Automatitzacions i dreceres d'Outlook essencials per guanyar productivitat

Microsoft Outlook és una de les eines més utilitzades tant en entorns professionals com personals per gestionar el correu electrònic, el calendari i altres aspectes de la productivitat diària. El que molts desconeixen és que, dominant les automatitzacions i dreceres dOutlook les possibilitats de rendiment daquesta eina es multipliquen.

En definitiva, una navegació més àgil Per a aquells que treballen diàriament amb molts correus electrònics, cites o tasques. En aquest article, us mostrarem totes les dreceres més importants que podeu utilitzar per gestionar el correu electrònic i el calendari, organitzar contactes i tasques, i altres funcions clau.

Dreceres essencials per redactar i gestionar correus a Outlook

Per als que utilitzen Outlook sobretot com a client de correu, hi ha una sèrie de tecles abreujades que convé memoritzar des del principi.

• Ctrl + N: Crear missatge nou
• Ctrl+Maj+M: També serveix per redactar un nou correu des de qualsevol part del programa
• Ctrl + R: Respondre al remitent
• Ctrl+Maj+R: Respondre tots els destinataris
• Ctrl + F: Reenviar correu
• Control + D: Eliminar missatge seleccionat
• Alt + S o Ctrl+Entrar: Enviar missatge actual
• Alt+I: Adjuntar fitxers
• F7: Comprovar ortografia

Aquestes dreceres et permeten realitzar accions clau sense aixecar les mans del teclat, cosa que és crucial si responeu molts correus electrònics seguits o escriviu missatges llargs.

Dreceres d'Outlook per navegar ràpidament per 

No només pots crear i gestionar correus ràpidament, també pots moure't entre les diferents seccions del programa amb gran agilitat usant aquestes combinacions o dreceres d'Outlook:

• Ctrl + 1: Anar al correu
• Ctrl + 2: Obrir el calendari
• Ctrl + 3: Veure la secció de contactes
• Ctrl + 4: Accedir a tasques
• Ctrl + I: Triar carpeta per obrir

Amb aquestes tecles pots tenir sota control tota la teva organització sense necessitat de fer clic a diferents pestanyes o menús.

El calendari d'Outlook compta amb moltes dreceres per maximitzar-ne l'ús

El calendari a Outlook és un dels seus pilars i compta també amb molts mètodes abreujats per treure'n el màxim partit:

• Ctrl + Maj + A: Crear una nova cita
• Ctrl + Maj + Q: Crear convocatòria de reunió
• Alt+H, M, R: Una altra manera de crear reunió
• Ctrl + G: Anar a una data concreta
• Alt + Av Pàg: Anar al mes següent
• Alt + Re Pàg: Anar al mes anterior
• Ctrl + Fletxa dreta: Dia següent
• Ctrl + Fletxa esquerra: Dia anterior

A més, pots mostrar diferents períodes de temps modificant el número utilitzat amb Alt:

• Alt+1: Un dia
• Alt+7: Una setmana completa
• Alt+0: Deu dies

Amb aquests recursos podreu programar i visualitzar les vostres reunions d'una ullada i sense distraccions visuals.

Accions ràpides per a cites i recordatoris

Més dreceres d'Outlook: En gestionar múltiples reunions o cites, aquestes combinacions us resultaran molt útils:

• Alt+O: Obrir una cita quan apareix avís
• Alt + S: Posposar recordatori
• Alt + D: Descartar recordatori
• Alt+V, M: Obrir finestra d'avisos

Gestió ràpida de contactes, notes i tasques

Outlook també permet realitzar accions ràpides sobre contactes, notes i tasques:

• Ctrl + Maj + T: Crear nova tasca
• Control + Maj + V: Moure un element (correu, tasca o cita) a una altra carpeta
• Alt+H, A, B: Obrir llibreta d'adreces
• Alt+H, C, G: Crear grup de calendari

Aquestes eines són perfectes per als que treballen amb grups o llistes de distribució complexes.

Funcions internes i personalització a l'Outlook

Hi ha certes dreceres d'Outlook que ens ajuden a moure'ns per les seves funcions internes:

• Ctrl + I o F3: Saltar al camp de cerca
• Ctrl + M o F9: Sincronitzar manualment el correu
• Control + Maj + G: Marcar o desmarcar conversa
• retrocés: Arxivar conversa seleccionada
• Ctrl + Q: Marcar com a llegit
• Ctrl + S: Marcar com no llegit

Aquestes funcions eviten que et perdis entre missatges o carpetes i et permeten estar sempre al dia amb el que passa a la safata.

Opcions d'accessibilitat i personalització visual

Outlook incorpora accessos per a usuaris que treballen amb recursos d'accessibilitat:

• Alt+Ctrl+Maj+M: Activar informació MSAA per a lectors com JAWS
• Alt+F, T, A → Alt+P: Assignar so a un avís

També pots fer zoom als correus:

• Ctrl + +: Amplia la imatge
• Ctrl + -: Allunya

Aquestes dreceres d'Outlook pràctics són ideals per als que necessiten una personalització visual o auditiva de l'entorn.

Amb totes aquestes dreceres ben interioritzades, és possible treballar de forma molt més àgil a Microsoft Outlook. Des de la creació de correus fins a la programació d'esdeveniments o gestió de tasques, aquestes combinacions de tecles permeten reduir considerablement els clics i desplaçaments a la pantallaTot i que al principi pot semblar molt a memoritzar, veuràs que en poc temps els usaràs de forma automàtica i notaràs la millora en productivitat diària.