DMS softver: Aplikacije koje vam omogućavaju sigurno pohranjivanje dokumentacije

La upravljanje pravnom dokumentacijom Više se ne razumije bez DMS softver koji centraliziraju, štite i omogućavaju pristup datotekama s bilo kojeg uređaja. Iako se mnoge advokatske firme i dalje bore s procesima zasnovanim na papiru, stvarnost je da su pravna pitanja složena i zahtijevaju moderni softver za pojednostavljenje radnih procesa, minimiziranje rizika i poboljšanje odnosa s klijentima. Koje aplikacije vam omogućavaju pohranjivanje pravne dokumentacije? O tome smo pričali u ovom članku.

U njemu objašnjavamo kako ih sigurno koristiti, njihove najznačajnije karakteristike i najbolja rješenja koja možemo koristiti.

Šta je softver za upravljanje i pohranjivanje pravne dokumentacije?

Softver za upravljanje pravnim dokumentima (DMS) je Specijalizovani alat za skladištenje, organizovanje, verzionisanje i praćenje digitalnih datoteka unutar firmi, konsultantskih kuća i pravnih odeljenja.Njegov cilj je da kritični dokumenti Sigurni su, a opet jednostavni za pronaći, s naprednim pretraživanjem, dozvolama zasnovanim na ulogama i mogućnošću praćenja.

Ove platforme obično uključuju moćno pretraživanje, saradnju u realnom vremenu, kontrolu verzija i funkcije usklađenosti. sector legalOsim toga, ključno je da sistem podržava automatizaciju radnog procesa, sigurnu razmjenu s klijentima, elektronske potpise i reviziju radnji.

Izvan pravne sfere, DMS-ovi su dio ekosistema upravljanja sadržajem preduzeća (ECM)., uključujući digitalizaciju (skeniranje i OCR), elektronsko arhiviranje, pravljenje sigurnosnih kopija i sigurnosne slojeve na nivou preduzeća kako bi se uskladili sa GDPR i ISO standardima.

Ključne karakteristike koje biste trebali zahtijevati od legalnog DMS-a

• Upravljanje i pohrana u oblaku i/ili vlastitim serverimaPristup 24/7 s weba i mobilnih uređaja, sa sigurnom sinhronizacijom i skalabilnim planovima zasnovanim na količini podataka, te mogućnošću hibridnog cloud-on-premises rješenja ako to zahtijeva vaša IT politika.
• Jednostavna upotrebljivost i implementacijaIntuitivni interfejs ubrzava usvajanje i smanjuje krivulju učenja; što prije pružite vrijednost, to ćete dobiti bolji povrat i manji će biti interni otpor.
• Prilagodljivi predlošci, kontrolne ploče i metapodaciStandardizirajte ugovore, zahtjeve ili dokumente pomoću predložaka i kontrolnih ploča za višekratnu upotrebu kako biste vidjeli napredak, prekretnice i zavisnosti; metapodaci i oznake su ključni za kategorizaciju.
• Automatizacija tokaZamijenite ručne korake pravilima i okidačima (odobrenja, upozorenja, dodjele), uz verzioniranje i zapisnike aktivnosti za reviziju.

Vrste DMS-a i uobičajene funkcije

• Po raspoređivanjuU oblaku (sveprisutni pristup, smanjeno trenje i ovisnost o trećim stranama) ili lokalno (potpuna kontrola, interna ulaganja i održavanje). Postoje i hibridi za kombiniranje prednosti.
• Po licenciVlasnički kod (zvanična podrška, obuka, SLA, veća cijena) u odnosu na otvoreni kod (fleksibilnost i zajednica, zahtijeva iskusnog dobavljača ili interni tim za održavanje).
• Capacidades claveSkeniranje i OCR, indeksiranje metapodataka, pretraživanje sadržaja ili ključnih riječi, određivanje verzija, dozvole i revizija, integracije (ERP, CRM, e-pošta) i tokovi rada (odobrenja).

Najbolji DMS (Upravljanje pravnim dokumentima) softver

Sastavili smo sažetak rješenja koja pravni timovi koriste za upravljanje slučajevima, dokumentaciju, radno opterećenje i odnose s klijentima. Uključili smo prednosti, ograničenja, cijene i ocjene radi detaljnije usporedbe.

Klikni gore

ClickUp Docs pruža agilan način za kreiranje, pretraživanje i saradnju na pravnim dokumentima unutar istog projektnog okruženja. Njegova moćna tražilica ubrzava lociranje datoteka i Sigurnost i pristupačnost su izvanredni. Dispone de plantillas legales (upravljanje klijentima, praćenje slučajeva i naplata) i ClickUp umjetna inteligencija pisati sažetke i ažuriranja.

CijeneBesplatno zauvijek; Neograničeno 7 USD/korisnik/mjesečno; Poslovno 12 USD/korisnik/mjesečno; Preduzeće (kontakt). ClickUp umjetna inteligencija +5 USD mjesečno po članu na plaćenim planovima.

ProProfs Project

Jednostavan paket za zadatke, kalendare i resurse, nije specifično pravno, ali je korisno ako tražite jednostavnost i dobra cijena. ProProfs Project Generira fakture i izvještaje, prati vrijeme i nudi Gantt i Kanban table. Nedostaje mu napredni CRM i timski chat.

Cijena39,97 USD mjesečno za neograničen broj korisnika (godišnje).

Asana

Asana To je Sveobuhvatna platforma za radni proces s automatizacijom, ovisnostima i izvještavanjem.Omogućava vam pregled problema na vremenskoj liniji, listi ili ploči, postavljanje pametnih ciljeva i kreiranje pravila bez koda. Njegova početna krivulja učenja i složene hijerarhije mogu biti prepreka za neke korisnike.

CijeneOsnovni (besplatno), Premium 10,99 USD/korisnik/mjesečno (godišnje), Poslovni 24,99 USD/korisnik/mjesečno (godišnje).

Redbooth

Fokus na timove koji kombinuju Zadaci, HD video pozivi i prilagođeni tokovi na jednoj platformi. Redbooth uključuje predloške, Gantt dijagram i zastavicu za hitne slučajeve za kritične zadatke.

CijenePro 9 USD; Business 15 USD/korisnik/mjesečno (godišnje); Enterprise (kontakt).

Trello

Trello je poznat po svom jednostavnom Kanbanu, sada sa Butler automatizacije i višestruki prikazi (Vremenska linija, Kalendar, Tabela, Mapa)DMS softver sa odličnim ekosistemom poboljšanja i integracija.

CijeneBesplatno; Standardno 5 USD; Premium 10 USD/korisnik/mjesečno (godišnje); Enterprise (kontakt).

Evernote

Iako je prvobitno kreiran za bilješke, mnoge advokatske firme ga koriste. Evernote kao lagani i kolaborativni repozitorijSkenirajte, sačuvajte i pretražujte pomoću napredne pretrage. Integrirajte kalendare i zadatke.

CijeneBesplatno; Lična pretplata 10,83 USD; Profesionalna pretplata 14,17 USD/korisnik/mjesečno (godišnje).

DMS, ECM i CMS: razlike koje bi trebale biti jasne

Prilikom odabira DMS softvera, korisno je razjasniti određene koncepte koji se često brkaju:

• DMS se fokusira na životni ciklus dokumenta (skeniranje, sortiranje, pohranjivanje, kreiranje verzija, objavljivanje i dijeljenje).
• ECM pokriva sav sadržaj kompanije. (dokumenti, e-mailovi, multimedija, podaci), s tokovima informacija i upravljanjem.
• El CMS obično je orijentisan prema upravljanje web sadržajem (stranice, blogovi, intranet mreže).

Očekuje se da će tržište ECM-a dostići približno 67.590 milijardi dolara u 2023. godini i da bi moglo premašiti 131.200 milijarde dolara za pet godina., sa godišnjim rastom od 14%. Mnoga mala i srednja preduzeća rasipaju kapital zbog neefikasnosti: do 20.000 dolara godišnje zbog problema s dokumentima i prosječno 18 minuta za pronalaženje datoteke.

Otvoreni kod i samostalno hostovana rješenja: rješenja koja čine razliku

Ako vam treba Potpuna kontrola podataka i prilagođavanje, ekosistem otvorenog koda nudi moćne alternativeEvo 10 istaknutih opcija i njihovih ključnih tačaka.

• PapermarkOtvoreni kod, samostalno hostovano, neograničeni dokumenti i mape, bijelo označavanje, prilagođene domene i vodeni žigovi. Cijene: Besplatni plan; 29 USD (3 mjesta) za dijeljenje dokumenata; 59 USD sigurna soba s podacima; 149 USD neograničene sobe; puna verzija sa samostalnim hostovanjem.
• NextcloudPaket za saradnju sa aplikacijama Files, Talk, Groupware i Office (online uređivanje, kalendar, kontakti i e-pošta). Sigurnost i kontrola pristupa na nivou preduzeća i integracija sa postojećom infrastrukturom. Cijena: 37,49–195 €/korisnik/godišnje, u zavisnosti od plana.
• Documenso: Platforma za potpisivanje dokumenata otvorenog koda, Samostalno hostovano sa pametnim predlošcima i pravilima; integriše se sa Zapierom. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. CijeneEnterprise 1188 USD po serveru/godišnje; Singleplayer (bez javnih cijena).
• OpenDocManweb DMS softver u PHP kompatibilnosti ISO 17025 i OIE, sa kontrolom pristupa, automatizirani pregled, metapodaci, pretrage po autoru/odjelu/kategoriji i Sigurni URL-ovi. OgraničenjaKorisnički interfejs sa ograničeno prilagođavanje i krivulja za VAS. 
• PapermergeDizajnirano za skenirane dokumente s OCR-om i pretraživanjem cijelog teksta; višekorisnički pristup, verzioniranje, REST API i granularne dozvole. Ograničenja: Fokus na skeniranje i možda nedostaju napredne funkcije.

Kako odabrati svoj DMS softver

Ovo su aspekti koje treba uzeti u obzir prije odabira jednog ili drugog DMS softvera:

• Iskustvo dobavljačaPotražite partnere koji razumiju pravne procese i mogu vam pomoći u implementaciji, obuci i kontinuitetu poslovanja.
• Jednostavnost korištenjaUpotrebljiv alat smanjuje unutrašnji otpor; uz kratku obuku, svako bi trebao biti u stanju da koristi osnove (od računovodstva do prodaje).
• Zaštita podatakaDajte prioritet šifriranju, sigurnosnim kopijama, kontroli pristupa, zapisima aktivnosti i usklađenosti s GDPR-om/ISO-om; sigurnost je neizostavna.
• Mobilni i udaljeni pristupTako možete pokretati tokove i donositi odluke sa svog mobilnog telefona izvan kancelarije bez ikakvih problema.
• SkalabilnostProcijenite njegovu sposobnost da raste s vama (korisnici, GB/TB, novi odjeli) i njegovu fleksibilnost za integraciju s ERP/CRM/e-poštom.

Dobar DMS softver centralizuje, klasifikuje i automatizuje, istovremeno osiguravajući sigurnost, usklađenost i naprednu pretragu koja pronalazi dokument za nekoliko sekundi.Sa svim ovdje objašnjenim, imate provjereni niz alata za implementaciju solidne i produktivne digitalne osnove koja podržava sve, od kancelarije sa jednom osobom do najzahtjevnije korporacije.