Programari DMS: apps que permeten emmagatzemar documentació amb seguretat

La gestió de documentació legal ja no s'entén sense un programari DMS que centralitzin, protegeixin i facin accessibles els fitxers des de qualsevol dispositiu. Tot i que molts despatxos encara arrosseguen processos en paper, la realitat és que els assumptes legals són complexos i requereixen programari modern per agilitzar fluxos, minimitzar riscos i millorar la relació amb el client. Quines apps permeten emmagatzemar documentació legal? En parlem en aquest article.

En t'expliquem com fer-les servir amb seguretat, quines són les seves funcions més destacades i quines són les millors solucions a les quals podem recórrer.

Què és un programari per gestionar i emmagatzemar documentació legal?

Un programari de gestió de documents legals (DMS) és una eina especialitzada per emmagatzemar, organitzar, versionar i donar seguiment a arxius digitals dins de firmes, assessories i departaments jurídics. El seu objectiu és que els documents crítics estiguin segurs i, alhora, siguin fàcils de trobar, amb cerques avançades, permisos per rol i traçabilitat.

Aquestes plataformes solen incloure cerca potent, col·laboració en temps real, control de versions i funcions de compliment. Al sector legal, a més, és clau que el sistema suport automatització de fluxos, intercanvi amb clients de forma segura, signatura electrònica i auditoria daccions.

Més enllà de l'àmbit jurídic, els DMS formen part de l'ecosistema de gestió de continguts empresarials (ECM), incorporant digitalització (escanejos i OCR), arxivat electrònic, còpia de seguretat i capes de seguretat de nivell corporatiu per complir la RGPD i les normes ISO.

Funcions clau que has d'exigir a un DMS legal

• Gestió i emmagatzematge al núvol i/o servidors propis: Accés 24/7 des de web i mòbil, amb sincronització segura i plans escalables per volum de dades, i possibilitat d'híbrid núvol local si la teva política de TI així ho exigeix.
• Usabilitat i implementació senzilla: Una interfície intuïtiva accelera l'adopció i redueix la corba d'aprenentatge; com més aviat produeixi valor, millor retorn obtindràs i menys resistència interna hi haurà.
• Plantilles, panells i metadades personalitzables: Estandarditzar contractes, demandes o escrits amb plantilles reutilitzables i panells per veure progrés, fites i dependències; les metadades i etiquetes són clau per classificar.
• Automatització de fluxos: Substituir passos manuals per regles i disparadors (aprovacions, avisos, assignacions), amb versions i registres d'activitat per a auditoria.

Tipus de DMS i funcions habituals

• Per desplegament: Al núvol (accés ubic, menor fricció, dependència de tercers) o on-premise (control total, inversió i manteniment intern). També hi ha híbrids per combinar avantatges.
• Per llicència: Propietari (suport oficial, formació, SLA, major cost) vs open source (flexibilitat i comunitat, requereix proveïdor experimentat o equip intern per a manteniment).
• Capacitats clau: Digitalització i OCR, indexació per metadades, cerca per contingut o paraules clau, versionat, permisos i auditoria, integracions (ERP, CRM, correu), i fluxos de treball (aprovacions).

Millors programari DMS (gestió de documents legals)

Hem recopilat solucions utilitzades per equips jurídics per a casos, documentació, càrregues de treball i relació amb clients. Incloem punts forts, limitacions, preus i valoracions per comparar amb lupa.

ClicUp

ClickUp Docs aporta una forma àgil de crear, cercar i col·laborar en documents legals dins del mateix entorn de projectes. El seu potent cercador accelera la localització de fitxers i la seguretat i accessibilitat són excel·lents. disposa de plantilles legals (gestió de clients, seguiment i facturació de casos) i ClickUp AI per redactar resums i actualitzacions.

Preus: Free Forever; Unlimited 7 $/usuari/mes; Business 12 $/usuari/mes; Enterprise (contacte). ClickUp AI +5 $/mes per membre en plans de pagament.

Projecte ProProfs

Suite senzilla per a tasques, calendaris i recursos, no específica de legal, però útil si busques simplicitat i bon preu. Projecte ProProfs genera factures i informes, controla hores i ofereix Gantt i tauler Kanban. Manca de CRM i xat d'equip avançats.

Preu: 39,97 $/mes per a usuaris il·limitats (anual).

Asana

Asana és una plataforma de fluxos de treball molt completa amb automatitzacions, dependències i reporting. Permet visualitzar assumptes a Cronograma, Llista o Tauler, configurar metes intel·ligents i crear regles sense codi. La seva corba daprenentatge inicial i les jerarquies complexes poden ser un obstacle per a alguns usuaris.

Preus: Basic (Gratis), Premium 10,99 $/usuari/mes (anual), Business 24,99 $/usuari/mes (anual).

Redbooth

Enfocat en equips que combinen tasques, videotrucades HD i fluxos personalitzats en una única plataforma. Redbooth inclou plantilles, Gantt i marca d'urgències per a tasques crítiques.

Preus: Pro 9 $; Business 15 $/usuari/mes (anual); Enterprise (contacte).

Trello

Trello és conegut per la seva Kanban simple, ara amb automatitzacions Butler i múltiples vistes (Cronograma, Calendari, Taula, Mapa). Un programari DMS amb un gran ecosistema de Power-Ups i integracions.

Preus: Gratis; Standard 5 $; Premium 10 $/usuari/mes (anual); Enterprise (contacte).

Evernote

Encara que originalment va néixer per a notes, molts despatxos legals usen Evernote com a repositori lleuger i col·laboratiu. Escaneja, guarda i cerca amb cerca avançada. Integra calendaris i tasques.

Preus: Gratis; Personal 10,83$; Professional 14,17 $/usuari/mes (anual).

DMS, ECM i CMS: diferències que convé tenir clares

A l'hora d'escollir un programari DMS, és convenient aclarir certs conceptes que sovint es confonen:

• El DMS se centra en el cicle de vida del document (escaneig, classificació, emmagatzematge, versions, publicació i compartició).
• L'ECM inclou tot el contingut de l'empresa (documents, emails, multimèdia, dades), amb fluxos i govern de la informació.
• el CMS sol orientar-se a gestió de continguts web (llocs, blocs, intranets).

El mercat ECM va assolir uns 67.590 milions de dòlars el 2023 i podria superar els 131.200 milions en cinc anys, amb creixements del 14% anual. Moltes pimes malbaraten capital per ineficiències: fins a 20.000 $ a l'any per problemes amb documents i 18 minuts de mitjana per localitzar un fitxer.

Open source i autoallotjament: solucions que marquen la diferència

Si necessites control total de dades i personalització, l'ecosistema de codi obert ofereix alternatives potents. Aquí tens 10 opcions destacades i els punts clau.

• Papermark: Open source, autoallotjament, documents i carpetes il·limitats, marca blanca, dominis personalitzats i marques d'aigua. Preus: pla gratuït; 29 $ (3 seients) per compartir documents; 59 $ sala de dades segura; 149 $ sales il·limitades; versió autoallotjada completa.
• Nextcloud: Suite col·laborativa amb Files, Talk, Groupware i Office (edició en línia, calendari, contactes i correu). Seguretat i control daccés de nivell empresarial i integració amb infraestructura existent. Preus: 37,49–195 €/usuari/any segons pla.
• Document: Plataforma de signatura de documents open source, autoallotjada i amb plantilles i regles intel·ligents; s'integra amb Zapier. Stack TS/Next.js/Prisma/Tailwind. Preus: Enterprise 1188 $ seient/any; Singleplayer (sense preu públic).
• OpenDocMan: programari DMS web a PHP complint ISO 17025 i OIE, amb control d'accés, revisió automatitzada, metadades, cerques per autor/departament/categoria i URL segures. limitacions: UI amb personalització limitada i corba per a TI. 
• Papermergeix: Pensat per a documents escanejats amb OCR i cerca de text complet; multiusuari, versionat, API REST i permisos granulars. Limitacions: focus en escanejats i pot no tenir funcions molt avançades.

Com triar el teu programari DMS

Aquests són els aspectes que cal valorar abans d'optar per un o altre programari DMS:

• Experiència del proveïdor: Busca partners que entenguin els processos legals i t'acompanyin en implantació, formació i continuïtat de negoci.
• Facilitat d'ús: Una eina usable redueix resistència interna; amb formació breu, qualsevol ha d'operar allò bàsic (de comptabilitat a comercial).
• Protecció de dades: prioritza xifrat, còpies, control d'accessos, registres d'activitat i compliment de RGPD/ISO; la seguretat no és negociable.
• Accés mòbil i remot: Que puguis iniciar fluxos i prendre decisions des del mòbil fora doficina sense fricció.
• escalabilitat: Valora la seva capacitat de créixer amb tu (usuaris, GB/TB, nous departaments) i la seva flexibilitat per integrar-se amb ERP/CRM/correu.

Un bon programari DMS centralitza, classifica i automatitza, alhora que garanteix seguretat, compliment i una cerca avançada que trobi el document en segons. Amb tot el que hem vist aquí, tens un ventall contrastat per implantar una base digital sòlida i productiva que suporti des del despatx unipersonal fins a la corporació més exigent.