To je jedan od najmanje poznatih programa u Microsoft 365 uredskom paketu, uprkos tome što je uključen od verzije iz 1992. godine, međutim, vrlo je koristan alat. U ovom postu objašnjavamo Šta je Microsoft Access i čemu služi?.
Najnovija verzija Microsoft Access, o čemu ćemo ovdje govoriti, objavljen je 5. oktobra 2021. za korištenje u Windows 10 i Windows 11. Ovo zauzima između 44 MB i 60 MB na tvrdom disku, ovisno o odabranim opcijama instalacije.
Šta je Microsoft Access?
Microsoft je a sistem upravljanja bazama podataka uključeno u Microsoft Office paket aplikacija (sada Microsoft 365). To je alat koji ima za cilj da pomogne korisnicima da kreiraju i upravljaju bazama podataka s ciljem pohranjivanja, organiziranja i analize informacija.
Razlog zašto se ova aplikacija tako malo koristi je uglavnom zbog nepoznavanja njene istinske korisnosti. Mnogi korisnici pogrešno vjeruju da se sve što se radi s Accessom zapravo može učiniti s Accessom. Excel
Iako je istina da oba programa imaju zajedničke točke, Excel je prikladniji za rukovanje numeričkim podacima i izvođenje proračuna na tim podacima. Pristup, sa svoje strane, dodaje veći stepen specijalizacije i uključuje specifične funkcije za upravljanje različitim vrstama podataka. Osim toga, omogućava vam da ograničite podatke koje korisnici unose u svako polje, kao i da povežete povezane podatke u više tabela.
Baze podataka koje su sačuvane pomoću Microsoft Access-a pokazuju ekstenzija datoteke ".accdb". Iako je ovo najčešće i ujedno najaktuelnije, još uvijek je moguće pronaći druge ekstenzije (".mdbe" o ".mde"), koji odgovaraju verzijama prije 2007. U nekim prilikama, da bi otvorio ovu vrstu ekstenzija, korisnik prvo mora koristiti alat za konverziju da ih konvertuje u «.accdb».
Stvari koje možemo učiniti s Accessom
Kako možete koristiti Access za upravljanje bazom podataka? U nastavku objašnjavamo neke od najčešćih zadataka koje možemo obaviti s ovim alatom.
Kreirajte bazu podataka
Na početnom ekranu programa Access kliknite na "Datoteka" i u koloni sa opcijama na lijevoj strani odaberite "Novo". Među različitim opcijama prikazanim na ekranu, moramo odabrati onu pod naslovom "Prazna baza podataka radne površine".
Ovoj novokreiranoj bazi podataka može se dodijeliti ime kao preliminarni korak za pristup novom predlošku i početak korištenja.
Napravite tabelu
Da biste dodali tabelu podataka u bazu podataka koju smo kreirali, potrebno je da odete na traku sa alatkama i kliknete na karticu «Stol». U ovu novu tabelu možemo dodati onoliko polja koliko želimo. Da biste to učinili, morate kliknuti desnim klikom i odabrati opciju «Kliknite za dodavanje».
Odjeljak kombinovanog okvira koristi se za popis različitih tipova podataka koji se mogu dodijeliti polju (u Accessu je obavezno dodijeliti tip podataka svakom polju).
Dodajte podatke u tabelu
Postoji mnogo načina za dodavanje podataka u Access tabelu: korišćenjem obrasca, uvozom iz spoljne datoteke, upotrebom SQL-a ili direktnim unosom podataka (to jest, ručno). Najčešća opcija je uvoz putem datoteka ".csv". Evo kako to radite:
- Na traci instrumenta kliknite na «Spoljni podaci».
- Zatim kliknemo na "Tekstualni fajl".
- Zatim biramo izvorni fajl i odredišnu tabelu.
- Prije nego što nastavimo s uvozom, možemo pregledati sve detalje datoteke (upotreba tačaka ili zareza kao graničnika, potrebno je izostaviti određena polja.
- Na kraju, pritisnemo dugme "završi" da pokrenete uvoz.
Odavde postoje mnoge radnje koje možemo izvršiti u aplikaciji s različitim tabelama koje smo uveli. Na primjer, moguće je kreirati odnose između tabela za upite podataka iz različitih tabela. Također možete kreirati a lookup table, koji sadrži podatke na koje upućuje druga tabela, ili čak kreirati složene upite na više tabela sa različitim tipovima podataka.
Druge moguće radnje su praviti rezervne kopije, kreirati izvršne baze podataka (koje vanjski korisnici ne mogu mijenjati) kreirati makro za automatizaciju složenih zadataka ili izvoz podataka u excel, između mnogih drugih mogućnosti.
Za izvođenje svih ovih radnji, Microsoft Access uključuje praktičan asistent što je nesumnjivo od velike pomoći onima koji prvi put koriste ovu aplikaciju.
zaključak
Microsoft Access je visoko preporučena opcija za mala i srednja preduzeća kojima je potrebna jednostavan i lak za korištenje alat za upravljanje podacima. Idealno za zadatke kao što su gupravljanje zalihama ili praćenje projekta. Za sve ove slučajeve vrijedi naučiti kako ga koristiti.
Urednik specijaliziran za tehnologiju i internet pitanja s više od deset godina iskustva u različitim digitalnim medijima. Radio sam kao urednik i kreator sadržaja za kompanije za e-trgovinu, komunikaciju, online marketing i oglašavanje. Također sam pisao na web stranicama ekonomije, finansija i drugih sektora. Moj posao je i moja strast. Sada, kroz moje članke u Tecnobits, pokušavam istražiti sve novosti i nove mogućnosti koje nam svijet tehnologije nudi svaki dan da poboljšamo svoje živote.