigurišite željene postavke i kliknite na "Sačuvaj".
• Pošalji e-poštu normalnoOd tog trenutka nadalje, primjenjivat će se sva definirana ograničenja.

U svakodnevnim operacijama, ovaj postupak traje samo nekoliko sekundi duže od uobičajene pošiljke.Stoga je izvodljivo redovno ga koristiti sve dok sadržaj to opravdava. Međutim, ne zaboravite obavijestiti primaoca ako nije upoznat s ovim sistemom, kako se ne bi uznemirio kada se od njega zatraži kod ili kada shvati da ne može proslijediti poruku.

Kako otvoriti povjerljivu e-poštu kao primalac

Iskustvo nekoga ko prima povjerljivu e-poštu zavisi od dva ključna faktoraFaktori koje treba uzeti u obzir su da li koriste Gmail i da li je pošiljalac omogućio potvrdu lozinke (posebno ako je putem SMS-a). Uprkos tome, proces je obično prilično vođen, a interfejs vam govori šta da radite u svakom koraku.

Ako koristite Gmail račun, a pošiljatelj nije zatražio lozinku putem SMS-aU većini slučajeva, e-poštu možete otvoriti direktno s web stranice ili ažurirane aplikacije bez ikakvih dodatnih koraka. Poruku ćete vidjeti kao i obično, ali bez dugmadi za prosljeđivanje, preuzimanje ili ispis. Ako koristite drugi klijent e-pošte povezan s Gmailom (na primjer, izgledi), može se pojaviti link kao što je „Pogledaj e-poštu“ koji će vas odvesti na Google stranicu gdje ćete se morati prijaviti.

Kada pošiljalac aktivira opciju „Lozinka putem SMS-a“Ovaj proces dodaje dodatni sigurnosni korak. Kada pokušate otvoriti poruku, sistem će prikazati dugme poput "Pošalji lozinku"; pritiskom na njega poslat ćete kod putem tekstualne poruke na broj telefona koji je konfiguriran za vas. Morat ćete unijeti taj kod na ekranu da biste pristupili sadržaju.

Ako vaša adresa nije Gmail adresa (na primjer, koristite korporativnu e-poštu ili e-poštu drugog pružatelja usluga)Također ćete dobiti poruku s linkom za "Prikaži e-poštu" u sigurnom Googleovom interfejsu. Nakon toga, možda će vam biti zatraženo da kliknete na "Pošalji lozinku" i provjerite svoje SMS poruke ili, ovisno o postavkama pošiljatelja, da provjerite dodatnu e-poštu koja sadrži verifikacijski kod.

U svim slučajevima, ograničenja kopiranja, prosljeđivanja, preuzimanja ili štampanja ostat će na snazi.Moći ćete pročitati e-poruku i, ako nije istekla i vaš pristup nije opozvan, pregledati sve kompatibilne priloge; ali nećete imati pristup tipičnim funkcijama za dijeljenje ili spremanje sadržaja direktno iz Gmaila.

Šta se dešava kada istekne rok važenja e-maila ili se pristup opozove?

Nakon što istekne datum isteka koji je postavio pošiljatelj, poruka više nije dostupna. Za primaoca, iako se e-poruka još uvijek vizualno pojavljuje u pristigloj pošti ili arhivi, kada pokuša da je otvori, otkrit će da više ne može da vidi sadržaj ili će naići na poruku da je e-poruka istekla.

Pošiljalac također može preuzeti inicijativu i opozvati pristup prije datuma isteka.Da biste to uradili, otvorite Gmail na računaru, idite u mapu "Poslano", pronađite povjerljivu e-poštu i kliknite na opciju "Ukloni pristup". Od tog trenutka, svaki pokušaj primaoca da otvori poruku prikazaće grešku ili upozorenje da više nema dozvolu.

Ako ste vi osoba koja je primila isteklu e-poštu ili grešku o izbrisanom pristupuNajvjerovatnije je da je pošiljalac odlučio da prekine pristup ili da ste prekoračili prvobitno konfigurisano vremensko ograničenje. U tom slučaju, jedina opcija je da kontaktirate tu osobu kako biste produžili datum isteka ili da vam ponovo pošalje informacije u novoj, povjerljivoj poruci.

Greške se mogu pojaviti i u vezi s brojevima telefona koji se koriste za SMS verifikaciju.Gmail podržava samo kodove poslane u određene zemlje i regije (kao što su Sjeverna Amerika, veći dio Južne Amerike, Evropa, Australija i neke azijske teritorije poput Koreje, Indije i Japana). Ako pokušate postaviti broj koji nije u podržanoj regiji, vidjet ćete poruku da se ne može koristiti.

Ovi mehanizmi isteka i opoziva su posebno korisni u radnim kontekstima gdje se dijele privremeni dokumenti, osjetljivi izvještaji ili lični podaci koji ne bi trebali ostati dostupni neograničeno. Pažljivim postavljanjem vremenskih ograničenja možete značajno smanjiti period izloženosti informacija.

Upravljanje povjerljivim načinom rada za administratore Google Workspacea

U korporativnim okruženjima, administratori imaju posljednju riječ o tome da li je povjerljivi način rada dostupan ili ne. Za korisnike. Iz Google Admin konzole, može se omogućiti ili onemogućiti na nivou domene ili primijeniti samo na određene organizacijske jedinice, u skladu s internom politikom kompanije.

Da bi upravljao ovom funkcijom globalno unutar organizacije, administrator mora:

• Prijavite se na administratorsku konzolu s računom koji ima administratorske privilegije.
• Idite na odjeljak "Aplikacije", zatim na "Google Workspace", a zatim na "Gmail"..
• Otvorite odjeljak "Postavke korisnika" i pomaknite se prema dolje do "Povjerljivog načina rada".
• Označite ili poništite oznaku u polju "Omogući povjerljivi način rada"i sačuvajte promjene.

Promjene obično nisu trenutne.Google navodi da je potrebno i do 24 sata da se ove promjene u potpunosti primjene na cijeloj domeni, iako se u praksi često primjenjuju mnogo ranije. Preporučljivo je imati ovo na umu prilikom planiranja implementacije ili promjene pravila.

Ako želite upravljati povjerljivim načinom rada po organizacijskim jedinicama (OU)Postupak je sličan, ali prije podešavanja postavke, morate odabrati određenu organizacijsku jedinicu u lijevom panelu (na primjer, "Ljudski resursi", "Finansije", "Marketing" itd.). Zatim idite na odjeljak "Povjerljivi način rada", omogućite ili onemogućite ga i sačuvajte promjene za tu određenu jedinicu.

Onemogućavanje povjerljivog načina rada sprječava korisnike da šalju e-poruke koristeći ovaj način rada.Međutim, to samo po sebi ne blokira njihov prijem. Ako organizacija smatra da su dolazne povjerljive poruke problematične za potrebe revizije, usklađenosti ili arhiviranja, mora kreirati posebna pravila usklađenosti za rukovanje ovim vrstama e-poruka.

Blokirajte dolazne poruke u povjerljivom načinu rada u preduzećima

Neke organizacije preferiraju da spriječe dolazak povjerljivih e-poruka do njihovih korisnikaBudući da ove vrste poruka ograničavaju procese inspekcije sadržaja, arhiviranja ili pravnog e-otkrivanja, Google Workspace nudi sistem pravila usklađenosti koji omogućava identifikaciju i odbacivanje ovih vrsta e-poruka po dolasku na domenu.

Opći postupak za blokiranje dolaznih povjerljivih poruka je sljedeći:

• U administratorskoj konzoli pristupite postavkama Gmaila. i uđite u odjeljak posvećen „Usklađenosti sa standardima sadržaja“.
• Kliknite na "Konfiguriši" da biste kreirali novu postavkuAko pravila već postoje, možete odabrati "Dodaj još jedno pravilo".
• Dodijelite opisni naziv pravilu (na primjer, „Blokiranje dolaznog povjerljivog načina rada“).
• U odjeljku "Pogođene poruke" odaberite opciju "Dolazne". tako da se pravilo primjenjuje samo na e-poruke koje stižu na domenu.
• U odjeljku izraza dodajte uslov zasnovan na metapodacima i odaberite kao atribut „Gmail povjerljivi način rada“, s vrstom podudaranja „Poruka je u Gmail povjerljivom načinu rada“.
• U bloku radnji odaberite "Odbaci poruku" i, ako želite, sastavite personalizirani tekst koji će automatski biti poslan pošiljatelju kako biste objasnili razlog odbijanja.
• Pridržavajte se pravila i čekajte da se proširi (ponovo, maksimalno procijenjeno vrijeme je oko 24 sata).

Ovaj pristup omogućava primjenu vrlo preciznih sigurnosnih i usklađenih politika.Na primjer, možete blokirati prijem povjerljivih e-poruka izvan organizacije, ali i dalje dozvoliti njihovu internu upotrebu, ili ih ograničiti samo na određene odjele. Sve zavisi od pravnih i operativnih potreba svake organizacije.

Najbolje prakse i sigurnosni savjeti pri korištenju povjerljivog načina rada

Iako povjerljivi način rada pruža dodatne slojeve zaštite, on nije zamjena za zdrav razum.Prije slanja e-pošte s vrlo osjetljivim informacijama, vrijedi razmisliti treba li je zaista potrebno poslati e-poštom ili bi bilo razumnije koristiti druge, robusnije metode šifriranja ili sigurnog dijeljenja datoteka.

Ključna preporuka je pažljivo podešavanje datuma isteka.Za izuzetno osjetljive dokumente, možda biste željeli postaviti kratke rokove (jedan dan, jedna sedmica); za ostale komunikacije, poput ugovora koji se preispituju i koji zahtijevaju vrijeme, poželjno je dati primaocu razumnu količinu vremena. Korištenje apsurdno kratkih rokova samo frustrira primaoca i uzrokuje još više ponovnog slanja ili zabune.

Kada je rizik visok, toplo se preporučuje opcija SMS lozinke.Pod uslovom da možete sigurno upravljati brojem telefona primaoca i da se on nalazi u regiji koju podržava Google. Ovaj dodatni korak otežava nekome ko je dobio pristup e-poruci (na primjer, prijavom na račun bez dozvole) da pročita sadržaj bez da ima i broj telefona primaoca.

Prije slanja, neophodno je dvaput provjeriti adrese e-pošte i brojeve telefona.Jedna greška u cifri može poslati informaciju pogrešnoj osobi ili ostaviti primaoca bez mogućnosti da otvori poruku. Također je dobra ideja unaprijed upozoriti primaoca da će dobiti povjerljivu e-poštu s verifikacijom, kako ne bi pomislio da se radi o phishingu ili neželjenoj pošti.

U kompanijama, implementacija povjerljivog načina rada treba biti praćena minimalnom obukom.Objasnite šta ova funkcija radi, a šta ne radi, kada se preporučuje njena upotreba, koji su tipični datumi isteka i kako riješiti probleme poput isteka pristupa ili neisporučenih SMS poruka. Ovo sprječava korisnike da pribjegavaju nesigurnim rješenjima zbog nedostatka znanja.

Gmailov povjerljivi način rada postaje vrlo praktičan alat Da se stekne kontrola nad širenjem informacija putem e-pošte, posebno u kombinaciji s jasnim politikama, zdravim razumom i drugim komplementarnim sigurnosnim mjerama. Kada se koristi mudro, omogućava osjetljivim podacima da cirkulišu sigurnije i sa manje nepotrebnih strahova, kako na ličnom tako i na profesionalnom planu.