Passa hores redactant un text, donant-li format, afegint imatges, taules, diagrames i altres formes. Tot queda llest, però quan obris l'arxiu en un altre equip, et trobes que els elements s'han mogut de lloc i fins i tot el text ha perdut el format. Et preguntes: «Per què el meu document de Word es desconfigura en un altre PC i com evitar-ho?» Anem a l'embolic.
Per què el meu document de Word es desconfigura en un altre PC
Si el vostre document de Word es desconfigura en un altre PC, no estàs sol. En realitat, es tracta d'un dels inconvenients més habituals amb què es troben els usuaris de la suite ofimàtica de Microsoft. Passa que, després de treballar amb cura al document, l'obres en un altre equip i descobreixes que tots els elements han estat desordenats: marges, fonts, ubicació de taules, quadres i formes, etc. És molt frustrant!
I el problema és encara més gran si es tracta d'un document extens amb moltes imatges, quadres de text, diferents tipus de lletra, formats i altres elements. Que tot es desconfiguri de forma inesperada suposa una pèrdua de temps i esforç, juntament amb la tediosa tasca de tornar a ordenar-ho. Per què un document de Word es desconfigura en un altre PC, però segueix intacte al nostre? Hi ha diverses raons que justifiquen aquest fenomen.
Diferències en versions de Word
La primera raó per la qual un document de Word es desconfigura en un altre PC té a veure amb la versió de Word que s'estigui utilitzant. cadascuna pot interpretar els formats de manera lleugerament diferent.
Aleshores, un document creat en Word 2010 podria veure's diferent si s'obre usant Word 2019 o Microsoft 365. El mateix pot passar si s'utilitza la versió en línia de Word o Word per a Mac, especialment si s'han aplicat diversos formats o s'han afegit molts elements al document.
Ús de fonts poc comunes
Una altra de les raons més freqüents és que el document utilitza fonts personalitzades que no estan disponibles al segon PC. Quan Word no troba la font original, la reemplaça per una predeterminada, cosa que pot generar alteracions al text.
Per tant, si has utilitzat una o diverses fonts poc comunes al document, aquest pot patir variacions quan intentis obrir-lo en un altre equip. Si el nou PC no té instal·lades aquestes fonts, Word les reemplaçarà per una de similar o per les fonts predeterminades (Times New Roman, Arial, Calibri, etc.).
Configuració d'impressió i diferents marges
Si el document de Word es desconfigura en un altre PC movent els marges, és possible que es degui als paràmetres d'impressió. Recordeu que cada ordinador pot tenir una configuració d'impressora diferent, cosa que acaba alterant la posició dels marges. Això fa que els paràgrafs del text es desplacen cap amunt o cap avall, que les imatges i objectes canviïn de posició i que la numeració de pàgines variï.
Ocupació de plantilles personalitzades
Microsoft Word compta amb diversos estils de plantilles predeterminades sobre les quals treballar, però també us permet crear la teva pròpia plantilla personalitzada. Si heu fet això últim, és possible que el document experimenti canvis una vegada que l'obres en un altre PC. Té sentit, ja que la plantilla personalitzada que vas utilitzar no està disponible al nou ordinador, així que aquest utilitzarà una predeterminada.
Problemes amb imatges, taules i objectes incrustats
Una altra raó per la qual un document de Word es desconfigura en un altre PC està relacionat amb la presència d'imatges, taules i objectes incrustats al text. Si aquests elements estan configurats «En línia amb el text», qualsevol variació en el format del text afectarà la vostra ubicació. En aquests casos, el millor és aplicar una «Disposició fixa» als elements incrustats perquè en conservin la posició.
Com evitar que un document de Word es desconfiguri en un altre PC
Potser vols compartir un document de Word perquè un col·laborador ho editi, o simplement necessites obrir-lo en un altre PC per imprimir-lo. El problema és que els elements que el componen i el format que li heu assignat s'altera quan l'obres en un altre ordinador. Si vols evitar que això passi, pots aplicar les solucions següents:
Desa el document en format PDF
Usar el format PDF és la millor alternativa quan un document de Word es desconfigura en un altre PC. Aquest format conserva el disseny original i impedeix que el document rebi canvis o edicions. I no importa quina versió de Word s'hagi utilitzat per crear-lo o què lector PDF que s'utilitzi per obrir-lo.
Per desar un document Word en format PDF, només has de clicar a Fitxer – Desar com, i triar entre les opcions de desat l'opció PDF. Així, marges, fonts, imatges, formes i qualsevol altre element romandrà intacte dins del text, sense importar on obris el fitxer. D'altra banda, descarta aquesta opció si necessites que altres editin el fitxer.
Desa el document en un format compatible
Si desar el document en format PDF no és una opció, llavors guarda'l en un format compatible amb versions anteriors de Word. Per fer-ho, cliqueu a Desa com i trieu entre les opcions de desat el format .doc. D'altra banda, el format .docx és més modern i optimitzat en comparació amb .doc, així que podeu utilitzar-lo si l'equip de destinació té una versió de Word més recent que la teva.
Fes servir fonts i estils estàndard
Recordeu que un document de Word es desconfigura en un altre PC quan usem fonts o estils personalitzats. Per això, tant com sigui possible intenta utilitzar fonts comunes, com Time New Roman o Arial, i plantilles predeterminades en comptes de models ajustats manualment. Tot això redueix la possibilitat que es produeixin canvis inesperats en obrir el document en un altre equip.
Incrusta fonts al document
Incrustar les fonts ajuda si el document de Word es desconfigura a un altre PC, ja que fa que el fitxer mantingui les fonts fins i tot si l'altre equip no les té instal·lades. Per incrustar fonts en un document Word, seguiu aquests senzills passos:
- Aneu a Arxiu – Opcions.
- Selecciona Desa.
- Activa l'opció Incrusta fonts al fitxer.
Usa OneDrive o Google Docs per a col·laboració
Una última solució al problema que un document de Word es desconfigura en un altre PC consisteix a utilitzar plataformes al núvol, com OneDrive o Google Docs. Això garanteix una major estabilitat, i permet que tots els usuaris vegin la mateixa versió del document sense falles de compatibilitat.
Des de molt jove he sentit una gran curiositat per tot allò relacionat amb els avenços científics i tecnològics, especialment aquells que ens fan la vida més fàcil i entretinguda. M'encanta estar al corrent de les últimes novetats i tendències, i compartir les meves experiències, opinions i consells sobre els equips i gadgets que faig servir. Això em va portar a convertir-me en redactor web fa poc més de cinc anys, enfocat principalment als dispositius Android i sistemes operatius Windows. He après a explicar amb paraules simples allò que resulta complicat perquè els meus lectors ho puguin entendre fàcilment.