Els contestadors automàtics són una eina valuosa a Zoom que permet a els amfitrions i coamfitrions gestionar i organitzar les reunions de manera eficient. Aquests contestadors automàtics estan dissenyats per realitzar accions específiques, com gravar una reunió, silenciar els participants o permetre l'entrada a la sala d'espera. Administrar els contestadors automàtics correctament és essencial per assegurar que les reunions es desenvolupin sense contratemps i per maximitzar la seva productivitat. En aquest article, explorarem detalladament com administrar els contestadors automàtics a Zoom, brindant consells i explicant les opcions que tens disponibles.
Com activar el contestador automàtic a Zoom
Per administrar els contestadors automàtics a Zoom, primer has d'assegurar-te de tenir un pla de Zoom que inclogui aquesta funció. No tots els plans tenen accés als contestadors automàtics, per això és important verificar la disponibilitat abans d'intentar activar-los. Quan hagis confirmat que tens accés a aquesta funció, inicia sessió al teu compte de Zoom i vés al portal d'administració.
Un cop al portal d'administració de Zoom, navega fins a la secció de configuració dels contestadors automàtics. Aquí és on podràs activar, desactivar i gestionar els contestadors automàtics pel teu compte. Depenent de les teves necessitats, podràs personalitzar les opcions dels contestadors automàtics, com l'enregistrament de missatges i les respostes preenregistrades.
Quan hagis configurat els teus contestadors automàtics segons les teves preferències, assegura't de provar-los abans d'activar-los. Pots fer-ho trucant a la teva pròpia línia telefònica a través de Zoom i seguint les instruccions per deixar un missatge o explorar les opcions de correu de veu. Això et permetrà assegurar-te que els contestadors automàtics funcionin correctament i que els missatges es gravin i lliurin adequadament.
Com personalitzar el missatge del contestador automàtic a Zoom
Els contestadors automàtics a Zoom són una eina molt útil per personalitzar els missatges que s'envien als participants quan no es pot respondre a una trucada. És important saber com administrar aquesta funció per poder aprofitar al màxim les opcions de personalització que ofereix aquest programari de videoconferències.
Per personalitzar el missatge del contestador automàtic a Zoom, segueix aquests passos:
1. Introduïu al vostre compte de Zoom i aneu a la secció de Configuració.
2. Fes clic a la pestanya de Contestadors automàtics.
3. Veureu un llistat dels contestadors automàtics disponibles. Fes clic on vulguis personalitzar.
A continuació, us mostrarem les opcions de personalització que pots fer als missatges de contestador automàtic a Zoom:
– Incloure el teu nom i empresa: Afegeix el teu nom i el nom de la teva empresa perquè els participants sàpiguen a qui pertany el missatge.
– Indicar el motiu de la absència: Si no pots respondre a una trucada degut a una reunió, una vacació o qualsevol altre motiu, pots especificar al missatge del contestador automàtic.
- Oferir informació de contacte alternatiu: Si desitges que els participants puguin comunicar-se amb tu o amb un altre membre del teu equip en cas durgència, pots proporcionar un número de telèfon o una adreça de correu electrònic alternativa.
Recorda que la personalització del missatge del contestador automàtic en Zoom pot ajudar-te a transmetre una imatge més professional ia brindar informació útil a els participants que intenten comunicar-se amb tu. Ara que coneixes com administrar aquesta funció, posa't mans a l'obra i personalitza els teus missatges de contestador automàtic a Zoom!
Com configurar les opcions del contestador automàtic a Zoom
A Zoom, el contestador automàtic és una funció molt útil que permet gestionar i personalitzar les opcions de missatges de veu per quan no es pot contestar una trucada. Per configurar aquestes opcions, seguiu els passos següents:
1. Accedeix a la configuració del contestador automàtic. A la pàgina principal de Zoom, fes clic a «Configuració» al menú de l'esquerra. Després, seleccioneu «Contestador automàtic» al menú de la part superior.
2. Personalitza els missatges de benvinguda i ocupat. A la secció «Missatges i horaris», podràs gravar un missatge de benvinguda i un missatge per quan estiguis ocupat. Fes clic a «Gravar» per començar a gravar els teus missatges personalitzats.
3. Configura les opcions de transferència i horaris. A la secció Opcions de transferència, podreu triar si voleu transferir les trucades a un altre número o un usuari de Zoom. També podràs establir horaris específics en què el contestador automàtic estarà actiu.
Recorda que les opcions del contestador automàtic poden ajudar-te a millorar l'eficiència en la gestió de tus trucades a Zoom. Personalitzar els missatges i configurar les opcions de transferència us permetrà brindar una millor experiència als teus contactes i assegurar-te de no perdre cap trucada important.
Ara que coneixes com administrar els contestadors automàtics a Zoom, comença a personalitzar les teves opcions i millora la gestió de les teves trucades. Recorda que aquesta funció pot ser molt útil tant per a usuaris individuals com per a empreses, així que no dubtis a aprofitar-la al màxim!
La importància d'establir horaris d'atenció a el contestador automàtic de Zoom
El contestador automàtic a Zoom és una eina essencial per a qualsevol empresa o professional que realitzi reunions virtuals de forma regular. Tot i això, moltes vegades subestimem la importància d'establir horaris d'atenció personalitzats en aquesta funció. La veritat és que el contestador automàtic pot ser una gran manera d'oferir un servei al client de qualitat i mantenir una comunicació eficaç amb els nostres contactes.
En establir horaris d'atenció al nostre contestador automàtic de Zoom, estem assegurant que les trucades es dirigeixin a les persones indicades en el moment adequat. Això evita que els contactes se sentin frustrats en intentar comunicar-se i no obtenir resposta, ja que sabran exactament quan poden esperar una trucada de tornada. A més, en poder personalitzar els horaris d'atenció, podem adaptar-los a les nostres necessitats i disponibilitat, brindant així un servei més eficient i eficaç.
Un altre aspecte important d'establir horaris d'atenció és l'organització que això implica. En tenir clars els horaris en què estarem disponibles, podem planificar les nostres tasques i reunions de manera més efectiva. Això ens permet optimitzar el nostre temps i garantir que comptem amb els recursos necessaris per atendre totes les trucades rebudes. A més, podem establir prioritats i assignar temps específics per a cada tipus de trucada, la qual cosa ens ajuda a donar respostes més ràpides i precises.
Recomanacions per escriure un missatge clar i concís a el contestador automàtic de Zoom
Amb l'augment de l'ús de la plataforma Zoom, és important que els usuaris sàpiguen com administrar els contestadors automàtics de les trucades. Aquests missatges gravats tenen un paper essencial en la comunicació efectiva amb els participants de la trucada. Aquí hi ha tres recomanacions clau per escriure un missatge clar i concís al contestador automàtic de Zoom:
1. Sigues breu i directe: Quan enregistres el teu missatge al contestador automàtic de Zoom, és important ser concís. Evita divagar o afegir informació innecessària. En lloc d'això, enfoca't a proporcionar la informació més rellevant, com el teu nom, el propòsit de la trucada i un missatge de cortesia si ho desitges. Recorda que els participants de la trucada poden rebre diversos missatges al dia, així que mantenir el teu missatge breu assegurarà que s'escolti i es comprengui ràpidament.
2. Utilitza un to amigable i professional: Quan graves el missatge al contestador automàtic de Zoom, utilitza un to de veu amigable, però alhora professional. Això ajudarà als participants de la trucada a sentir-se benvinguts ia crear una impressió positiva. Evita utilitzar argot o tecnicismes excessius, ja que això podria confondre els usuaris. Mantén el missatge simple i clar, però alhora mostra el teu professionalisme i amabilitat.
3. Proporciona instruccions clares: Una part important d'un missatge al contestador automàtic de Zoom és proporcionar instruccions clares als participants de la trucada. Això inclou indicar-los quina informació han de deixar després del to, com el seu nom, número de telèfon i motiu de la trucada. També és útil proporcionar informació addicional, com les teves hores de disponibilitat o la manera com planeges tornar-los la trucada. Assegura't que els participants de la trucada sàpiguen què esperar després de deixar el missatge, el que els permetrà sentir-se més segurs i confiats que la seva comunicació serà atesa.
En seguir aquestes recomanacions, podràs escriure un missatge clar, concís i efectiu al contestador automàtic del Zoom. Recorda que l'objectiu principal és facilitar la comunicació i garantir una experiència positiva per als participants de la trucada. Sigues breu, amigable i proporciona instruccions clares, i t'asseguraràs que els teus missatges de contestador automàtics siguin professionals i adequats.
Com utilitzar el contestador automàtic en conjunt amb altres funcions de Zoom
El contestador automàtic a Zoom és una funció molt útil que et permet gestionar i administrar les trucades de manera eficient. A més, podeu combinar aquesta funció amb altres opcions disponibles a la plataforma per millorar encara més la teva experiència de comunicació. En aquest article, t'explicarem .
Configuració del contestador automàtic: Per començar a utilitzar el contestador automàtic, primer heu de configurar-lo. Accedeix a la configuració del teu compte de Zoom i cerca la secció de «Contestador automàtic». Aquí podràs personalitzar el missatge de benvinguda, establir temps d'espera abans que s'activi el contestador i triar quines accions realitzar després que un trucant deixa un missatge. Recorda que pots gravar un missatge de benvinguda personalitzat per donar una millor experiència a les teves trucants.
Integració amb sales d'espera: El contestador automàtic a Zoom es pot integrar perfectament amb la funció de sales despera. Això significa que, si un trucant arriba a la teva sala de espera quan estàs ocupat o no disponible, automàticament serà redirigit al contestador automàtic. Això garanteix que les teves trucades es gestionin de manera adequada i que els teus interlocutors sempre tinguin una resposta, fins i tot quan no puguis atendre'ls en aquest moment.
Optimització amb missatges pregravats: Una manera eficaç dutilitzar el contestador automàtic en conjunt amb altres funcions de Zoom és mitjançant lús de missatges pregravats. A més del missatge de benvinguda personalitzat, pots crear diferents missatges que• es reprodueixin quan certes accions es realitzin. Per exemple, si algú deixa un missatge urgent, pots configurar el contestador perquè t'enviï una notificació per correu electrònic o t'enviï un missatge de text amb els detalls de la trucada. Això et permet gestionar les teves trucades i respondre de manera oportuna, encara que no ets present en aquell moment.
Amb el contestador automàtic en combinació amb altres funcions de Zoom, pots administrar i gestionar les teves trucades de manera més efectiva. Configura el contestador automàtic d'acord amb les teves necessitats i aprofita al màxim les opcions de personalització disponibles. Combina-ho amb la funció de sales de espera i utilitza missatges pregravats per optimitzar encara més la teva experiència.
Com revisar i administrar els missatges deixats a el contestador automàtic de Zoom
A Zoom, és possible revisar i administrar els missatges deixats a el contestador automàtic de forma senzilla i eficient. Aquesta funció és especialment útil per a aquells usuaris que reben nombroses trucades o missatges de veu i necessiten organitzar i gestionar els seus missatges de manera efectiva.
Per començar, accedeix al teu compte de Zoom i dirigeix-te a la secció de administració de missatges. Aquí trobaràs una llista de tots els missatges rebuts al teu contestador automàtic. Podeu utilitzar les opcions de filtratge per cercar missatges específics per dates, remitents o paraules clau.
Quan hagis localitzat un missatge que vols revisar, simplement fes-hi clic para escoltar. Durant la reproducció, podeu pausar, retrocedir o avançar el missatge segons les vostres necessitats. També podeu utilitzar la opció de transcripción automática per obtenir una transcripció escrita del missatge en temps real, allò que facilita la comprensió i la revisió.
A més d'escoltar i revisar els missatges, Zoom també et permet administrar els missatges de diverses maneres. Pots marcar missatges com a «importants» o «no llegits» per mantenir un seguiment dels missatges prioritaris. També pots esborrar missatges quan ja no siguin rellevants o guardar-los per a futures referències. Si vols mantenir els teus missatges organitzats, pots crear etiquetes personalitzades per categoritzar-los segons les teves necessitats. Aquesta funcionalitat et permet gestionar eficientment els teus missatges i evitar l'acumulació de missatges no desitjats o irrellevants.
En resum, Zoom ofereix una pràctica i completa solució per revisar i administrar els missatges deixats al contestador automàtic. Amb les opcions de filtratge, reproducció, transcripció i gestió, pots accedir fàcilment als teus missatges, organitzar-los de manera efectiva i mantenir les teves comunicacions en ordre. No perdis temps buscant missatges importants o bregant con missatges no desitjats, fes ús d'aquestes eines per optimitzar el teu temps i la teva productivitat!
Configuracions avançades del contestador automàtic a Zoom
Si cerques opcions més avançades per administrar els contestadors automàtics a Zoom, ets al lloc correcte. A continuació, et proporcionarem algunes configuracions que podràs utilitzar per personalitzar i optimitzar aquesta funció a les teves reunions virtuals.
1. Personalització de missatges: Zoom us permet personalitzar els missatges que els vostres participants escoltaran en activar el contestador automàtic. Pots afegir informació important com els horaris d'atenció, adreces de contacte addicionals o enllaços útils. Per fer-ho, simplement ingressa a la configuració del contestador automàtic i edita els missatges predeterminats amb la informació específica que vols transmetre.
2. Gestió d'opcions: A més dels missatges personalitzats, podeu configurar opcions addicionals per al contestador automàtic. Per exemple, podeu habilitar l'opció de que els vostres participants deixin missatges de veu, establir límits de temps per a la durada dels missatges o triar si vols rebre notificacions quan un missatge hagi estat deixat al contestador automàtic. Aquestes opcions et permetran adaptar el funcionament del contestador automàtic a les teves necessitats específiques.
3. Regles d'encaminament: Una funcionalitat avançada que pots utilitzar al contestador automàtic de Zoom és la configuració de regles d'encaminament. Això et permet adreçar les trucades entrants a diferents destinacions basades en certes condicions predefinides. Per exemple, podeu establir que les trucades fora de l'horari d'atenció siguin redirigides a un altre departament oa un número extern. Aquestes regles d'encaminament ajuden a assegurar que les trucades siguin ateses de manera adequada i eficient.
Com desactivar el contestador automàtic a Zoom
L'ús del contestador automàtic en Zoom pot ser molt útil per a gestionar trucades entrants mentre estàs ocupat o no disponible. No obstant això, hi pot haver moments en què vulguis desactivar aquesta funció perquè les trucades no siguin redirigides automàticament. Afortunadament, Zoom ofereix l'opció d'administrar els contestadors automàtics a la seva plataforma per adaptar-se a les teves necessitats.
Per desactivar el contestador automàtic a Zoom, hi ha alguns passos senzills que has de seguir. En primer lloc, inicia sessió al teu compte de Zoom i vés al menú de configuració. Després, selecciona l'opció «Configuració de trucades» i cerca la secció de «Gestió de trucades». Aquí trobaràs l'opció de «Contestador automàtic». Simplement desactiva aquesta opció i desa els canvis. D'aquesta manera, el contestador automàtic deixarà de redirigir les trucades i els usuaris podran parlar directament amb tu.
És important tenir compte que al desactivar el contestador automàtic a Zoom, totes les trucades seran enviades directament al el teu dispositiu o número predeterminat. Si preferiu tenir un control més gran sobre les trucades entrants, podeu configurar opcions addicionals a la secció de Gestió de trucades. Aquí podeu establir regles d'encaminament personalitzades, afegir múltiples dispositius i números de telèfon, i configurar horaris d'atenció. Aquestes opcions us permetran administrar les trucades de manera més eficient i adaptar el contestador automàtic segons les vostres necessitats específiques.
Sóc Sebastián Vidal, enginyer informàtic apassionat per la tecnologia i el bricolatge. A més, sóc el creador de tecnobits.com, on comparteixo tutorials per fer la tecnologia més accessible i comprensible per a tots.