Smart Paste: l'eina que organitza el teu portapapers amb intel·ligència artificial

T'has parat mai a pensar quant de temps perds emplenant formularis o copiant dades d'un lloc a un altre? La majoria de nosaltres troba aquestes tasques repetitives i, per què enganyar-nos, força avorrides. Per sort, les noves tecnologies ens estan posant les coses molt més fàcils, i una és el que es coneix com Smart Paste.

Aquest article t'explicarà tot el que necessites saber sobre Smart Paste: des de què és, com funciona, per a què serveix i quins són els seus principals avantatges, fins a les últimes novetats i les aplicacions concretes on la pots utilitzar.

¿ Què és Smart Paste i d'on surt?

El término Smart Paste ha anat guanyant protagonisme en els darrers anys gràcies, sobretot, a l'auge de les eines d'automatització i intel·ligència artificial en entorns d'oficina i desenvolupament. El que fa, en essència, és automatitzar la introducció de dades en formularis i aplicacions, eliminant gran part del treball manual i els errors típics en copiar i enganxar informació.

Moltes empreses tecnològiques de primer nivell han implementat versions de Smart Paste en les solucions. Microsoft, per exemple, ho ha incorporat en forma de ajuda per omplir formularis de Copilot. També trobem extensions per a navegadors pensades per facilitar tasques quotidianes com copiar taules de PDFs o emplenar formularis web a partir de hojas de Excel.

Com funciona exactament Smart Paste?

El funcionament pot variar lleugerament segons la plataforma, però la idea clau és sempre la mateixa: utilitzar dades copiades de qualsevol font per emplenar formularis o extreure informació de manera automàtica. És tan simple com copiar el text (des d'un correu electrònic, una web o un document), donar-lo a enganxar al formulari i deixar que l'aplicació o extensió suggereixi on col·locar cada dada. Així, es redueix l'esforç manual i es minimitzen els errors típics de copiar i enganxar camp a camp.

En aplicacions com Copilot de Microsoft, només cal prémer un botó o utilitzar una drecera de teclat per activar Smart Paste.L'assistent interpreta el text copiat i suggereix, de manera intel·ligent, els camps que pot omplir automàticament.

Per als que treballen amb dades en taules (per exemple, llistes de clients a Excel o bases de dades), les extensions tipus Smart Paste permeten copiar blocs complets i transferir-los a taules en altres webs o formularis en línia sense perdre el format. Fins i tot pots extreure taules de PDF protegits o pàgines web complexes i convertir-les en fulls de càlcul amb tot just un clic.

Principals avantatges i utilitat de Smart Paste

• Automatització total d'entrades repetitives: Elimina el treball manual quan has d'omplir múltiples formularis amb dades similars o extreure'n informació de llocs web o PDFs.
• Ràpida integració amb IA: Gràcies a models de llenguatge integrats, l'eina pot suggerir fins i tot informació rellevant o detectar a quin camp correspon cada fragment copiat, estalviant encara més temps.
• Menys errors i més precisió: Els errors en copiar i enganxar dades a mà són molt comuns, sobretot si has d'emplenar moltes vegades el mateix formulari o copiar dades entre diferents fonts. Smart Paste redueix aquests errors al mínim.
• Compatibilitat amb diferents formats i fonts: Pots utilitzar dades de correus electrònics, fulls d'Excel, documents Word, llocs web… i importar-los correctament on els necessitis.
• Més transparència i control: A les versions de plataformes com Copilot, podeu veure d'on surten els suggeriments (per exemple, des de dades recents, clipboard, etc.) gràcies a noves funcions de citacions.
• Idiomas y accesibilidad: Aquestes funcions estan disponibles en més de 21 idiomes, adaptant-se a usuaris internacionals i facilitant el treball a empreses de qualsevol mida.

Casos d'ús: Qui pot treure partit a Smart Paste?

El ventall de situacions en què Smart Paste pot ser útil és enorme. Des de comptables i administratius que gestionen factures i dades de clients, fins i tot desenvolupadors que treballen amb grans volums de dades o professionals del màrqueting digital que necessiten importar contactes i leads a CRMs.

• Si ets dels que omplen formularis en línia de forma massiva (per exemple, inscripcions, reserves, altes de clients), notaràs lestalvi de temps des del primer dia.
• Treballes amb bases de dades o llistats a Excel? Amb Smart Paste pots copiar taules senceres i enganxar-les directament en aplicacions web, evitant haver d'editar cel·la per cel·la.
• Para quienes usan informació de correus electrònics (ordres de compra, reserves, sol·licituds), la funció permet enganxar el contingut rellevant i deixar que la IA suggereixi on col·locar-lo al formulari.
• En departaments legals, recursos humans o suport, on les dades de candidats, reclamacions o contractes solen estar en documents Word o emails, Smart Paste redueix la repetició i agilitza la tramitació.

El valor per a empreses i usuaris: Per què és tan important Smart Paste?

La automatización de procesos repetitivos és una demanda constant a qualsevol sector. Smart Paste permet que empreses grans i petites estalviïn hores de treball cada setmana, accelerin tràmits i millorin la qualitat de les dades introduïdes als seus sistemes. Aquesta tecnologia ajuda a evitar colls d'ampolla, sobretot a departaments on el volum de formularis o dades a manipular és enorme.

Además, la capacidad de integrar la intel·ligència artificial per analitzar el context del text copiat i suggerir el millor destí per a cada fragment, ofereix un salt de qualitat davant de les antigues funcions de copiar i enganxar tradicionals. Fins i tot es poden aplicar filtres i citacions per identificar la font de les dades, augmentant la transparència i la traçabilitat.

L'administració i configuració des de centres de control, com el Power Platform admin center, permet adaptar la funcionalitat a les necessitats concretes de cada organització, decidint quan i com s'activa per als empleats.

Com començar a fer servir Smart Paste?

Depenent de la plataforma, el procés per començar pot ser tan simple com instal·lar una extensió al navegador, actualitzar la vostra aplicació (per exemple, en el cas de Copilot per a apps modelades a Microsoft) o activar l'opció des d'un panell d'administració. Algunes versions permeten accedir a una vista prèvia pública, mentre que d'altres requereixen permisos d'administrador per habilitar la funció per a tots els usuaris de lempresa.

En extensions de navegador, normalment només has d'instal·lar-la des de la botiga de Chrome, donar-li a copiar un fragment de text o una taula, i després prémer el botó corresponent per enganxar-lo al formulari de destinació. En aplicacions com Copilot, configura la funció des del panell d'administració i utilitza les dreceres suggerides per llançar Smart Paste quan més ho necessitis.

Smart Paste és el resultat del treball conjunt de grans equips de Google Core Systems & Experiences, Google Research, Google DeepMind i col·laboradors clau a Microsoft i Adobe. Darrere d'aquest avenç hi ha desenes d'experts en intel·ligència artificial, disseny, experiència d'usuari i privadesa. L'esforç coordinat ha permès que la funció evolucioni ràpidament, s'adapti a necessitats noves i arribi a una audiència global.

El seu impacte en la gestió i la transferència de dades facilita processos més ràpids, segurs i precisos en múltiples àmbits. L'automatització intel·ligent que proposa Smart Paste pot alliberar-te de tasques repetitives i afegir valor a la teva feina, a qualsevol sector i en diferents contextos.