Veure modificacions d'un fitxer Excel: la guia que necessites

Quan compartim fulls de càlcul, és normal preguntar-se què ha tocat cada persona i quan. Per veure modificacions d'un fitxer Excel, avui disposem de diverses vies: el panell Mostrar canvis, l'Historial de versions i, en escenaris més clàssics, el veterà “Control de canvis”.

En aquest article t'expliquem com fer-ho, quines limitacions té cada opció i quines alternatives existeixen si treballes fora del núvol, a més d'altres trucs pràctics.

Què és “Mostrar canvis” a Excel i quina informació ensenya

La funció Mostra canvis centralitza el rastre d'edicions recents en un llibre. Al panell veuràs, de forma ordenada, els canvis més nous a dalt i podràs identificar amb detall qui va realitzar la modificació, la cel·la afectada, el moment exacte i el valor previ. És especialment útil quan diverses persones estan editant un fitxer compartit i necessites una línia temporal clara.

Aquest panell permet, a més, revisar edicions que es van executar “en bloc”. Per a aquests casos, Excel genera una targeta amb l'acció massiva i ofereix un accés per “Veure canvis” dins aquesta targeta, de manera que puguis aprofundir en detalls de cada modificació agrupada sense perdre context.

Tingues present que Excel conserva en aquest panell l'activitat recent, oferint visibilitat fins a un màxim de uns 60 dies. Si voleu ampliar el rang temporal per inspeccionar el que passava abans, serà el torn de l'Historial de versions, del qual parlarem més endavant per viatjar a versions anteriors i revisar-les sense ensurts.

Veure canvis de tot el llibre: passos ràpids

Per a una ullada global al llibre i veure modificacions d'un fitxer Excel, el recorregut és molt senzill i us porta al panell amb totes les edicions acabades de fer. Amb aquests passos podràs veure immediatament tot el que ha passat a l'arxiu:

1. A la pestanya Revisa, seleccioneu Mostra els canvis per obrir el panell amb les edicions recents.
2. Fixa't que els canvis apareixen ordenats amb els més recents a la part superior, reflectint l'ordre cronològic real d'execució.
3. Podràs identificar qui va canviar què i en quina cel·la, juntament amb la data i l'hora exacta, cosa que facilita auditar col·laboracions.
4. Si hi ha edicions massives, trobaràs una targeta que agrupa aquesta operació i un botó per Veure canvis i navegar per cada modificació inclosa.

Filtrar canvis per full, rang o cel·la concreta

Quan voleu fitar el focus, podeu veure modificacions d'un fitxer Excel només d'un full concret, d'un rang o fins i tot d'una cel·la. Aquest filtratge ajuda a investigar amb lupa què va passar en una zona específica del llibre sense soroll addicional.

Si vols filtrar ràpidament des del full: selecciona un full, un rang o una única cel·la, i després fes clic amb el botó dret per obrir el menú contextual i escull Mostra els canvis. Amb aquest gest, Excel restringeix el panell a aquesta selecció.

També podeu filtrar des del propi panell de Canvis. A la part superior veuràs una icona de filtre: en seleccionar-ho, podràs indicar si vols filtrar per Rang o per full. Si escolliu Rang, escriu el rang o la cel·la al quadre de text i confirma amb la icona de fletxa situada al costat d'aquest camp per aplicar-lo filtre de manera immediata.

Aquest enfocament de filtratge t'estalvia molt de temps quan investigues incidències o necessites concentrar-te en una àrea crítica del full (per exemple, el rang on es calculen totals o on algú va canviar referències).

On funciona “Mostrar canvis” i requisits perquè registre tot

Mostrar canvis està disponible tant a Excel per a escriptori com a Excel per a la Web, i reflecteix al vostre panell les edicions fetes des d'aplicacions d'Excel que suportin coautoria. Això vol dir que, per veure l'historial més complet al panell, tots els usuaris han d'emprar una app d'Excel compatible i treballar amb el fitxer en ubicacions que mantingueu la coedició activa (per exemple, OneDrive o SharePoint).

I si el panell apareix buit tot i que saps que hi ha hagut activitat? Algunes accions poden provocar que l'Excel netegi aquest registre. Veureu el panell en blanc si algú, per exemple, ha editat amb una compra de pagament únic o una versió antiga d'Excel no alineada amb la coautoria, si es van fer servir funcions que no són compatibles amb la coedició o si l'arxiu es va reemplaçar o es va guardar una còpia, trencant la continuïtat del seguiment.

La bona notícia és que, a partir d'aquell moment, qualsevol canvi nou que tu o una altra persona feu des d'apps compatibles es tornarà a registrar al panell Canvis. Això restaura la visibilitat per als esdeveniments següents i et permet seguir el rastre sense haver de refer el document.

Quins canvis es registren i quins no apareixen al panell

El panell Canvis està orientat a fórmules i valors de cel·la, així com a operacions de moviment, ordenació, inserció o eliminació de cel·les i rangs. Per això trobaràs amb claredat tant edicions puntuals com canvis estructurals que afecten blocs de dades.

No obstant això, hi ha accions que no es mostren actualment: modificacions en gràfics, formes o altres objectes, moviments o configuracions a taules dinàmiques, canvis de format (colors, tipus de lletra, estils) o amagar cel·les/rangs o aplicar filtres. Tingues-ho en compte, perquè aquesta “capa visual” no queda reflectida al panell, que se centra en allò numèric i funcional.

A més, per oferir un historial el més complet possible, Excel pot deixar buits a la línia temporal si determinats canvis no estan disponibles. En conseqüència, podries notar “salts” quan hi ha edicions que, per naturalesa o per l'eina usada, no s'han pogut gravar al panell.

Per què de vegades falten els valors anteriors en algunes entrades? Pot passar quan les dades es modifiquen mitjançant codi (per exemple, VBA o complements) o si algú va editar el llibre amb l'Excel sense actualitzar a la versió més recent. En aquests casos, la traçabilitat de “valor abans/valor després” es pot perdre per a aquesta acció concreta.

Com veure canvis més antics: Historial de versions

El panell Canvis ensenya el més recent; si necessites ampliar el període, recorre al Historial de versions. Des de Fitxer > Informació > Historial de versions, podeu obrir una versió anterior per previsualitzar-la i, si ho necessiteu, recuperar-la. Això resulta molt útil quan investigues esdeveniments anteriors al rang que cobreix Mostra els canvis.

Historial de versions no és el mateix que un “comparador visual” entre dos moments: el seu objectiu és permetre una navegació per estats del fitxer, amb la possibilitat d'obrir una versió passada i treballar-hi. Tot i així, combinant aquesta funció amb Mostrar canvis pots equilibrar una ullada ràpid i recent amb una auditoria a més llarg termini.

Si el vostre fitxer viu a SharePoint, recordeu que el control de versions té límits configurables. Durant la configuració pots establir quantes versions màximes desitges conservar, i quan el sistema arriba al topall esborra la més antiga per fer lloc a les noves. Si necessites més comoditat, és possible augmentar aquest nombre fins al límit del sistema, cosa que millora la capacitat de tornar enrere en el temps per investigacions extenses.

Per a equips que depenen de versions històriques, convé revisar periòdicament aquesta configuració a la biblioteca de SharePoint i adaptar-la al patró de treball: com més canvis diaris, més sentit té elevar el nombre de versions retingudes per no perdre rastre útil.

Restablir el panell de canvis: quan i com

A l'Excel per a la Web hi ha una opció per esborrar l'historial de canvis que veieu al Panell. Està a Arxiu > Informació, i en confirmar-la es neteja el panell per a tots els usuaris del llibre. És una acció irreversible i, per tant, convé sospesar-la abans d'executar-la si necessites conservar evidències de col·laboració recent.

Encara que esborris aquest registre del panell, continuaràs podent obrir o restaurar versions anteriors a través de l'Historial de versions. Dit d'una altra manera, elimines la “llista d'esdeveniments” al panell, però no perds la possibilitat de retrocedir a estats previs del fitxer mentre aquestes versions existeixin al sistema.

 

“Control de canvis” clàssic a Excel: què ofereix i com revisar-ho

Durant anys, el programa va comptar amb un “Control de canvis” tradicional que avui es considera heretat. Un bon sistema per veure modificacions dun fitxer Excel. En llibres configurats amb aquesta funció, en guardar i compartir, cada edició anava deixant marques a cel·les (triangles blaus) i comentaris emergents amb la descripció del canvi i l'usuari responsable. Tot i que continua existint en escenaris concrets, en entorns moderns de coautoria s'ha substituït per Mostrar cambios.

Si la vostra organització encara fa servir aquest enfocament, podeu llistar els canvis en un full separat. Per fer-ho, des de la pestanya Revisar, obre Control de canvis i tria Ressaltar canvis. Marca l'opció “Mostrar canvis en un full nou” i confirma amb D'acord: Excel afegirà un full anomenat “Historial” amb els detalls per canvi extrets del llibre.

La revisió d'aquestes edicions també es gestionava des de Revisar > Control de canvis > Acceptar o rebutjar canvis. Aquí pots anar acceptant o rebutjant un per un, o bé utilitzar les opcions “Acceptar tots” o “Rebutjar tots” per processar en lot, amb la possibilitat de tancar en qualsevol moment i tornar al full.

Aquest mètode té valor en llibres que ja es van muntar amb aquest sistema, però no ofereix la integració i experiència de coautoria que avui proporcionen el núvol i el panell Mostrar canvis, on la informació s'alinea millor amb la edició col·laborativa En Temps real.

Comparar versions i límits: allò que sí i allò que no pots esperar d'Excel

Més que veure modificacions d'un fitxer Excel, molts usuaris simplement busquen saber “d'un cop d'ull” què va canviar entre la darrera versió i l'actual sense obrir dos fitxers en paral·lel. A la pràctica, Excel no incorpora una eina nativa que faci un diff detallat entre dos fitxers locals qualsevol. El que sí que ofereix és Mostrar canvis per a llibres en coautoria (recent i molt pràctic) i l'Historial de versions per obrir estats anteriors i, si escau, restaurar.

Alguns usuaris esmenten una utilitat anomenada Spreadsheet Compare (part de certes instal·lacions d'Office) per contrastar dos fitxers desats. Per utilitzar-la necessiteu disposar d'una còpia de la versió anterior al vostre equip; no és “un botó màgic” dins d'Excel, sinó una eina separada que compara llibres i mostra diferències. És útil si no treballes al núvol, encara que requereix aquest pas addicional de conservar versions locals.

En fòrums és habitual llegir que “no hi ha una manera nativa, ràpida i universal” de comparar qualsevol versió amb l'actual sense preparar el material abans. I és lògic: per registrar cada mínima variació, l'arxiu hauria de guardar una quantitat immensa de metadades, cosa que dispararia la seva mida i complicaria la seva gestió, especialment en llibres que s'actualitzen diàriament.

Si treballes a Windows, l'Explorador de fitxers et deixa afegir columnes informatives (data de creació, de modificació, etc.), però són metadades de nivell fitxer, no un historial de canvis per cel·la. Una altra opció del sistema és el Històric d'arxius, que va prenent còpies d'arxius modificats per poder restaurar-los; a canvi, consumeix espai en disc i no és un visor de canvis granulars com a tal.

En resum operatiu: si edites en coautoria amb Excel (OneDrive/SharePoint), recolza't a Mostrar canvis per al recent ia Historial de versions per a períodes més llargs. Si el teu flux és local, desa versions i, quan necessitis comparar, contempla utilitzar eines de comparació com Spreadsheet Compare per obtenir un mapa de diferències entre fitxers.

L'ecosistema per veure modificacions d'un fitxer Excel ofereix solucions potents quan es treballa al núvol i amb coautoria: el panell Mostrar cambios et dóna “aquí i ara”, mentre que l'Historial de versions i la configuració del SharePoint amplien l'horitzó temporal. En escenaris locals, la comparació requereix guardar-ne còpies i recolzar-se en utilitats externes. Coneixent què es registra i què no, i cuidant la configuració adequada, podràs tenir un control realista i eficient del rastre d'edicions als fulls de càlcul.