Guia completa de Microsoft Lists: què és i com funciona

Dins de l'ecosistema de Microsoft 365, Llistes de Microsoft és en una de les eines essencials per organitzar, seguir i compartir informació de manera estructurada. Des del seguiment d'incidències i projectes fins a la incorporació d'empleats o la gestió de recursos, aquesta aplicació destaca per la flexibilitat i la facilitat d'ús.

Si treballes en equip o simplement vols mantenir la teva informació ordenada i accessible des de qualsevol lloc, aquí tens una solució que no hauries de passar per alt. En aquest article t'expliquem en profunditat què pots fer amb Llistes de Microsoft i com utilitzar les plantilles. També revisarem la seva interacció amb altres aplicacions com ara SharePoint o Teams.

¿ Què és Microsoft Lists i com funciona?

Microsoft Lists és una aplicació de Microsoft 365 dissenyada per al seguiment intel·ligent d'informació. Pots treballar-hi des de la web, el mòbil o fins i tot directament des de Microsoft Teams gràcies a la seva integració completa.

En realitat, actua com una base de dades simple i visual, composta per files i columnes on pots incloure text, imatges, arxius, dates, persones assignades, hipervincles i molt més. Gràcies al vostre sistema de vistes pots mostrar la informació de diferents formes segons l'objectiu: quadrícula (l'opció que ve per defecte), llista, calendari o galeria. La llista és semblant però sense possibilitat d'editar en línia. La galeria s'adapta bé a continguts visuals, i el calendari és perfecte si voleu veure elements distribuïts per dates.

Quan creeu una llista nova, podeu començar des de zero, utilitzar una llista existent com a plantilla o importar una taula d'Excel. També et pots basar en les nombroses plantilles predissenyades que ofereix Microsoft per a casos dús específics.

Totes les llistes es poden personalitzar visualment: canviar colors de fons, assignar icones específiques i aplicar regles que modifiquin el seu aspecte segons l'estat.

 

Plantilles predissenyades per a cada necessitat

Si tens poc temps per crear una llista des de zero, Microsoft Lists inclou plantilles útils adaptades a diferents escenaris. Aquestes plantilles estan dissenyades per utilitzar-se amb només uns clics, mantenint estructura, camps personalitzats, vistes i estils visuals específics.

Aquestes són algunes de les més populars:

• Plantilla de gestió de problemes: ideal per al seguiment d'incidències amb els seus estats, prioritat i responsables.
• Plantilla d'itinerari d'esdeveniments: organitza tots els detalls d´un esdeveniment en una estructura clara i editable.
• Model de pacients: per a entorns sanitaris, permet registrar estat, observacions i necessitats de cada pacient.
• Plantilla de sol·licituds de préstec: seguiment i control del procés daprovació de préstecs.

Opcions d'organització, format i regles

A més de les vistes ja esmentades, pots adaptar cada llista al teu flux de treball establint filtres, agrupacions, ordenacions i regles automatitzades. Algunes de les possibilitats són:

• Establir alertes per correu quan un estat canviï o s'hi afegeixi un nou element.
• Canviar el format condicionalment segons el contingut: colors, icones, estils.
• Agrupar elements per prioritat, data, estat, etc.
• Crear llistes noves des d'altres, copiant el disseny i estructura.
• Importar dades des d'Excel amb reconeixement automàtic de columnes.

Totes aquestes funcions permeten guanyar temps i assegurar la coherència visual i de dades dins de l'equip, sobretot en projectes col·laboratius on múltiples persones intervenen.

Desar i accedir a les llistes

Un dels avantatges de Microsoft Lists és la integració nativa amb l'ecosistema de Microsoft 365. Pots guardar les teves llistes a llocs de Punt compartit o en OneDrive per a ús personal. Si treballeu en equip, el més habitual és allotjar-les en un lloc del SharePoint compartit amb tots els membres.

Les llistes s'obren en mode de pantalla completa per facilitar-ne l'edició, i des de la URL o des de la barra d'eines pots saber exactament on està emmagatzemada. Des de la interfície estàndard pots crear, editar, compartir i exportar elements fàcilment.

Compartir llistes: permisos, accessos i col·laboració

Compartir una llista és tan fàcil com generar un enllaç o convidar membres específics. Pots donar-hi accés total (lectura + edició) o només lectura. A més, pots configurar una caducitat de l'enllaç, protegir-lo amb contrasenya i fins i tot triar si els receptors poden fer canvis.

També podeu compartir un únic element de la llista, en lloc de tota la base de dades. Es poden deixar comentaris als elements individuals, cosa que millora la col·laboració sense necessitat d'enviar correus.

Els permisos es gestionen a través del SharePoint i s'hereten per defecte del lloc on estigui guardada la llista. No obstant això, podeu modificar-los per adaptar l'accés només a certes persones o restringir certes accions.

Microsoft Lists i la seva integració amb altres apps

El veritable potencial de Lists surt a la llum quan es combina amb altres eines de l'entorn Microsoft. Com que està completament integrat amb SharePoint, Microsoft Teams i Planner, Pots fer el següent:

• Afegir llistes com a pestanyes dins d'un canal de Teams, facilitant l'accés directe des de la conversa de l'equip.
• Usar llistes com a part web en una pàgina del SharePoint per mostrar informació viva a la teva intranet.
• Establir regles o automatitzacions que connectin Lists amb Power Automate o Power Apps, per a fluxos personalitzats.
• Enllaçar tasques des de Planner o To Do per centralitzar la gestió de tasques.

Tot això forma part de la visió de Microsoft 365 com una plataforma connectada on totes les apps parlen entre si per millorar la productivitat i la transparència del treball.

Microsoft Lists en dispositius mòbils

La versió mòbil de Microsoft Lists està disponible per Android y iOS. permet crear, consultar i editar llistes des del mòbil, ja sigui a l'oficina, a casa o mentre viatges. Aquestes són algunes de les coses que es poden fer:

• Veure llistes recents i preferides.
• Edició completa d'elements de llista.
• Accés sense connexió.
• Captura de fotos i escaneig de codis QR.
• Interfície adaptada, amb suport per a mode fosc i orientació horitzontal.

També compta amb les mateixes capacitats de seguretat que a escriptori, amb suport d'Intune per a MDM i MAM. L'accés requereix un compte Microsoft comercial amb accés al SharePoint o l'Office 365.

Casos pràctics dús de Microsoft Lists

A mesura que l'eina ha evolucionat, s'han desenvolupat múltiples maneres creatives d'aprofitar Microsoft Lists en diferents contextos. Aquí en van algunes de les més destacades:

• Organització de continguts per a xarxes socials. Usant la plantilla de planificació de contingut, podeu organitzar campanyes, programar publicacions, incloure imatges, enllaços i dates de publicació. Molt útil per a equips de màrqueting.
• Control daccessos i visitants. Lists permet generar una fitxa per cada visitant amb el nom, la foto del DNI, la data d'entrada i la sortida. Fins i tot es pot programar una notificació automàtica al porter quan algú en surti.
• Seguiment de tiquets de clients. Utilitzant Lists com a mini-CRM, pots assignar responsables, registrar el problema, prioritzar i deixar comentaris sobre l'estat del tiquet.
• Gestió de projectes simples. Si no necessiteu una eina complexa, Lists us permet fer seguiment bàsic amb tasques, dates límit i vistes de calendari. Fins i tot podeu rebre alertes quan canvieu una tasca.
• Inventari i recursos IT. Amb Lists pots portar un control de tots els equips corporatius i les seves dades associades: data de compra, garantia, revisions, ubicació, etc. Tot visual i filtrable en un clic.
• Incorporació de nous empleats o proveïdors.Una llista d'onboarding ajuda a mantenir controlades totes les tasques i documents del nou empleat En marcar elements com a complet, es poden disparar notificacions al departament corresponent.

En definitiva, Microsoft Lists ofereix una forma versàtil, visual i col·laborativa de gestionar informació dinàmica. Ja sigui com a solució de seguiment, eina organitzativa o complement a altres plataformes com Teams o SharePoint, demostra adaptar-se perfectament a qualsevol usuari o empresa.